Архивы технической документации

При реализации конструкторской и технологической подготовки производства (ТПП) создается, используется и утилизируется значительное количество документации, причем в настоящее время большая ее часть формируется различными средствами конструкторской разработки (программными системами), а частично ранее разработанная документация используется как в электронном, так и бумажном виде. Также большой объем документации образуется при технологическом и оперативном планировании производства и управлении производственным процессом.

Для обеспечения надлежащего и эффективного управления всеми документами, порождаемыми машиностроительным предприятием в течение всего цикла производства, используются специализированные технологические решения по управлению документацией, реализуемые на основе современных универсальных систем электронного документооборота. Функциональность подсистем управления технической и технологической документацией сочетает в себе универсальные решения, автоматизирующие нормативную и распорядительную документацию и архив документов.

Таким образом, современный архив технической документации обеспечивает выполнение следующих функций:

автоматизацию жизненного цикла хранимых документов. Документ в процессе своего жизненного цикла проходит серию стадий: подготовку проекта документа, выполняемую обычно в профильной информационной системе, интегрируемой с системой электронного документооборота предприятия; нормативный контроль (нормоконтроль), устанавливающий соответствие формы документа установленным техническим требованиям; согласование документа, устанавливающее соответствие содержания документа требованиям и задачам его разработки и наконец утверждение и регистрацию, после чего документ переносится в архив технической документации для дальнейшего его использования в производственной деятельности уполномоченными сотрудниками предприятия;

интеграцию с информационными системами-поставщиками документов. На этапе разработки проекта документа, а также внесения в него изменений в связи с замечаниями нормоконтроля и дальнейшего согласования и утверждения разработчик (работник, осуществляющий работы по внесению корректировок) использует в работе информационные системы класса САПР. Именно интеграция с этими системами позволяет осуществлять документоориентированные процессы нормоконтроля, согласования и утверждения проектов технической документации, а также позволяет управлять версиями документов при внесении изменений (например, корректировок);

сканирование и ретроконверсивный ввод документов. Вследствие того, что исторически техническая документация разрабатывалась на бумажных носителях, для использования такой документации в системе электронного документооборота требуется ее оцифровка. Более того, даже немалая часть

документации, которая разрабатывалась с использованием современных САПР, при внедрении СЭД на предприятии оказывается документами с утраченными оригиналами в электронной форме. Такие документы для их введения и использования в архиве технической документации требуется отсканировать (чтобы получить электронный образ), для них также необходимо заполнить нужные атрибуты (разработчик, нормоконтролер, согласующие и утверждаю-

щие должностные лица, шифр работ и т.д.). Такие работы могут быть проведены либо посредством использования специализированных программноаппаратных средств (сканеров с системами распознавания), либо документы могут быть переведены в электронную форму вручную, либо же вся задача может быть передана на аутсорсинг сторонним компаниям, специализирующимся на этой деятельности, которые выполнят указанные работы значительно быстрее и с согласованным уровнем качества. При оцифровке технической текстовой документации кроме заполнения отдельных атрибутов возникает потребность ввода в информационную систему всего текстового контента документа для обеспечения задач поиска;

поиск в архиве технической документации. Данный функционал решает одну из важнейших задач, что делает использование такой документоориентированной системы по-настоящему эффективным.

В общем случае, поскольку такие системы обеспечивают прежде всего иерархическую адресацию документации, можно, зная к примеру шифр работ, очень быстро найти все документы, которые разрабатывались либо были связаны с искомым проектом.

Другое дело, если отдельные атрибуты неизвестны. В этом случае помогает полнотекстовый поиск — программная подсистема, осуществляющая обработку и индексацию текстового контента хранимых документов. Именно в ее задачи входит отыскать в возможно более сжатые сроки все документы и проекты, максимально релевантные поисковому запросу;

управление доступом в системе электронного документооборота. Электронный архив нормативной и технической документации должен обеспечивать не только разграничение доступа на уровнях непосредственных прав чтения/редактирования документа, но также и косвенных прав, оказывающих не посредственное влияние на формирование выдачи при поиске и т.д.

Остальная функциональность систем электронного документооборота является очень сходной с той, что автоматизирует обычный, общий документооборот, рассмотренный ранее.

 

Менеджмент качества

Будучи основанной на процессном подходе к управлению, система менеджмента качества (СМК) вне зависимости от отраслевой направленности требует обязательного использования как во время внедрения самой системы менеджмента, так и в дальнейшем. Для обеспечения функциональной поддержки СМК, реализуемой в качестве одного из модулей внедряемой на предприятии системы электронного документооборота, желательно использовать близкий механизм СЭД/ЕСМ-систем автоматизацию документоориентированных процессов посредством workflow (потоков работ).

Таким образом, для реализации поддержки СМК кроме стандартной функциональности система электронного документооборота должна обеспечить поддержку следующих процессов (потоков работ):

управление документацией СМК;

планирование и проведение внутренних аудитов, а также учет и контроль проведения коррекций;

управление вовлеченностью руководства и сотрудников в процедуры СМК;

управление обучением и аттестацией персонала;

управление несоответствиями;

управление корректирующими и предупреждающими мероприятиями.

 

 

 

2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ         

Задачей данного дипломного проекта является разработка системы автоматизированного документооборота на машиностроительном предприятии ОАО «Завод Автоприбор» соответствующим существующей номенклатуре документов предприятия и организационной структуре предприятия.

Существующий документооборот имеет ряд недостатков:

- отсутствие централизованного контроля за документооборотом;

- отсутствие финансового планирования;

- ручное выполнение ряда задач работниками;

- несовершенный поиск;

- несовершенный учет и поиск архивных документов.

 

На базе машиностроительного предприятия ОАО «Завод Автоприбор» появились требования, которым должна удовлетворять разрабатываемая система автоматизированного документооборота: - контролировать состояние выполнения планов-графиков на уровне отчетной системы;

- формировать отчетные документы, направляемые в областной фонд на рассмотрение по факту завершения работ

- защищенность документа от несанкционированного воздействия;

- автоматизация ряда задач;

- поиск документов по ряду параметров;

- учет архивных документов.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: