ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕТОВЕДЕНИЕ

Словарь терминов по предмету «Делопроизводство и документоведение»

 

Делопроизводство – особая отрасль управленческой деятельности, которая связана с работой с документами.

Документ – материальный носитель информации, который имеет юридическую силу.

Унификация – это приведение к одной системе или форме.

Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает определенные правила, нормы и требования.

Реквизиты – составная часть, обязательный элемент документа.

Бланк – лист бумаги с постоянными закрепленными на нем реквизитами.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, которые регламентируют права, функции, ответственность и порядок работы организации.

Устав – свод правил, которые регулируют деятельность предприятия.

Положение – это документ, который регламентирует порядок работы отдельных структурных подразделений.

Правила внутреннего трудового распорядка – документ, который фиксирует порядок взаимоотношений между работником и администрацией.

Штатное расписание – документ, который содержит сведения об оплате труда и фонде заработной платы за одни месяц.

Структура и штатная численность – документ, который содержит сведения о названиях структурных подразделений и должностей с указанием количества штатных единиц по каждой должности.

Приказ – правовой документ, который издается для решения основных и оперативных задач предприятия.

Выписка из приказа – копия части текста.

Распоряжение и указание – нормативные документы, которые издаются не только руководителем предприятия, но и заместителем директора, а также руководителем структурного подразделения.

Акт – справочно-информационный документ, который составляется группой лиц с целью подтверждения каких-либо фактов или событий.

Протокол – справочно-информационный документ, который содержит сведения по вопросам проведения совещаний и заседаний.

Письмо – справочно-информационный документ, который либо отправляется, либо высылается по почте.

Справка – документ, который подтверждает какие-либо факты или события, а также содержит запрашиваемую информацию.

Служебная справка – документ, который составляется для подтверждения фактов и событий на предприятии.

Личная справка – документ, который подтверждает место работы, учебы, занимаемой должности и оплаты труда.

Телеграмма – это документ, который передается по телеграфу.

Телефонограмма – документ, который передается по телефону и записывается получателем.

Докладная записка – документ, который содержит сведения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности предприятия с выводами и предложениями.

Объяснительная записка – документ, который поясняет отдельные положения основного документа или причины нарушения трудовой дисциплины.

Договор- документ, который свидетельствует о соглашении сторон и устанавливает определенные отношения между участниками договора.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Характеристика  - документ, который содержит описание отличительных качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

Резюме – документ библиографического характера, который пишется с целью конкретного трудоустройства.

Доверенность – документ на получение денежных сумм или материальных ценностей.

Расписка – документ, который свидетельствует о получении каких-либо материальных ценностей.

Заявление – письменная просьба работника на имя руководителя.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.

Личное дело – совокупность документов, которые содержат наиболее точные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Совместительство – выполнение работы по другой должности в свободное от основной работы время.

Совмещение – выполнение трудовых обязанностей по другой должности в пределах основного рабочего времени.

Перевод на другую должность – изменение условий труда или изменение трудовых функций.

 

Полезная информация:

 

1. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска 28 календарных дней. 1-й отпуск может предоставляться через 6 месяцев работы, а затем ежегодно в соответствии с графиком отпусков;
2. Учебный отпуск предоставляется для работников, получающих образование, с сохранением среднего заработка (1 и 2-й курсы – по 40 календарных дней, далее – по 50 календарных дней). Иногородним один раз в учебном году организация-работодатель оплачивает проезд к месту нахождения вуза и обратно.

 

 

Задание на контрольную работу:

 

1. Описать документ (по выбору из организационной, распорядительной, справочно-информационной документации: всего три разноплановых документа) – см. установочную лекцию;

2. Описать один из предложенных видов личных документов (характеристика, резюме и др.) согласно соответствующим реквизитам и структуре текста документа.

3. Проанализировать один вид официального документа с основного места работы (с предоставлением копии проанализированного документа) на правильность оформления, сделать вывод о юридической силе данного документа.

4.

Требования к оформлению реквизитов документов.

 

1. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак помещают на бланках организации только в соответствии с Уставом (Положением об организации.)

4. Код организации необходимо проставить согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Например, Кировское областное отделение Общероссийской общественной организации «Союз писателей России» имеет код по ОКПО 02918096.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Наименование организации включает в себя: 1. Наименование вышестоящей организации (можно сокращенное, при его отсутствии – полное); 2. Полное наименование организации-автора документа (согласно Устава); 3. Сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации, прописывается ниже полного в скобках.                              Например,                                 Росстат

       Территориальный орган федеральной службы                                   государственной статистики по Кировской области                                                                                                                                                                                                         (Кировстат)

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, важнейшие данные об организации (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО, счет в банке), номер тел./факса, адрес электронной почты.

10.  Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь единую дату. Дата оформляется двумя способами: 1. Цифровой – 05.06.2007; 2. Словесно-цифровой – 05 июня 2003 г.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнить индексом по номенклатуре дел. Например, № 39/02-09 (02-09 – индекс по номенклатуре дел).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Прописывается: г. Киров, Москва, г. Котельнич и т.п.

15. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например , Департамент культуры и

                искусства Кировской области

               

                Главе департамента

                Л. Б. ВОЛОХОВОЙ

       При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например, Образцову О.П.

                                                                           ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                                                           г. Липки, Киреевский р-н,

                                                                           Тульской обл., 301264

16. Гриф утверждения. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например , УТВЕРЖДАЮ

                Директор

                Кировского филиала ПГИИК

                ____________ Г.В. Ковалёва

                10.04.2008

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например,

                                                                 УТВЕРЖДЕН

                                                                 Решением общего собрания

                                                                 акционеров от 05.04.2003 № 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Оформляется строго горизонтально на свободном месте документа, либо на отдельном листе.

                                          Например, Морозовой Н.В.,

                                                              Федосеевой Н.А.

                                                              Подготовить проект договора

                                                              сотрудничества с МУК ЦДЮТ к 20.05.2008

                                                              Личная подпись

                                                              11.04.2008

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и призван отвечать на вопросы «О чем?», «О ком?». Например, «О создании аттестационной комиссии», или «О внесении изменений в личное дело Смирновой Л.С.»

19. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К» или штампом «Контроль».

20. Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, в приказе – распорядительную часть без констатирующей; или в письме, заявлении – просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («Предлагаю», «Прошу» и т.д.) В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («Постановляет», «Решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («Приказываем», «Решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («Слушали», «Выступили», «Постановили», «Решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, Например:

      1. Положение о Филиале ЦДЮТ с. Русское на 10 л. в 2 экз.

      2. Правила внутреннего трудового распорядка Филиала ЦДЮТ на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №__» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, Например,

             ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Федерального агентства

по культуре и кинематографии РФ

           от 05.06.2007 № 251

22. Подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи, Например,

1)   Директор областного

       дома народного творчества    Личная подпись   О.С. Колесникова, или

2)      Вице-президент Личная подпись      А.О. Селиванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, Например,

                     Директор музея  Личная подпись В.М. Ларин

                     Главный бухгалтер Личная подпись О.П. Забелина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, Например,

  Заместитель директора                             Заместитель директора 

по воспитательной работе                        по методической работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов               Личная подпись К.И. Игнатьев

23. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, Например,    СОГЛАСОВАНО

                             Глава департамента культуры и искусства

                             Кировской области

                             Личная подпись Л.Б. Волохова

                             05.04.2008

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

                           СОГЛАСОВАНО

                           Письмо Министерства культуры и

                           массовых коммуникаций от 03.11.2007 № 430-162, или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания администрации г. Слободской

от 12.09.2007 № 15

24. Виза согласования. Включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например ,         Руководитель проекта

                                  Личная подпись А.С. Орлов

                                  10.03.2008

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

                                   Замечания прилагаются

                                   Заместитель директора по общим вопросам

                                   Личная подпись   И.О. Угрюмов

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Визируют документ в нижней части последнего листа подлинника документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц. Документы заверяют печатью организации.

Заверение копии документа. Пример,

           Верно

           Документовед Личная подпись И.Ю. Григорова

           03.03.2008

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу, Например:

        Жуков Валентин Федорович

        64-45-23

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, либо слова «В дело», номер, в котором будет хранится документ. Подписывается и датируется исполнителем документа.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости часы, минуты), должность и подпись принявшего документ. Например,

     № 54/02-09

     20.04.2008

     Документовед Личная подпись

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

 

 

Наименование организации УСТАВ Дата г. Киров

УТВЕРЖДЕН Приказом вышестоящей организации «_____» __________2007 № ____ ПРИНЯТ Протокол общего собрания от «___»________2007 № ____

ТЕКСТ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Правовой статус, подчиненность, порядок назначение и освобождения руководителя, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок замещения во время отсутствия, правовые и нормативные документы, которыми регулируется деятельность предприятия.

 

1. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

(основные направления деятельности)

Целевые установки и направления их реализации с помощью главных и дополнительных направлений деятельности.

 

3. ФУНКЦИИ.

Конкретные виды финансово-хозяйственной деятельности с учетом особенностей получения сырья, организации труда, размещения производства, его специализации, хозяйственных и других связей.

 

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ.

Права, связанные с выполнением производственных и других функций, обязанности по отношению к головному предприятию, другим структурным подразделениям, сторонним организациям, держателям собственности.

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Виды и формы ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, за упущенную коммерческую выгоду и неиспользование имеющихся прав.

 

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ.

Служебные и хозяйственные взаимоотношения, особенности установления договорных связей со сторонними организациями.

 

7. ИМУЩЕСТВО И СРЕДСТВА.

Виды и характер используемых средств и имущества, их принадлежность, особенности эксплуатации, распоряжения и присвоения полученной прибыли.

 

8. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ.

Особенности организации и оплаты труда.

 

9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

Порядок деятельности, организация контроля, проверок, ревизий, реорганизации и ликвидации.

Подписи учредителей

Печати

Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   ______ № _____________ г. Киров   на 20_____ год

УТВЕРЖДАЮ Директор _______ И.О. Фамилия   «______» __________ 200___г.

 

Индекс (номер) дела	Заголовок дела	Количество дел (томов)	Срок хранения (дел, томов) и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Дирекция

(либо Общий отдел)