Порядок проведения инвентаризации. Оформление результатов инвентаризации. Оформление результатов инвентаризации

Для обеспечения должного качества инвентаризации в воинских частях, медицинских учреждениях и их подразделениях осуществляется подготовительная работа. На медицинских складах завершается годовое снабжение и досылка имущества воинским частям в счет плана текущего года. В частях и учреждениях завершается прием медицинского имущества и документальное оформление приходно-расходных операций по книгам (карточкам) учета. В отдельных случаях прием и отпуск медицинского имущества может производиться только по распоряжению начальника медицинской службы воинской части (соединения) (начальника учреждения) в присутствии председателя или члена комиссии. Все излишествующее и неиспользуемое медицинское имущество сдается на медицинский склад, а пришедшее в негодное состояние списывается установленным порядком. Подводятся итоги по книгам (карточкам) учета. Данные учета медицинского имущества учетно-операционного отдела (отделения) склада сверяются с учетом в отделах (отделениях) хранения. В частях и учреждениях учет инвентарного медицинского имущества аптеки сверяется с учетом в подразделениях. Все имущество располагается в порядке, облегчающем снятие остатков.

Непосредственно перед снятием остатков имущества материальные комнаты аптеки, хранилища и другие помещения, где содержатся материальные средства, опечатываются личной печатью председателя инвентаризационной комиссии или лица на это им уполномедоченного, а также печатью материально ответственного лица. Такой же порядок опечатывания соблюдается по окончании рабочего дня и на все время снятия остатков. Допуск в материальные комнаты (хранилища) должностных лиц производится в присутствии председателя инвентаризационной комиссии или лица, им уполномедоченного.

Инвентаризация начинается с проверки правильности показаний весоизмерительных приборов и своевременности их метрологической поверки (наличие пломб, клейм и т.п. ). Затем проверяется состояние учета медицинского имущества и его соответствие требованиям Руководства по учету вооружения, техники, имущества и других материальных средств. Особенно тщательно проверяется правильность оформления и ведения книг и карточек учета.

В процессе инвентаризации, как правило, проводимой в дневное время, снятие остатков медицинского имущества производится путем подсчета, взвешивания, измерения, одновременно проверяется соответствие его качественного (технического) состояния и комплектности учетным данным. Имущество, хранящееся в ненарушенной фабрично-заводской упаковке, проверяют по данным, указанным на маркировке (этикетке) с распаковкой 10 - 15 % упаковок (мест) на выборку. При нарушении маркировки или стандартной упаковки осуществляется пересчет (перевешивание) всего имущества полностью. По сложным изделиям медицинской техники, кроме проверки наличия и соответствия технического состояния, производится сверка их заводских номеров с данными формуляров, паспортов и учетных документов.

Снятие остатков медицинского имущества производится по всей номенклатуре. Частичная проверка наличия и качественного состояния имущества или проверка на выдержку не допускается. Запрещается также определение фактического наличия и качественного состояния медицинского имущества по данным книг и карточек учета. Имущество, выданное во временное пользование и отсутствующее в период инвентаризации в воинской части, проверяется по учетным данным книги выдачи имущества во временное пользование (форма 37).

В виде исключения наркотические, психотропные лекарственные средства и лекарственные средства списка «А» во всех случаях подвергаются сплошной проверке путем их пересчета и взвешивания во всех заводских и складских упаковках. Все аптечки индивидуальные и ампулы с наркотиками, содержащиеся вне заводской упаковки, подлежат поштучной проверке. При этом обращается внимание на характер запайки и размер ампул, целостность шприц-тюбиков и цвет их содержимого.

При каждом перерыве в работе комиссии хранилища и материальные, в которых проходит инвентаризация, закрываются и опечатываются печатью председателя комиссии. Вскрытие этих помещений производится только в присутствии председателя или члена комиссии.

Все записи делаются е ранее заведенных тетрадях (книгах) членами внутренней проверочной комиссии и материально ответственными лицами по номенклатуре и в единицах измерения, в которых медицинское имущество числится по учету.

В конце каждого рабочего дня сверяются соответствие записей и итогов проверки за день в обеих тетрадях (книгах). Результаты сверки свидетельствуются подписями: в тетради материально ответственного лица - представителя внутренней проверочной комиссии, а в тетради представителя внутренней проверочной комиссии - материально ответственного лица. По окончании проверки наличия всего имущества и записей фактических остатков в рабочих тетрадях (книгах) по каждому наименованию выводится общий итог.

Во всех случаях обнаружения незаконного расходования медицинского имущества или злоупотреблений со стороны материально ответственных лиц председатель комиссии обязан немедленно приостановить незаконные действия и доложить об этом командиру воинской части.

На основании доклада (рапорта) командиром воинской части (соединения) назначается административное расследование или возбуждается уголовное дело в целях выявления причин обнаруженных нарушений и виновных в этом лиц. Порядок проведения административного расследования или возбуждения уголовного дела, установления виновных лиц в незаконном расходовании медицинского имущества и привлечения их к материальной ответственности приведен в главе 5.

За сокрытие или содействие сокрытию фактов недостач, хищений, порчи, незаконного получения или расходования медицинского имущества, а также за не предъявление документов или предъявления неправильных документов виновные лица привлекаются к дисциплинарной или уголовной ответственности.

Одновременно с инвентаризацией внутренняя проверочная комиссия проверяет соблюдение сроков годности лекарственных и других расходных средств, сроков консервации аппаратов, приборов и других изделий медицинской техники, определяет потребность в освежении, переконсервации, переконтроле качества, испытаниях и освидетельствовании имущества. Проверяются также условия содержания сжатых газов, огнеопасных веществ и других средств, требующих особых условий хранения.

Инвентаризация проводится в присутствии и при обязательном участии материально ответственных лиц. На медицинском складе, в аптеке инвентаризации подлежит как инвентарное, так и расходное медицинское имущество, а в амбулатории, лазарете медицинского пункта, подразделениях медицинского учреждения - только инвентарное. Фактическое наличие, качественное (техническое) состояние и комплектность медицинского имущества и техники устанавливают на месте хранения, использования и эксплуатации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоговые данные о наличии и качественном (техническом) состоянии медицинского имущества по каждому хранилищу склада, материальной аптеки вносятся в графу 5 «Фактически состоит» и оформляются отдельным актом снятия остатков по форме 11. Акты снятия остатков в амбулатории, лазарете медицинского пункта, подразделении медицинского учреждения оформляются по номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом отдельно, а на медицинском складе - по каждому отделу (отделению) хранения.

Затем членами внутренней проверочной комиссии сличается фактическое наличие имущества с количеством, числящимся по учету и выводятся недостачи и излишки имущества. Кроме снятия остатков, комиссия проверяет соблюдение правил размещения и хранения медицинского имущества, сроки годности лекарственных средств, качественное состояние и комплектность изделий медицинской техники , своевременность переконсервации инвентарных предметов и поверки средств измерений. В ходе инвентаризации комиссия выявляет излишествующее и неиспользуемое медицинское имущество с целью его передачи другим частям, складам или реализации в народное хозяйство, проверяет законность приходно-расходных операций и соответствие оформления учетных документов установленным требованиям.

В случае обнаружения недостач расходного медицинского имущества начальником медицинской службы воинской части (соединения) (начальником отделения военно-медицинского снабжения отдельного медицинского батальона (роты), начальником аптеки медицинского учреждения или начальником отдела (отделения) хранения медицинского склада) проводятся расчеты естественной убыли медицинского имущества по нормам, установленным Руководством по хранению медицинской техники и имущества в воинских частях и на медицинских складах. Расчеты естественной убыли прикладываются к актам снятия остатков. Расчеты проводятся только по медицинскому имуществу, на которое установлены нормы естественной убыли (траты).

В случае выявления недостач, превышающих нормы естественной убыли, или недостач, на которые нормы естественной убыли не установлены, а также излишков имущества председатель комиссии обязан немедленно доложить об этом командиру воинской части (соединения) для принятия мер.

Все акты снятия остатков подписываются председателем и членами комиссии, производившими проверку. Материально - ответственные лица расписываются в том, что все имущество, поименованное в акте, проверено комиссией в их присутствии и принято на ответственное хранение. При проведении инвентаризации в связи со сменой материально ответственного лица в акте снятия остатков расписываются сдавший и принявший медицинское имущество.

В случае если до начала инвентаризации воинской частью было отгружено каким-либо видом транспорта медицинское имущество в другую воинскую часть (на склад) и его поступление еще не подтверждено получателем (имущество, находящееся в пути), в акте инвентаризации необходимо указать номера документов на отправку, с целью последующей проверки полноты отгруженного имущества при проведении следующей инвентаризации (проверки, ревизии)

Изъятие из дела учетного документа, например, для приложения к акту инвентаризации, проведения административного расследования или возбуждения уголовного дела по факту утрат, хищений или недостач медицинского имущества производится с разрешения командира воинской части (соединения) (начальника учреждения). При изъятии учетного документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит этот учетный документ. Справка-заместитель подписывается лицом, ответственным за ведение учета медицинского имущества, и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Исправление общего количества листов в этом случае в деле не производится, а на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела.

Итоги инвентаризации проводятся по книгам и карточкам учета согласно актам снятия остатков. При этом в целях сокращения записей в графе «Наименование документа» книг и карточек учета, ведущихся в аптеке воинской части (соединения) и учетно-операционном отделе (отделении) медицинского склада, делается запись «Акт инвентаризации» и показываются остатки имущества по каждому предмету в каждом подразделении (отделе хранения).

Выявленные при инвентаризации излишки медицинского имущества на основании приказа по части и актов снятия остатков записываются на приход, а недостачи - списываются с книг и карточек учета. При этом недостачи, превышающие нормы естественной убыли (траты), а также недостачи медицинского имущества, для которого нормы естественной убыли не установлены, записываются в книгу учета недостач воинской части (соединения) и в книгу учета утрат материальных средств медицинской службы с обязательной отметкой на копии каждого приказа (выписки из приказа) командира части даты и статьи записи в книгу учета недостач и книгу учета утрат.

По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления актов снятия остатков оформляется акт инвентаризации по произвольной форме, в котором делаются выводы о наличии и качественном состоянии медицинского имущества. Акт оформляется в одном экземпляре, подписывается председателем и членами внутренней проверочной комиссии, а также в порядке ознакомления - начальником медицинской службы и утверждается командиром воинской части (соединения) и вместе с актами снятия остатков представляется командиру воинской части (соединения) (бригады, начальнику учреждения, медицинского склада) на утверждение.. В акте, кроме того, указываются условия хранения и учета медицинского имущества, причины образования недостач и излишков, предлагаются мероприятия, направленные на устранение выявленных недостатков, обобщается положительный опыт в организации хранения и учета медицинского имущества. Вносятся предложения по дальнейшему использованию излишних и ненужных воинской части (соединения) предметов медицинского имущества.

К акту инвентаризации прилагаются все акты снятия остатков, а также объяснения должностных лиц, справки, расчеты естественной убыли и другие документы, поясняющие выводы и предложения комиссии.

По результатам инвентаризации председателем внутренней проверочной комиссии проводится разбор с детальным анализом положительных результатов деятельности медицинской службы воинской части, выявленных недостатков, причин их возникновения и предложений по устранению этих недостатков. Материалы разбора являются основой для разработки плана мероприятий по устранению выявленных комиссией недостатков

По итогам инвентаризации командир части (начальник лечебного учреждения, начальник медицинского склада) издает приказ где указываются положительные стороны в работе с медицинским имуществом и выявленные недостатки, а начальник медицинской службы (начальник аптеки, начальник учетно-операционного отдела, отделения склада) разрабатывают план мероприятий по устранению выявленных недостатков и реализации предложений комиссии, который утверждается командиром части (начальником учреждения, склада). При этом копия приказа и экземпляр плана по устранению недостатков представляется начальнику органа управления медицинской службы, которому подчинена часть.

11.5.5. Нормы естественной убыли при приеме, отпуске,
расфасовке, хранении и транспортировке расходного
медицинского имущества

Нормы естественной убыли медицинского имущества являются предельными и установлены для покрытия убыли, возникающих на медицинских складах и в аптеках при хранении, фасовании, изготовлении лекарств и других производственных работах в результате улетучивания, выветривания, распыления, разлива, прилипания к стенкам тары и вспомогательным предметам при фасовании, потери при перемещении из крупной упаковки в более мелкую, потери вакуума в электровакуумных изделиях и т. д.

Нормы естественной убыли, обусловленные химическими или физическими свойствами и другими естественными причинами, собраны и приведены в отдельных таблицах.

Нормы, приведенные в таблицах, применяют только в случаях, когда при проверке фактического наличия, имущества выявлена его недостача.

Категорически запрещается списание естественной убыли при отсутствии недостачи или предварительное ее списание.

Естественную убыль в пределах настоящих норм исчисляют на основании учетных данных о наличии и движении имущества в следующих случаях:

– при инвентаризации имущества;

– при проверке деятельности медицинского подразделения, части, учреждения;

– при документальной ревизии;

– при передаче имущества вновь назначенному материально- ответственному лицу;

– при ликвидации войскового хозяйства.

Данные нормы естественной убыли не распространяются на готовые лекарственные средства, отпускаемые в промышленной упаковке.

Естественная убыль медицинского имущества устанавливается в результате сличения фактического наличия его с остатками, числящимися по книгам (карточкам) учета.

Естественную убыль в аптеках воинских частей и учреждений исчисляют по норме «Рецептурная» по отношению к фактическому расходу за отчетный (проверяемый) период, а на медицинских складах – по фасовочным нормам в соответствии с записями в книге учета фасования химико-фармацевтических препаратов. В аптеках на предметы, расход которых определяется по актам снятия остатков как разница между данными учета и фактического наличия, норма естественной убыли не начисляется. Разница между фактическим расходом и данными рецептов не должна превышать нормы естественной убыли «Рецептурная».

Недостающее медицинское имущество в пределах настоящих норм, выявленное при проверках и ревизиях или при передаче назначенному материально-ответственному лицу, в период между инвентаризациями актами не оформляют и по книгам (карточкам) не проводят, а учитывают при инвентаризации. При расформировании медицинского склада (воинской части, учреждения) естественную убыль исчисляют по состоянию на день ликвидации войскового хозяйства.

Медицинское имущество в количествах, не превышающих настоящие Нормы, списывают в расход по книгам (карточкам) учета на основании актов снятия остатков, утвержденных командиром воинской части (соединения) (начальником учреждения), а на медицинских складах - начальником органа управления медицинской службы, которому подчинен склад.

Естественная убыль, превышающая предельные норм, и недостача, не относящаяся к понятию «естественная убыль» повреждения или разрушения тары, порча имущества, истечение сроков годности и т.д.), записываются в книгу учета недостач. По ним принимаются соответствующие решения в установленном порядке.

Убыль медицинского имущества выявляют, в результате перевеса (пересчета) упаковок, что фиксируют в акте с указанием массы (количества) по трафарету изготовителя (склада) и фактической массы (количества), а также причин, приведших к недостаче имущества.

В необходимых случаях к акту прилагают копии анализов, подтверждающих потерю кристаллизационной воды, улетучивание, усушку и т.д.

Естественная убыль этилового спирта определяется и списывается в соответствии с Инструкцией по обращению с этиловым спиртом и Нормами естественной убыли спирта этилового.

Нормы естественной убыли на электровакуумные приборы (рентгеновские трубки, грелки к ртутно-кварцевым облучателям и лампам «Солюкс», радио- и электролампы и др.) составляют при хранении в течение первого года после истечения гарантийного срока хранения не свыше 5%, в течение 2 лет - не свыше 10%, в течение 3 лет и более - не свыше 15% к среднегодовому количеству хранившихся на складе (в аптеке) изделий.

Предельные нормы естественной убыли изделий из стекла и фарфора при хранении и транспортировании указаны в отдельной таблице.

Нормы траты при транспортировании распространяются на перевозки между воинскими частями, складами, учреждениями заведениями Министерства обороны РБ.

Применение настоящих Норм при взаимоотношениях с поставщиками (получателями) других министерств и ведомств не допускается. Эти взаимоотношения регламентируются Основными условиями поставки продукции для военных организаций и Инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству.

Поставщик обязан поставить Министерству обороны продукцию по количеству и качеству в полном соответствии с договором, в том числе возместить натурой выявленные при приемке бой, убыль и другие утраты по его вине. В акте приема указывается о предъявлении ему претензии на выявленную недостачу с обоснованием его вины и недостающих количеств.

Во время приема медицинского имущества в результате перевешивания могут быть выявлены расхождения фактического наличия с количеством, указанным в сопроводительных документах. В данном случае претензия поставщику предъявляется на недостающее количество за вычетом естественной убыли, которая могла образоваться в результате выполненных операций, не более чем предусмотрено нормой «Оптовая для складов». Все расхождения отражаются в акте приема с подробными разъяснениями в соответствующих его разделах.

Недостача лекарственных средств, отпускаемых в промышленной упаковке (ампулы, флаконы, коробки, упаковки и т.п.), возникшая при транспортировке медицинского имущества между частями, учреждениями и организациями Министерства обороны, списывается с учета по акту списания на основании инспекторского свидетельства установленным порядком. Оформление документов на списание производит грузоотправитель или грузополучатель, явившийся виновным в возникновении недостачи. Виновность той или иной стороны устанавливается расследованием причин, приведших к недостаче, при рассмотрении претензионных материалов.

Естественная убыль медицинского имущества при транспортировании различными видами транспорта не должна превышать норм, установленных правилами перевозки соответствующих грузов данными видами транспорта.

Списание недостающего медицинского имущества с учета в пределах норм естественной убыли проводится в соответствии с требованиями нормативных правовых актов.

Норма естественной убыли «Рецептурная» применяется для списания убыли, возникающей при выполнении рецептурных работ.

При изготовлении в аптеках лабораторным путем галеновых и других препаратов, а также аптечных заготовок применяют нормы естественной убыли «Мелкооптовая» и «Оптовая для складов».

Нормы мелкооптовой естественной убыли применяют на складах при фасовании лекарственных средств и реактивов в следующих размерах одной фасовки:

жидкости разные - до 2 кг;

порошкообразные препараты - до 1 кг;

экстракты густые - до 250 г;

мази, жиры - до 3 кг;

При фасовании имущества свыше указанных количеств применяют норму естественной убыли «Оптовая для складов».

Проведенное на складе фасование лекарственных средств и выявленная убыль регистрируются в книге учета расфасовки химико-фармацевтических препаратов. Списание с учета убыли лекарственных средств и другого медицинского имущества в пределах настоящих Норм, незарегистрированного в книге учета расфасовки химико-фармацевтических препаратов запрещается.

Нормы естественной убыли на аптечные материалы и аптечную посуду вместимостью до 500 мл включительно для аптек не устанавливают, так как эти предметы списывают в соответствии с их действительным расходом.

Аптечную посуду вместимостью выше 500 мл, укладочную посуду всех размеров и баллоны (бутылки) стеклянные в аптеках списывают в расход на основании оправдательных документов (требований, рецептов, накладных и др.). В этих случаях для аптек естественную убыль на производственный расход рассчитывают по мелкооптовой норме.

При изготовлении очков (обрезка, обточка и вставка в оправу) устанавливается норма естественной убыли:

на оптические стекла (линзы) - до 1,5%;

на оправы - до 0,5%.

На приборы и аппараты, в которые входят стеклофарфоровые детали, узлы, части, настоящие Нормы естественной убыли при транспортировании не распространяются.

При следовании груза в прямом смешанном железнодорожном сообщении указанные нормы боя повышаются на 50%.

Нормы естественной убыли начисляются не по каждому наименованию в отдельности или, наоборот, всех стеклоизделий, а с учетом количества отправленных предметов по каждой группе в отдельности (аптечные бутылки или банки, воронки аптечные, колбы лабораторные, цилиндры измерительные, бюретки измерительные разные, банки музейные, пипетки измерительные, пробирки, эксикаторы и т. д.).

Нормы потерь минеральной воды в стеклянной посуде при железнодорожных и автогужевых перевозках, а также при хранении на складах следующие:

при железнодорожных перевозках - 1,5%;

при автогужевых перевозках от станции железной дороги до склада (при выгрузке из вагонов, погрузке в автотранспорт, в пути следования и выгрузке на складе) - 0,2%);

при хранении на складах (при укладке, хранении, отпуске, внутрискладской переброске и т.п.) - 0,6%;

при автогужевых перевозках со складов в лечебные учреждения в ящиках (при погрузке на складе, в пути следования и выгрузке у грузополучателя) - 0,5%.

Нормы потерь посуды из-под минеральных вод при железнодорожных и автогужевых перевозках, а также при хранении следующие:

при хранении на складах и в аптеках - 0,2%;

при автогужевых перевозках на прирельсовые склады и погрузке в вагоны - 0,2%.

Нормы естественной убыли аптечной и укладочной посуды всех сортов и размеров составляют:

при хранении на складах - до 0,5%;

при мойке, сушке и фасовании лекарственных средств на складах - до 2,3%;

при хранении, мойке и сушке в аптеках - 4,5%;

при отпуске лекарств экстемпорального изготовления из аптек - 1,5%.

Общий процент естественной убыли посуды в целом по аптеке не должен превышать 6 к количеству израсходованной посуды.

Нормы естественной убыли на медицинское стекло фарфорофаянсовые изделия, лабораторную посуду и оптические стекла (линзы) при хранении на складах составляют:

на стеклоизделия и оптические стекла (линзы)-0,6%;

на фарфоровые изделия - 0,1%.

Настоящие Нормы не распространяются на аптечную посуду с лекарственными средствами, равно как и на сами лекарственные средства.

 

⇐ Предыдущая34353637383940414243Следующая ⇒

Поделиться: