Элементы интерфейса Office 2007

Стр 1 из 4Следующая ⇒

Содержание

Введение_ 1

Элементы интерфейса Office 2007_ 2

Общий вид офисного интерфейса_ 2

Лента - назначение. Технология работы_ 2

Лента включает три категории вкладок: 3

Основные приемы выбора команды с Ленты: 3

Как получить справку по командам? 4

Как увеличить размер рабочей области? 4

Контекстные вкладки_ 4

Панель быстрого доступа_ 5

Всплывающее меню_ 6

Галереи и интерактивный просмотр_ 6

Управление представлениями окна и масштабом отображения_ 7

Быстрые клавиши_ 7

Форматы файлов Office 2007. Обеспечение совместимости_ 7

Форматы файлов. Понятие и история_ 7

Новые форматы файлов_ 8

Обзор типов фалов Office 2007_ 9

Технология работы с документами разных форматов_ 10

Открытие файлов других форматов в Office 2007_ 10

Сохранение файлов Office 2007 в других форматах 12

Как обеспечить совместимость с файлами Office 2007 в предыдущих версиях офисного пакета 12

Введение

Основной задачей, поставленной разработчиками фирмы Microsoft при разработке новой версии пакета MS Office, явилась задача полной переработки интерфейса с целью создания более удобного и динамичного интерфейса для конечного пользователя.

Все основные возможности, к которым привыкли пользователи, остались теми же, а вот способ доступа ко всем командам изменился. Новый дизайн был разработан с учетом отзывов и запросов, в которых пользователи Microsoft Office высказывали свои пожелания. В частности, одним из пожеланий пользователей была необходимость более легкого использования программы и быстрого поиска наиболее часто используемых команд.

Элементы интерфейса Office 2007

Лента - назначение. Технология работы

Фактически Лента объединяет в себе ранее существовавшую систему линейных меню и панелей инструментов. Её верхний уровень представлен все той же строкой меню, но списки команд заменены табличными вкладками, на которых размещается гораздо больше элементов управления.

Как получить справку по командам?

1. Достаточно подвести курсор к кнопке и всплывающие подсказки позволят быстро разобраться, какое действие будет выполняться. Многие из них помимо текстовых пояснений содержат также графические элементы, например, эскизы окон или панелей.

2. Для получения журнала сопоставления команд на ЛЕНТЕ командам MS Word 2003 достаточно: Вызвать справку (F1) > Выбрать: «Новые возможности» > Раздел: Справка: местоположение команд Word 2003 в Word 2007 > Пункт: Новые местоположения знакомых команд > Ссылка: журнал сопоставления команд на «ленте» Word > Открыть или сохранить рабочую книгу MS Excel с таблицами сопоставления.

Панель быстрого доступа

Панель Быстрого доступа (Quick Access) располагается в верхней левой части экрана и находится там постоянно вне зависимости от выбранной вкладки. По умолчанию на эту панель вынесены самые главные команды, которые могут пригодиться во время работы в любом режиме, - сохранение документа, кнопки для выполнения отмены и возврата действий, быстрая печать.

Панель Быстрого доступа можно легко изменять и дополнять новыми командами, что позволяет создать удобную среду при работе:

§ Для того чтобы добавить новую кнопку на Панель необходимо: Правой кнопкой мыши щелкнуть по выбранной команде на вкладке ЛЕНТЫ (вызвать контекстное меню) и выбрать пункт «Добавить на панель быстрого просмотра».

§ Для того чтобы удалить кнопку с панели Быстрого доступа достаточно вызвать контекстное меню для кнопки в Панели и выбрать команду «Удалить с панели быстрого доступа».

§ Настройку панели Быстрого доступа можно выполнить и «капитально». Для этого, например, вызвать контекстное меню в любом месте панели и выбрать команду «Настройка панели быстрого доступа». В результате откроется окно для выбора команд на панель, в котором:

1. В списке «Выбрать команды из» укажите категорию, из которой планируется команду поместить на панель.

2. В ниже расположенном списке выделите нужную команду.

3. Нажмите на кнопку «Добавить».

В результате выбранная команда отобразится в списке, расположенном справа. В этом же окне можно «сбросить» панель Быстрого доступа, удалив все расположенные пользователем кнопки (кнопка Сброс под списком).

Всплывающее меню

Выделение текста сопровождается появлением всплывающего меню с наиболее часто используемыми инструментами форматирования.

Оно приятно поражает своей ненавязчивостью - пока на него не будет наведен курсор, оно остается полупрозрачным, а как только курсор перемещается за его пределы, незаметно исчезает. Таким образом, не нужно делать никаких ненужных щелчков мыши, как это происходит, когда нужно убрать с экрана контекстное меню.

Быстрые клавиши

Сохранены все старые сочетания клавиш, которые начинаются с CTRL. А также функциональные клавиши.

Быстрая подсказка быстрых клавиш: При подведении курсора к кнопке рядом с ней выводится пояснение: «Применение полужирного начертания к выделенному тексту» и указывается сочетание клавиш для выполнения этой команды с клавиатуры.

Новые изучить очень просто: при нажатии на клавишу Alt возле заголовков "Ленты" появляются названия клавиш, которые нужно нажать, чтобы перейти к другим командам.

После открытия новой "ленты" возле каждой команды, для которой назначена клавиша, также высвечиваются названия. При этом чтобы выбрать нужную команду, удерживать предыдущие клавиши не обязательно, а можно нажимать их поочередно.

Новые форматы файлов

Пакет Office 2007 умеет открывать все типы файлов, с которыми могла работать версия 2003. Помимо этого в новом пакете улучшена работа с файлами формата XML, получившего большое распространение в последние несколько лет.

Появление новых файловых форматов в Office 2007, казалось бы, ведёт к дополнительному усложнению и возникновению недоразумений. Однако мера это вынужденная, в связи с переводом Microsoft Office на открытый файловый стандарт XML, обеспечивающий более оперативное создание и сборку документа, ускоренный обмен данными. При этом новые форматы обеспечивают упрощённый режим обмена данными между приложениями Office 2007 и корпоративными бизнес-приложениями.

В основе нового пакета офисных форматов XML заложен открытый индустриальный стандарт XML и технология архивирования ZIP, доступная на бесплатной основе.

Введены новые форматы файлов — Office Open XML. Данный формат используется в Word, Excel и PowerPoint. Новый формат основан на стремительно движущемся в стандарты XML-формате. Плюсы нового формата таковы:

§ Гораздо меньший размер в результате использования zip-сжатия при сохранении и распаковки на лету при открытии.

§ Улучшенная защита от повреждения информации благодаря использованию независимых блоков данных в файле, т.е., если поврежден участок файла, то это отобразится только на данном участке (например, таблице), а остальные данные останутся целыми.

§ Простое определение наличия макросов в файле по расширению. Новые форматы файлов обычно имеют суффикс “x” (*.docx, *.pptx), а файлы нового формата с макросами будут иметь суффикс “m” (*.docm, *.xlsm).

§ Больший контроль над личной информацией — теперь отредактировать, удалить нежелательные метаданные стало гораздо проще благодаря новым средствам редактирования приватной информации.

§ Улучшенная интеграция форматов — теперь для редактирования файлов MS Office достаточно наличия ZIP-архиватора и XML-редактора. Это достаточно просто проверить. Для этого достаточно открыть .docx-файл в WinRAR и убедиться, что документ не один файл, а архив нескольких папок и множества файлов, которые складываются в единое целое.

§ Также имеется возможность сохранения документов в форматы *.XPS и *.PDF. Однако, документ в .XPS-формат MS Office открывать не умеет — требуется сторонняя утилита.

Открытие файлов других форматов в Office 2007

В приложениях Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint) можно открывать файлы других форматов. При этом можно использовать следующие способы:

1 способ: из Приложения: Для этого:

1. Нажмите кнопку MS Office и выберите команду «Открыть».

2. В открывшемся окне диалога «Открыть» выберите тип открываемого файла.

3. Выделите файл, который планируете открыть и нажмите кнопку «Открыть».

2 способ: из Проводника: Для этого:

1. Откройте папку, в которой хранится документ.

2. Произведите по нему щелчок правой кнопкой мышки (вызов контекстного меню) и выберите команду «Открыть с помощью».

3. Из списка приложений или выбрав пункт «Выбрать программу…» укажите приложение, в котором планируете открыть файл.

3. Запускается соответствующее приложение и, если в параметрах приложения установлено «Подтверждать преобразование перед открытием», появится окно выбора формата исходного файла. При необходимости можно заменить автоматически подобранный формат на другой.

4. Нажмите кнопку «ОК».

При открытии в Office 2007 документов, созданных в предыдущих версиях офиса можно столкнуться с несколькими ситуациями.

1 вариант. Работа в режиме функциональной совместимости

При открытии документа автоматически включается режим совместимости и в строке заголовка документа отображается надпись:

Включенный режим совместимости гарантирует, что при работе не будут использоваться новые возможности Office 2007 и с документом можно будет продолжить работу в предыдущей версии офиса.

2 вариант. Преобразование открытого документа в формат Open XML

При работе с документом в режиме совместимости при открытии кнопки MS Office появляется новая команда, которая отсутствует при работе с документами в родном формате MS Office 2007 – «Преобразовать».

Если выбрать эту команду, появится окно предупреждения:

ВНИМАНИЕ!!! Если подтвердить преобразование документа «старый» файл заменится на файл нового формата.

ВНИМАНИЕ!!! Чтобы сохранить исходный документ в первоначальном формате и создать новый документ в формате Office 2007 нужно использовать команду «Сохранить как» (см. далее).