Автоматизированные рабочие места с использованием программного комплекса «Directum»

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

 

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенною к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

 

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

 

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

 

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1) персональные компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией - электронная почта;

8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

 

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

 

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

 

Офисная система -- это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

 

 

Круг задач электронной офисной системы:

1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

2) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

3) осуществление эффективного поиска информации;

4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

 

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация документов;

- совместная работа над документами;

- контроль исполнения документов;

- создание баз данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

- систематизация документов, формирование дел;

- подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

 

 

На основе этих данных разрабатывается схема взаимодействия автоматизированных рабочих мест (АРМ) программного комплекса «DIRECTUM.», представленная на рис. 5.2.1 и на графической части ВлГУ.220301.05.1.03.ДИ «Схема взаимодействия автоматизированных рабочих мест (АРМ) программного комплекса «DIRECTUM.».

 

 

Рис. 5.2.1. Схема взаимодействия автоматизированных рабочих мест (АРМ)

 

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: