Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Журнально - ордерная форма учета в сельском хозяйстве
Общие положения Основной формой бухгалтерского учета на сельскохозяйственных предприятиях при ручной обработке информации является журнально-ордерная. В настоящее время ее применяют практически все хозяйства, не перешедшие на компыотериза- 66 цию бухгалтерского учета. В сельском хозяйстве она строится в соответствии с общими принципами организации учета по этой форме в народном хозяйстве с отражением специфики деятельности сельскохозяйственных предприятий. Начиная с 1995 г. для всех предприятий и организаций системы АПК регистры журнально-ордерной формы учета унифицированы применительно к действующему плану счетов. В случаях, когда на том или ином участке учета встречаются значительные особенности, применяются специализированные регистры (например, учет выращиваемых и откармливаемых животных на сельскохозяйственных предприятиях, учет расчетов с заказчиками в подрядных строительных организациях и т. д.). Всего для предприятий АПК применяется 17 журналов-ордеров, 52 ведомости сводного аналитического учета (из них на сельскохозяйственных предприятиях — 36), 5 реестров, 4 книги, листки-расшифровки, бухгалтерские справки, лицевые счета (производственные отчеты) подразделений и сводные. Классификация регистров Все журналы-ордера в зависимости от принятого в них порядка записей можно подразделить на 6 групп: 1) журналы-ордера по кредиту одного счета с ведомостями по дебету одного счета; 2) журналы-ордера по кредиту нескольких счетов с ведомостями по дебету счетов; 3) журналы-ордера по кредиту нескольких счетов с вмонтированными таблицами (ведомостями) для аналитических данных; 4) журналы-ордера по кредиту одного или нескольких счетов и отдельно ведомости к ним для аналитического учета; 5) журналы-ордера по большому числу счетов и отдельно ведомости, таблицы или лицевые счета для аналитического учета к каждому счету; 6) журналы-ордера по одному балансовому счету с совмещением синтетического и аналитического учета путем применения принципа линейно-позиционной записи. Несмотря на такое разнообразие применяемых регистров, для журнально-ордерной формы учета характерен единый принцип записей: все журналы-ордера ведутся по кредиту соответствующих счетов. Этим обеспечиваются стройность и последовательность записей в них. Существует также несколько типов ведомостей, применяемых при журнально-ордерной форме учета. Широко использу- 5* 67 ются накопительные ведомости с позиционной записью. Большое значение имеют ведомости для учета расходов в синтетическом и аналитическом разрезах. Применяются также ведомости, составляемые с целью контроля за правильностью итоговых показателей других ведомостей или журналов-ордеров. В составе регистров журнально-ордерной формы учета имеются также листки-расшифровки, .разработочные таблицы и Главная книга. Листки-расшифровки применяются для группировки соответствующих сумм в журналах-ордерах, вспомогательных ведомостях и других регистрах по субсчетам и статьям аналитического учета. Например, к журналу-ордеру листки-расшифровки могут открываться на каждый дебетуемый счет. Если в дебет расшифровываемого синтетического счета относят суммы с кредита нескольких счетов, указанную расшифровку отражают в одном листке-расшифровке. Записи в листках-расшифровках делают на основе сгруппированных однородных документов итогами за день или за более продолжительный период. В необходимых случаях записи производят по данным отдельных документов с кратким пояснением содержания операций. По окончании отчетного месяца заполненные листки-расшифровки используют для соответствующих записей в журналах-ордерах, ведомостях или других регистрах. После этого их приобщают к остальным документам, являющимся основанием для,записей в регистры журнально-ордерной формы учета. Принцип построения регистров Преобладающее большинство регистров журнально-ордерной формы учета построено исходя из двух основных принципов, характеризующих собой современную технику бухгалтерского учета при ручном его ведении: а) шахматная форма графления учетных регистров; б) линейный способ записи в них хозяйственных операций. Шахматное построение регистров дает возможность записывать операции по дебету и кредиту счетов за один рабочий прием, при этом сохранятся строгая последовательность отражения операций. Такое построение регистров позволяет также группировать показатели по двум направлениям одновременно. 68
Линейно-позиционный способ записи дает возможность организовать аналитический учет параллельно с синтетическим, часто обеспечивает совмещение этих видов учета, устраняет необходимость составления оборотных ведомостей, повышает оперативное значение аналитического учета и т. д. При журнально-ордерной форме учета обобщающим синтетическим регистром, с помощью которого составляют отчетный баланс, является Главная книга. Форма ее имеет некоторые особенности. В связи с построением журналов-ордеров по кредитовому признаку дебетовые обороты по каждому синтетическому счету рассредоточиваются по нескольким журналам-ордерам. Чтобы получить дебетовый оборот по счету, необходимо собрать эти суммы в одном месте. Такую функцию и выполняет Главная книга наряду с обычной функцией этого регистра — обобщения оборотов по всем синтетическим счетам. Порядок записей в регистры Совокупность регистров журнально-ордерной формы учета предполагает определенный порядок записей в них. Все регистры журнально-ордерной формы учета представляют собой листы, изготовленные типографским способом. В некоторых журналах-ордерах имеются таблицы для накопления и группировки показателей по синтетическим и аналитическим счетам, что необходимо для нужд контроля, анализа и составления отчетности. Типографское изготовление регистров с заранее предусмотренной номенклатурой показателей имеет важное организующее значение. Создается возможность для наиболее целесообразного распределения труда между отдельными исполнителями и, что самое главное, для ведения учета по строго регламентированной системе. Построение журналов-ордеров и других регистров и снабжение их отпечатанной типографским способом корреспонденцией счетов обеспечивают контроль за отражением хозяйственных операций и создают условия для предупреждения ошибочных записей. Важно также отметить, что в регистрах журнально-ордерной формы учета, где необходимо, приводятся соответствующие плановые и нормативные показатели. Это обеспечивает возможность использовать данные учетных регистров для контроля и анализа хозяйственной деятельности. Как пра- 69 вило, регистры журнально-ордерной формы учета содержат всю необходимую информацию для составления текущей и годовой бухгалтерской отчетности, а также некоторых форм оперативно-статистической отчетности. Основанием для записей в регистры журнально-ордерной формы учета являются типовые первичные документы. При небольшом количестве хозяйственных операций записи в журналы-ордера производят непосредственно из документов. Одновременно для целей аналитического учета можно делать записи в листки-расшифровки. Данные документов, отражающих массовые хозяйственные операции, предварительно группируют либо в соответствующих ведомостях, либо в лицевых счетах. В конце месяца в этих регистрах подсчитывают итоги, которые используют для записей в журналы-ордера. После подведения итогов за месяц в журналах-ордерах производят взаимную сверку данных журналов-ордеров, а также других регистров. Окончательные итоги всех журналов-ордеров переносят в Главную книгу, на основе данных которой составляют баланс. При журнально-ордерной форме учета важное значение имеет правильная организация труда работников учета и документооборота. Данная форма учета обеспечивает равномерную загрузку работников бухгалтерии в течение месяца, поскольку она построена на принципах непосредственного отражения совершаемых хозяйственных операций в учетных регистрах. При этой форме учета практически устраняется традиционное деление этапов в учете ("проводка", "разноска") и соответственно отставание разноски данных в учетные регистры. Записи в учетные регистры вносят в течение месяца по мере поступления и обработки соответствующих документов. В конце месяца делают лишь итоговые записи и перенос соответствующих данных в Главную книгу. При журнально-ордерной форме учета важно организовать дело так, чтобы все первичные документы поступали в бухгалтерию своевременно и не допускалась задержка записей в регистры. Надо стремиться к тому, чтобы все документы (за исключением тех, которые группируются в соответствующих отчетах) поступали в бухгалтерию ежедневно. Необходимо предусмотреть своевременное и равномерное поступление сводных_отчетов и особенно отчетов подразделений, составленных по документам, которые предварительно 70 обрабатываются в структурных подразделениях хозяйства. При всех условиях каждый регистр журнально-ордерной формы учета в бухгалтерии должен заполняться постепенно на протяжении месяца. Преимущества журнально-ордерной формы учета В целом преимущества журнально-ордерной формы учета можно свести к следующим. 1. Значительное сокращение повторяемости учетных запи 2. Предусмотрено широкое совмещение аналитического с 3. Показатели регистров тесно увязаны с показателями от 4. Многие регистры учета строятся таким образом, что в них 5. Значительно облегчаются возможности текущего контро 6. Создаются возможности для совершенствования труда 71 счетам, имеются возможности для улучшения документооборота, более рационального разделения труда между счетными работниками и т. п. Все это повышает общую культуру учета и достоверность учетных данных. венно на основе машинной обработки информации. Причем группировка по всем необходимым признакам выполняется также в процессе машинной обработки информации. Общую схему построения автоматизированных форм учета можно представить следующим образом.
9. Автоматизированные формы учета в сельском хозяйстве Общие положения В последние годы на сельскохозяйственных предприятиях все большее применение находят формы бухгалтерского учета, основанные на автоматизации учетных работ. В перспективе эти формы учета в сельском хозяйстве станут основными. Для всех ручных форм бухгалтерского учета характерна обработка информации от первичного документа до баланса путем последовательной регистрации данных в регистрах, получения итогов разных степеней и соответствующих записей в последующий регистр после получения очередного итога. В результате неизбежны многократное дублирование данных, переписывание полученных итогов из одного регистра в другой. Даже при наиболее прогрессивной из ручных форм учета — журнально-ордерной — допускается дублирование. Чтобы получить итог по какому-либо признаку, необходимо однородные операции сгруппировать в соответствующем регистре; для получения более общего итога производят другую группировку по полученным частным итогам и т.д. Автоматизированные формы учета строятся на иных принципах. Применение соответствующих вычислительных машин обеспечивает получение итогов разных степеней без переписывания данных из одного регистра в другой. Операции по однородным признакам группируются в процессе машинной обработки информации. В результате создается возможность получения итоговой информации непосредственно на основе обработки исходных данных. Это принципиальное отличие автоматизированных форм от ручных форм бухгалтерского учета. Единственный промежуточный этап — это перенос исходной информации из первичных документов на машинные носители. После этого возможно получение отчетных сводок непосредст- 72 Первичные документы Машинные носители информации Преобразование информации на машинах Выходная информация (регистры машинно-ориентированных форм учета) Автоматизированные формы учета позволяют в результате машинной обработки получать необходимые данные по всем счетам синтетического и аналитического учета вплоть до оборотного и сальдового баланса, т.е. благодаря машинной обработке информации получают все регистры бухгалтерского учета, предусмотренные действующей системой учета. Основные отличительные особенности автоматизированных форм учета Основные отличительные особенности автоматизированных форм учета можно свести к следующим. 1. Автоматизация процесса обработки учетной информации. Весь технологический процесс обработки информации после ввода исходных данных в ЭВМ полностью автоматизирован. Использование различной периферийной техники и выходных терминальных устройств позволяет получать результатную информацию в необходимых разрезах, определяемых системой 73 учета, и в соответствующей форме (машинограммы, видеограммы, в диалоговом режиме и др.). Конструктивные особенности ЭВМ позволяют автоматизировать как непосредственно процесс обработки информации с соответствующими вычислениями и получением итоговых дан-ных, так и логические операции по ведению учета: систематизация данных по корреспондирующим счетам, контроль правильности корреспонденции счетов, систематизация и накапливание необходимых показателей и реквизитов с соответствующими расчетами в требуемой системой учета последовательности и др. При этом полностью сохраняется основополагающий для бухгалтерского учета принцип двойной записи. Автоматизация процесса обработки информации и логических операций по ведению учета обеспечивается за счет разработки соответствующих программ. 2. Перенос данных первичного учета полностью на машин 3. Принципиально новый порядок использования условно- 4. Принципиально новый порядок формирования промежу 74 промежуточная, так же, как и исходная информация формируется непосредственно в ЭВМ на магнитных носителях. Для этого на основе использования данных рабочих и справочных массивов создаются различные промежуточные таксировочные и другие массивы информации, которые являются основой для преобразования и получения итоговой информации. Вся последующая обработка информации и получение необходимых итоговых показателей строятся на основе систематизации, упорядочения и преобразования по заданной программе данных промежуточных массивов, которые, как уже было отмечено, представляют собой своеобразные регистры учета (промежуточные), но без непосредственного визуального восприятия данных. При необходимости они могут быть "распечатаны" для зрительного восприятия. 5. Совершенствование системы кодирования информации. 6. Выдача результатной информации в виде машинных реги Машинограммы являются основным видом результатной информации при автоматизированных формах учета. Они составля- 75 ются по итоговой информации, являющейся составной частью системы бухгалтерского учета (системная бухгалтерская информация). Видеограммы, основанные на получении нужных данных на дисплее, применяются в случаях однократного использования отдельных показателей учета либо для оперативных целей, либо для просмотра промежуточных результатов вычислений с целью внесения в них корректив. Получение информации в диалоговом режиме также весьма важно для использования в оперативных целях различных промежуточных данных. Разумеется, все это обеспечивается на основе применения соответствующих программ обработки и систематизации информации. В целом строение автоматизированных форм учета можно представить следующим образом. Получаемая исходная информация (зафиксированная в документах либо снимаемая с соответствующих счетчиков) вводится в ЭВМ, где по заданной программе формируются соответствующие массивы информации. После обработки этой информации на ЭВМ в требуемых системой учета разрезах формируется результатная информация и выводится из ЭВМ в виде машинограмм, видеограмм, отчетных форм, в диалоговом режиме. Все это можно представить в виде следующей схемы преобразования информации.
76 I В условиях автоматизированных форм учета пока неоднозначно решаются вопросы ввода в ЭВМ данных о корреспонденции счетов. Укрупненно можно выделить два направления решения этих вопросов: первое - сохранение традиционной схемы ввода данных о корреспонденции счетов с каждого документа и формирование на этой основе массивов информации по корреспондирующим счетам в составе переменной информации (при этом для контрольных целей в ЭВМ заранее могут вводиться данные с типовой корреспонденцией счетов по хозяйственным операциям); второе - ввод в ЭВМ данных о корреспонденции счетов в составе нормативно-справочной информации, исключение этих данных из документов (вместо этого там ставится код соответствующей операции) и извлечение данных о корреспонденции счетов по соответствующим хозяйственным операциям из памяти ЭВМ при обработке информации. Второе направление является предпочтительным, так как резко снижаются количество информации, вводимой в ЭВМ, и трудоемкость ее обработки, но оно требует большой подготовительной работы по переходу на машинную обработку, так как сопряжено с разработкой большого числа классификаторов условно-постоянной информации для ввода ее в ЭВМ. Первое направление получило наибольшее распространение в вариантах автоматизированных форм учета в промышленности; второе - применяется в вариантах автоматизированных форм учета в сельском хозяйстве. При автоматизированных формах учета вся необходимая информация вводится в ЭВМ и формируется там в виде соответствующей базы данных. Компьютерная форма учета Автоматизированные формы учета могут строиться на применении машин разных классов. В последние годы наиболее перспективным направлением развития автоматизированных форм учета стало применение в учетном процессе персональных ЭВМ, компьютеров непосредственно на рабочих местах в бухгалтерии на основе создания автоматизированных рабочих мест — бухгалтеров, оснащенных компьютерами. Принципиальное отличием данного направления развития автоматизированных форм учета состоит в том, что информа- 77 ция обрабатывается не на вычислительной установке, а непосредственно у пользователя, т.е. в хозяйстве, и, следовательно, отпадают все неудобства, связанные с обработкой информации за пределами хозяйства. В связи со сравнительно невысокой стоимостью компьютеров, технической надежностью, простотой в эксплуатации, массовым выпуском применение их на рабочих местах в бухгалтерии становится вполне реальным уже в течение ближайших лет для большого числа сельскохозяйственных предприятий. При автоматизации учета на базе микропроцессорной техники принципиально меняется порядок обработки информации. Если раньше он строился по схеме бухгалтер — оператор — ЭВМ — оператор — бухгалтер (бухгалтер готовит информацию для обработки, комплектует пачки документов, оператор вводит информацию в машину, ЭВМ обрабатывает данные, оператор получает выходную информацию, бухгалтер использует полученные данные в качестве регистров автоматизированной формы учета), то теперь схема предельно упрощается: бухгалтер — ЭВМ — бухгалтер (бухгалтер сам вводит данные в ЭВМ, машина обрабатывает информацию, бухгалтер получает из ЭВМ необходимые выходные данные и использует их в учете). При такой системе снимается "синдром боязни ЭВМ", что создает необходимые субъективные предпосылки для широкого использования компьютеров в учетном процессе. При автоматизации учета на базе компьютеров в бухгалтерии создаются автоматизированные рабочие места, оборудованные микропроцессорными ЭВМ или видеотерминалами, подключенными к ЭВМ. Ввод данных в ЭВМ осуществляется либо с первичных документов, составляемых в подразделениях и поступающих в бухгалтерию, либо путем прямого ввода информации в компьютер по специально разработанным макетам ввода с составлением в этом случае машинным способом и распечаткой аналогов первичных документов. В сельском хозяйстве, где большинство операций совершается в производственных подразделениях, предпочтительным является первый путь. Ввод данных с первичных документов в компьютер может осуществляться по-разному. Первый способ — с использованием машинного макета документа. В этом случае на экране воспроизводится таблица в виде макета формы документа с реквизитами, которые нужно запол- 78 нить. В эту таблицу по каждому реквизиту с документа вводится необходимая информация. При этом реквизиты общего характера (код предприятия, дата и др.) набираются только один раз. Второй способ — без использования макета документа. В этом случае на экране вместо макета документа в определенной последовательности отражаются реквизиты, которые необходимо заполнить при переносе информации с документов. При этом на экране реквизиты документов размещаются один за другим в виде столбца. По мере заполнения они перемещаются и постепенно высвечиваются новые незаполненные реквизиты. Постоянные реквизиты, как и при первом способе, заполняются только один раз в первой записи. Третий способ — комбинированный. В этом случае, как и в первом, на экране воспроизводится макет документа. Внизу дается запись с реквизитами, которые необходимо ввести, и их значностыо. Заполненные данные по установленной команде (например, "перенос в макет") переносятся в макет документа и высвечиваются в нем на своих местах против соответствующих реквизитов. Использование компьютеров в учетном процессе в бухгалтерии первоначально начинается с отдельных участков учета, располагающих наиболее объемной информацией — учет труда, учет материальных ценностей. После освоения этих участков на автоматизированную обработку информации переводится весь бухгалтерский учет в хозяйстве. При такой системе машины используются не изолированно, а с помощью соответствующих устройств и средств связи объединяются в единую систему, функционирующую по сквозной программе. На каждом рабочем месте вводится исходная переменная информация в компьютер (условно^постоянная, как и на больших машинах, вводится единовременно), затем информация обрабатывается по заложенным программам и выдается итоговая информация в виде либо машинограмм, либо промежуточных данных (видеограмм). Системная связь применяемых на каждом рабочем месте машин обеспечивает взаимную увязку информации и получение итоговых данных в целом по хозяйству с выходом на баланс. Применение компьютеров в учетном процессе с охватом всех участков учетных работ в бухгалтерии практически приводит к развитию новой машинно-ориентированной формы учета. В отличие от таблично-автоматизированной ее называют ком- 79 / пьютерной, или диалогово-автоматизированной, формой учета. Данная форма учета имеет значительные преимущества перед традиционной таблично-автоматизированной. Эти преимущества сводятся к следующему: 1) отпадают громоздкая система взаимоотношений с вычислительными установками и все неудобства для хозяйств, связанные с этим; 2) обеспечивается резкое снижение стоимости работ; 3) за счет использования ЭВМ непосредственно на рабочих местах создается возможность равномерного ввода данных в оперативном порядке по мере поступления документов; 4) широкое применение диалогового режима1 и тем самым оформление в регламентном режиме (в виде машинограмм) только итоговой информации, необходимой для системного учета; создается возможность по-новому строить аналитический учет, не только в многоуровневом разрезе, но и в независимых друг от друга аналитических разрезах — применение так называемых счетов "субконто". |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-10; Просмотров: 790; Нарушение авторского права страницы