АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ МЕТОДОВ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ НА МАШИНОСТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ

Особенности электронного документооборота в машиностроении

Общий документооборот

Любое машиностроительное предприятие имеет дело с документами общего характера, поскольку реализует функции, необходимые для надлежащего функционирования организации, взаимодействующей с одной стороны со своими работниками, а с другой – с обществом и государством.

Таким образом, система электронного документооборота, внедренная на машиностроительном предприятии, реализует следующие функции:

- коммуникативные -  для реализации этих функций используются процедуры обработки входящей и подготовки исходящей корреспонденции, автоматизирующие взаимодействие с внешними организациями и государственными органами, а также процедура обработки обращений граждан, автоматизирующая работу с входящей корреспонденцией от физических лиц, не являющихся хозяйствующими субъектами;

 - служебные -  эти функции предназначены для автоматизации и упорядочивания самой системы документооборота машиностроительного предприятия и включают процедуры делопроизводства (работу с номенклатурой дел организации и ведение дел, включая управление их содержанием и формирование служебной документации — титульного листа, описи и т.д.);

-управленческие-. К этой группе функций, автоматизируемых СЭД, следует отнести две группы процессов управления документацией: во-первых, управление и хранение нормативной документации, во-вторых, процессы управления распорядительной документацией и исполнительской дисциплиной.

Любое современное предприятие управляется прежде всего с использованием директивной модели управления, реализуемой с помощью процессов общего документооборота: подготовка распорядительных документов и контроль исполнения поручений.

Подготовка распорядительных документов, осуществляемая практически любой современной СЭД на предприятии, является стандартной процедурой отечественного документооборота и предусматривает выполнение целого ряда работ:

выдача поручения о подготовке распорядительного документа исполнителю. Выполняется должностным лицом, в чью зону ответственности входят указанные задачи. В дальнейшем этим же должностным лицом осуществляется общий контроль за прохождением документа, его согласованием и т.д.;

подготовка проекта распорядительного документа.

Выполняется исполнителем (работником, получившим соответствующее поручение от должностного лица). В его задачи входит подготовка проекта до-

кумента, согласование с должностным лицом, поставившим задачу о подготовке распорядительного документа, создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) распорядительного документа в системе электронного документооборота, установка в ней перечня согласующих должностных лиц и порядка согласования, наконец отправка документа на согласование; направление уведомления из СЭД о необходимости проведения согласования. Должностные лица, участвующие в процедуре согласования, знакомятся с текстом документа и при согласии с ним проводят процедуру. При несогласии либо частичном согласии должностное лицо направляет документ посредством СЭД исполнителю на доработку, указывая при этом основания несогласия с текстом документа; доработка исполнителем проекта документа на основании указаний согласующих лиц и инициатора разработки, после чего версия документа обновляется в РКК СЭД; выдача проекта документа посредством СЭД после проведения согласования утверждающему должностному лицу, осуществляется которым на предприятии является его единоличный исполнительный орган –генеральный директор.

Тем не менее, в зависимости от применяемой модели управления утверждать распорядительные документы с ограниченной областью применения могут и другие руководящие работники. И система электронного документооборота предприятия должна уметь реализовывать эту особенность; регистрация после утверждения проекта документа или их группы путем присвоения регистрационного номера в специализированном журнале СЭД, после чего статус документа меняется с “проекта” на “документ”, исполнение положений которого становится обязательным.

На основании введенного в действие распорядительного документа, а также при наличии служебной потребности руководящих работников в выдаче поручений сотрудникам используется другой, смежный с предыдущим процесс контроля исполнения поручений, при котором контролируется выполнение по-

ручения как по существу, так и по срокам, что как раз и обеспечивается функциональностью системы электронного документооборота. Кроме того, СЭД позволяет также реализовывать функциональность переноса сроков отчета и т.д.

Все таки, общей функциональностью возможности СЭД для предприятия машиностроительного профиля не ограничиваются. Существует целый набор профильных решений, основными потребителями которых как раз является машиностроительная отрасль. Далее мы детально рассмотрим функциональность двух таких документоориентированных решений — управление архивами техдокументации и автоматизацию основных процедур системы менеджмента качества предприятия.

Менеджмент качества

Будучи основанной на процессном подходе к управлению, система менеджмента качества (СМК) вне зависимости от отраслевой направленности требует обязательного использования как во время внедрения самой системы менеджмента, так и в дальнейшем. Для обеспечения функциональной поддержки СМК, реализуемой в качестве одного из модулей внедряемой на предприятии системы электронного документооборота, желательно использовать близкий механизм СЭД/ЕСМ-систем автоматизацию документоориентированных процессов посредством workflow (потоков работ).

Таким образом, для реализации поддержки СМК кроме стандартной функциональности система электронного документооборота должна обеспечить поддержку следующих процессов (потоков работ):

управление документацией СМК;

планирование и проведение внутренних аудитов, а также учет и контроль проведения коррекций;

управление вовлеченностью руководства и сотрудников в процедуры СМК;

управление обучением и аттестацией персонала;

управление несоответствиями;

управление корректирующими и предупреждающими мероприятиями.

 

 

 

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ         

Задачей данного дипломного проекта является разработка системы автоматизированного документооборота на машиностроительном предприятии ОАО «Завод Автоприбор» соответствующим существующей номенклатуре документов предприятия и организационной структуре предприятия.

Существующий документооборот имеет ряд недостатков:

- отсутствие централизованного контроля за документооборотом;

- отсутствие финансового планирования;

- ручное выполнение ряда задач работниками;

- несовершенный поиск;

- несовершенный учет и поиск архивных документов.

 

На базе машиностроительного предприятия ОАО «Завод Автоприбор» появились требования, которым должна удовлетворять разрабатываемая система автоматизированного документооборота: - контролировать состояние выполнения планов-графиков на уровне отчетной системы;

- формировать отчетные документы, направляемые в областной фонд на рассмотрение по факту завершения работ

- защищенность документа от несанкционированного воздействия;

- автоматизация ряда задач;

- поиск документов по ряду параметров;

- учет архивных документов.

 

Характеристика предприятия

Основное направление деятельности «Завод «Автоприбора» - конструирование, производство и продажа электрооборудования ко всем видам российских и зарубежных марок автомобилей, автобусов, тракторов, сельскохозяйственной и спецтехники, а также технологического оборудования и средств автоматизации.

Образованное открытое акционерное общество является юридическим лицом, статус которого определен Уставом общества. Учредители вправе изменять состав сформированного ими уставного капитала в порядке, предусмотренном настоящим Уставом.

Акционерное общество имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, имеет расчетный счет и другие счета в банке.

Акционерное общество имеет круглую печать со своим наименованием, фирменные и товарные знаки обслуживания, другую атрибутику и исключительные права на их использование.

Имущество ОАО «Завод «Автоприбор» составляют основные и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается на самостоятельном балансе предприятия и формируется из собственных и заемных средств.

Система менеджмента качества ОАО "Завод "Завод «Автоприбор" сертифицирована на соответствие требованиям ИСО/ТУ 16949:2002, что подтверждено сертификатом №CERT-10814-2006-AQ-HOU-IATF, выданном норвежской компанией "Det Norske Veritas" в январе 2006г. Завод успешно прошел два периодических аудита, в июле 2008 года планируется проведение ресертификации.

Система экологического менеджмента ОАО «Завод «Автоприбор» сертифицирована на соответствие требованиям международного стандарта ИСО- 14001:2004, что подтверждено сертификатом № 00034-АЕ-МСW-FINS, выданном норвежской компанией "Det Norske Veritas" в сентябре 2006 года. Завод успешно прошел два периодических аудита.

"Автоприбор" специализируется на разработке и производстве различных типов указателей и датчиков, комбинаций приборов, систем стеклоочистителей, спидометров, тахометров, амперметров, манометров и других компонентов для продукции российских автопредприятий, а также зарубежных производителей, выпускающих автомобили в России. В частности, "Автоприбор" выпускает компоненты для автомобилей ГАЗ, АвтоВАЗ, ГАЗ, Ford, Nissan и многих других.

У предприятия накопилось несколько причин перейти на электронный документооборот. Нужно было сократить временные затраты сотрудников на согласование документов и упростить контроль за исполнением поручений. Поэтому на первом месте в списке задач стояла автоматизация организационно-распорядительного документооборота. Также необходимо было создать электронный архив документов, чтобы сократить время поиска важной информации и организовать управление неучтенными потоками документов. Кроме того, сотрудников нужно было вовлечь в процесс согласования документов системы менеджмента качества, которая действует на заводе, а также автоматизировать некоторые другие процессы.

На тестирование различных решений для автоматизации документооборота ушло три месяца. В результате специалисты службы администрирования информационных ресурсов завода остановились на системе электронного документооборота и управления взаимодействием Directum, как на наиболее подходящем по функциональности и цене решении.

 

Этапы проекта

Завод принял решение внедрять СЭД своими силами. Проект стартовал в конце 2008 года и начался с составления перечня процессов, требующих автоматизации, и расстановки приоритетов. Затем состояние каждого процесса анализировалось, формировалась группа, включающая владельца процесса и специалистов по информационным технологиям, составлялся план-график мероприятий по реализации проекта.

По мере развития проекта были автоматизированы ключевые бизнес-процессы: управление организационно-распорядительной документацией; согласование документов СМК, сторонних заказов (инсорсинг), графиков внедрения изменений конструкции и технологии (ГрВИ), карт разрешения, договоров поставки, заявок на подбор персонала; управление ИТ-заявками и служебной перепиской.

Параллельно шло обучение сотрудников. Сначала было проведено первичное обучение работе в системе электронного документооборота (знакомство с интерфейсом), а затем сотрудники осваивали конкретные автоматизированные бизнес-процессы. Единственная сложность, которую отметила команда проекта в сфере обучения персонала — мотивация сотрудников соблюдать правила. Используемая версия системы Directum 4.5, предоставляющая большую свободу в выполнении работ и опирающаяся на существующие на предприятии регламенты, не требует жесткой установки последовательности действий, которую должен совершить пользователь системы (например, создать документ, отправить его по определенному типовому маршруту). Эту проблему планируется решить с переходом на версию 4.7, дополненную механизмом мастеров действий, которые облегчают выполнение рутинных или сложных операций; от пользователя требуется лишь ввести заданные параметры для начала бизнес-процесса и формирования документов.

Первые итоги

Первый этап внедрения прошел успешно, сейчас система находится в стадии постоянного развития, поскольку бизнес-процессов, подлежащих переносу в СЭД завода, достаточно много.

На сегодняшний день в системе работает более 400 сотрудников завода. В ходе проекта были разработаны новые виды электронных документов, карточки документов, типовые маршруты и отчеты. Так, например, теперь топ-менеджмент завода и руководители среднего звена участвуют в согласовании и утверждении электронных документов с использованием электронной цифровой подписи. Помимо руководства в автоматизированных процессах задействовано большое количество специалистов различных подразделений предприятия, в том числе и производственных: дирекция, канцелярия, отдел развития интегрированной системы и экологического мониторинга, производственно-диспетчерский отдел, цеха основного и вспомогательного производства, управление продаж, управление закупок, юридический отдел, отдел экономики, отдел организации труда и мотивации и др.

Значительно сократились затраты рабочего времени сотрудников на согласование и поиск документов.

Планы на будущее

Процесс "переноса" бизнес-процессов в систему Directum происходит постепенно, по мере необходимости специалисты предприятия дорабатывают систему под насущные задачи. Так, на данный момент заканчивается опытная эксплуатация процесса "Согласования заявок на подбор персонала", в разработке находится автоматическое формирование "Акта технологического опробования" из процесса "Согласования карт разрешения". Всего на заводе насчитывается порядка 160 документов СМК различных видов. В первую очередь в Directum переносили процессы, которые "лежали на поверхности". В дальнейшем планируется провести анализ документов СМК, и в зависимости от приоритетов будет составлен план последующих действий.

Действующая система бухгалтерского учета на предприятии

 

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности в ОАО «Завод «Автоприбор» является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. При хранении учетных регистров бухгалтерского учета обеспечивается их защита от несанкционированных исправлений.

 

Схематично бухгалтерский учет при автоматизированной форме приведен на рис.1

Рис. 1 Автоматизированная форма бухгалтерского учета денежных средств в ОАО «Завод «Автоприбор»

 

 

Рис.2 Схема документооборота денежных средств ОАО «Завод «Автоприбор»3. Организационная структура управленческого учета предприятия

 

 

РАЗРАБОТКА АППАРАТНОЙ ЧАСТИ

 

Основные топологии

 

Существует три основные физические топологии: шинная (bus), кольцевая (ring) и звездообразная (star). Каждая топология продиктована определенной технологией кадров локальной сети. Например, сети Ethernet (по определению) исторически используют звездообразные топологии. Использование коммутации на уровне кадров изменило положение вещей. Все локальные сети, применяющие упомянутый тип коммутации, вне зависимости от типа кадров или метода доступа к среде передачи построены на основе одной и той же топологии. С недавнего времени коммутируемую топологию можно считать полноправным членом привычного трио основных топологий локальных сетей.

 

Шинная топология

 

Шинная топология (см. рисунок 4.1.1) соответствует соединению всех сетевых узлов в одноранговую сеть с помощью единственного открытого (open-ended) кабеля [3]. Кабель должен оканчиваться резистивной на­грузкой — так называемыми оконечными резисторами (terminating resistors). Единственный кабель в состоянии поддерживать только один канал. В данной топологии кабель называют шиной (bus).

 Рис. 4.1.1. Шинная топология

Типичная шинная топология предполагает использование единственного кабеля без дополнительных внешних электронных устройств с целью объединения узлов в одноранговую сеть. Все подключенные устройства прослушивают трафик шины и принимают только те пакеты, которые адресованы им. Отсутствие необходимости использования сложных внешних устройств (например, повторителей) в значительной степени упрощает процедуру развертывания шинной локальной сети. Затраты на развертывание также будут незначительными. К недостаткам данной топологии можно отнести ограниченные функциональные возможности, а также недостаточные расстояния передачи данных и расширяемость.

Данную топологию целесообразно применять только в небольших локальных сетях. Поэтому использующие шинную топологию современные коммерческие продукты ориентированы на развертывание недорогой одноранговой сети с ограниченными функциональными возможностями. Такие продукты предназначены для домашних сетей и сетей небольших офисов.

Единственным исключением являлась локальная сеть Token Bus, соответствующая спецификации IEEE 802.4. Эта технология была достаточно здравой и детерминистической, во многом напоминая стандарт Token Ring. Тем не менее, сети стандарта Token Bus использовали не кольцевую, а шинную топологию.

Стандарт Token Bus не пользовался популярностью на рынке. Для его реализации приходилось использовать специальную проводку. Технологические усовершенствования других стандартов и топологий локальных сетей сделали эту сложную шинную топологию устаревшей.

 

Кольцевая топология

Кольцевая топология впервые была реализована в простых одноранговых локальных сетях. Каждая рабочая станция соединялась с двумя ближайшими соседями. Общая схема соединения напоминала замкнутое кольцо. Данные передавались только в одном направлении. Каждая рабочая станция работала как ретранслятор, принимая и отвечая на адресованные ей пакеты и передавая остальные пакеты следующей рабочей станции, расположенной «ниже по течению».

В первоначальном варианте кольцевой топологии локальных сетей использовалось одноранговое соединение между рабочими станциями [3]. Поскольку соединения такого типа имели форму кольца, они назывались замкнутыми (closed). Преимуществом локальных сетей этого типа является предсказуемое время передачи пакета адресату. Чем больше устройств подключено к кольцу, тем дольше интервал задержки. Недостаток кольцевой топологии в том, что при выходе из строя одной рабочей станции прекращает функционировать вся сеть.

После появления архитектуры Token Ring, разработанной корпорацией IBM и стандартизированной впоследствии в спецификации IEЕЕ 802.5. Архитектура Token Ring отступила от одноранговой схемы соединений в пользу ретранслирующего концентратора. Отказ от топологии однорангового кольца в значительной степени повысил устойчивость всей сети к отказам отдельных рабочих станций. Сети архитектуры Token Ring реализуют топологию звезды и циклический метод доступа (см. рис. 4.1.2).

 

Рис. 4.1.2. Кольцевая топология сети

Реализующие звездообразную топологию локальные сети в состоянии поддерживать цикличный метод доступа. Проиллюстрированная на этом рисунке сеть Token Ring представляет собой виртуальное кольцо, образованное методом доступа по алгоритму циклического обслуживания (round-robin access method). Сплошные соответствуют физическим соединениям, а штриховые обозначают направление логического потока данных.

Если рассматривать функциональное устройство, достаточно сказать, что маркер доступа циклически передается между конечными сетевыми устройствами. В результате большинство людей совершенно искренне относят архитектуру Token Ring к кольцевой топологии, хотя на самом деле эта архитектура близка к звездообразной топологии.

 

Топология типа «звезда»

 

Локальные сети звездообразной топологии объединяют устройства, которые как бы расходятся из общей точки — концентратора (см. рис. 4.1.3) Если мысленно представить концентратор в качестве звезды, соединения с устройствами будут напоминать ее лучи — отсюда и название топологии. В отличие от кольцевых топологий, физических или виртуальных каждому сетевому устройству предоставлено право независимого доступа к среде передачи. Такие устройства вынуждены совместно использовать доступную полосу пропускания концентратора. Примером локальной сети звездообразной топологии является Ethernet. Небольшие локальные сети, реализующие звездообразную топологию, в обязательном порядке используют концентратор. Любое устройство в состоянии обратиться с запросом на доступ к среде передачи независимо от других устройств [19].

Звездообразные топологии широко используются в современных локальных сетях. Причиной такой популярности является гибкость, возможность расширения и относительно низкая стоимость развертывания по сравнению с более сложными топологиями локальных сетей со строгими методами доступа к среде передачи данных. Рассматриваемая архитектура не только сделала шинные и кольцевые топологии принципиально устаревшими, но и сформировала базис для создания следующей топологии локальных сетей — коммутируемой.

 

 

Рис. 4.1.3. Топология «Звезда»

 

В связи с вышеперечисленным для функционирования сети на машиностроительном предприятии ОАО «Завод Автоприбор» выбираем топологию по принципу звезда, представленную на графической части ВлГУ.220301.05.1.02.ДИ.

Локальная сеть построена на:

- 1-м свитче D-link (24 порта);

- 2-х свитчах Compex (8 портов);

- 3-х свитчах D-link (5 порта).

Для выхода в глобальную сеть (Internet) и безопасного разделения сетей internet и данныхl предусмотрен роутер Zyxel Prestige (DSL модем и аппаратный файервол). Сеть насчитывает 44 рабочих станций, 3 сервера (документооборота, доступа к данным, видеонаблюдения).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

В дипломном проекте в соответствии с заданием разработана система автоматизированного документооборота на базе машиностроительного предприятия ОАО «Завод Автоприбор»

Разработанная система автоматизированного документооборота использует принцип автоматизированных интегральных систем. В системе предусмотрено разграничение прав доступа пользователей к данным и функциям системы, их защита и безопасность. В соответствии с существующим на предприятии документооборотом в системе могут быть различные функциональные роли, для исполнения каждой из которых может быть назначено любое количество сотрудников.

Новая система обеспечивает:

- автоматизацию управления документооборотом;

- повышение надежности и эффективности обработки информации;

- осуществление оперативного, достоверного учета, анализа и контроля деятельности служб поликлиники;

- повышение качества информационного обеспечения руководителей;

- автоматизированный обмен управленческой информацией между структурными подразделениями поликлиники.

С помощью системы решаются следующие задачи:

- автоматизированный сбор, передача, накопление и анализ информации;

- накопление информации о составленных работником отчетах;

- автоматизированный контроль за выполнением работ на предприятии.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Локальные вычислительные сети: принципы построения, архитектура, коммуникационные средства / под ред. С.В.Назарова. – М.: Финансы и статистика, 2004. –182 с. – ISBN 5-279-01102-9.

2. Нанс, Б. Компьютерные сети / Б. Нанс. – М.: БИНОМ, 1996. – 400 с. –ISBN 5-7503-0059-5.

Банасюкевич В. Д. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота / Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. - М. : ВНИИДАД, 1978. - 523 с.

3. Хомоненко, А.Д. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. – Спб.: Корона принт, 2003. – 672 с. – ISBN 5-94157-690-0.

4. Харрингтон, Д.Л. Проектирование реляционных баз данных. Просто и доступно / Д.Л. Харрингтон. – М.: Лори, 2000. – 230 с. – ISBN 5-85582-082-3.

5. Гурвиц, В.А. Разработка реального приложения в среде клиент – сервер В.А. Гурвиц – Хабаровск: ДВГУПС, 2005. – 204 с. –

ISBN 5–262–00208–0.

6. Номенклатура документации ОАО «Завод Автоприбор»

7. Велихов, А.В. Компьютерные сети: учебное пособие по администрированию локальных и объединённых сетей / А.В. Велихов. –М.: Бук-пресс, 2006. – 304с. – ISBN 5–8321–0452–3.

8. Автократов В. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения / Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. - М. : ВНИИДАД, 1975. - 304 с. http://www.cs.ifmo.ru/education/documentation/sql_kg/index.shtml.

         10.     Независимый портал о СЭД http://www.doc-online.ru/;

 

11. Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении / Черешня А. Г. – М. : ВНИИДАД, 1987. - 112 с.

12.     Сайт Автоприбора http://www. avtopribor.ru

2 ЗАГОЛОВОК

2.1 Заголовок

2.1.1 Заголовок

Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст Основной текст

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Название приложения А

 

 

АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ МЕТОДОВ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ НА МАШИНОСТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, сократить объем вводимой информации в ручную, что дает выигрыш во времени и обеспечить их эффективное функционирование.

 Организация работы с документами на машиностроительном предприятии влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов.

 Для снижения этих затрат, дальнейшего совершенствования обработки и представления информации, а также для повышения эффективности управления предприятием разрабатываются и внедряются разнообразные информационные системы DIRECTUM.

Быстрая обработка и регистрация документов

Поступающие документы заносятся в систему за пару кликов со сканера, из почты или из сервиса обмена.

С помощью интеллектуального решения DIRECTUM Ario все реквизиты заполняются автоматически.

Для быстрого создания исходящих документов в системе есть готовые шаблоны.

После занесения документ регистрируется за пару кликов. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в системе в соответствии с нормами российского делопроизводства. Номер присваивается автоматически в нужном формате.

Документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы — через сервис обмена или по электронной почте. А для отправки бумажных экземпляров можно распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Экономится 20-30% времени руководителя

Удобная работа руководителя

При рассмотрении документов руководитель может самостоятельно отправлять поручения или выносить только резолюции, а остальную работу поручить помощнику.

Помощник может заранее подготовить проект резолюции (предварительный вариант решения), а руководителю останется только утвердить его.

Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.

С помощью мобильных приложений руководители, часто находящиеся в командировках, могут оперативно решать свои основные задачи.

На 20% повышается исполнительская дисциплина

Выдача и контроль исполнения поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход их исполнения и проверять выполненные работы.

Информация о сроках, стадиях и результатах исполнения поручений всегда под рукой. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая актуальную ситуацию по связанным поручениям.

Исполнительская дисциплина сотрудников повышается за счет контроля и самоконтроля своевременности исполнения поручений.

В 3 раза быстрее ознакомление с документами

Ознакомление сотрудников с документами

Сотрудники своевременно получают приказы, распоряжения и указания руководства для ознакомления.

Передавать документы сотрудникам можно в электронном виде и под личную подпись.

Контролировать процесс просто: в системе видно, кто из сотрудников ознакомился с документом, а кто еще нет.

Решение DIRECTUM Bot позволит неавтоматизированном сотрудникам знакомиться с документами через мобильный мессенджер.

В 12 раз уменьшается время поиска документов

Быстрый поиск документов

Любой документ можно быстро найти по реквизитам и тексту содержимого.

Благодаря связыванию документов вы получаете быстрый доступ ко всему комплекту.

Есть возможность найти документ в системе по штрихкоду на бумажном экземпляре с помощью специального сканера.

Риск потери документов сводится к минимуму благодаря контролю местонахождения оригинала и его бумажных копий.

1.1. Разработка автоматизированной системы документооборота на машиностроительном предприятии

Разработка автоматизированной системы документооборота на машиностроительном предприятии решает большое количество управленческих задач. Естественно, когда посредством СЭД автоматизируют документоориентированные управленческие процессы, подходы к внедрению и эффекты, получаемые от внедрения, во многом сходны для больших предприятий и не зависят от их профиля. Тем не менее системы электронного документооборота, внедряемые на предприятиях машиностроительной отрасли, имеют свои особенности.

Функциональность современной системы электронного документооборота, востребованная на предприятии машиностроительного профиля, условно может быть разделена на функционал, автоматизирующий общий документооборот предприятия, и функционал, автоматизирующий работу с частными документами, в котором потребности предприятия отражены более явно. В статье рассматривается функциональность систем электронного документооборота применительно к потребностям современных машиностроительных предприятий для решения как общих, так и более специфических, частных, задач.

12345678Следующая ⇒

Поделиться: