Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Обзор основных систем документооборота



6.1. Docs Fusion и Docs Open

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система Docs Open - клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов - PowerDocs и CyberDocs.

В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Клиент PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер.

В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM.

Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами.

Продукт не ориентирован на применение в области инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/CAM. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно.

6.2. Documentum

Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания " Документум Сервисиз". Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum - это платформа, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами.

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста.

Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

6.3. LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes. Продукт открыт для разработчиков - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст. Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

6.4. Microsoft SharePoint Portal Server

Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов.

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных.

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным.

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для «оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.

6.5. Optima Workflow

Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу.

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ними, не завершены.

6.6. «БОСС-Референт»

Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. «БОСС-Референт» относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное назначение системы «БОСС-Референт» - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер.

Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения «БОСС-Референт». На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т. д. Такие методики, наряду с методиками TCO (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

Дело»

Система «Дело», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унаследованные от советского делопроизводства и принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

Евфрат»

«Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы.

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем " родном" приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Другие системы

Система Company Media разработана российской компанией «Интертраст» на основе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации - и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной.

Продукт Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия. Разработан одноименной компанией, распространяется в России фирмой «Весть-Метатехнология». Это серверная технология для управления потоками работ. Типичными пользователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы workflow) могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

«Эффект-Офис» - продукт петербургской компании " Гарант Интернешнл". При невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция - электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников).

Отличия западных и российских систем документооборота сведены в табл. 6.1

Табл. 6.1

  Западные системы Российские системы
Возможности масштабирования Windows, промышленные варианты Unix Windows
Использование СУБД Любая СУБД Oracle или MS SQL Server
Функциональность системы Позиционируются несколько программ для различных целей Решают только одну задачу
Подход к автоматизации документооборота Автоматизация и поддержка сквозных бизнес-процессов Автоматизируют отдельные функции

7. Система управления документооборотом на базе Lotus Notes

Lotus Notes – ориентированная на БД собственного формата система клиент-серверной архитектуры, разработанная корпорацией Lotus Development, разработкой и продажами которой в настоящее время занимается IBM [7]. Система работает под управлением различных платформ семейств Windows и UNIX.

Lotus Notes изначально разрабатывалась для работы в локальных сетях, но сейчас может работать и в глобальных, например, в Интернете [7].

Основными компонентами Lotus Notes являются клиент, БД, сервер и программное обеспечение промежуточного уровня (Middleware).

Каждый клиент или сервер может иметь несколько локальных БД. Каждая БД представляет собой коллекцию заметок (notes). Клиент представляет собой совокупность запускающей подсистемы и модулей просмотра, сопоставимых по функциональности с Web-браузерами. В отличие от браузеров, они предоставляют возможности не только чтения, но и редактирования информации.

Основная функция сервера Lotus (Lotus Domino) – управлять коллекцией БД и предоставлять к ним доступ клиентам и другим серверам.

Программное обеспечение промежуточного уровня называется NOSNotes Object Services (службы объектов Notes). Этот связующий компонент организуется поверх базовых ОС и сетей и позволяет связываться клиентам и серверам [7].

Существует программное обеспечение разработки приложений Notes, позволяющее создавать заметки и соответствующие им формы, представления, события, задачи и т. д.

Основной элемент данных в Lotus Notes – заметка (note), представляющая собой список элементов (item). Типы элементов [7]:

– текстовый;

– числовой;

– дата/время;

– формулы команд макроязыка;

– сценарии.

Каждая заметка может иметь список ассоциированных с ней дочерних заметок. Любая заметка может иметь не более одного ассоциированного с ней родителя. Связь между заметкой и ответом на нее имеет вид отношения «родитель-потомок».

Характеристики типов заметок приведены в табл. 7.1 [7].

Табл. 7.1

Тип заметки Категория Описание
Document Данные Гипертекстовый документ (аналог Web-страницы)
Form Конструкция Структура для создания, редактирования и просмотра документа
Field Конструкция Определяет поле, совместно используемое в формах и подчиненных формах
View Конструкция Структура для показа коллекции документов
ACL Администрирование Содержит список управления доступом к базе данных
ReplFormula Администрирование Определяет репликацию базы данных

Серверное программное обеспечение (Lotus Domino) состоит из основной программы и множества встроенных в нее заданий, выполняющих обработку запросов, управление данными, обеспечение целостности данных и управление кластерами серверов. Кроме встроенных заданий, могут быть дополнительные задания [7].

Взаимодействие между процессами сервера, а также их связь с локальными БД, осуществляются через уровень NOS.

Для повышения отказоустойчивости и производительности серверы Domino могут объединяться в кластеры, являющиеся коллекциями двух-шести машин, на которых работают одинаковые серверы с идентичными БД.

Ссылка на заметку БД, которую клиент получает для доступа к этой заметке, содержит ссылку на сервер, связанный с БД, содержащей эту заметку. В ответ на обращение клиента сервер БД возвращает ему список серверов своего кластера, упорядоченный по возрастанию текущей загруженности. Клиент обращается к первому серверу списка с запросом. Если сервер отвечает отказом, клиент обращается к следующему серверу и т. д. Загрузка сервера вычисляется как функция от времени отклика [7].

Связь организуется при помощи подсистемы NOS, базовой частью которой является RPC Notes (Remote Procedure Call – вызов удаленных процедур). Получив запрос RPC, сервер запускает отдельное задание, которое в дальнейшем взаимодействует с RPC, обрабатывая данный запрос [7].

Кроме клиент-серверного взаимодействия, осуществляемого через RPC Notes, в Lotus Notes есть средства электронной почты (формат MIME).

В Lotus Notes есть средства автоматизации связи:

– возможность автоматизации отправки писем в результате реакции на событие БД.

– возможность автоматизации обработки принимаемых сообщений электронной почты, в том числе обновление БД.

Информация о поименованных сущностях (БД, пользователях, серверах и т. п.) содержится в БД, называемой каталогом Domino (Domino directory), доступ к которой осуществляется так же, как к любой другой БД Notes [7]. Именование осуществляется при помощи строковых имен и идентификаторов.

Строковые имена поддерживаются двумя способами:

1. Notes имеет службы различимых имен, которые могут использоваться для доступа к БД путем обращения к функциям ОС и для организации иерархического пространства имен.

2. Доступ при помощи URL. Используется при доступе через Web. URL имеет следующий формат:

– имя сервера (например, «http: // domino. cs. vu. nl /»).

– путь к БД (например, «lotus / db. nsf /»).

– описание операции доступа к заметке, содержащее:

–– универсальный идентификатор заметки (строковое 16-ричное представление 16-байтового числа);

–– наименование операции БД над заметкой (например, «OpenView»);

–– параметры операции (например, «start =124»).

Пример: http: // domino. cs. vu. nl / lotus / db. nsf / a 34 bc 1975 ead 20961 d 56 a 4 c 982 ad 57 e? OpenView & start =1.

Реплицированные заметки имеют общий UNID и отличаются OID (табл. 7.2).

Табл. 7.2

Идентификатор Область видимости Описание
Универсальный идентификатор (Universal ID, UNID) Глобальная Глобально уникальный идентификатор, присваиваемый каждой заметке
Идентификатор инициатора (Originator ID, OID) Глобальная Идентификатор заметки, включающий информацию об истории
Идентификатор БД (Database ID) В пределах сервера Отметка времени создания БД или восстановления БД после сбоя сервера
Идентификатор заметки (Note ID) В пределах БД Идентификатор заметки, зависящий от экземпляра БД
Идентификатор реплики (Replica ID) Глобальная Отметка времени, используемая для идентификации копий одной БД

OID состоит из UNID, 2-байтового последовательного номера и 8-байтовой отметки времени. Note ID используется совместно с таблицей соответствия, которая имеется в каждой БД. В этой таблице Note ID сопоставлено описание физического положения заметки в БД. Replica ID используется при репликации. Если несколько БД имеют одинаковый Replica ID, то изменения, вносимые в одну копию, должны вноситься в остальные [7].

Репликация основывается на связующих документах (connection documents) – особых заметках, содержащихся в каталоге Domino и описывающих время, способ или схему репликации (табл. 7.3) и объект репликации [7].

Табл. 7.3

Схема Описание
Извлечение-продвижение Задание на репликацию считывает изменения с целевого сервера и передает на него собственные изменения
Двойное извлечение Задание на репликацию считывает изменения с целевого сервера и передает на него собственные изменения по его запросам
Продвижение Задание на репликацию передает собственные изменения на целевой сервер, никак не реагируя на имеющиеся на нем изменения
Извлечение Задание на репликацию считывает изменения с целевого сервера, не пытаясь передать ему собственные изменения

Операции изменения представляют собой:

– модификация документа;

– добавление документа;

– удаление документа.

Модифицированный документ должен быть разослан на все реплики. Изменения заметки заканчиваются изменением ее OID, предыдущее значение которого копируется в журнал истории документа. При добавлении документа для него создаются новые UNID и OID. При удалении документа на его место в БД помещается заглушка удаления (deletion stub). Заглушка удаления не уничтожается до тех пор, пока не уничтожены все копии удаленного документа.

В процессе репликации по схеме извлечение-продвижение для каждой реплики создается список OID. Затем сравниваются списки с двух серверов. Заметки с UNID, отсутствующими на другом сервере, (т. е. добавленные) должны быть переданы на него.

Для заметок, имеющих в списках серверов A и B одинаковые UNID, но разные OID, выполняются следующие действия. Задание на репликацию просматривает истории обеих заметок. Если одна из историй является частью другой, то конфликт отсутствует: более новая заметка замещает более старую. Если изменения относятся к различным элементам заметки, то конфликтующие модификации также отсутствуют: в объединенную заметку передаются наиболее новые элементы. Во всех остальных случаях конфликт неразрешим. При этом Notes выбирает один из документов победителем. Им становится копия с большим последовательным номером в OID или (в случае равенства последовательных номеров) с большей отметкой времени [7].

В кластере вместо явного планирования репликации при помощи связующих документов изменения просто немедленно передаются на все реплики кластера.

Для этой цели каждый сервер поддерживает очередь событий репликации, в которую заносятся локальные операции изменения. Раз в секунду специальное задание на репликацию просматривает очередь в поисках изменений, которые следует распространить на другие серверы кластера, продвигает их и удаляет события из очереди [7].

Notes поддерживает нераспределенные механизмы блокировки для разграничения доступа к данным и транзакции. Поддержка распределенных блокировок и транзакций отсутствует [7].

Распределенные механизмы отказоустойчивости в Notes отсутствуют. В каждом сервере имеется подсистема восстановления. Она использует журнал, в который записывается перед выполнением каждая операция с БД, входящая в транзакцию.

Для защиты используются механизмы аутентификации и управления доступом.

Для аутентификации используется криптография с открытым ключом.

Управление доступом использует так называемые списки контроля доступа (Access Control Lists, ACL), которые определяют каким пользователям, группам пользователей и серверам разрешено посылать запросы на данный сервер. Каждая БД имеет свой список ACL, который определяет, кто и что может делать. Существует семь уровней доступа к БД – от уровня менеджера до уровня «нет доступа» [7].

Для рабочих станций используются списки контроля исполнения (Execution Control Lists, ECL), описывающие ограничения, налагаемые на исполняемый код. Например, может быть ограничен доступ исполняемого кода к локальной файловой системе рабочей станции, к средствам отправки почты, к определенным сетевым адресам и т. п.


 

8. Системы документооборота на базе MS Exchange + MS Outlook



Общие положения

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками компании на основе документов. Она обеспечивает создание документов, их движение по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение документов.

Интеграция системы электронного документооборота с существующей почтовой системой и с существующими учетными системами должна осуществлять:

– пересылку электронных документов между должностными лицами различных подразделений с использованием локальной вычислительной сети;

– временное хранение пересылаемых документов до первого входа получателя в систему;

– возможность личной переписки должностных лиц;

– отправку и прием сообщений за пределы организации через Internet;

– подтверждение доставки и прочтения получателем сообщения или документа;

– организовывать удобную для пользования электронную адресную книгу;

– обеспечивать планирование и управление личным временем;

– организовывать проведение собраний с согласованием времени со всеми участниками работу над коллективным проектом;

– использовать общие папки для организации доски объявлений по тематике, электронные телеконференции, проводить голосования.

Система электронного документооборота должна обеспечивать:

– централизованное управление документами;

– поддержку жизненного цикла документов;

– коллективную работу над документами;

– конфиденциальность;

– маршрутизацию документов;

– интеграцию с другими системами.

– полный контроль документа;

– создание новых версий документа, но не редактирование;

– аннотирование документ;

– просмотр документа.

Наличие корпоративного хранилища обеспечивает следующие преимущества:

– дает возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно освоиться с ее использованием;

– использование сервисных функций, таких как оповещение об изменении документа, о появлении нового документа и т. п.

При внедрении системы электронного документооборота необходимо уделить повышенное внимание описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, при работе в рамках системы любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему.

8.2. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook – это набор инструментов для управления корпоративной и личной электронной почтой. В его состав также входит многофункциональный органайзер, позволяющий работать с календарем, планировщиком задач, записной книжкой и менеджером контактов. Использование данного приложения в качестве клиента почтового сервера Microsoft Exchange Server поможет организовать эффективную совместную работу сотрудников любой компании над общим проектом.

Преимущества использования Microsoft Outlook:

– простота и удобство работы пользователя;

– минимизации затрат времени при осуществлении навигации и настройке приложения;

– безопасность и сенсорное управление. Если использовать мобильное устройство с сенсорным экраном, то достаточно скрыть Ribbon-панель и дисплей становится пригодным для управления пальцем. Outlook поддерживает работу со множеством серверов и служб электронной почты. Среди них: протокол SMTP, POP3, Internet Mail Access Protocol, версия 4 (IMAP4), интерфейс MAPI для Exchange Server. В Outlook предусмотрены несколько функций для защиты от спама - нежелательной почты (действует специальный фильтр нежелательной почты). Письма, которые «заметил» такой фильтр, перемещаются в отдельную папку для последующего анализа;

– высокое удобство общения. При совместной работе над проектом можно создать общую папку, календарь или список задач для членов рабочей группы;

– приложение позволяет применять несколько учетных записей электронной почты, что дает возможность одновременного использования различных почтовых ящиков и календарей;

– моментальный поиск нужной информации в письмах, календарях и контактах.

8.3. Microsoft Exchange Server

Exchange Server – это система корпоративной почты бизнес-класса, которая помимо возможностей почтового сервера предоставляет пользователям широкий набор средств для совместной работы, такие как: календари, задачи, общие контакты и адресные книги, общие папки, доступные через Outlook, в которых могут быть размещены различные общие документы и почта.

Ролевая структура Exchange Server приведена на рис. 8.1.

Использование Microsoft Exchange Server обеспечивает следующие преимущества:

1. Унифицированная среда работы пользователей. Внедрив Exchange Server, можно получить единый ящик для электронной, голосовой почты, факсов и SMS.

 

Рис. 8.1

2. Повышение производительности труда пользователей. Outlook в Exchange Server группирует переписки в цепочки сообщений и вместо десятка писем, полученных в разное время и разбросанным по разным папкам, отображает только один элемент. Раскрыв этот элемент, пользователь видит всю переписку сразу.

3. При создании письма пользователю выдаются специальные подсказки (MailTips).

4. Повсеместный доступ. Exchange Server предоставляет пользователям действительно повсеместный доступ, не зависимо от того находится ли человек в офисе, дома, в командировке или в дороге, он всегда сможет получать и отправлять почту, назначать и принимать встречи в календаре, просматривать контакты клиентов и своих коллег.

5. Мобильный доступ. Разработанная Microsoft технология ActiveSync стала стандартом доступа к почте с мобильных устройств.

6. Защита информации. Взаимодействие со службой каталогов Active Direсtory происходит с использованием протокола Kerberos. Для более безопасной работы могут использоваться смарт-карты или системы биометрической аутентификации. Все внешние коммуникации, доступ через WEB или с использованием мобильных устройств шифруются по протоколу SSL. Кроме того пользователи могут использовать шифрование и подпись самих электронных сообщений при помощи технологии S/MIME. Шифрование доступно как из Outlook, так и через WEB или мобильный доступ. Microsoft Exchange Server поддерживает технологию IRM (Information Rights Management), которая позволяет защитить конфиденциальные документы Microsoft Office.

7. Сокращение затрат на обслуживание. Внедрив MS Exchange Server, пользователи сами смогут восстанавливать ошибочно удалённые сообщения, не обращаясь к системному администратору, чтобы тот восстановил их письмо из резервной копии.

8. Антивирусная и антиспам защита. Для проверки электронной почты может использоваться несколько антивирусных ядер одновременно. Среди которых: Kaspersky, McAfee, BitDefender, AVG Antivirus, Norman и др. Кроме того антивирусная проверка может происходить на трёх уровнях: на пограничных серверах (Edge Transport), на внутренних маршрутизирующих серверах (HUB Transport) и на серверах баз данных (Mailbox).

9. Высокая степень интеграции в инфраструктуру. Exchange Server интегрируется с Forefront Threat Management Gateway (ранее называвшийся ISA Server), обеспечивая наивысший уровень защищённости от внешних угроз. Exchange интегрируется с такими продуктами, как Microsoft CRM и SharePoint, а объединение Microsoft Exchange Server и Microsoft Office Communications Server представляет собой мощное решение для объединенных коммуникаций (Unified Communications).

10. Неограниченные возможности масштабирования. Exchange Server обладает практически неограниченными возможностями масштабирования, он может объединять сотни тысяч пользователей под одним почтовым доменом. В организации может быть установлено неограниченное количество почтовых серверов, сами сервера могут быть разбросаны географически по всему миру, каждый из серверов может содержать ящики различных пользователей.

11. Высокая доступность и отказоустойчивость. Использование технологии DAG. Структура технологии DAG приведена на рис. 8.2.

Рис. 8.2

Данная технология позволяет реплицировать почтовые базы данных между узлами кластера. И в случае выхода из строя жёсткого диска, массива или даже целого сервера, содержащего активную базу данных, в работу мгновенно включится пассивная копия.

Развёртывание Exchange Server в масштабах предприятия с большим числом пользователей и большим количеством филиалов требует наличия сертифицированных специалистов с большим опытом участия в аналогичных проектах. Помимо разработки самой инфраструктуры серверов MS Exchange, требуется соответствующее планирование структуры домена Active Directory, топологии сайтов, т.к. работа Exchange напрямую зависит от функционирования контроллеров домена и серверов глобального каталога. При разработке отказоустойчивых кластерных конфигураций нужно учесть огромное количество факторов, влияющих на работоспособность почтовой системы.

8.4. Согласование документов в MS Outlook. Практические действия

1. Необходимо открыть программу MS Outlook и выбрать «создать сообщение» (рис. 8.3).

Рис. 8.3

К письму сделать вложение с документом, который требует согласования. В качестве адресатов написать всех согласующих лиц. Затем указать тему письма.

2. Далее нужно завести типовые варианты результатов согласования, которые будут выбирать согласующие лица, ознакомившись с проектом документа. Для этого на панели инструментов электронного письма нужно нажать кнопку «Параметры» (рис. 8.4).

Рис. 8.4

 

3. После настройки параметров, при необходимости, особенно, если дело касается документов повышенной важности, можно определить время, в течение которого необходимо завершить процесс согласования. Тогда выберите флажок «К исполнению» и нужную строчку. Если ни одна строка не подходит, нажмите «другой» и установите дату сами. Срок согласования проекта документа указывается инициатором в соответствии с утвержденными в организации сроками согласования, которые могут быть прописаны, например, в Инструкции по делопроизводству. MS Outlook позволяет установить конкретную дату. Письмо готово. Если все корректно и хорошо, нажмите «отправить».

