Задачи динамических архивов

К задачам динамических архивов относятся:

1. Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, что реализуется двумя путями:

– реализуются библиотечные функции выписки документов на редактирование и возврата документов c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями;

– для того чтобы позволить одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, вводится понятие версии и подверсии документа. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).

2. Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название «дело», по своим характеристикам он аналогичен простому документу. Документы могут быть объединены в составной документ с помощью нескольких типов связей, которые определяют правила сборки документов в контейнер (порядок, используемая версия и т. д.).

3. Поддержка распространения опубликованных документов (электронная почта, публикация на Web-сервере).

4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к документу.

Маршрутизация и контроль исполнения

Под термином «маршрутизация» понимают, как правило, такое распространение документа, когда о завершении маршрута оповещается его инициатор (в частном случае документ возвращается инициатору) [1].

Выделяется два основных типа маршрутов документов. Последовательная маршрутизация – документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация – документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом [1].

Типы систем маршрутизации [1]:

1. Свободная маршрутизация. Система позволяет описывать последовательные и параллельные маршруты.

2. Системы электронной почты. Осуществляет параллельное распространение документов. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию.

Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения

Функции контроля исполнения приведены в табл. 5.1 [1].

Информация, приведенная во второй колонке таблицы, может выдаваться в виде:

– изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий;

– нового задания, сформированного системой инициатору;

– сообщения по электронной почте.

Жесткая маршрутизация

Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:

– комбинированные из последовательных и параллельных элементов;

– условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Для создания таких маршрутов используется специализированный графический редактор.

 

 

Табл. 5.1
Функция	Информация, доставляемая инициатору
Контроль доставки задания	Информация о достижении заданием места назначения (исполнителя).
Контроль прочтения задания	Информация об ознакомлении сотрудников с заданием.
Контроль выполнения	Информация о выполнении.
Мониторинг задания	Сотрудники и операции.
Извещение о нарушении сроков исполнения
История выполнения заданий.
Контроль качества исполнения	Информация о выполнении с результатами выполнения.

Желательно также обеспечение следующих функций:

– контроль безопасности – при отправке документа сотруднику, не имеющему на него прав, выдача запроса о предоставлении прав;

– поддержка опубликования документа – по завершении маршрута документ меняет свой статус на опубликованный.

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться: