Управление коммуникациями проекта

    Все участники проекта должны хорошо понимать, насколько коммуникации как система взаимосвязей между участниками проекта отражаются на эффективности его выполнения. В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций. К ним относятся:

- внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями);

- формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);

- письменные, устные, электронные;

- вертикальные и горизонтальные.

    Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и обработки информации проекта. Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается использованием современных информационных технологий в рамках системы управления проектом.

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

- проект-менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ;

- заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта;

- поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования, необходимых для выполнения работ;

- проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию;

- непосредственные исполнители работ на местах.

    Процессы управления коммуникациями проекта включают в себя следующие процедуры.

    1. Планирование коммуникаций – определение потребностей участников проекта в коммуникации и информации.

    2. Распространение информации – своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта.

Распространение информации проекта может производиться следующими способами:

- через собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных;

- электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикации в Интернет);

- электронные инструменты для управления проектом (веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы офиса, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

    3. Отчетность по исполнению – сбор и распространение информации о выполнении работ. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии проекта, оценку прогресса и прогнозирование, а также информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве проектных работ. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Обычно отчеты об исполнении предоставляются в форматах столбиковых горизонтальных диаграмм, S-кривых, гистограмм или таблиц.

    4. Управление участниками проекта – управление коммуникациями в целях удовлетворения требований участников проекта и решения возникающих проблем. Обычно управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

    Ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта является определение того, кто с кем будет взаимодействовать, и кто какую информацию будет получать, а также наложение соответствующих ограничений.

    План управления коммуникациями проекта содержит:

- требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

- сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

- имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

- имя сотрудника или группы – получателей данной информации;

- методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);

- частота коммуникации (например, еженедельно);

- схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;

- метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта.

    В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылки электронной почты.

 

Вопросы и задания

1. Опишите процессы управления человеческими ресурсами.

2. Какие существуют форматы документирования распределения ролей и ответственности членов команды проекта?

3. Для чего предназначены иерархическая структура ресурсов и матрица ответственности?

4. Какие показатели иллюстрирует гистограмма ресурсов?

5. Назовите основные виды коммуникаций между участниками проекта.

6. Опишите способы распространения информации.

7. Какие процедуры составляют процесс управления коммуникациями проекта?

8. Какие данные содержит план управления коммуникациями проекта?

9. Что является ключевым элементом в планировании коммуникаций проекта?

10. Разработайте план управления командой компьютерного проекта и план управления коммуникациями данного проекта.

11. Составьте ИСР для проекта «Чистая вода».

12. Разработайте матрицу ответственности и смету расходов на оплату труда участников данного проекта.

Глава 12. УПРАВЛЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫМИ РЕСУРСАМИ

Планирование ресурсов проекта

 

       К материальным ресурсам относятся: сырье, материалы, комплектующие изделия, полуфабрикаты, энергия, топливо, машины, оборудование и механизмы, необходимые для выполнения работ проекта. Управление материальными ресурсами проекта начинается на фазе определения проекта, затем на фазе планирования определяются потребности в ресурсах, возможности и источники их обеспечения. Основные задачи управления материальными ресурсами представлены в табл. 13.

 

    Таблица 13

⇐ Предыдущая21222324252627282930Следующая ⇒

Поделиться: