Проблема электронного документа и придание ему юридической силы.

 Главное место в системе управления документами занимает документ – это зафиксированная информация на материальном носителе с реквизитами позволяющие её идентифицировать.

 

Электронный документ– это документ, в котором информация предоставлена в электронном цифровой форме.

 

Особенности:

 

1. Инф-ция предоставлена в электрон-цифровой форме, т.е. инф-ция закодирована машинным двоичным кодом и только через вывода её на экран монитора, данные представляются в понятной форме для восприятия пользователем.

 

2. Элек.док-т с использованием технологий, поддерживаемых компьютерами. Означает, что должно быть соответствующее аппаратное и программное обеспечение, поддерживающее соответствующие стандарты представления данных.

 

3. Для электр. носителей инф-ции характерна их физическая ненадежность, что может породить проблемы искожения инф-ции при её передаче или её полную потерю. Одна большая царапина на оптическом диске может привести к его не пригодности, поэтому необходимо иметь копии элек. док-ов.

 

4. Элект.док-т тесно связан с технологиями, с помощью кот. Он создан, а технологии в свою очередь могут быстро манятся и устаревать в ходе технологического прогресса, то существует опасность утраты информации вследствие невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования. Для этого необходимовремя от времени осуществлять конвертирование док-ов, т.е. процесс их перемещения с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

 

5. элект.док-т жестко определен к носителю информации. Поэтому, если инф-ция на жестком диске, может быть легко измена либо вообще уничтожена фактически без следов на самом носителе. Инф-ция на бумаге стереть и исправить очень сложно, если только утилизировать сам бумажный док-т. Необходимо принимать меры по технической защите инф-ции в элект.док-ах (пример, право доступа пользователем к инф-ции).

 

6. Возможность быстрого и фактически неограниченного воспроизведения оригинала и создания копий элект.док-ов порождает проблемы связан. С применением к ним понятий подлинник, оригинал, копия. – трудности при удостоверении юридической силы док-та.

 

Документооборот– это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправки. Электр. докум-рот – это движение элект.док-ов с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления. Переход к элект.док-роту является достаточно сложной процедурой и порождает множество проблем правового, технологичного, методического и даже психологического хар-ра. Главная проблема, связана с законодательным статусом элект.док-тов.

 

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ— система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

 

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.

 

Задачи электр.док-рота: 1.обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. 2.поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.3.поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. 4.протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление " горячих точек" в деятельности). 5. оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. 6.исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. 7. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

 

ПРЕИМУЩЕСТВА: 1. Экономия времени и затрат на поиск, копирование и передачу документов.2. Создание прозрачной системы работы с документами. СЭД позволяют создавать и сохранять все историю работы с документом и наблюдать за статусом док-та на протяжение создания, соглосования, утверждения, исполнение, списание в архив. Это повышает возможность контроля за исполнением док-та. 3. Эффективное использование физического пространства, чем меньше бумажных документов, тем меньше надо места для их хранения. 4. Повышение безопасности при работе с документами. СЭД представляют возможность резервного копирования базы данных (предотвращение потери документов и информации). 5. Повышение мобильности сотрудников. – возможность их свободного перемещения в физич.пространстве без заботы о том, какие док-ты необходимо иметь при себе для работы. Возможность удаленного доступа к базе данных док-ов, когда сотрудник, находится за тысячи километров от рабочего места, может получить любую инф-цию со своего компа, используя соответствующие каналы связи. 6. Удовлетваренность служащих при работе с элект.док-ми.(позволяет рационально использовать их силы и время).

 

Правда отсутствует надежная правовая база регулирования юридической силы элект.док-та. Предусматриваются 2 способа удостоверения юр.силы элект.док-та: 1. удостоверяющее письмо – составленного автором элек.док-та и соответствующего порядка оформления самого документа. 2. ЭЦП – ФЗ «Об ЭЦП».

 

Придание юрид.силы ЭД: 1. Наименование организации(идентификационный код в соответствии с классификатором предприятий и наименование орган-ции). 2.Место нахождение орг-ции (идентификационный код в соответствии с классификатором объектов административно-территориального деления и наименование населенного пункта). 3. Наименование документа (идентификационный код и наименование формы док-та в соответствии с классификатором управленческой докум-ции). 4. Дата изготовления док-та. (дата и время издания док-та). 5. Код лица, ответственного за правильность изготовления док-та на элект.носитиле или код лица, утвердившего док-т (идентификационный код и должность, фамилия лица.). 6. Дополнит.реквизит – соправодительное письмо.

 

ЭЦП– реквизит элек.док-та, предназначенный для защиты данного элект.док-та от подделки, полученный в результате криптографического преобразования инф-ции с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа плписи, а также установить искажение информации в элек.док-те.

 

Алгоритм применения: 1. Генерируется пара ключей ЭЦП: открытый и закрытый. Ключ –это последовательность символов. Закрытый ключ – известен лишь владельцу. Открытый – доступен любому пользователю информационной системы. 2. Открытый ключ передается всем заинтересованным сторонам. 3.Отправитель Элек.док-та шифрует его своим закрытым ключом ЭЦП и передает получателю по соответствующим каналам связи. 4. Получатель дешифрует полученный элект.док-т заведомо полученным им открытым ключом ЭЦП.

⇐ Предыдущая20212223242526272829

Поделиться: