Общая характеристика профессии «Делопроизводитель».

Тип и класс профессии.

Тип «Человек – Знак», поскольку профессия связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами.

Класс – «Исполнительный», т.к. связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям.

Содержание деятельности.

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовка, оформление, обработка и хранение документов.

Основные обязанности:

- ведение деловой переписки, базы документов, архива документов;

- контроль над исполнением распорядительных документов;

- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- сортировка документов, формирование дел;

- ведение картотеки прохождения документов и контроль над сроками их прохождения;

- работа с оргтехникой, мини АТС.

Требования к знаниям и умениям.

Делопроизводитель должен знать:

- нормативно-правовые акты, инструкции, локальные акты по ведению документооборота в организации;

- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

- виды, функции документов, правила их составления и оформления;

- порядок документирования информационно-справочных материалов;

- структуру организации, в которой ведется деятельность;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- правила и нормы охраны труда;

- правила делового этикета и делового общения.

Делопроизводитель должен уметь:

- принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;

- направлять корреспонденцию в структурные подразделения организации;

- вести картотеку учета прохождения документальных материалов;

- осуществлять контроль за прохождением документов;

- составлять и оформлять служебные документы;

- формировать дела;

- систематизировать и обеспечивать сохранность архивных документов в организации;

- воспроизводить уже имеющиеся образцы, размножать, копировать;

- точно следовать инструкциям и работать по заданному алгоритму;

- оформлять документы в соответствии с существующими нормативами.

Требования к индивидуальным особенностям.

Профессия делопроизводителя подходит для людей с незначительным снижением слуха (возможно использование слухового аппарата) и нормальным развитием речи в связи с производственной необходимостью взаимодействия с другими сотрудниками в организации.

Делопроизводитель должен обладать следующими профессионально важными качествами:

· способность к длительной концентрации внимания;

· развитое вербальное (словесное) мышление и вербальная память;

· организованность, аккуратность;

· склонность к работе с информацией;

· способность анализировать и систематизировать большое количество информации;

· усидчивость, способность к длительному выполнению однообразной работы без снижения качества;

· тщательное выполнение формализованных требований.

Области применения профессиональных знаний.

Делопроизводители востребованы:

• в образовательных учреждениях;
• в медицинских учреждениях;
• в учреждениях культуры;
• в государственных и негосударственных организациях, ведущих документооборот;
• на промышленных предприятиях;
• в архивах;
• в справочных службах и др.

Перспективы карьерного роста.

Перспективы карьерного роста делопроизводителя зависят от профессиональных планов, квалификационного уровня и личных качеств специалиста.

Квалифицированный делопроизводитель может выбрать профессиональную (горизонтальную) карьеру и совершенствоваться в сфере делопроизводства. Еще один вариант развития карьеры – освоение смежных специальностей, таких как кадровое делопроизводство, библиотечное и архивное дело и пр.

При стремлении к управленческой карьере делопроизводитель может занять должность руководителя канцелярии, общего отдела, стать руководителем отдела управления делами компании и пр.

ДОПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике в рамках школьной программы.

СОДЕРЖАНИЕ ТРУДА

В обязанности делопроизводителя входят:

прием и регистрация корреспонденции и направление ее в структурные подразделения;

ведение учета документов, оформление регистрационных карточек, создание банка данных;

осуществление контроля за исполнением, выдача справок по зарегистрированным документам;

отправление исполненной документации по адресатам;

систематизация и хранение документов текущего архива, подготовка и сдача в архив предприятия (организации) документационных материалов, законченным делопроизводством;

обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: