Организация телефонного общения в гостинице

Телефонный оператор должен соблюдать главные принципы ведения делового разговора. Телефонные звонки нарушают режим работы, разбивают рабочий день на маленькие отрезки времени продолжительностью 10-30 минут, что не разрешает сосредоточиться на проблемах, возможно и провоцирует стресс. Около 60 % разговоров по служебному телефону приходится на первую половину дня. Здесь требуется умение вести короткий разговор и быстро перестраиваться, спокойно реагируя на разных клиентов.

Необходимо знать, что трубку нужно снимать после третьего гудка. Если снять трубку сразу, то сотрудник не успеет сосредоточиться и дать время мысленно подготовиться собеседнику. Если снимать трубку после 5-6 гудка, то может сложиться впечатление, что сотрудник или занят, или сотрудника нет на месте или он не хочет разговаривать. Говорить нужно в строго определенном темпе - 120-150 слов в минуту, но первые фразы произносятся гораздо медленнее.

Вначале разговора обязательно должно быть приветствие и представление. В разговоре нужно следить, чтобы речь была грамотной, и избегать жаргона. Нельзя превращать беседу в допрос, не надо задавать такие вопросы как «Кто это? » или «Что вам нужно? ». Необходимо следить за своей дикцией, не держать руку у микрофона, когда передаете информацию тем, кто находится рядом - комментарии могут быть услышаны клиентом.

Гостиничным этикетом собраны конкретные фразы, которые в телефонном и в живом общении, нельзя говорить клиентам или посетителям. Рассмотрим не большой список таких фраз:

«А чего вы от меня хотите? Я не могу! И вообще, это невозможно! » «В чем проблема? Я всегда так делаю» «Я этим больше не занимаюсь» «Вы в этом сами виноваты» «А у нас завис компьютер или принтер» " Мы старались, как могли..." " Срок истек вчера (сегодня)" - " Это вообще не моя обязанность, обращайтесь в другую службу" - " Перезвоните человеку, который этим занимается! " - " Почему вы не были заинтересованы этим раньше?! " " Можете звонить руководству, они вам скажут тоже самое» Голос автоответчика: " Я говорю по телефону или не нахожусь на рабочем месте". " Что вы хотите, чтобы я сделал(а)?! " - " Доплачивайте..." " Я не думаю, что так можно" " Ну, что еще?! " " У меня не было времени на это! " " Вот, если бы вы..." " Простите, но меня уволят, если я..." " Наш начальник никогда никому не позволяет" " Я не могу взять эту проблему на себя" " Хватит мне грубить! " " Вы не единственная(ый)! " " У меня маленькая зарплата, чтобы я..." " Извините, но это не входит в мои обязанности" " Не повышайте на меня голос! " " Если будете продолжать в этом же тоне, я не буду с вами больше разговаривать! "

Входящие звонки

Клиенты сами звонят в фирмы и узнают про товары и услуги потому, что им нужен данный продукт или услуга. Поэтому телефонный разговор с менеджером должен запомниться клиенту, вызвать расположение и доверие к фирме и предлагаемому продукту. Клиент не должен долго ждать, пока снимут трубку, не должен устать от ожидания, пока его переключат на нужного человека, и тем более, пока ответят на заданный вопрос. В телефонных переговорах фактор времени играет гораздо больше значения, чем во время переговоров «лицом к лицу». Если менеджер сделал паузу во время телефонной презентации, то гробовая тишина быстро начинает давить на уши собеседника, ситуация становится очень неуютной. Менеджера, отвечающего на вопросы клиента, ничто не должно отвлекать, и он должен хорошо разбираться в продукте или услуге, которую предлагает.

Очень важно правильное представление. Оно является настолько значимым, потому что эффект первого впечатления продолжает действовать не смотря ни на что. Первое впечатление формируется в первые 4 – 60 секунд общения. Поэтому проявить максимальную вежливость, говорить со средней скоростью, обладать приятным солидным тембром голоса – значит, добавить себе очков в пользу установления хорошего контакта. Лучший экспромт, как известно, тот, который приготовлен заранее. Поэтому хорошо бы проработать не только голос и интонации, но и приветственные фразы. Они должны быть краткими, понятными и располагающими к общению.

Начинать нужно с приветствия: «Добрый день» - фраза емкая, бодрая, деловая. Она не идет в сравнение ни с какими «Здравствуйте», «Алле» или «Слушаю Вас». Она единственная настраивает на деловое общение и прибавляет солидности говорящему.

После представления нужно назвать свою компанию. Есть как минимум два веских аргумента в пользу произнесения названия компании сразу после приветствия. Первый из них – клиент должен убедиться, что не ошибся номером. Второй аргумент – называя сначала компанию, а потом свое имя, менеджер автоматически в сознании клиента соединяет себя и компанию. А это значит, что, перезванивая, клиент будет просить соединить его именно с тем человеком, с кем он разговаривал в первый раз. И это облегчает налаживание контакта между конкретным менеджером и конкретным клиентом.

Соответственно, чем более деловым будет тон беседы, тем больше у менеджера шансов, что телефонные переговоры закончатся сделкой. Если же клиент, начиная разговор, чувствует в интонациях менеджера просто желание поделиться информацией, то именно так все и происходит. Клиент задает все интересующие его вопросы относительно товара, своих сомнений в качестве и цене, потом говорит «спасибо» и откланивается. Так как изначально разговор не предполагал совершения сделки, то ее и не происходит.

Особое внимание надо уделить процессу выдачи менеджером информации о товаре и услуге, запрашиваемой клиентом. Часто клиент звонит, еще не до конца разобравшись в том, что именно ему нужно и какие деньги он готов за это заплатить. На этом этапе очень важно обратить внимание клиента на следующее: ценовые категории и какие характеристики включает в себя продукт по данной цене

Презентация каждого товара должна быть заготовлена заранее, поскольку если нет четкого плана изложения фактов о продукте, то возникает сумбур в рассказе, возникают лишние паузы при подборе нужных слов, интонации меняются с солидных на напряженные. Все это в комплексе вызывает недоверие клиента и к данному продукту, и к менеджеру, и к компании как продавцу данного товара.

Также в речи не может быть большого количества терминов. Все слова должны быть понятны даже абсолютному новичку в изучении характеристик продукта или услуги. Иногда исключить из презентационной речи все профессиональные термины достаточно сложно, но это необходимо, так как нет гарантии, что клиент все их поймет, но немногие решатся задавать вопросы. Платить деньги за тот продукт, характеристик которого клиент не понимает, он не будет. Поэтому после этих переговоров он обязательно позвонит в другую фирму, и если там объяснят лучше, то им он и заплатит деньги. Это не цель работы менеджера конкретной компании, значит, объяснение сложных терминов простыми словами должно входить в каждую презентацию.

В завершении телефонных переговоров у клиента должно сложиться четкое понимание, за какие деньги, какой товар он получит. В чем его преимущества по отношению к более дешевому продукту, в чем его недостатки по отношению к более дорогому. Он должен четко осознавать, какие шаги ему нужно предпринять, чтобы совершить покупку – куда приехать, или куда позвонить, или как оформить заказ. Лучше, если имя и контактные телефоны останутся у менеджера. Так легче будет сориентироваться, если клиент позвонит повторно. На протяжении всех телефонных переговоров надо помнить о вежливости, размеренности речи, солидных интонация, но в последние минуты телефонного общения они особенно важны, так как лучше всего запоминаются первые и заключительные фразы и интонации. Чтобы впечатление о переговорах у клиента осталось наилучшим, прощание должно быть таким же деловым и позитивным, как и весь разговор.

Исходящий звонок. Что говорить, когда вы звоните своему клиенту?

Придумайте несколько способов, как можно поздороваться, но все они должны быть корпоративно приемлемы, то есть вежливы, приятны на слух, доброжелательны и корректны («Добрый день», «Здравствуйте», «Приветствую вас, Сергей Николаевич», но никак не «Здрасьте», «Денечек добренький» и подобные). Приветствия могут быть различными для людей разного возраста и пола. «Как поживаете? » – эта фраза, как ни одна другая, сразу выдаст в вас человека, занимающегося телемаркетингом или продажами, особенно, если она произносится неискренне, как обязательный вопрос. А 80% ваших конкурентов задают его именно так. Если вы хотите обойти конкурентов и наладить хороший контакт с предполагаемым клиентом, то после того, как вы представились и указали название вашей компании, попробуйте воспользоваться одним из следующих приемов:

1. «Меня хорошо слышно? » - такое начало разговора имеет несколько преимуществ. Во-первых, этот вопрос вызывает положительный ответ, а во-вторых, ответив положительно, ваш собеседник начинает вас действительно слушать. Неплохой прием для начала разговора.

2. «Хороший день, не правда ли? » – этот вопрос в начале разговора сразу устанавливает контакт с собеседником и заставляет его включиться в разговор.

3. «У Вас тоже идет дождь? » («светит солнце», «жарко»). Если вы начинаете разговор с потенциальным клиентом с вопроса, не относящегося к продажам, это заставляет его общаться и снимает напряжение.

4. «Я так рад, что дозвонился Вам! Мне нужна Ваша помощь. Скажите, Вы занимаетесь …? ». Отличный прием, потому что вы сразу заставляете собеседника почувствовать свою важность. Работает безотказно.

5. «Как проходит день? ». Альтернатива вопросу «Как поживаете? ». Работает, только если вы задаете вопрос искренне и действительно слушаете, как у человека проходит день. Слушайте и адекватно реагируйте.

Итак, вот они, пять способов, которые позволят выделиться при холодном обзвоне потенциальных клиентов.

Если вы знакомы с человеком, которому звоните, обязательно назовите его по имени (имени и отчеству). Произнесите свое имя. Человек должен как можно быстрее идентифицировать ваш голос, чтобы он смог воспользоваться одной из готовых моделей ведения переговоров по телефону. Если человек не знает, с кем разговаривает, то он теряется, что вызывает неприятное ощущение. К тому же длительное непонимание, с кем человек разговаривает, рождает агрессию на этого человека, связанную с тем, что появляется ощущение потери времени – человек занят, или он о чем-то думает, а тут его заставляют играть в «угадай-ку». «Ты меня не узнаешь? », «Привет, так как там наши дела по тому договору? », «Добрый день. Звоню уточнить время нашей встречи, вам удобнее завтра или в пятницу? » - такие вопросы в начале телефонной беседы могут испортить отношение к вам собеседника очень быстро. Кроме раздражения, такие фразы ничего не вызывают. Сама фраза должна быть позитивной или нейтральной по эмоциональной заряженности. «Вас беспокоит», «Меня зовут Ольга. Не уделите ли вы мне несколько минут времени», «Я хотела поговорить с вами о нашем проекте, это не отнимет у вас много времени» - фразы такого типа очень негативно сказываются на самочувствии другого человека. Наш мозг не улавливает частицу «не», а утвердительные предложения улавливает как утвердительные предложения, и не улавливает тот подтекст, который мы в них вкладываем.

«Вас беспокоит» - воспринимается мозгом, что да, меня действительно беспокоят, то есть отрывают от дел и выводят этим звонком из равновесия.

«Меня зовут Ольга. Не уделите ли вы мне несколько минут времени» - хочется ответить – «Не уделю». Каков вопрос – таков ответ, на автомате, если к тому же человек был занят подсчетами или глубоко задумался, то способность улавливать дополнительные контексты на время сводится к нулю.

«Добрый день. Меня зовут Ольга, компания…, я звоню, чтобы уточнить время нашей встречи. Вам удобнее завтра или в пятницу? » (это, если разговор запланирован быть коротким).

«Добрый день, Сергей Иванович. Меня зовут Ольга, я менеджер по обновлениям компании…, вам удобно сейчас разговаривать? »

Даже если вы звоните пятый раз за день, все равно надо представляться каждый раз.

Уточнение имени собеседника. Добрый день. Могу я поговорить с Сергеем Ивановичем? Добрый день. Это Сергей Иванович? Здравствуйте, меня зовут Ольга, я менеджер по работе с клиентами компании.

Не лучший вариант, если вы, представившись сами, зададите вопрос типа: «Это Сергей Иванович? », «Сергей Иванович, это вы? » - потому что есть вероятность ошибиться, и тогда ответная фраза: «Нет, это Илья» - вызовет раздражение на той стороне трубки. Во-первых, вы не узнали человека, и он имеет право на это выразить негативные эмоции. Во-вторых, произнесение собеседником слов с негативной окраской подспудно портит его к нам отношение.

Вопросы: «С кем я разговариваю? », «Кто это? » - вызывают ответную реакцию, полную негатива: «А кто вам нужен? Куда вы звоните? »

Длинные вступительные фразы «Могу я поговорить с Сергеем Ивановичем? » могут оказаться весьма полезными, если за время, пока мы набирали телефонный номер, забыли, кому звоним. Пока мы произносим плавно и размеренно: «Добрый день. Соедините меня, пожалуйста, с…» есть время и возможность вспомнить, кому же мы звоним или заглянуть в лист-заявку, по которой мы набираем номер. К тому же любому человеку так приятно слышать свое имя. И если мы можем доставить клиенту удовольствие называнием его по имени, почему бы нам не сделать так хотя бы ради этого.

Уточнение наличия времени на разговор у собеседника.

Очень важный момент в развитии хороших длительных отношений с клиентом. Мы вторгаемся своим звонком в жизнь человека. Он может быть занят чем угодно, от важных деловых переговоров до увлеченной беседы по мобильному телефону с другом. И то, что делает человек на том конце провода, может быть для него гораздо более важным, чем этот звонок, по крайней мере, на тот момент, что мы выбрали для звонка. К тому же, телефон хорош тем, что нас не видно, и это уединение человек может просто не хотеть нарушать. Может быть тысяча причин, по которой человек поднял трубку, но не готов с нами серьезно разговаривать. Такой настрой абсолютно никак не может нам помочь наладить отношения с данным человеком. И если мы не спросим про наличие свободного времени, то рискуем, что либо нас будут слушать в пол уха, либо откровенно скажут: «Вы знаете, я сейчас занят, перезвоните мне, пожалуйста, недельки через полторы». «Могу я занять у вас две минуты? » - занять равно отнять, а мне не хочется, чтобы у меня отнимали время.

В то же время, если мы спросили у человека: «Есть ли у вас минутка, чтобы поговорить со мной? » - то он уже не сможет так просто закруглить разговор с нами, если вдруг тема беседы будет не очень актуальной для собеседника. И сказать в качестве отговорки: «Ой, я сейчас так занят, давайте вернемся к этому через пару месяцев» - после того, как минуту назад сказал, что «да, я сейчас свободен для разговора с вами». После того как правильно поздоровались, нужно продолжать разговор в том же ритме, поэтому очень важны последующие слова.

Фраза «Я хотела бы вам предложить…» не должна присутствовать в вашем словаре. Для потенциального клиента это значит: «Мы звоним, чтобы впарить вам наш товар…». Не нужно, чтобы клиент думал, что ему что-то «впаривают». Клиент должен сам захотеть купить наш товар.

«Я хотела поговорить с вами о нашем проекте, это не отнимет у вас много времени» - эта фраза читается подуставшим мозгом как «это отнимет у вас много времени». Соответственно, нет и желания обсуждать проект.

Впечатление, которое собеседник формирует о нас, складывается, в основном, впервые несколько минут общения, и если у человека на том конце провода возникнет напряжение, связанное с нами и с нашим голосом, то его потом будет сложно преодолеть.

Вместо этого говорите: «Наша компания занимается (резюме деятельности вашей компании). Звоню обсудить, насколько вам это могло бы быть интересно», или «Наша фирма занимается (чем занимается компания). Могу ли я вести с Вами переговоры по этому вопросу? ». «Обсуждение» и «ведение переговоров» не грозят клиенту финансовыми затратами. Поэтому, есть большая вероятность в продолжении диалога. Хотя не исключено, что в этом случае мы можем получить отказ.

Клиент бывает психологически не готов к переговорам. Результатом может стать эмоциональное сопротивление, и мы с первых секунд сталкиваемся непробиваемыми возражениями: «Нам ничего не надо», «Мы уже закрыли все потребности», «Мы давно работаем с поставщиками и нас всё устраивает». Не стоит начать убеждать клиента и аргументировать выгоды своего коммерческого предложения, это распространенная ошибка. Результатом может стать прекращение разговора. Если клиент не готов к восприятию информации, то он просто вас не услышит. Рассмотрим способы, как избежать трудностей (Рисунок 2)

Рисунок 2.Как избежать трудностей

Здесь, кстати, как раз очень удобно то, что мы говорим по телефону, так как мы можем легко пользоваться вспомогательными материалами, Интернетом, справочниками и помощью специалистов, что достаточно трудно сделать при личной встрече.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: