Понятие систем документации. Разновидности систем документации.

Система документации– это совокупность документов, взаимосвязанных по признаку происхождения, назначения, вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

 

Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам:

 

1) деление системы на подсистемы, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления, например: система плановой документации включает в себя: Организации методологии планирования; Перспективного планирования; Текущего планирования.

 

Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (например, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

 

2) взаимосвязь внутри и между системами:

 

внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно, например: ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты. Тесно связаны между собой системы плановой и отчетно-статистической документации. Если различные виды планов входят в состав плановой документации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях действия планов: как в ходе переписки по их выполнению, так и при подведении итогов по их выполнению. Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают;

 

3) Наличие внутренней организации;

4) Автономность элементов системы:

автономность систем проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсистем данной системы в значительной мере самостоятельно. Например: в подсистеме " учет имущественно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки по учету основных средств, акты о приеме, сдаче, списании материалов и др. Все эти документы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Но это не противоречит принципу взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной системы.

 

5) способность к развитию:

 

каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач.

 

Всё многообразие систем документации можно разделить на 2 группы:

 

Функциональныесистемы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Эти системы более долговечны и считаются универсальными.

 

Корпоративныесистемы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства (система документации пенсионного фонда, банковская система). Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных. В состав корпоративной системы может входить ряд функциональных систем.

 

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различнымпризнакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.).

 

Выделяют функциональные системы документации -организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления.

 

Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми.

 

Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

 

К функциональным системамотносятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

 

· Система организационно-распорядительной документации

 

· Система плановой документации

 

· Первичная учетная документация

 

· Отчетно-статистическая

 

· Документация по труду

 

· Система бухгалтерской документации

 

· Система финансовой и расчетно-денежной документации

 

· Система статистической и ведомственной отчетности и др.

 

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

 

· Проектно-конструкторской документации

 

· Документации оперативного управления

 

· Медицинской

 

· Учебной и др.

 

Система организационно-распорядительной документациисостоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

 

1. система организационной (или организационно-правовой) документации

 

2. система распорядительной документации.

 

Подсистема организационно-правовой документациипредставляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

 

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

 

1. устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

 

2. положение об организации;

 

3. штатное распивание;

 

4. должностные инструкции, а также некоторые другие.

 

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

 

Система плановой документации

 

Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

 

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

 

Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное )деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

 

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад.

 

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

 

1. документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

 

2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.

 

3. документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

 

4. служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.

 

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

 

- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

 

- документация по присуждению учетных степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);

 

- документация по прохождению воинской службы;

 

- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д. Степанов Е. Основные функции управления.

 

Система научно-исследовательской документации

 

возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам этой системы относятся:

 

- отчеты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;

 

- отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

 

- программы научно-исследовательских работ;

 

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

 

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

 

- монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;

 

- депонированные рукописи;

 

- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.)

 

Корпоративная система документации.Сюда относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом.

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: