Документальное подтверждение

На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают. Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственно го характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.

Для подтверждения расходов по договору транспортной экспедиции нужны документы, подтверждающие фактическое оказание услуг (письмо Минфина России от 21 сентября 2015 г.).

Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ). Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:

· Законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;

· Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554;

· приказом Минтранса России от 11 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов».

К экспедиторским документам относятся:

· поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

· экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

· складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Таким образом, если перечисленные документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, то расходы по договору транспортной экспедиции можно будет учесть в расходах (при налогообложении прибыли).

Таким образом, не стоит искать перечни подтверждающих налоговые расходы документов в Налоговом кодексе. Их следует искать в нормативных актах, регулирующих договорную базу и специфику той или иной отрасли.

Подтвердить расходы можно и с помощью универсального передаточного документа (УПД). Его форма и правила заполнения предложены ФНС России в письме от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@. УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов (письмо ФНС от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987).

Статьей 313 Налогового кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы. Они должны быть оформлены в соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). При этом ошибки в первичных учетных документах не всегда являются основанием для отказа в признании расходов, а только если они препятствуют идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимости и других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения. Об этом сказано в Письме ФНС России от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. По мнению Минфина из этого следует, что если в документе, имеющем финансовые последствия, проставлена факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведена подпись руководителя, то он не является оправдательным для целей учета по налогу на прибыль. То есть учесть расходы можно только по тем документам, на которых есть собственноручная подпись руководителя (Письмо Минфина России от 13 апреля 2015 г. № 03-03-06/20808).

«Заграничные» расходы могут быть оформлены по обычаям делового оборота, применяемого в иностранном государстве, на территории которого они были понесены. Также для загранрасходов разрешено использовать документы, которые косвенно их подтверждают (например, таможенные декларации). Дело в том, что при расчетах с зарубежным партнером у российской организации не всегда есть возможность оформить документы в соответствии с отечественным законодательством. В этой ситуации следует учитывать специфику документооборота иностранного государства.

Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации (пожара, ограбления и т. п.). Чем это грозит фирме? При очередной проверке налоговики обязательно обратят внимание на данный факт и оштрафуют фирму. Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за такое нарушение составит 10 000 рублей. Если же отсутствие документов привело к занижению налога на прибыль, то штраф составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Чтобы избежать штрафов, составьте акт, в котором перечислите недостающие документы и укажите причину их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно была. Так, если случился пожар, необходима справка из пожарной части, если затопление – справка от организации, которая эксплуатирует здание, если документы украли – справка из полиции. Однако упомянутый акт и справки не освобождают вас от обязанности восстановить недостающие документы.

Одной из обязанностей фирм и индивидуальных предпринимателей является хранение в течение четырех лет:

· данных бухгалтерского и налогового учета;

· других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.

Основание – подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

В течение сроков, которые установлены в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года, экономический субъект должен хранить:

· первичные учетные документы;

· регистры бухгалтерского учета;

· бухгалтерскую (финансовую) отчетность.

Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Это указано в частях 1 и 3 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налоговые службы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, которые:

· служат основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов;

· подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Об этом говорится в подпункте 1 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

Упомянутые документы налоговые инспекции могут истребовать, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика:

· повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 кодекса);

· иных мероприятий налогового контроля. В том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого лица, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 кодекса).

Причем налоговые службы не вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, ранее представленные в ИФНС при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица (п. 5 ст. 93 НК РФ). Однако указанное ограничение не распространяется на случаи, когда:

· документы представлялись в налоговую инспекцию в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу;

· документы, представленные в ИФНС, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговый орган документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, установленную статьей 126 Налогового кодекса.

Так, согласно пункту 1 этой статьи кодекса, налогоплательщик (плательщик сборов, налоговый агент) подвергается штрафу в размере 200 рублей за каждый предусмотренный Налоговым кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах документ, который должен быть представлен в установленный срок в ИФНС. Условие - такое деяние не должно содержать признаков налоговых правонарушений, предусмотренных:

· статьей 119 «Непредставление налоговой декларации (расчета финансового результата инвестиционного товарищества)» кодекса;

· статьей 129.4 «Неправомерное непредставление уведомления о контролируемых сделках, представление недостоверных сведений в уведомлении о контролируемых сделках» кодекса.

Фирма может быть привлечена к штрафу в размере 10 000 рублей:

· за непредставление налоговой инспекции сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации предоставить имеющиеся у нее документы, предусмотренные Налоговым кодексом, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа;

· за иное уклонение от предоставления таких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями.

Условие - такое деяние не должно содержать признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 «Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган» кодекса (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Таким образом, факт проведения выездной налоговой проверки не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановить первичные документы в случае их утраты. Иными словами, фирма должна восстановить «первичку», утраченную в результате затопления (пожара, кражи и т.п.), даже если она ранее уже была проверена ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (см. письма Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-02-07/1/21191, от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288).

Случается так, что новый бухгалтер приходит на фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию «спустя рукава». Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести инвентаризацию. Необходимые документы должны приниматься по ее результатам и по описи.

Подтверждающий расходы документ может быть оформлен в электронном виде и заверен цифровой подписью. Но только в случае, если закон или другой нормативный акт не требует обязательной бумажной формы документа (письма Минфина России от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24, от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521, от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190).

До 1 июля 2013 года правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых она в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, обеспечивались Федеральным законом от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

С 1 июля 2013 года этот нормативный акт утратил силу в связи с принятием Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Он изменил правовое регулирование отношений, которые связаны с подписанием электронных документов. Электронные подписи теперь можно использовать не только при совершении гражданско-правовых сделок, но и при оказании государственных и муниципальных услуг, а также при совершении иных юридически значимых действий.

Электронная подпись

В статье 5 Закона № 63-ФЗ установлены следующие типы электронных подписей: простая и усиленная. Причем усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Простой электронной подписью является такая подпись, которая при помощи использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом. Она должна находиться в самом электронном документе. А ее ключ следует применять в соответствии с правилами, установленными в информационной системе, в которой осуществляется электронный документооборот (п. 2 ст. 5, п. 1 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: