Мониторинг и управление работами проекта

 

На этапе управления реализацией проекта команде необходимо выстроить систему контроля и регулирования выполняемых работ, включающую мониторинг работ по проекту, измерение и анализ результатов выполненных работ, общее управление изменениями.

Мониторинг проекта выполняется для наблюдения за проектными процессами, связанными с инициацией, планированием, выполнением и закрытием проекта. Корректирующие и предупреждающие действия предпринимаются для контроля эффективности проекта. Мониторинг является аспектом управления проектом и производится на протяжении всего проекта. Мониторинг проекта включает в себя сбор, измерение и распространение информации об эффективности процессов и оценку измерений и тенденций для внесения улучшений.

Процесс мониторинга и управления работами проекта включает следующие операции:

- сравнение текущего хода исполнения проекта с планом управления проектом;

- оценка хода исполнения для выявления моментов, требующих корректирующих или предупреждающих действий, после чего такие действия предписываются как необходимые;

- анализ, отслеживание и мониторинг рисков проекта для своевременного их выявления, отчета об их статусе и контроля выполнения планов реагирования на риски;

- ведение вплоть до завершения проекта достоверной и актуальной информационной базы, касающейся продуктов проекта, и сопутствующей документации для этих продуктов;

- предоставление информации для составления отчетов о текущем состоянии, оценки прогресса и прогнозирования;

- предоставление прогнозов для обновления текущих данных о затратах и расписании проекта;

- мониторинг обработки одобренных изменений по мере их появления;

- контроль со стороны кредитора за реализацией проекта и возврата кредитов.

    Измерение и анализ результатов выполненных работ проводится по трем ключевым параметрам: время, стоимость и качество. Управление по временным параметрам подразумевает учет, контроль и анализ затрат рабочего времени по выполненным работам и сравнение их с директивным (запланированным) графиком работ. Управление по стоимостным параметрам предполагает определение реальной стоимости каждого этапа работ и сравнение ее с директивной (сметной) стоимостью.

Общее управление изменениями производится от начала проекта вплоть до его завершения. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко выполняются строго в соответствии с планом управления проектом. В целом, управление изменениями в проекте – это интеграционный процесс, включающий следующие подпроцессы:

- прогнозирование возможных изменений в проекте с учетом вариантов от «благоприятных условий осуществления» до необходимости «сворачивания проекта с минимальными издержками в случае невозможности его осуществления»; использование SWOT-анализа позволяет обнаружить как явные, так и неявные факторы, влияющие на ход осуществления проекта;

- определение уже случившихся изменений, которое осуществляется через оценку параметров наблюдения заранее намеченных и регулярно отслеживаемых руководством проекта;

- планирование действий, упреждающих отрицательное воздействие на проект: работа с общественным мнением, предварительное информирование заинтересованных лиц и организаций, лоббирование проекта в законодательных органах – все это позволяет создать условия для успешного осуществления проекта только в случае, когда эти действия планируются и осуществляются заранее;

- координация изменений по всему проекту, подразумевающая создание в рамках проекта такой коммуникационной структуры, в которой все участники проекта могли бы сообща в конструктивной форме выявлять, изменять и по-новому представлять аспекты своей деятельности со всеми их плюсами и минусами.

Таким образом, концепция управления изменениями охватывает все запланированные, организуемые и контролируемые перемены в области стратегии, производственных процессов, структуры и культуры, а также организационные, кадровые, коммуникационные и информационные аспекты проекта.

Управление изменениями в проекте подразумевает постоянный мониторинг основных компонентов окружающей системы и четкое определение своих потребностей в переменах. Обычно среди этих компонентов выделяют экономические (например, глобализация рынка или его региональная дифференциация), технологические (быстрое распространение новых технологий), политико-правовые (изменения в законодательстве), социально-культурные (демографические сдвиги, изменения в системе ценностей) и физико-экологические (климатические условия, нагрузка на экосистему).

Общее управление изменениями включает в себя следующие операции по управлению изменениями на основе завершения выполнения проекта.

1. Идентификация необходимости появления изменения или факта его появления.

2. Оказание влияния на факторы, ограничивающие общее управление изменениями, так чтобы внедрялись только одобренные изменения.

3. Рассмотрение и одобрение запрошенных изменений.

4. Управление одобренными изменениями по мере их появления путем регулирования потока запрошенных изменений.

5. Поддержание целостности базовых планов путем внесения в продукты и услуги только одобренных изменений, поддержания их конфигурации и плановой документации.

6. Проверка и одобрение всех рекомендованных корректирующих и предупреждающих действий.

7. Контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта и требований к качеству на основе одобренных изменений путем координирования изменений по всему проекту. Например, предлагаемое изменение расписания часто оказывает влияние на стоимость, риск, качество и расстановку персонала.

8. Документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями.

9. Санкционирование исправлений дефектов продукции.

10. Контроль качества проекта по стандартам качества.

    Предложенные изменения могут потребовать создания новых или редактирования старых смет, последовательностей плановых операций, дат расписания, требований к ресурсам и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать корректировок плана управления проектом, описания содержания проекта или результатов поставки проекта. Если проект обеспечивается по контракту, то некоторые предложенные изменения должны быть одобрены заказчиком.

 

Вопросы и задания

1. Назовите процессы управления выполнением проекта.

2. Определите состав и содержание одобренных мероприятий по улучшению процессов управления проектными работами.

3. Кто является участниками подрядных торгов?

4. Опишите процедуру подрядных торгов.

5. Какие показатели используются для оценки технической части оферты?

6. Установите показатели для оценки коммерческой части оферты.

7. Какие существуют виды контрактов по способу установления цены?

8. Назовите виды контрактов с возмещением затрат.

9. Определите порядок заключения договоров.

10. Какие операции выполняются в процессе мониторинга и управления работами проекта?

11. Определите основные аспекты концепции управления изменениями.

12. Перечислите операции по управлению изменениями.

13. С какими организациями необходимо заключить контракты для реализации проекта «Чистая вода»?

14. Разработайте концепцию управления возможными изменениями в ходе выполнения данного проекта.

Глава 10. УПРАВЛЕНИЕ ЗАВЕРШЕНИЕМ ПРОЕКТА

Аудит проекта

        

На этапе жизненного цикла проекта необходимо провести закрытие контракта и выход из проекта. Для завершения проекта существуют следующие условия:

    а) типовые – проект передается заказчику и завершается;

    б) досрочные – проект завершается раньше времени, и новый продукт идет в производство и продажу (решение принимает аудиторская группа и высшее руководство);

    в) бесконечные – проект сопровождается постоянными дополнениями, изменениями и задержками (аудиторская группа может рекомендовать закрытие проекта или ограничение ресурсов);

г) несостоявшиеся проекты – завершаются на стадии НИОКР из-за изменения потребностей заказчика, устаревшей технологии, замены руководителя проекта;

    д) отказ от проекта – вследствие изменения целей, приоритетов и критериев (решение о закрытии проекта принимает аудиторская группа).

           В процессе выполнения проекта и после его завершения проводятся контрольные проверки – аудит проекта. Аудит является инструментом для поддержания постоянных улучшений и создания новых навыков управления проектами. При этом проводится оценка того, что было сделано неправильно, а что способствовало успеху, насколько эффективной была работа команды, и были ли получены ожидаемые стратегические выгоды.

Оценка завершенного проекта проводится по следующим критериям:

- четкость определения и точность реализации целей проекта;

- правильный выбор технических решений и методов закупок ресурсов;

- правильность определения пользователей результатов проекта;

- наличие прогресса в укреплении созданных проектом организаций;

- достижение запланированной нормы прибыли.

    Процедура аудита проекта зависит от размера организации, размера проекта и его важности. В небольших организациях проверка может быть неформальной, в форме собрания персонала. В крупных и средних организациях аудит проводится независимыми экспертами (аудиторской группой) в течение одной недели.

    Основная цель аудита – получить независимый, внешний взгляд на проект. Традиционная модель проверки проекта представляет две перспективы: оценка проекта с точки зрения организации и взгляд проектной команды на оценку. Для выяснения мнения организации ставятся следующие вопросы.

1. Соответствовала ли культура организации данному типу проекта?

2. Была ли поддержка руководства?

3. Выполнены ли цели проекта?

4. Правильно ли были определены риски?

5. Были ли привлечены компетентные специалисты для выполнения работ?

6. Насколько успешным был проект и удовлетворен ли заказчик?

    Для выяснения точки зрения проектной команды ставятся следующие вопросы.

1. Соответствовала ли система планирования и контроля данному типу проекта? Почему?

2. Выполнен ли проект с опережением графика или нет, с превышением бюджета или наоборот? Почему?

3. Было ли взаимодействие с участниками проекта эффективным?

4. Имеет ли команда доступ к организационным ресурсам: персоналу, бюджету, оборудованию?

5. Какова оценка внешних подрядчиков и поставщиков?

6. Какова оценка выполнения проекта командой?

    Результатом проверки является аудиторский отчет, включающий следующие разделы.

       Классификация проекта – тип, стоимость проекта, численность персонала, уровень технологии.

Анализ собранной информации – миссия, цели, организационные ресурсы, процедуры и системы.

Рекомендации – достижения и недостатки, корректирующие действия, которые нужно предпринять.

Полученные уроки – выявленные трудности и ошибки.

Приложения – подробный анализ информации.

    Наличие аудиторского отчета помогает команде избежать ошибок в процессе управления проектом, сокращает длительность обучения команды перед началом нового проекта.

Закрытие проекта

        

Этот процесс включает в себя завершение всех выполненных операций во всех группах процессов управления проектом для формального закрытия проекта или проектной фазы и передачи завершенного или остановленного проекта. Процесс закрытия проекта состоит из следующих операций.

2. Принять поручение заказчика о закрытии проекта.

3. Закрыть все ресурсы и передать их на новые объекты.

4. Перераспределить членов проектной команды.

5. Закрыть все финансовые операции и проследить, чтобы все счета были оплачены.

5. Оценить работу проектной команды в целом, ее членов и руководителя проекта.

    Процесс закрытия проекта также определяет процедуры координации операций, необходимых для проверки и документирования результатов поставки проекта, формализации приемки этих результатов поставки заказчиком или инвестором, исследования и документирования причин предпринятых действий при закрытии проекта до его завершения. Для обеспечения необходимого взаимодействия при выполнении операций закрытия всего проекта или фазы проекта разрабатываются две процедуры.

    Процедура административного закрытия. Детализирует все операции, взаимодействия и обязанности членов команды проекта и других участников проекта. Процесс административного закрытия проекта также включает в себя интегрированные операции, необходимые для сбора отчетных материалов по проекту, анализа его успеха или неудачи, сбора накопленных знаний и архивирования информации по проекту для использования организацией в будущем.

    Процедура закрытия контракта. Включает в себя все операции и взаимодействия, необходимые для урегулирования и завершения любого контрактного соглашения, касающегося данного проекта, а также для определения операций, обеспечивающих формальное административное закрытие проекта. Эта процедура включает в себя как верификацию продукта (вся работа выполнена правильно и с удовлетворительным качеством) и административное закрытие (внесение в письменное соглашение изменений, отражающих окончательные результаты, и архивирование этой информации для использования в будущем). Условия контракта могут также оговаривать спецификации для закрытия контракта, которые должны быть выполнены в рамках этой процедуры. Особым случаем закрытия контракта является его преждевременное расторжение вследствие недопоставки продукта, перерасхода бюджета или дефицита необходимых ресурсов.

Завершающей операцией закрытия проекта является оценка деятельности членов проектной команды, которая выполняет две важные функции:

1) развитие характера, выявление сильных и слабых сторон личности, разработка плана действий для улучшения деятельности;

2) оценочная – проводится для определения заработной платы и вознаграждения, как правило, по пятибалльной шкале.

    Типичным механизмом оценки команды является анкетирование, проводимое экспертами или работниками отдела кадров. Проверка и оценка укрепляют организационную культуру, способствуют непрерывному совершенствованию и обучению персонала организации.

 

Вопросы и задания

1. Какие условия необходимы для завершения проекта?

2. По каким критериям проводится оценка завершенного проекта?

3. Определите цели и результаты аудита проекта.

4. Какие разделы представлены в аудиторском отчете?

5. Какие операции включаются в процесс закрытия проекта?

6. Опишите процедуры закрытия проекта.

Раздел 4. ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ
ИННОВАЦИОННЫМИ ПРОЕКТАМИ

Глава 11. УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
И КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

 

⇐ Предыдущая19202122232425262728Следующая ⇒

Поделиться: