Состав реквизитов документов. Тема: Формуляр документа. 2.5.3.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документов;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

(см. ГОСТ Р 6.30-2003)

Не все реквизиты могут находиться в одном документе. Для каждого вида документов используется свой набор реквизитов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами.

Тема: Формуляр документа. 2.5.3.

Схема расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (см. рис. ниже).

Формуляр-образец документа – это модель построения документа, устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основных реквизитов.

Формуляр документа – набор реквизитов официального документа, расположенных в определённой последовательности.

Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Унифицированная форма документа (УФД)- это созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное поле (левое) – предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения документов.

Рабочее поле – часть площади документа для заполнения определенными реквизитами.

 Постоянный реквизит – реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы или бланка.

Переменный реквизит – реквизит, наносимый при составлении документа.

Длина рабочей строки – 67-69 ударов.

Тема: Отметки на документе. 2.5.4.

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

17 – резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом (руководитель организации, структурного подразделения) и содержащая принятое им решение.

Требования: чёткость, конкретность, краткость.

По характеру может быть 2-х видов:

- решение вопроса (зачислить, выделить 100 р., отказать);

- порядок подготовки вопроса (кому, что, срок исполнения).

З.Н. Ильчевой

Подготовить проект приказа

«О создании рекламного отдела»

к 15.12.2016

(личная подпись)

01.12.2016

Если исполнителей несколько, то ответственный тот, чья фамилия указана первой.

Если срок типовой или указан в документе – его не ставят, только исполнители, порядок подготовки вопроса, подпись, дату.

Если нет свободного места, её оформляют на отдельном листе (А6, А7), прикрепляют к документу.

К

19 – отметка о контроле. Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Обозначается «К» или «Контроль», резиновым штампом или от руки цветным маркером, в правом верхнем углу первого листа. Цель – напомнить исполнителю, что документ контролируется.

КОНТРОЛЬ

                                                                                                          Или

                                                                                                                                         

 

21 – отметка о наличии приложения - реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах) (ГОСТ Р 7.0.8.-2013).

Если имеется приложение , на которое указывается в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложений много, на них составляется опись:

Приложение: опись на 3 л.

Если к документу прилагается другой документ с приложением, об жтом делают отметку в тексте приложения:

Приложение: письмо Департамента образования г. Омск №02/45 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение: Методическое указание по внедрению и применению Государственного стандарта на ОРД (ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложения – не во все, в тексте указывается, в какой оно направляется:

Приложение: на 3 л. В 4 экз. во второй адрес.

В распорядительном документе ссылки на приложение указываются в тексте документа. Правый верхний угол (5-е положение табулятора) слово «Приложение» +№, наименование распорядительного документа, его дата и №:

Приложение №2 к приказу Ростелекома №185 от 09.12.2007

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: