По делопроизводству в высшем учебном заведении

Стр 1 из 9Следующая ⇒

Примерная инструкция

По делопроизводству в высшем учебном заведении

(утв. приказом Минобразования РФ от 24 июля 2000 г. N 2286)

1. Общие положения

2. Документы высшего учебного заведения

3. Правила подготовки и оформления документов

4. Контроль за исполнением документов

5. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних

документов

7. Регистрация и индексация документов

8. Построение справочного аппарата

9. Работа исполнителей с документами

10. Печатание и тиражирование документов

11. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

12. Составление номенклатуры дел

13. Формирование дел

14. Экспертиза ценности документов

15. Оформление дел

16. Составление описей дел

17. Оперативное хранение документов и дел

18. Передача дел в архив вуза

В целях рациональной организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в учреждениях высшего профессионального образования (академиях, университетах, институтах) Минобразования России, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации Управлением делами Минобразования России разработана Примерная инструкция о делопроизводстве в высшем учебном заведении.

Примерная инструкция по делопроизводству является основой для разработки индивидуальных инструкций о делопроизводстве в учреждениях высшего профессионального образования.

Общие положения

1.1. Настоящая Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в высшем учебном заведении Российской Федерации, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной Росархивом 06.07.92, и Инструкции по делопроизводству в Минобразовании России, утвержденной приказом Минобразования России от 23.04.97 N 790.

См. Инструкцию (временную) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию, утвержденную приказом Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. N 38

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет управление делами (общий отдел, канцелярия).

Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями вуза, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений вуза (управлений, отделов, деканатов, кафедр).

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства вуза.

1.6. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.

1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями вуза.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора).

Ведение переписки от имени вуза с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника вуза, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.

1.11. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.

Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 "Унифицированные системы документации). Требования к оформлению документов".

См. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст

В вузе применяются бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (приложения 1, 2, 3, 4, 5).

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через управление делами.

Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях.

Оформление реквизитов документов

п. 3.3.1. Наименование организации - автора документа

п. 3.3.2. Наименование вида документа

п. 3.3.3. Дата документа

п. 3.3.4. Подпись документа

п. 3.3.5. Согласование документа

п. 3.3.7. Адресование документа

п. 3.3.8. Резолюция

п. 3.3.9. Оформление приложений к документу

Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать его содержанию, Табелю унифицированных форм документов вуза.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2000.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2000 г.

Подпись документа

Документы, направляемые вузами в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений вуза.

В состав подписи входят:

наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Проректор по научной работе подпись Н.И.Басовская

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в вузе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово Согласовано (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Согласовано

Заместитель Министра образования

Российской Федерации

личная подпись инициалы, фамилия

05.10.2000

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Согласовано

Протокол заседания (наименование

коллегиального органа)

от 10.12.2000 N 6

Согласовано

Письмо Минобразования России

от 12.05.2000 N 06-15/1945-Р

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководителями вуза, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова Утверждаю (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Утверждаю

Ректор Российского государственного

гуманитарного университета

подпись Ю.Н.Афанасьев

12.09.2000

или

Утверждено

Приказом Российского государственного

гуманитарного университета

от 00.00.2000 N

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Московский институт дизайна

и технологии

Отдел аспирантуры

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Управление делами

Главному специалисту

В.Г.Семкиной

или

Ректору Московского государственного

открытого университета

Ю.Г.Круглову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных

учреждений высшего и среднего

профессионального образования,

руководителям предприятий и

организаций Минобразования России

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала

"Вестник образования"

Чистопрудный бульвар, 6,

г.Москва, 101856

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

А.А.Калинину

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевского р-на,

Тульской обл., 301264

Резолюция

В состав резолюции должны входить следующие элементы:

фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение 2

к приказу Минобразования

России

от 08.10.2000 N 623

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

п. 3.4.1. Приказ

п. 3.4.2. Распоряжение

п. 3.4.3. Протокол

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый ректором вуза для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора вуза в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны оформляться на бланке вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями вуза по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например:

Приложение

к приказу ректора института

от 00.00.2000 N

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (приложение 6).

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый проректорами вуза по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа (приложение 7).

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Служебное письмо

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.

Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4; А5 (приложение 8).

Организация контроля

4.1.1. Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

4.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

4.1.3. Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора вуза.

4.1.4. Ответственность за обеспечение работы автоматизированной системы контроля в управлении делами вуза возлагается на сотрудников управления делами.

4.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

4.1.6. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,

документы без указания срока исполнения - в месячный срок,

если в документе имеется пометка "срочно", - то в трехдневный срок,

поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

4.1.7. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело N ...", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

Регистрация документов

7.1.1. Регистрация документов в вузе осуществляется децентрализованно:

в Управлении делами регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства вуза документация, приказы, распоряжения, протоколы, документы к заседанию ученого совета. Наиболее рациональной является регистрация в компьютере или на карточках в управлении делами (приложение 12).

7.1.2. Протоколы совещаний у проректоров вуза регистрируются и хранятся в секретариатах проректоров вуза.

7.1.3. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

Индексация документов

7.2.1. Каждому структурному подразделению вуза присваиваются цифровые индексы (приложение 13).

7.2.2. Исходящим номером отправляемого документа-ответа является входящий номер документа-запроса.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки.

Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах.

Формирование дел

13.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в вузе формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в вузе осуществляются управлением делами и архивом вуза.

13.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

13.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

13.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Оформление дел

15.1. Дела вуза подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива вуза.

15.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

15.3. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (приложение 17).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т. п.).

Составление описей дел

16.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

16.2. В каждом структурном подразделении вуза описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива вуза. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи вуза, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение (приложения 18, 19, 20).

16.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

16.4. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.

Передача дел в архив вуза

18.1. Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив вуза.

18.2. В архив вуза передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

18.3. В своей деятельности архив вуза руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве вуза.

18.4. Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке; в исключительных случаях по решению руководства передаются в архив. Их передача осуществляется по описям или номенклатурам дел.

18.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом и сотрудника, передавшего дела.

Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Вместе с делами в архив вуза передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.

Согласовано

Заместитель руководителя

Федеральной архивной

службы России В.А.Еремченко

21 июня 2000 г.

Приложение 1. Перечень реквизитов документов

Приложение 2. Схема расположения реквизитов и границы зон на

формате А4 углового бланка

Приложение 3. Образец общего бланка организации

Приложение 4. Образец бланка распорядительного документа вуза

(приказа)

Приложение 5. Образец углового бланка письма организации

Приложение 6. Образец приказа

Приложение 7. Образец распоряжения

Приложение 8. Образец письма вуза

Приложение 9. Телетайпограмма (телеграмма)

Приложение 10. Телефонограмма

Приложение 11. Перечень нерегистрируемой корреспонденции

Придожение 12. Учетно-контрольная карточка (11/10/99)

Приложение 13. Индексы структурных подразделений (на примере

Московского государственного текстильного

университета)

Приложение 14 Номенклатура дел университета на 2000 год

Приложение 15. Образец номенклатуры дел структурного подразделения

вуза

Приложение 16. Акт о выделении к уничтожению документов, не

подлежащих хранению

Приложение 17. Образец оформления обложки дела

Приложение 18. Образец оформления титульного листаописи постоянного

срока хранения

Приложение 19. Опись N дел временного (свыше 10 лет)хранения

Приложение 20. Опись дел по личному составу

Приложение 1

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Приложение 2

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Схема

Приложение 3

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Приложение 4

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Приложение 5

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец бланка распорядительного документа вуза (приказа)

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| Министерство образования Российской Федерации |

| |

| Московский государственный открытый |

| педагогический университет |

| |

| Приказ |

| |

| ___________________________ Москва N ________________________ |

| |

| — — |

| |

Приложение 6

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец приказа

Министерство образования Российской Федерации

Российский государственный гуманитарный университет

Приказ

____________________ Москва N ____________________

—— —

О постановке на воинский

учет студентов РГТУ

В соответствии с Инструкцией "О порядке ведения учета военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях" приказываю:

1. Начальнику 2-го отдела РГГУ Лебедеву В.Д. в срок до 15.09.2000:

принять на воинский учет студентов дневного отделения, зачисленных в университет на I и старшие курсы;

в установленном порядке выдать студентам призывного возраста справки по форме N 26 для оформления отсрочки от призыва на действительную военную службу на период учебы в университете.

2. Деканам факультетов обеспечить явку студентов мужского пола (независимо от возраста и состояния здоровья), зачисленных в университет в 1999 году во 2-й отдел (Миусская пл., д.6, корп.7, комн. 148) с паспортами и воинскими документами в срок до 15.09.2000.

3. Деканам факультетов довести до сведения студентов (мужского пола), что они лично обязаны представлять до 01.10.2000 в военный комиссариат по месту жительства справку по ф. N 26, выданную 2-м отделом РГГУ, для получения отсрочки от призыва на действительную военную службу.

4. Деканам факультетов запретить выдачу студентам справок для военных комиссариатов.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника 2-го отдела РГГУ Лебедева В.Д.

Ректор Ю.Н.Афанасьев

Приложение 7

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец распоряжения

Министерство образования Российской Федерации

Российский государственный

гуманитарный университет

Распоряжение

____________________ Москва N ____________________

—— ——

О назначении сотрудников для

работы в системе СУБД Lotus

Notes

В связи с проведением работ по расширению использования СУБД Lotus Notes и возникновением необходимости в установке дополнительного сервера, рабочих станций этой системы и перерегистрации пользователей назначить к 16 августа 2000 г. сотрудников для работы в указанной системе с учетом ограниченности лицензий и представить заявки для их регистрации. В заявке должны быть указаны следующие сведения для каждого пользователя:

1. Ф.И.О. полные.

2. Ф.И.О. в латинской транскрипции.

3. Должность.

4. Местоположение (кабинет, этаж, корпус).

5. Телефон рабочий (при работе на дому - и домашний).

6. Используемые или планируемые к использованию базы данных.

7. Уровень допуска к базам данных (корреспондент, читатель, автор или редактор).

8. Пароль для Интернета.

9. Подразделение.

Проректор по информатизации

и новым технологиям образования С.В.Кувшинов

Распоряжения вуза

Проект вносит:

Кафедра

Исполнитель:

тел.

Приложение 8

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец письма вуза

Министерство образования

Российской Федерации

Российский государственный —— ——

гуманитарный университет Первому заместителю

Министра образования

Миусская площадь, 6, Москва, Российской Федерации

125267 В.М.Жураковскому

Тел.(095)250-61-18,

Факс:(095)250-51-09

E-mail: [email protected]

http://www.rsuh.ru

_____________ N ______________

На N _________________________

— — — —

В соответствии с письмом Министерства образования Российской Федерации от 02.12.96 N 11-35-272ин/11-13 "О государственных аттестационных комиссиях" направляем Вам на утверждение состав председателей государственных аттестационных комиссий университета на 2000 год.

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Ректор Ю.Н.Афанасьев

Приложение 9

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Телетайпограмма

(телеграмма)

Служебный заголовок

Указание на категорию телеграммы

Отметка о виде телеграммы

Телеграфный адрес получателя, полный или условный

Текст (содержание телеграммы)

Регистрационный делопроизводственный номер,

дата регистрации

Подпись

Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)

Приложение 10

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Телефонограмма

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму

Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму

Дата, номер телефонограммы

Время передачи

Текст телефонограммы

Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Приложение 11

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Перечень

Приложение 12

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

| Учетно-контрольная карточка (11/10/99) |

| |

|Вид документа: письмо |

| |

|от кого: Дата Гриф Индекс Вход. N |

| пост. |

| |

|Город Москва 22/10/9 ВК 11 0028 |

| 9 |

| |

|Организация Минобразование |

| России |

|Подписал |

| Галанов |

|———————————————————————————————————————————————————————————————————————|

|Исходящий N 20-55/1706-20-4 от 24 октября 1997 г. |

|Содержание: О порядке представления к оформлению штатных |

| расписаний на 1999 год |

|Резолюция: Для исполнения |

| |

|Срок 01/12/99 Максимов Н.И. |

|исполнения: Исполнители: Черников А.Н. |

| Николаев С.Д. |

| Арещенко Г.В. |

| Царева Т.И. |

| Чернышева Е.С. |

|Исполнено: |

|Исходящий номер ответа: Дата: |

Приложение 13

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Приложение 14

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Министерство образования Утверждаю

Российской Федерации

Московский государственный Ректор Московского

текстильный университет государственного текстильного

имени А.Н.Косыгина университета

им.А.Н.Косыгина

Малая Калужская ул., д.1, И.А.Мартынов

Москва, ГСП-1, 117918

Тел. (095)954-46-82, 952-71-72

Факс: (095)952-14-40 00.00.2000

office@msta/ac.ru

_____________ N ______________

На N _________________________

— — — —

Номенклатура дел университета на 2000 год

| | |дел | перечню | |

|——————|—————————————————————————————|————|——————————————————|——————————|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

| |письма отраслевых министерств| |17-б | |

Приложение 15

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец номенклатуры дел

Российской Федерации

Российский государственный

гуманитарный университет

Институт экономики,

Управления и права

Деканат факультета управления

Приложение 16

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Наименование учебного Утверждаю

заведения

Ректор

Акт

_____________ N _____________ Подпись Расшифровка

_____________________________ подписи

(место составления) Дата

о выделении к уничтожению

документов,

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

(название фонда)

|———|—————————|———————|——————————|————————————|———————|—————————|———————|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |

Итого ________________________ дел за ______________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________________ N ___________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК

от ___________ N _______________

Документы в количестве _______________________________________ дел, весом

(цифрами и прописью)

_____________________ кг сданы в ________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________________

N_____________________

Наименование должности работника

организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

ведомственного архива (службы

делопроизводства), внесшего

изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 17

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец оформления обложки дела

Министерство образования Российской Федерации

Дело 10-17

Учебно-производственные карточки студентов,

окончивших университет в 1999 году, гр. 2/94

На 50 листах

Хранить 75 лет

Приложение 18

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Образец оформления титульного листа

Приложение 19

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Утверждаю

Ректор

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Фонд N ____________________

Опись N

Хранения

за ________________ год

_________________________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)

|——|———————|——————————————|————————|——————————|———————————|—————————————|

|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N __________________________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя Подпись Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано

Протокол ЭК учебного заведения

от ______________ N _________

Приложение 20

к Примерной инструкции

По делопроизводству

В высшем учебном заведении

Утверждаю

Ректор

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Фонд N ____________________

Опись N ___________________

дел по личному составу

за ________ год

_________________________________________________________________________

Название раздела

| | | | | | | |

|———|———————|——————————————|———————|———————————|——————————|—————————————|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |

| | | | | | | |

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N ________________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя Подпись Расшифровка подписи

Дата

Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Согласовано Согласовано

Протокол ЭК учебного заведения Протокол ЭПК архивного

учреждения

от ______________ N __________ от ______________ N __________

Общий отдел

Утверждаю

Начальник общего отдела

Т.Н.Юшкевич

00.00.2000

Документальные материалы постоянного хранения с 19_ по 19_ гг.

Опись

|———|————————————|—————————————————————|———————|————————————|———————————|

| 1 | 01-05 |Приказы ректора по| 1999 | 83 | Постоянно |

В данную опись внесено 7 (семь) дел с 1 по 7

в том числе:

литерные номера -

пропущенные номера -

Инспектор Иванова

Передала: 7 (семь) дел Иванова

Приняла: 7 (семь) дел

Зав. архивом Соколова

Дата

Примерная инструкция

по делопроизводству в высшем учебном заведении

(утв. приказом Минобразования РФ от 24 июля 2000 г. N 2286)

1. Общие положения

2. Документы высшего учебного заведения

3. Правила подготовки и оформления документов

4. Контроль за исполнением документов

5. Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

6. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних

документов

7. Регистрация и индексация документов

8. Построение справочного аппарата

9. Работа исполнителей с документами

10. Печатание и тиражирование документов

11. Учет и хранение печатей, штампов и бланков

12. Составление номенклатуры дел

13. Формирование дел

14. Экспертиза ценности документов

15. Оформление дел

16. Составление описей дел

17. Оперативное хранение документов и дел

18. Передача дел в архив вуза

Общие положения

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства вуза.

1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями вуза.

12 3 4 5 6 7 8 9 Следующая ⇒

Последнее изменение этой страницы: 2019-06-19; Просмотров: 257; Нарушение авторского права страницы