Процесс согласования. Если письмо с проектом документа получено адресатом или адресатами, то при открытии его увидим, что в этом сообщении группа команд «Ответить» имеет дополнительно кнопку «Голосование» (рис. 8.5).

Рис. 8.5

Согласующее лицо, прочитав вложение, может выбрать один из заданных параметров: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями.

 

Если должностное лицо не согласно с проектом документа либо считает необходимым внести в документ некоторые уточнения, то на «Панели голосования» необходимо выбрать вариант «Нет» либо «Да с замечаниями» соответственно. А в открывшемся окне Microsoft Outlook отметить вариант «Изменить ответ перед отправкой». В результате откроется новое электронное письмо (рис. 8.6), где должностное лицо может указать свои комментарии (замечания, возражения) по документу и направить их инициатору документа.

Рис. 8.6

Создание листа согласования начинается с выбора команды «Просмотреть результаты голосования». Для этого открывается любое из присланных согласующими лицами сообщений.

Если все должностные лица, с которыми согласовывался документ, полностью согласны с проектом документа, то необходимо распечатать из Microsoft Outlook результаты согласования (рис. 8.7), прикладывая их в качестве листа согласования к печатной форме проекта документа, и направляет данный пакет документов инициатору согласования.

 

 

Рис. 8.7

 

 


 


Библиографический список

1. Концепция построения систем автоматизации документооборота [Текст] / А. Гавердовский // Открытые системы. - 1997. - № 1. - С. 29-34

2. Дюк, В. А. Data Mining – интеллектуальный анализ данных [Электронный ресурс] / В.А. Дюк. – Режим доступа: http: //www.olap.ru/basic/dm2.asp

3. Корпоративные информационные системы: технологии и решения [Текст] / М.С. Каменнова // Системы управления базами данных. - 1995. - № 3. - С. 88-99.

4. Средства добычи знаний в бизнесе и финансах [Текст] / Киселев, Е. Соломатин // Открытые системы. - 1997. - № 4. - С. 41-44

5. Корнеев, В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации [Текст] / В.В. Корнеев [и др.]. – М.: «Нолидж», 2000. - 352 с.: ил.

6. Создание систем поддержки принятия решений на основе хранилищ данных [Текст] / В. Львов // Системы управления базами данных. - 1997. - № 3. - С.30-40.

7. Таненбаум, Э. Распределенные системы. Принципы и парадигмы [Текст] / Э. Таненбаум, М. ван Стеен. – СПб.: Питер, 2003. – 877с.: ил.

8. Федоров, А. Введение в OLAP-технологии Microsoft [Текст] / А. Федоров, Н. Елманова. – М.: Диалог-МИФИ, 2002. – 268 с.

9. Цымбал, В. П. Информационные системы и структуры данных [Текст]: учеб. пособие / В. П. Цымбал, С. П. Куценко. – Киев: Вища шк., 1980. – 238 с.: ил.

10. Интеллектуальный анализ данных в системах поддержки принятия решений [Текст] / М. Шапот // Открытые системы. - 1998. - № 1. - С.30-35.

11. Способы аналитической обработки данных для поддержки принятия решений [Текст] / Л. В. Щавелев // Системы управления базами данных. - 1998. - № 4-5. - С. 35-48.


 

 

Учебное издание

 

Ланских Юрий Владимирович

Ланских Владимир Георгиевич

 

Информационные системы для работы с документами

 

 

Подписано в печать хх.хх.18. Печать цифровая. Бумага для офисной техники.

Усл. печ. л. х, хх. Тираж хх экз. Заказ ххх.

 

«Вятский государственный университет» ПРИП ФГБОУ ВО «Вятский государственный университет» 610000, Киров, ул. Московская, 36 Тел.: (8332) 64-23-56, http: //vyatsu.ru

 


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-06-09; Просмотров: 830; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.189 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь