Действия руководителя на разных этапах совещания

Этап совещания	Задачи руководителя	Действия руководителя
Начало совещания	-Установление контакта; -Разъяснение цели и задач; -Создание настроя на работу	Вступительное слово: приветствие, формулировка целей, задач, пожелание активной работы
Работа совещания	Экономия времени	-Не допускать отклонения выступающих от регламента; -Корректно прерывать выступления, в которых содержится повторение фактов; -Не допускать споров, вызванных эмоциями
	Обеспечение эффективности работы	-Указывать на отклонения выступающих от темы обсуждения; -Требовать четкости и ясности высказываний, убедительности аргументов -Пресекать деструктивную критику
	Напоминание о цели работы	Периодически подводить промежуточные итоги обсуждения и повторять поставленную задачу
	Максимальное использование интеллектуального потенциала специалистов, участвующих в совещании	Вовлекать всех специалистов – участников совещания – в обсуждение поставленной проблемы («Кто еще хочет высказаться по этому поводу? »)
	Осуществление обратной связи	Поддерживать разговор, задавать уточняющие вопросы, повторять ключевые слова и идеи выступающего, чтобы дать понять, что он услышан
	Побуждение к активной работе	-Не давать участникам выключаться из активной работы, отвлекаться; -Высказывать одобрение активным участникам; -Приветствовать альтернативные предложения
	Поддержание позитивного настроя участников	-Не допускать недоброжелательного тона высказываний; -Прояснять возникшие недоразумения; -Пресекать агрессивные реплики и некорректные высказывания; -Разряжать накалившуюся атмосферу
Завершение совещания	«Свернуть» обсуждение: Подвести итоги совещания	-Сформулировать и озвучить решение; -Назначить исполнителей; -Назначить сроки реализации решения; -Зафиксировать решение в протоколе

Психологическая практика свидетельствует, что 95% людей не могут творчески работать в условиях «моральной угрозы». Если одернули одного, то остальные будут думать только о том, как бы не показаться в глазах руководства глупее других.

Для поддержания благоприятной рабочей атмосферы рекомендуется:

- не допускать недоброжелательного тона в выступлениях участников и руководителя;

- не навязывать свою позицию, особенно руководителю, авторитет которого может сказаться на позиции выступающих и их мнении;

- отказаться от категорических суждений, не допускающих возражений;

- пресекать агрессивные реплики со стороны участников;

- разряжать накалившуюся атмосферу шутливым замечанием и т.д.¹

В ходе совещания руководитель должен выслушивать всех специалистов и стремиться к выработке общих подходов к решению проблемы. При этом он может отклонять непродуманные решения, не подкрепленные серьезными аргументами. Руководитель поддерживает обсуждение уточняющими вопросами, не допускает отклонения от темы, периодически подводит итоги того, что было сказано ранее и напоминает о цели работы совещания.

Во время длительного проблемного совещания должны быть предусмотрены перерывы через 45-50 минут. Это связано с тем, что оптимальная длительность совместной умственной деятельности составляет не более 30-40 минут. Далее наступает утомление и ослабление внимания. Рекомендуемая длительность перерыва 10 минут. На продолжительных совещаниях с большим количеством участников перерывы делаются каждые полтора часа на 15 минут.

В конце делового совещания руководитель, формулирую принятое решение, подводит общий итог работы. Одновременно назначаются ответственные исполнители, и определяется срок реализации решения. Не следует забывать, что все это должно быть зафиксировано в протоколе.

По итогам совещания может быть подготовлена и распространена резолюция (резюме). Это документ, отражающий основные идеи и принятые решения. Он содержит формулировку того, что было согласовано, какие были решены вопросы и какие следует предпринимать шаги по их реализации. Резолюция в кратком виде напоминает участникам совещания и доводит до сведения остальных работников организации смысл принятого на совещании решения и содержание работы, которую предстоит сделать.

Ниже приведены  приемы техники убеждения, рекомендуемые Картстеном  Бредемайером – признанным консультантом и тренером в области коммуникативной техники – по его книге «Черная риторика: власть и магия слова». Эти и другие приемы, предлагаемые К. Бредемайером  чрезвычайно полезны при вербальном личностном общении, в том числе во время деловых бесед и совещаний.

 

⇐ Предыдущая123456

Поделиться: