Медицинские противопоказания

Основное противопоказание к работе делопроизводителя для лиц с нарушениями слуха - это неспособность к данной трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

К медицинским противопоказаниям, препятствующим работе делопроизводителем, относятся:

• полная потеря слуха - слух полностью отсутствует или имеется остаточный слух, на базе которого невозможно самостоятельное формирование речи;
• значительное снижение слуха с тяжелым недоразвитием речи;
• травматические повреждения головного мозга;
• тяжелые заболевания опорно-двигательной системы с поражением функций верхних конечностей, с деформацией рук;
• стойкие нарушения речи и артикуляционного аппарата;
• психические и нервные заболевания (тяжелая и среднетяжелая форма полиомиелита);
• нарушение координации движений кистей и пальцев рук, тремор рук;
• психические расстройства и расстройства поведения (со средними и тяжелыми стойкими или часто обостряющимися болезненными проявлениями);
• умственная отсталость;
• эпилепсия;
• серьезные нарушения зрения.

ГЛАВА 1. «Организация информационно-документального обслуживания».

С технологической точки зрения управление любым предприятием можно представить как процесс получения информации, её обработки, принятие решения и доведения его до исполнителя. Работники, занятые в сфере управления, большую часть своего времени тратят на работу с документами. Следовательно, делопроизводство является составной частью управления.

Тема: Общие понятия о процессе управления предприятием. 1.1.

Процесс управления представляет собой последовательность действий работников аппарата управления, направленных на достижение целей организации.

 

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами.

Основные принципы организации работы с документами:

® оперативность (быстрая и чёткая работа с документами);

® современное техническое оснащение;

® целесообразность всех делопроизводственных операций (их необходимость и оправданность);

® умелое сочетание ДОУ с бездокументационным;

® четкое распределение функций и обязанностей между работниками;

® достоверность;

® полнота информации и т.д.

Тема: Требования к информации. 1.2.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

(Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»)

Требования, предъявляемые к информации:

® она должна быть полной (иметь достаточный для принятия решения объём);

® оперативной (т.е. такой, чтобы за время её передачи и обработки состояние дел не изменилось);

® достоверной (её содержание должно соответствовать объективному состоянию дел);

® доступной, для её восприятия и обработки.

Большая часть используемой информации в управлении предприятия фиксируется в документах. Документ является носителем информации.

В зависимости от СПОСОБА ИСПОЛНЕНИЯ различают виды документов:

® рукописные;

® машинописные;

® составленные на ПЭВМ (ПК);

® полученные по телефаксу (электронной почте) и др.

Понятия:

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Оригинал – документ, созданный первый раз индивидуальным или коллективным автором.

Копия документа – полностью воспроизводит информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеют юридической силы (искл. «копия верна + печать).

Личный документ – (именно) удостоверяет личность.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (заявление и др.).

Тема: Общая схема организации работы с документами. 1.3.

Работу с документами предприятия можно представить в виде цепочки операций представленной на схеме:

Приём входящих документов

Предварительное рассмотрение секретарём

Регистрация документов

Доклад руководителю и рассмотрение документов руководством

Принятие решения руководителем и направление документов на исполнение

Контроль исполнения документов

Формирование документов в дела

Использование документов в справочно-информационной работе

Определение сроков хранения документов

Передача в госархив

Передача в ведомственный архив

Дальнейшее использование в делопроизводстве

Уничтожение документов

                                                                                                                   

 

                                 

 

Тема: Форма организации делопроизводства и объём документооборота. 1.4.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления.

Учитывая объём документооборота, характер работы предприятия, его территориальное размещение, структуру, техническую оснащённость, квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителей, сложились три основные формы делопроизводства:

Централизованная форма – все операции с документами выполняются в одном месте – в службе ДОУ. Преимущества: возможность формирования единой базы данных по всем поступающим и издаваемым в организации документам, повышение оперативности поиска документов и, следовательно, оптимизация справочной работы по документам.

Децентрализованная форма – предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Её используют при территориальной разобщённости структурных подразделений организации, а также в отдельных подразделениях со специфической документацией (с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от общего делопроизводства).

Смешанная форма используется в крупных учреждениях с большим объёмом документооборота: приём, регистрация, контроль размножения документов – в службе ДОУ, а других – создание/оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение – в структурных подразделениях учреждения.

Выбор формы зависит, в основном, от категории учреждения, определяемой объёмом документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за определённый промежуток времени, как правило за год):

® 1-я категория – свыше 100 тыс. документов в год;

® 2-я категория – от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

® 3-я категория – от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

® 4-я категория – до 10 тыс. документов в год.

Тема: Подразделения предприятий, специалисты, выполняющие обслуживание. 1.5.

Информационно-документационное обслуживание является главной обеспечивающей функцией управления, так как управленческий процесс сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки очередного управленческого решения, которое представляет собой новую информацию аппарата управления, предназначенную для внутреннего и внешнего использования.

Информационно-документационное обслуживание на предприятиях 1-й, 2-й и 3-й категорий осуществляется специальной службой – канцелярией. Чем выше категория учреждения, тем более сложную структуру имеет канцелярия.

В учреждениях 4-й категории всю работу по информационно-документационному обслуживанию проводит секретарь.

Примерная структура канцелярии

Подразделение или исполнитель по рационализации делопроизводства

Подразделение или исполнитель по учёту и контролю исполнения корреспонденции

Подразделение или исполнитель по размножению документов

Подразделение или исполнитель по приёму и отправке корреспонденции

Архив

Секретари руководителя учреждения и его заместители

Заведующий канцелярией

Руководитель учреждения

 

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия

Тема: Понятие о документационном и бездокументационном обслуживании. 1.6.

Секретарское дело складывается из двух направлений:

1. Работа с документами (информационно-документационное обслуживание – делопроизводство);

2. Организационная работа (бездокументное обслуживание).

В деятельность по бездокументному обслуживанию входит работа секретаря по подготовке заседаний, совещаний, организации приёма посетителей, ведению телефонных переговоров, подготовка командировок руководителя, планирование своей работы, выполнение устных распоряжений руководителя.

Однако бездокументное обслуживание всё равно сопровождается созданием и ведением достаточно большого количества документов, т.к. все этапы организационной работы, как правило, документируются. Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти. Поэтому в работе секретаря много места отводится работе с документами, которые требуют специальных знаний и навыков.

В небольших организациях на секретаря возлагается всё делопроизводственное обслуживание, включая работу с кадровой документацией. В крупных учреждениях секретарь имеет более узкую специализацию.

Тема: Факторы, обеспечивающие высокий уровень труда. Требования к организации рабочих мест. 1.7.

Условия труда – совокупность факторов производительной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда.

Освещение – естественно. Свет должен падать слева. Искусственный свет должен быть достаточно ярок, но не на столько, чтобы экран ПК и бумага «бликовали». Освещённость на поверхности стола должна быть 500 люкс.

Благоприятно действует на работоспособность правильная окраска помещений. Отделка должна быть светлой, что способствует повышению освещённости помещения и снижению утомляемости. Главное – мягкие, неконтрастные сочетания, отсутствие «кричащих» тонов.

Для нормальных условий труда уровень шума не должен превышать 5 дБ. Но шум в определённых дозах может положительно влиять на работоспособность, поднимать настроение, стимулировать к труду. Поэтому при однообразной или монотонной работе можно использовать мелодичную или ритмичную музыку.

Оборудование рабочих мест должно включать: письменные столы; конторские шкафы; столы-приставки для пишущих машин и ПК; стулья подъёмно-поворотные, тумбочки для хранения картотеки или справочного материала, корзины для бумаг; настольную картотеку; средства оргтехники; диктофоны, телефонные аппараты, дыроколы, скоросшиватели; лотки для корреспонденции, папки для документов.

Оснащение рабочих мест должно производиться в соответствии с должностью: руководители, специалисты, технические исполнители.

При планировке и оборудования рабочих мест сотрудников учитываются следующие требования:

1. Устанавливать оборудование, стеллажи для документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

2. На рабочем столе могут быть только обрабатываемые в данный момент документы;

3. Материалы, требующие срочной обработке должны находиться в специально приготовленных ящиках, папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

4. Размещать средства малой оргтехники и другие средства труда в строго определённых местах в целях достижения автоматизма движений.

От удачно подобранной мебели производительность труда повышается на 10-20%.

Обычно используют двухтумбовые письменные столы высотой 78 см.

Справочный материал (номенклатура дел, справочники, словари) удобно размещать вертикально в стойке для книг корешками наружу.

Телефон располагают слева на столе или приставке к нему, чтобы левой рукой брать трубку, а правой записывать информацию.

В канцелярских шкафах хранят бумагу, бланки¸ канцелярские принадлежности, дела.

Сейфы служат для хранения секретных документов, печатей, штампов. Сейф открывают тогда, когда надо взять или положить необходимые документы, предметы. После работы он должен быть опечатан.

В приёмной секретаря находится аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и др.).

ГЛАВА 2. «Документационное обеспечение и требования к бланкам».

Тема: Общие положения по документированию управленческой деятельности. 2.1.

Тема: Сферы использования текстовых документов. 2.1.1.

Любой человек в своей профессиональной деятельности стал­кивается с необходимостью подготовки текстовых документов. Это могут быть очень короткие или очень большие документы.

Можно выделить четыре основных направления использования текстовых документов и, соответственно, четыре вида текстовых документов: художественный текст, научный текст, деловой документ и рекламный документ.

Художественный текст. В сфере литературного творчества заняты люди самых разнообразных профессий: писатели, поэты, критики, журналисты, переводчики. Литературные тексты могут быть объемными (романы, повести, биографические произведения, литературные исследования), а могут иметь малые формы (статьи, стихи, очерки, заметки).

Литературное произведение имеет, как правило, очень простое оформление. Текст набран одинаковым удобочитаемым шрифтом, выделен заголовок. Большие тексты иногда разбиты на главы, выделен заголовок. Для хорошего восприятия текста используется выравнивание строк по ширине листа. Существуют определенные требования к размеру шрифта и количеству строк на странице. В литературном произведении иногда используются иллюстрации, выполненные художником. Газетные статьи иногда сопровождаются фотографиями.

Другая область использования текстовых документов имеет глубокие исторические корни – это делопроизводство, где деловые документы играют главную роль. Делопроизводство является составной частью практически любой другой сферы деятельности человека. В любом учреждении (на производственном предприятии, в образовательном учреждении, государственном учреждении, в общественной организации) обязательно осуществляется документооборот – процесс подготовки документов, необходимых для отражения состояния дел и управления производственным процессом.

Приказы, распоряжения, инструкции, письма, справки, акты — все это разнообразные виды документов, отра­жающих те или иные факты деятельности предприятия. Каждый документ имеет свое назначение и форму представления инфор­мации. Разработаны правила составления деловых документов, которые обязательны для выполнения. Эти правила регламенти­руются государственными и отраслевыми стандартами.

Научная литература. Результаты научных исследований пуб­ликуются в научных монографиях , отчетах, статьях. К научной литературе относятся также учебники. Научные тек­сты по способам оформления существенно отличаются и от худо­жественных текстов, и от деловых документов. Текст разбивается на главы, параграфы, пункты. Это необходимо для выделения опре­деленных логических единиц текста. В тексте повсеместно ис­пользуется различное начертание для выделения терминов, опре­делений, теорем и других фактов, на которые следует обратить особое внимание. Для лучшего понимания излагаемого материала дополнительно к тексту используются различные графические обозначения: формулы, схемы, чертежи, графики, диаграммы, поясняющие рисунки, а также фотографии.

Рекламная деятельность. Уже давно проверено, что хорошо со­ставленная и оформленная рекламная листовка или буклет является критерием успешного развития бизнеса . За сравнительно недолгий период зарождения и развития рекламной деятельности в мире уже сформировались определенные правила состав­ления рекламных документов. Стиль изложения информации и способы их оформления существенно отличаются от тех, что ис­пользуются в перечисленных выше видах текстовых документов.

Тема: Функции документа.2.1.2.

Управленческий документ – это документ, созданный в целях управления работой предприятия.

В документе, как правило, переплетается целый рад функций:

· Информационная (является носителем и источником информации);

· Управленческая (позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы);

· Правовая (служит юридической основой производственной деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения);

· Коммуникативная (является средством обмена информации и общения между различными объектами);

· Учётная (позволяет накапливать и анализировать сведения за определённые периоды времени);

· Культурная(показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи);

· Историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает историческое прошлое страны и народов).

Деятельность в любой организации приводит к созданию многих видов управленческих документов:

- одни направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами;

- другие документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления (планирование, ведение бухгалтерского и статистического учёта, составление отчётности, финансирование, обеспечение кадрами т.д.).

В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые и др.

Тема: Основные нормативные документы, содержащие правила документирования. 2.1.3.      Унифицированные системы документации (УСД) – совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определённых видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют 8 УСД:

- ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

- УС банковской документации;

- УС финансовой, учётной и отчётной бух. документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчётно-статистической документации;

- УС учётной и отчётной бух. документации;

- УС документации по труду;

- УС документация ПФР;

-УС внешнеторговой документации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: