Особенности электронного документооборота в машиностроении

Общий документооборот

Любое машиностроительное предприятие имеет дело с документами общего характера, поскольку реализует функции, необходимые для надлежащего функционирования организации, взаимодействующей с одной стороны со своими работниками, а с другой – с обществом и государством.

Таким образом, система электронного документооборота, внедренная на машиностроительном предприятии, реализует следующие функции:

- коммуникативные -  для реализации этих функций используются процедуры обработки входящей и подготовки исходящей корреспонденции, автоматизирующие взаимодействие с внешними организациями и государственными органами, а также процедура обработки обращений граждан, автоматизирующая работу с входящей корреспонденцией от физических лиц, не являющихся хозяйствующими субъектами;

 - служебные -  эти функции предназначены для автоматизации и упорядочивания самой системы документооборота машиностроительного предприятия и включают процедуры делопроизводства (работу с номенклатурой дел организации и ведение дел, включая управление их содержанием и формирование служебной документации — титульного листа, описи и т.д.);

-управленческие-. К этой группе функций, автоматизируемых СЭД, следует отнести две группы процессов управления документацией: во-первых, управление и хранение нормативной документации, во-вторых, процессы управления распорядительной документацией и исполнительской дисциплиной.

Любое современное предприятие управляется прежде всего с использованием директивной модели управления, реализуемой с помощью процессов общего документооборота: подготовка распорядительных документов и контроль исполнения поручений.

Подготовка распорядительных документов, осуществляемая практически любой современной СЭД на предприятии, является стандартной процедурой отечественного документооборота и предусматривает выполнение целого ряда работ:

выдача поручения о подготовке распорядительного документа исполнителю. Выполняется должностным лицом, в чью зону ответственности входят указанные задачи. В дальнейшем этим же должностным лицом осуществляется общий контроль за прохождением документа, его согласованием и т.д.;

подготовка проекта распорядительного документа.

Выполняется исполнителем (работником, получившим соответствующее поручение от должностного лица). В его задачи входит подготовка проекта до-

кумента, согласование с должностным лицом, поставившим задачу о подготовке распорядительного документа, создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) распорядительного документа в системе электронного документооборота, установка в ней перечня согласующих должностных лиц и порядка согласования, наконец отправка документа на согласование; направление уведомления из СЭД о необходимости проведения согласования. Должностные лица, участвующие в процедуре согласования, знакомятся с текстом документа и при согласии с ним проводят процедуру. При несогласии либо частичном согласии должностное лицо направляет документ посредством СЭД исполнителю на доработку, указывая при этом основания несогласия с текстом документа; доработка исполнителем проекта документа на основании указаний согласующих лиц и инициатора разработки, после чего версия документа обновляется в РКК СЭД; выдача проекта документа посредством СЭД после проведения согласования утверждающему должностному лицу, осуществляется которым на предприятии является его единоличный исполнительный орган –генеральный директор.

Тем не менее, в зависимости от применяемой модели управления утверждать распорядительные документы с ограниченной областью применения могут и другие руководящие работники. И система электронного документооборота предприятия должна уметь реализовывать эту особенность; регистрация после утверждения проекта документа или их группы путем присвоения регистрационного номера в специализированном журнале СЭД, после чего статус документа меняется с “проекта” на “документ”, исполнение положений которого становится обязательным.

На основании введенного в действие распорядительного документа, а также при наличии служебной потребности руководящих работников в выдаче поручений сотрудникам используется другой, смежный с предыдущим процесс контроля исполнения поручений, при котором контролируется выполнение по-

ручения как по существу, так и по срокам, что как раз и обеспечивается функциональностью системы электронного документооборота. Кроме того, СЭД позволяет также реализовывать функциональность переноса сроков отчета и т.д.

Все таки, общей функциональностью возможности СЭД для предприятия машиностроительного профиля не ограничиваются. Существует целый набор профильных решений, основными потребителями которых как раз является машиностроительная отрасль. Далее мы детально рассмотрим функциональность двух таких документоориентированных решений — управление архивами техдокументации и автоматизацию основных процедур системы менеджмента качества предприятия.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: