Хранение документов. Виды хранения. Условия хранения.

 Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

 

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

 

температурно-влажностного режима;

 

светового режима;

 

санитарно-гигиенического режима;

 

охранного режима.

 

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

 

строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

 

оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

 

применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;

 

применением специальных средств хранения и перемещения документов.

 

Требования к зданиям и помещениям архива

архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;

 

не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

 

архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;

 

архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;

 

хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;

 

в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

 

отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

 

в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

 

хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

 

в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

 

в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:

 

посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

 

Световой режим:

 

постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

 

освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

 

при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

 

уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

 

Температурно-влажностный режим:

 

документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

 

резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;

 

для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

 

архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;

 

температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

 

Санитарно-гигиенический режим:

 

архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;

 

обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;

 

в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

 

в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

 

запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

 

окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

 

ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции.

 

Охранный режим:

 

обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранилища, опечатывания или опломбирования помещений;

 

вынос документов из архива осуществляется только по пропускам в установленном порядке.

 

Оборудование архивохранилищ:

 

применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

 

оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами;

 

не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

 

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

 

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

 

расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

 

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

 

расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

 

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

 

высота стеллажа - 220—240 см;

 

ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами - 35-40 см;

 

ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

 

расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

 

при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

 

документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

 

Размещение документов в архивохранилище:

 

документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

 

документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений;

 

документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно;

 

обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы;

 

учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

 

в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения;

 

при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

 

коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

 

связки документов формируются не более 20 см толщиной;

 

коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

 

коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

 

Ведение топографических указателей:

 

помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения - буквами, стеллажи и полки - цифрами;

 

нумерация комнат производится от входа слева направо;

 

нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо;

 

нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

 

односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

 

в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели;

 

постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

 

пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива;

 

в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.

№ 35 Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны.

Задачи экспертизы ценности документов:

Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение;

Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

- для временного хранения.

Третья- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов.

Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:

В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел;

В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все

эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);

В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;

в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия;

в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;

в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

- дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

- дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:

Критерии происхождения документов:

значение учреждения или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений). Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников); значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях.

Критерии содержания документов относятся:

источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы:

- документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

- документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

- документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются).

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

- формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;

- аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации.

Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и

имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Критерии внешних особенностей документов:

подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи);

- внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности;

- физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются).

 

 

⇐ Предыдущая20212223242526272829Следующая ⇒

Поделиться: