Документы высшего учебного заведения

 

2.1. Высшее учебное заведение (академия, университет, институт) издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.

2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в вузе устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в вузе могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

2.3. УФД включается в Табель унифицированных форм документов вуза - перечень разрешенных к применению форм документов.

Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет управление делами.

 

3. Правила подготовки и оформления документов

 

Документирование управленческой деятельности

 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

 

Бланки документов

 

Документы должны, как правило, оформляться на бланках вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-97 "Унифицированные системы документации). Требования к оформлению документов".

 

См. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст

 

В вузе применяются бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (приложения 1, 2, 3, 4, 5).

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через управление делами.

Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях.

 

Оформление реквизитов документов

 

п. 3.3.1. Наименование организации - автора документа           

п. 3.3.2. Наименование вида документа                           

п. 3.3.3. Дата документа                                        

п. 3.3.4. Подпись документа                                     

п. 3.3.5. Согласование документа                                

п. 3.3.7. Адресование документа                                 

п. 3.3.8. Резолюция                                             

п. 3.3.9. Оформление приложений к документу                     

 

Наименование организации - автора документа

 

Наименование вуза указывается в точном соответствии с положением о вузе. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

 

Наименование вида документа

 

Название документа должно соответствовать его содержанию, Табелю унифицированных форм документов вуза.

 

Дата документа

 

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2000.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2000 г.

 

Подпись документа

 

Документы, направляемые вузами в вышестоящие органы и управления, подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые вузом в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений вуза.

В состав подписи входят:

наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

 

Например:

 

Проректор по научной работе              подпись  Н.И.Басовская

 

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

 

Согласование документа

 

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в вузе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово Согласовано (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

 

Например:

                               Согласовано

                               Заместитель Министра образования

                               Российской Федерации

                               личная подпись инициалы, фамилия

                               05.10.2000

 

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

 

                               Согласовано

                               Протокол заседания (наименование

                               коллегиального органа)

                               от 10.12.2000 N 6

 

                               Согласовано

                               Письмо Минобразования России

                               от 12.05.2000 N 06-15/1945-Р

 

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными вузу и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

 

Утверждение документа

 

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководителями вуза, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова Утверждаю (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

 

                               Утверждаю

                               Ректор Российского государственного

                               гуманитарного университета

                               подпись          Ю.Н.Афанасьев

                               12.09.2000

 

или

 

                               Утверждено

                               Приказом Российского государственного

                               гуманитарного университета

                               от 00.00.2000 N

 

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

 

Адресование документа

 

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

 

Например:

                               Московский институт дизайна

                               и технологии

 

                               Отдел аспирантуры

 

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

 

Например:

                               Министерство образования

                               Российской Федерации

 

                               Управление делами

 

                               Главному специалисту

                               В.Г.Семкиной

 

или

 

                               Ректору Московского государственного

                               открытого университета

                               Ю.Г.Круглову

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

 

Например:

                               Ректорам (директорам) образовательных

                               учреждений высшего и среднего

                               профессионального образования,

                               руководителям предприятий и

                               организаций Минобразования России

 

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

 

Например:

                               Редакция журнала

                               "Вестник образования"

 

                               Чистопрудный бульвар, 6,

                               г.Москва, 101856

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

 

Например:

                               А.А.Калинину

                               ул.Садовая, д.5, кв.12,

                               г.Липки, Киреевского р-на,

                               Тульской обл., 301264

 

Резолюция

 

В состав резолюции должны входить следующие элементы:

фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

 

Оформление приложений к документу

 

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

 

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются:

 

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

       2. Смета расходов...   на 4 л. в 3 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

 

Например:

 

                               Приложение 2

                               к приказу Минобразования

                               России

                               от 08.10.2000 N 623

 

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

п. 3.4.1. Приказ                                                

п. 3.4.2. Распоряжение                                          

п. 3.4.3. Протокол                                              

 

Приказ

 

Приказ - правовой акт, издаваемый ректором вуза для решения основных и оперативных задач, стоящих перед вузом.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора вуза в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны оформляться на бланке вуза и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства вуза. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями вуза по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы. Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Оформляется приказ на бланке и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова приказываю (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом приказываю. После слова приказываю ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

 

Например:

                               Приложение

                               к приказу ректора института

                               от 00.00.2000 N

 

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (приложение 6).

 

Распоряжение

 

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый проректорами вуза по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью вуза (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказа (приложение 7).

 

Протокол

 

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня". На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

 

Служебное письмо

 

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые "сопроводительные".

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.

Для составления служебных писем используются бланки вуза форматов А4; А5 (приложение 8).

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: