Основные принципы организации финансового бухгалтерского учета

Организация финансового бухгалтерского учета на сельско­хозяйственных предприятиях слагается из ряда элементов: сис­темы документирования операций при помощи соответствую­щих форм первичного учета; документооборота в сочетании с

14

графиком выполнения учетных работ; плана счетов, состоящего из бухгалтерских счетов для отражения хозяйственных опера­ций; применяемой формы бухгалтерского учета; организацион­ной структуры учетного процесса и распределения служебных обязанностей в бухгалтерии; организации хранения бухгалтер­ской документации и регистров. Некоторые из перечисленных элементов, являясь составными частями организации бухгал­терского учета, вместе с тем имеют самостоятельное значение. Это относится к плану счетов и формам бухгалтерского учета, применяемым в хозяйствах, поэтому эти вопросы выделяются особо.

Система документирования

Система документирования хозяйственных операций — важ­нейшая составная часть организации бухгалтерского учета на предприятии. Для оформления всех происходящих хозяйствен­ных операций применяют единые, унифицированные формы до­кументов первичного учета. Для сельхозпредприятий они ут­верждены приказом Минсельхозпрода РФ № 215 от 26.07.96 г., одобрены Госкомстатом РФ и включены в соответствующие аль­бомы форм первичных документов Госкомстата РФ. В составе форм первичного учета выделяются документы по учету основ­ных средств, учету труда и его оплате, по материальному учету (предметов труда и готовой продукции) и учету денежных средств, а также расчетных операций. Кроме того, имеются раз­личные специализированные формы документов для отражения результатов инвентаризации, оформления пенсий, пособий и т. п.

Наличие единой первичной документации на сельскохозяй­ственных предприятиях имеет важное организующее значение. Это значит, что на всех сельскохозяйственных предприятиях од­нотипные хозяйственные операции оформляют едиными фор­мами первичных документов, что дает возможность устранить разнобой в исходном звене организации бухгалтерского учета. Кроме того, наличие единой унифицированной документации очень важно для внедрения компьютеризации учета.

Наличие единых документов, однако, не означает, что во всех случаях применяются одни и те же формы. Единая доку­ментация построена таким образом, что возможно применение разных форм в зависимости от конкретных условий деятельнос-

15

ти хозяйства. Например, исходя из конкретных условий работы комбайновых агрегатов, транспортных средств, приемки зерна на току, для оформления поступления зерна от комбайнеров мо­гут применяться либо реестры отправки зерна и другой продук­ции с поля, либо путевки на вывоз продукции с поля, либо тало­ны на отправку зерна. Также возможно применение различных форм документов для учета труда и выполненных работ и т. п. Все это позволяет учесть конкретные условия в хозяйстве и в то же время сохранить единство в построении первичного учета.

Некоторые формы первичных документов разработаны с учетом деятельности специализированных хозяйств. Так, в пти­цеводческих хозяйствах применяются специализированные формы документации по учету затрат, поголовья и выхода про­дукции в птицеводстве — акт на вывод и сортировку суточного молодняка птицы, карточка учета движения молодняка птицы, карточка учета движения взрослой птицы, акт на сортировку яиц в цехе инкубации, отчет по складу-холодильнику и т.п.; в свиноводческих хозяйствах — учетный лист движения животных и расхода кормов, учетный лист убоя и падежа животных и др.; в овощеводческих и садоводческих хозяйствах — дневник по­ступления продукции закрытого грунта, дневник поступления продукции садоводства и т.п. Эти документы позволяют учесть особенности и специфику деятельности различных предприя­тий при сохранении единых принципов и исходных данных в построении однотипных документов.

В формах первичных документов предусматривается ряд об­щих обязательных реквизитов: название предприятия и подраз­деления, дата составления, наименование документа, фамилия и инициалы должностных лиц и подписи лиц, составивших до­кумент, содержание хозяйственной операции, количественные и суммовые показатели, характеризующие выполнение опера­ции, и др. В условиях машинной обработки соответствующие реквизиты в документах кодируются для переноса исходных данных на машинные носители информации.

В последние годы в сельском хозяйстве проведена большая работа по совершенствованию первичной документации. В на­стоящее время применяемые формы документов в основном со­ответствуют требованиям внедрения прогрессивных форм бух­галтерского учета, рыночным условиям и обработки учетной информации на компьютерах.

16

Документооборот

Документооборот имеет важное организующее значение в бухгалтерском учете. В самом общем виде он представляет со­бой движение документов в учетном процессе от момента их со­ставления до завершения использования и сдачи в архив. Доку­ментооборот должен разрабатываться в каждом хозяйстве с уче­том конкретных его особенностей: специализации, организаци­онной структуры, размещения производств, расположения и удаленности складов и подразделений, места оформления пер­вичных документов, состояния транспортных средств и т.п. Для четкой регламентации движения документов документооборот оформляется (по каждому документу в отдельности или чаще в сводном виде) в виде графика (табеля документооборота), где указываются: наименование и номер каждой формы документа, его назначение, в какие сроки, в каком количестве и кем состав­ляется, кто подписывает (либо утверждает) документ, когда и куда он представляется, кто его принимает, проверяет и обраба­тывает, куда и на основании чего делаются записи. График доку­ментооборота составляется главным бухгалтером и после ут­верждения руководителем хозяйства становится обязательным для исполнения.

Следует отметить, что по различным документам в плане до­кументооборота предусматривается разный порядок их пред­ставления и обработки. Одни документы являются непосредст­венно основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета без какой-либо их предварительной группировки: акты на оп­риходование и выбытие основных средств, различные бухгал­терские справки и т.п. В этом случае в графике документооборо­та предусматривается непосредственное представление соответ­ствующего документа в центральную бухгалтерию для оформле­ния на основе его данных записей в учетных регистрах. Другие документы (их большинство) предварительно группируются и обобщаются в соответствующих сводных документах. Напри­мер, данные из документов по учету труда и затрат на производ­ство фиксируются в соответствующих накопительных ведомос­тях или журналах, показатели по движению материальных цен­ностей — в отчетах о движении материальных ценностей, дан­ные кассовых документов — в отчетах кассира и т.д.

Все последующие записи в учетные регистры делаются на основе составленных сводных документов. Естественно, что в

-,-1113

ИСП ЕКА

 ГОСУЛЗГСТРРИНОГО

38374У ' .ушчуоииж ' амдоискои обл

плане документооборота по этой группе документов фиксирует­ся движение первичных документов от их составления до оформления соответствующего сводного документа. В боль­шинстве случаев это делается не в центральной бухгалтерии хо­зяйства, а в его подразделениях.

График выполнения учетных работ

График выполнения учетных работ тесно связан с графи­ком документооборота, является его продолжением и логичес­ким завершением. Если в графике документооборота фиксиру­ется движение документов от их составления до использова­ния, то в графике выполнения учетных работ указывается пере­чень учетных работ, выполняемых в бухгалтерии на основании поступивших и обработанных первичных документов. Такой график может составляться раздельно по каждому структурно­му подразделению, имеющему свой учетный аппарат, а затем по хозяйству в целом либо только по хозяйству в целом, если все учетные работы в хозяйстве сосредоточены в центральной бух­галтерии.

В графике выполнения учетных работ указываются: наиме­нование и номер соответствующих учетных регистров (журна­лов-ордеров, вспомогательных ведомостей, прочих регистров аналитического учета); документы, на основании которых каж­дый из них составляется; сроки исполнения и составитель. Для рациональной организации бухгалтерского учета график выпол­нения учетных работ должен предусматривать равномерную на­грузку учетного аппарата в течение всего месяца.

График выполнения учетных работ должен быть увязан с графиком документооборота. Это значит, что конечные этапы по соответствующим позициям в графике документооборота должны совпадать с начальными этапами тех же позиций в гра­фике выполнения учетных работ. Например, по кассовым доку­ментам план документооборота завершается составлением отче­тов кассира с указанием исполнителя и конкретных сроков ис­полнения. В графике выполнения учетных работ отчеты касси­ров являются исходным материалом для составления журнала-ордера № 1-АПК. Соответственно по этим видам работ должна быть обеспечена увязка сроков их исполнения и т. д. В настоя­щее время широко практикуется совмещение графика докумен-

18 ';П

тооборота и графика выполнения учетных работ в едином пла­не-графике документооборота и учетных работ сельскохозяйст­венного предприятия.

Распределение обязанностей в бухгалтерии

Распределение обязанностей в бухгалтерии также связано с планом выполнения учетных работ, который должен предусмат­ривать равномерную нагрузку учетного аппарата в течение ме­сяца. Исходя из этого в первую очередь строится распределение служебных обязанностей в бухгалтерии. Разумеется, при этом учитываются и другие факторы: важность той или иной работы, квалификация исполнителей, организационная структура учет­ного процесса и др.

При распределении служебных обязанностей исходят из то­го, чтобы самые ответственные и сложные работы выполнялись наиболее квалифицированными работниками. Так, главный бухгалтер или заместитель главного бухгалтера обычно ведут об­работку кассовых и банковских документов и запись их в регис­тры. Квалифицированный работник бухгалтерии (обычно зам. главного бухгалтера) ведет учет затрат на производство (особен­но по животноводству), опытный работник — материальный учет и т.д. Распределение обязанностей строится таким образом, чтобы была обеспечена взаимозаменяемость работников. При компьютеризации учета особое внимание обращается на запол­нение реквизитов, которые вводятся в компьютер.

Перечень служебных обязанностей разрабатывается глав­ным бухгалтером для всех работников учета в центральной бух­галтерии и подразделениях и утверждается руководителем хо­зяйства. При этом должны учитываться конкретные условия, сложившиеся в хозяйстве. Следует отметить, что распределение обязанностей в немалой степени зависит от организационной структуры учетного процесса.

Организационная структура учетного процесса

Организационная структура учетного процесса на сельско­хозяйственных предприятиях может строиться на принципах полной централизации, децентрализации, частичной децентра-

лизации.

19

 

Полная централизация учетного процесса заключается в том, что весь учетный процесс сосредоточен в центральной бух­галтерии. В подразделениях хозяйства, в бригадах, на фермах ведется лишь первичный учет. Заполненные первичные доку­менты поступают в центральную бухгалтерию, где их проверя­ют, обрабатывают, сверяют и все записи вносят в учетные реги­стры. Такая организационная структура учетного процесса была характерна для небольших хозяйств. Однако в последние годы, особенно в связи с внедрением компьютеризации учета и цехо­вой структуры управления, такая организация учетного процес­са становится все более распространенной.

Полная децентрализация учетного процесса на сельскохо­зяйственных предприятиях применяется очень редко. Она со­стоит в том, что в каждом подразделении хозяйства ведется пол­ный цикл учетных работ от заполнения первичных документов до оформления всех учетных регистров и составления баланса. За центральной бухгалтерией хозяйства в этом случае закреплен лишь сводный учет по хозяйству в целом с составлением свод­ного баланса.

Более распространенной является частичная децентрализа­ция. В этом случае в подразделениях хозяйства (отделениях, участках, бригадах, фермах) ведется документальное оформле­ние хозяйственных операций, группировка и сводка документов вплоть до составления производственных отчетов или лицевых счетов подразделений. Здесь же, как правило, начисляется зара­ботная плата (оплата труда) и составляются платежные ведомо­сти. Отражение совершенных операций в регистрах бухгалтер­ского учета производится в центральной бухгалтерии хозяйства на основании представляемых из подразделений производст­венных, материальных отчетов и других сводных документов с приложенными к ним первичными документами.

Такая организационная структура учетного процесса в тече­ние длительного времени была характерна для совхозов. В по­следние годы она нашла довольно значительное применение и в других формах хозяйств (особенно в крупных, территориально разобщенных). Однако, как отмечено выше, с внедрением ком­пьютеризации учета, а также цеховой структуры управления производством все большее применение находит организация учетного процесса, основанная на гфинципах централизации. Централизация учетной работы позволяет получать результат-

ную информацию в наиболее короткие сроки при наименьших затратах труда и средств. Кроме того, централизация учета обес­печивает более квалифицированное руководство им и создает благоприятные условия для внедрения прогрессивных форм и методов учета.

При организационной структуре учетного процесса, осно­ванной на полной централизации учетных работ, распределение служебных обязанностей в центральной бухгалтерии строится на специализации работников по отдельным операциям: при­емка документов, обработка документов, сводка документов, запись в учетные регистры и т.д. При этом каждый работник мо­жет выполнять отдельные операции по нескольким взаимосвя­занным счетам. Например, по учету затрат на производство один работник может принимать и обрабатывать первичные до­кументы, другой — осуществлять их сводку и производить запи­си в учетные регистры. При другом варианте за каждым работ­ником закрепляется весь комплекс учетных работ по балансово­му счету. Например, в учете затрат на производство по соответ­ствующему балансовому счету (субсчету) один работник прини­мает, обрабатывает документы, делает записи в регистры учета затрат в растениеводстве, другой работник ведет комплекс учет­ных работ в животноводстве, третий—по промышленным, вспо­могательным и прочим производствам. Каждый из указанных вариантов может применяться в хозяйстве в зависимости от конкретных условий и квалификации учетного персонала.

При организационной структуре учетного процесса, осно­ванной на частичной децентрализации учетных работ, значи­тельная часть учетного процесса осуществляется в подразделе­ниях хозяйства. Поэтому особенно важным становится рацио­нальная увязка учетного процесса в центральной бухгалтерии и подразделениях хозяйства. Обычно в этих случаях в централь­ной бухгалтерии распределение служебных обязанностей стро­ится по отраслевому принципу: растениеводство, животновод­ство, подсобные промышленные и вспомогательные производ­ства, материальный учет, капитальные вложения и др.

Каждый работник, ведущий учет по соответствующей отрас­ли, не только принимает отчеты от подразделений и делает за­писи в учетные регистры, но и ответствен в целом за состояние учета в данной отрасли по хозяйству и в подразделениях. При­мерно такой же порядок применяется и при централизации уче-

 

20

21

та в случае применения цеховой структуры управления. Отли­чие состоит в том, что в центральной бухгалтерии выделяются группы: по учету в растениеводстве, по учету в животноводстве и т.д. Старший бухгалтер каждой группы несет ответственность за состояние учета в отрасли. Бухгалтеры групп выполняют учетные функции, которые при частичной децентрализации учетных работ осуществлялись в подразделениях хозяйства (об­работка, группировка и сводка документов).

Таким образом, служебные обязанности могут распреде­ляться по-разному в зависимости от конкретных условий. Одна­ко цель при этом всегда одна—обеспечение достоверности, свое­временности и высокого качества учетных данных для нужд уп­равления сельскохозяйственным производством.

Хранение бухгалтерских документов и учетных регистров

Хранение бухгалтерских документов и учетных регистров в соответствии с установленными правилами—важный элемент организации бухгалтерского учета. На каждом предприятии для хранения документов предусмотрена организация текущего ар­хивного хозяйства. Для архива выделяется специальное поме­щение, которое должно быть изолированным и сухим, снабжен­ным противопожарными средствами, оборудованным стелла­жами и другими необходимыми устройствами для хранения. Все использованные бухгалтерские документы и учетные регистры в установленные сроки передают в текущий архив. Для этого их предварительно брошюруют и группируют по тематическим разделам и в хронологическом порядке. Доступ к материалам, находящимся в текущем архиве хозяйства, регулируется прави­лами, разработанными главным бухгалтером и утвержденными руководителем хозяйства, где указываются лица, имеющие пра­во на получение документов из архива, порядок их выдачи, воз­врата и т.п.

Перечень и сроки хранения типовых документов утвержде­ны в централизованном порядке. Согласно этому перечню годо­вые бухгалтерские отчеты, балансы и объяснительные записки к ним хранятся постоянно, квартальные отчеты и балансы — 5 лет, переписка об утверждении отчетов и балансов — 5 лет. Лицевые счета рабочих и служащих хранятся до достижения ими 75 лет, расчетно-платежные ведомости — 5 лет (в случае, если они заме-

22

няют лицевые счета рабочих и служащих, — до 75 лет). Срок хра­нения 5 лет установлен для большинства видов бухгалтерских документов и регистров: главных книг, журналов-ордеров, раз-работочных таблиц, вспомогательных и контрольных книг, жур­налов, карточек, кассовых книг, оборотных ведомостей, доку­ментов о проведении инвентаризаций, ревизий, актов проверок кассы, первичных документов и приложений к ним, зафиксиро­вавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, документы по учету труда, товарно-материальных ценностей и т. д.). Срок хранения 5 лет установлен для актов о проведении документальных ревизий финансово-хозяйствен­ной деятельности, переписки о паспортизации зданий и соору­жений, договоров о материальной ответственности (после увольнения соответствующих лиц). Некоторые документы хра­нятся до тех пор, пока минует надобность в них (но не менее 5 лет): исполнительные листы, поручения-обязательства за това­ры, полученные в кредит, и переписка по ним, документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской за­долженности, недостачам, растратам, хищениям, образцы под­писей материально ответственных лиц.

План счетов бухгалтерского учета

Общие положения

Важное организующее значение в бухгалтерском учете име­ет план счетов. На сельскохозяйственных, как и на других пред­приятиях и организациях АПК, с 1 января 2002 г. применяется новый план счетов бухгалтерского учета, построенный на ос­нове использования в бухгалтерском учете международных стандартов и ориентированный на рыночные отношения меж­ду предприятиями. Это означает в первую очередь то, что каж­дый счет должен отражать реальные суммы средств предприя­тий или источников средств без применения счетов, дающих необоснованное увеличение сумм баланса, а также транзитных счетов. В учете не должны применяться счета по перераспреде­лению средств и жесткому лимитированию их целевого направ­ления.

23

Особенности нового плана счетов

Исходя из принципов рыночной экономики из плана счетов исключены ранее применявшиеся счета: 12 "Малоценные и бы­строизнашивающиеся предметы, 13 "Износ малоценных и быс­троизнашивающихся предметов", 14 "Переоценка материаль­ных ценностей", 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств", 48 "Реализация прочих активов", 56 "Денежные доку­менты", 81 "Использование прибыли" и др. Многие счета, осо­бенно по учету расчетов укрупнены и включены субсчетами в другие счета (бывшие счета 61, 63, 64, 65, 67, 74 и др.).

Принципиальным изменением в плане счетов является то, что учет финансовых результатов построен теперь в тесной увяз­ке с ПБУ-9 и ПБУ-10 по бухгалтерскому учету доходов и расхо­дов. В итоге данные бухгалтерского учета по финансовым ре­зультатам деятельности и данные бухгалтерской отчетности по финансовым результатам (ф. №2 "Отчете о прибылях и убыт­ках") построены на единых методических принципах, в резуль­тате чего обеспечивается "прозрачность" отчетности, что очень важно для осуществления инвестиций.

Новый типовой план счетов (для всех отраслей народного хозяйства) утвержден 31.10.2000 г., а в начале 2001 г. на его базе Министерством сельского хозяйства Российской Федерации ут­вержден план счетов бухгалтерского учета для предприятий и организаций агропромышленного комплекса.

Основные отличительные особенности нового плана счетов сводятся к следующему.

1. Исключены мелкие счета и счета по малозначительным
операциям—всего 22 счета.

2. Введены новые счета, отражающие особенности деятель­
ности предприятий в условиях рыночной экономики с учетом
новой системы выведения финансовых результатов деятельнос­
ти — счета 90, 91 и др.

3. Перестроена система субсчетов как типовых, так и субсче­
тов для сельскохозяйственных предприятий.

4. По многим счетам уточнено название: бывший счет "Реа­
лизация продукции (работ, услуг)" получил новое, более точное
название "Продажи", бывший счет "Краткосрочные кредиты
банка" — "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", ана­
логично счет "Долгосрочные кредиты банков"—"Расчеты по
долгосрочным кредитам и займам" и т.д.

24

 

 

5. Значительные изменения внесены в последовательность
счетов. План счетов стал более логичным и простым. Исключе­
ны параллелизм и дублирование записей на счетах.

6. Введен логичный учет на счетах операций, связанных с
движением нематериальных активов, которые в условиях ры­
ночной экономики становятся заметной частью общих активов
предприятий. Для этой цели в план счетов внесены изменения в
счета 04 "Нематериальные активы" и 05 "Амортизация немате­
риальных активов".

7. Предусмотрен развернутый и логичный учет на счетах
операций по продаже продукции, работ, услуг, других активов.
Если раньше для учета всех видов реализации применялись три
счета: 46 "Реализация продукции (работ, услуг)", 47 "Реализация
и прочее выбытие основных средств" и 48 "Реализация прочих
активов", то в настоящее время учет продаж по обычной дея­
тельности сконцентрирован на счете 90 "Продажи", а по прочим
видам деятельности — на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

8. Введен более детализированный учет на уровне аналити­
ческих счетов, поскольку резко возрастает значение учета по
субсчетам и по счетам номенклатур аналитического учета.

9. Значительно расширен учет резервов, имеющих весьма
важное значение в условиях рыночной экономики. Если раньше
для этих целей использовались лишь счета 89 и-82, то по новому
плану счетов для учета специализированных форм резервов пре­
дусмотрены счета 14, 59, 63, 96.

 

10. Значительно расширено содержаниеVII и VIII разделов
плана счетов, которые стали основными разделами, где сосре­
доточены счета соответствующих источников средств и финан­
совых результатов деятельности.

11. Введена стройная номенклатура забалансовых счетов. В
этом разделе теперь нет пропусков, а счета группируются строго
по порядковой системе от 001 до 011.

12. Предприятия получили большие права в части введения
новых субсчетов и даже отдельных синтетических счетов (по со­
гласованию с Министерством финансов РФ).

13. В перспективе данный план счетов рассчитан на ведение
и финансового, и управленческого учета. Для отражения в
финансовом учете элементов затрат зарезервирована свободная
группа счетов от 30 до 39.

25

Наименование разделов и счетов Амортизация основных средств

Доходные вложения в материальные ценности Нематериальные активы Амортизация нематериальных активов Оборудование к установке Вложения во внеоборотные активы

Материалы

Таким образом, новый план счетов дает возможность в пер­спективе в системе счетов бухгалтерского учета обеспечить раз­дельное ведение финансового и управленческого учета.

ПЛАН

СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: