Автоматизированные библиотечные ИПС

АБИС «Руслан»

Характерными чертами автоматизированной библиотечной информационной системы «Руслан» являются:

– автоматизация основных процессов;

– модульность системы;

– кооперация в режиме online со всеми библиотеками.

Общие принципы организации системы «Руслан»:

– открытые стандарты;

– распределенная среда;

– интернет/интранет технологии;

– многоуровневая архитектура «клиент-сервер».

Особенностями системы «Руслан» являются:

– открытость;

– каталогизация заимствованием;

– поддержка UNICODE;

– удаленная работа читателя;

– удаленная работа сотрудника;

– гибкость и адаптивность.

4.3.2. АБИС Greenstone

АБИС Greenstone представляет собой эффективное OpenSource-решение для построения цифровых библиотек (ЦБ).

Система Greenstone обладает следующими возможностями:

– создание коллекции электронных документов;

– детальное определение документов в зависимости от метаданных;

– сохранение десятков Гб текста и связанных с ним изображений;

– полнотекстовый поиск, а также поиск и просмотр документов по полям метаданных;

– мультиязычность и мультиформатность;

– организация и публикация информации в интернете или на компакт-дисках.

ИРБИС

Система ИРБИС представляет собой типовое интегрированное решение для автоматизации библиотечных технологий

Особенностями системы ИРБИС являются:

– использование в локальных вычислительных сетях;

– автоматическое формирование словарей;

– средства каталогизации;

– использование штрих-кодов;

– использование нестандартного кодового набора;

– удобство и наглядность пользовательского интерфейса;

– открытость системы.

 

 

Системы управления электронными документами

В этом разделе будут рассмотрены достаточно разнородные системы: как предназначенные для хранения и электронных, и бумажных и фотографических документов, так и ориентированные на работу только с электронными документами; как архивного типа, т. е. предназначенные для хранения и поиска документов, так и предназначенные для поддержки документооборота, т. е. для автоматизации отражения изменения статуса или содержимого в учетных данных системы.

Целью создания систем управления документооборотом является повышение общей эффективности предприятия за счет [1]:

– уменьшения стоимости хранения информации (сокращения площадей, уничтожения малоэффективных бумажных документов, более компактного хранения бумажных документов, переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город, сокращения расходов на копирование, канцелярские принадлежности и т. п.);

– увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам;

– повышение безопасности при работе с документами.

О бщие положения

Документ – это некая обособленная часть информации, представленная на определенном носителе. Документы различаются по типам носителей (рис. 5.1) [1]: бумага; микрофиши; электронные носители.

Основными факторами, определяющими выбор носителя информации являются:

– стоимость хранения информации;

– стоимость (время) поиска информации;

– стоимость коллективного использования информации;

– стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места другому.

 

Рис. 5.1

Наиболее полное определение систем управления документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дает аналитическая компания IDC [2]: «Системы управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы управления документами включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем управления документами являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

1. Функциональность и гибкость системы.

2. Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

3. Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

4. Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

5. Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

6. Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

7. Открытость и эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

Средства электронного управления документами можно подразделить на пять категорий.

1. Системы управления документами, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS). Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т. д.

2. Корпоративные системы управления документами: Lotus (Domino. Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context). Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы управления документами являются стандартным «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

3. Системы управления контентом: Adobe, Excalibur. Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

4. Системы управления образами. Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

5. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware. Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow – «поток работ». К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Жизненный цикл документа

Жизненный цикл документа (рис. 5.2) состоит из двух основных стадий [1]: стадии разработки документа и стадии опубликованного документа.

На стадии разработки документа выполняются разработка содержания документа, оформление документа и утверждение документа. На стадии разработки документ считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

Для стадии опубликованного документа характерны:

– активный (интенсивный) доступ;

– архивное хранение документа, в качестве разновидностей которого иногда выделяют краткосрочное и долгосрочное хранение;

– уничтожение документа.

Рис. 5.2

Права на опубликованный документ остаются только одни – доступ на чтение. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеет дело архивная система, архивы подразделяются на следующие типы [1].

Статические архивы документов (либо просто архивы) – системы, которые имеют дело только с опубликованными документами.

Динамические архивы документов (либо системы управления документами) – системы, имеющие дело как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.

Статические архивы

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться: