Управление закупками и поставками ресурсов

    Управление закупками и управление поставками материальных ресурсов осуществляются на инвестиционной фазе проекта. Основная задача этих процессов – обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части: закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе, поставки на место производства работ. Основными задачами закупочной стадии проекта являются:

    1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

    2) планирование и организация процесса закупок;

    3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

    4) предварительный отбор участников торгов;

    5) подготовка документов для торгов;

    6) проведение торгов и заключение контрактов;

    7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;

    8) контроль поставок (своевременность, комплектность, количество и качество) и принятие необходимых мер в случае появления отклонений;

    9) разрешение конфликтов;

    10) взаиморасчеты;

    11) наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков);

    12) планирование поставок;

    13) организация бухгалтерского учета;

    14) доставка, приемка и хранение товара;     

    15) учет и контроль поставок.

На Западе последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки – подрядчик.

    Основные требования к управлению закупками и поставками:

- закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;

- графики поставок разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;

- план закупок должен охватывать весь проект в целом;

- выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

- в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

    Основные требования к порядку размещения заказов:

- совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;

- общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;

- оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;

- заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

    Контроль поставок:

- осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;

- организуется по каждому виду поставок (оборудование, работы, материалы, услуги);

- основывается на общем плане проекта;

- все изменения вносятся в общий график проекта;

- основывается на стандартных формах отчетности.

    Все перечисленные работы возглавляет менеджер по закупкам и поставкам, работающий в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами.

        

Управление запасами

    Понятие «запасы» относится не ко всем видам ресурсов. Запасы определяются как ресурсы, хранящиеся на складах, и включают в себя товарно-материальные запасы (сырье и материалы), незавершенное производство; готовую продукцию на складе. Под управлением запасами понимается контроль состояния запасов и принятие решений, направленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для эффективной реализации проекта. Цель системы управления запасами –бесперебойное обеспечение процессов выполнения работ по проекту в установленные сроки и запланированным качеством при минимальных затратах на содержание запасов.

    Эффективное управление запасами позволяет:

- уменьшить производственные потери из-за дефицита материалов;

- свести к минимуму излишки запасов ресурсов, которые, по сути, замораживают денежные средства;

- снизить риск перебоев в запланированном ходе работ по проекту;

- снизить затраты на хранение товарно-материальных запасов.

Проблемы управления закупками и поставками взаимосвязаны с вопросами управления запасами ресурсов.

За решением вопросов, что нужно закупить, следуют решения: сколько нужно приобрести, и в соответствии с этим определить, какой объем каждого ресурса необходимо иметь в виде определенного запаса. Задача определения объемов поставок и запасов относится к классу оптимизационных задач управления ресурсами. Управляемыми параметрами в этой задаче выступают объемы запасов, частота, сроки и объемы их поставок, степень готовности запаса.

    Система управления запасами решает следующие основные задачи.

    1. Контроль и учет уровня запасов.

    2. Определение размера страхового запаса для каждого ресурса, необходимого для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок.

    3. Расчет оптимального размера заказа ресурса.

    4. Определение интервала времени между заказами.

    В качестве целевой функции в управлении запасами выступают суммарные затраты на содержание запасов, складские операции, потери от порчи при хранении. Естественно, что такие затраты должны быть минимизированы. Наиболее распространенным инструментом в теории управлении запасами, направленным на минимизацию суммарных затрат, традиционно признается модель оптимального размера заказа (EOQ). Для управления запасами ресурсов используются две основные системы: система с фиксированным размером заказа и система с фиксированным интервалом времени между заказами.

    Размеры запасов по каждому виду ресурсов определяются их спецификой, колебаниями в поставках, важностью для работ по проекту. Менеджеры команды проекта, ответственные за поставки ресурсов, осуществляют контроль уровня запасов ресурсов для обеспечения бесперебойной реализации проекта в соответствии с запланированными показателями. Он ведется по всем группам ресурсов и состоит в учете наличия ресурсов и отслеживания момента, когда следует осуществить заказ очередной партии ресурсов. Одним из наиболее известных методов контроля уровня запасов является АВС-анализ. Он базируется на разделении материальных запасов на три категории – по степени важности отдельных видов ресурсов в зависимости от их удельной стоимости:

- категория А включает в себя ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного подробного учета и контроля (ежедневного); для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа;

- категория В составлена из тех видов материальных запасов, которые в меньшей степени важны для проекта и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации; для этой категории ресурсов также приемлема методика определения оптимального размера заказа;

- категория С включает в себя широкий ассортимент малоценных видов ресурсов, закупаемых обычно в большом количестве; контроль уровня запасов проводится два-три раза в год.

        

Вопросы и задания

1. Опишите основные этапы управления материальными ресурсами проекта.

2. Какие существуют методы планирования ресурсов проекта?

3. Назовите основные процессы ресурсного планирования.

4. Какие документы используются для календарного планирования ресурсов?

5. Перечислите основные работы проектно-закупочной стадии проекта.

6. Какие работы относятся к поставкам, а какие – к закупкам?

7. Какие требования предъявляются к управлению закупками и поставками?

8. Как организуется контроль поставок?

9. Какие требования предъявляются к порядку размещения заказов?

10. Определите категории запасов и их назначение.

11. В чем состоят преимущества эффективного управления запасами?

12. Какие задачи решает система управления запасами?

13. Какие параметры являются управляемыми в задаче определения объемов поставок и запасов?

14. Для чего предназначена модель EOQ?

15. В чем заключается сущность АВС-анализа материалов?

16. Проведите АВС-анализ материальных ресурсов, необходимых для выполнения компьютерного проекта.

Глава 13 . УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

⇐ Предыдущая22232425262728293031Следующая ⇒

Поделиться: