Задачи, классификация и методы управления дебиторской задолжностью

      Под дебиторской задолженностью понимается задолженность организаций и физических лиц данной организации (например, задолженность покупателей за приобретенный товар или оказанные услуги, задолженность подотчетных лиц за выданные им денежные суммы и пр.). Соответственно, организации и лица, являющиеся должниками данной организации, называются дебиторами.

      Таким образом, дебиторская задолженность фактически представляет собой компонент собственных средств организации, а кредиторская задолженность фактически представляет собой компонент заемных средств.

 Средства и источники средств организации находятся в постоянном кругообороте – деньги превращаются в сырье и материалы, которые в ходе производственного процесса становятся готовой продукцией, которая реализуется за наличный или безналичный расчет. В ходе этих процессов возникают расчеты с юридическими и физическими лицами, Пенсионным фондом, органами социального и медицинского страхования, бюджетами всех уровней и др. Следовательно, поддержание оптимального объема и структуры текущих активов, источников их покрытия и соотношения между ними – необходимая составляющая обеспечения стабильной и эффективной работы организации. В свою очередь, стабильность и эффективность работы организации во многом зависит от его способности погашать свои текущие и долговременные обязательства, а также вовремя получать причитающиеся ему средства от реализации продукции, услуг и пр., чтобы поддерживать непрерывность воспроизводственного цикла – иными словами, от степени платежеспособности организации.

       Задолженность по платежам может существенно деформировать структуру оборотных средств организации. Так, если в составе оборотных активов преобладает дебиторская задолженность, то организация либо должна привлекать банковский кредит по высоким ставкам, либо останавливаться в ожидании уплаты причитающихся ей долгов.

    В этой связи анализ дебиторской и кредиторской задолженности является важной частью финансового анализа в организации и позволяет выявлять не только показатели текущей (на данный момент времени) и перспективной платежеспособности организации, но и факторы, влияющие на их динамику, а также оценивать количественные и качественные тенденции изменения финансового состояния организации в будущем.

     Согласно Федеральному Закону РФ «О бухгалтерском учете», в число основных задач бухгалтерского учета входит предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

       Эффективная организация анализа и управление дебиторской задолженностью решает следующие задачи, стоящие перед организацией:

- обеспечение постоянного и действенного контроля за состоянием задолженности, своевременным поступлением достоверной и полной информации о состоянии и динамике задолженности, необходимой для принятия управленческих решений;

- соблюдение допустимых размеров дебиторской и кредиторской задолженности;

- обеспечение своевременного поступления средств по счетам дебиторов, исключающих возможность применения штрафных санкций и нанесения убытков;

- выявление неплатежеспособных и недобросовестных плательщиков;

- определение политики организации в сфере расчетов, в частности предоставление товарного кредита, скидок и иных льгот потребителям продукции;

-  точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;

- контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;

- определение структуры дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;

- определение состава и структуры просроченной дебиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;

-  определение причин их возникновения и возможных путей устранения;

-  выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;

       По данным финансовой отчетности дебиторская задолженность делится на следующие группы:

а) краткосрочная - платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. Она преобладает в общей сумме задолженности, так как предоставление отсрочки платежа на период свыше года встречается крайне редко;

б) долгосрочная - платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

      Эта группировка имеет значение для многих финансовых расчетов. В частности, краткосрочная задолженность относится к быстрореализуемым активам и, соответственно, принимается в расчет при определении показателя (коэффициента) срочной или промежуточной ликвидности. Долгосрочная дебиторская задолженность относится к медленно реализуемым активам.

    Дебиторская задолженность возникает при осуществлении деятельности любой организации и связана с принятием лицами определенных обязательств. Обязательства могут возникнуть из договора, а также по иным основаниям (п. 2 ст. 307 ГК РФ).??????

       К образованию дебиторской задолженности влечет наличие договорных отношений между контрагентами, когда момент перехода права собственности на товары (работы, услуги) и их оплата не совпадают по времени.  Рост дебиторской задолженности может привести к финансовому краху хозяйствующего субъекта, поэтому бухгалтерская служба организации должна организовать надлежащий контроль над состоянием дебиторской задолженности, что позволит обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность.

       Дебиторская задолженность может быть прекращена исполнением обязательства или продана, а также списана как нереальная к взысканию по истечении срока исковой давности либо вследствие невозможности исполнения обязательства.

     Срок исковой давности для списания просроченной дебиторской задолженности установлен Гражданским кодексом и составляет три года (ст. 196 НК РФ). Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не указана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику дается семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).

 Для того чтобы решить эти проблемы, организация принимает меры по взысканию дебиторской задолженности. Поставщику направляются претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник производит уплату долга полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинаться заново (ст. 203 ГК РФ).

     Ранжирование задолженности по срокам погашения, согласно заключенным договорам, осуществляется с момента принятия обязательств к бухгалтерскому учету: до 1 года - краткосрочная, более 1 года - долгосрочная дебиторская задолженность.

     По общему правилу срок исковой давности начинает отсчитываться с той даты, не позже которой покупатель должен перечислить деньги по договору. Если срок погашения задолженности в договоре не указан, то он определяется в порядке, установленном законодательством (ст. 200 ГК РФ).  

     Так, по договору купли-продажи покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после того, как получил товар от продавца (ст. 486 ГК РФ). По другим видам договоров (на оказание услуг или выполнение работ), если иное не предусмотрено законодательством, обязательство должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (ст. 314 ГК РФ).

     Обязательство, не исполненное в разумный срок, а также обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник должен исполнить в течение семи дней после того, как кредитор потребовал оплату.

     Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, необходимо в первую очередь провести инвентаризацию. По ее результатам на основании приказа руководителя бухгалтер вправе списать дебиторскую задолженность.

Кроме того, необходимы следующие документы:

- договор с покупателем или иным дебитором;

- накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг;

- а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.

      Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации. Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по " дебиторке" с истекшим сроком исковой давности, отсутствуют основания ее списания не только на финансовые результаты деятельности, но и в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Большинство бухгалтерских счетов расчетов активно-пассивные, следовательно, они могут иметь как дебетовое, так и кредитовое сальдо, причем по некоторым счетам сальдо могут быть развернутыми, то есть на таких счетах отражаются не только дебиторская, но и кредиторская задолженность. В данном случае нас интересует именно дебетовое сальдо по счетам 62 " Расчеты с покупателями и заказчиками".

     Таким образом, отсутствие в договоре условий о сроках оплаты товаров (работ, услуг) означает, что стороны достигли соглашения о том, что эти сроки определяются в порядке, установленном законодательством.

      Дебиторскую задолженность принято делить на истребованную и неистребованную. К истребованной относится задолженность, по которой организация-кредитор приняла предусмотренные законодательством меры по ее возврату. К ним могут быть отнесены досудебные меры и предъявление иска в арбитражный суд.

     В тех случаях, когда в договоре на поставку товаров (выполнение работ) предусмотрен раздел " Разрешение споров", до передачи дела в арбитражный суд должны быть соблюдены все досудебные условия урегулирования спора. Согласно действующему порядку сначала организация должна направить претензию дебитору. Претензия, как правило, состоит из двух частей. В первой (содержательной) части подробно излагается история возникновения долга и перечисляются первичные документы (акт, накладные и проч.), которые служат основанием и подтверждением факта задолженности. Вторая (претензионная) часть предъявляет конкретные требования к должнику: сроки погашения задолженности, выплаты штрафов, пеней, неустоек в соответствии с договором или на основании Гражданского кодекса РФ. Письмо подписывается руководителем и главным бухгалтером и высылается должнику заказной почтой (с уведомлением о вручении). Организация-дебитор должна дать ответ на это письмо в течение 30 календарных дней. В противном случае арбитражный суд может возложить на должника судебные расходы независимо от результата урегулирования спора (ст. 95 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

    Если не удается уладить разногласия с помощью претензии, организация-кредитор предъявляет иск в арбитражный суд. Предъявление иска оформляется следующими документами, подтверждающими:

- уплату государственной пошлины;

- направление копий искового заявления вместе с приложенными документами должнику;

- соблюдение досудебного порядка урегулирования спора с ответчиком;

- обстоятельства, на которых основываются исковые требования.

    Таким образом, предъявление иска в арбитражный суд связано с обоснованием обязательств по исковому требованию и соблюдением порядка досудебного урегулирования спора с должником. Лишь при соблюдении перечисленных мер дебиторскую задолженность можно считать истребованной.

     Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются организации, достаточно типичны:

- нет достоверной информации о сроках погашения обязательств организациями-дебиторами;

- не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

- отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

- не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;

- функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями, при этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

    Для управления дебиторской задолженностью необходима следующая информация:

- данные о выставленных  счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

- время просрочки платежа по каждому из счетов;

- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;

- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

     В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств организациями-дебиторами.

      Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты (дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту), нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т.д.

    В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности.

     Для упрощения расчета критического срока оплаты целесообразно выделить типичные для организации условия предоставления отсрочки платежа, реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью. При этом следует отметить, что в любой организации могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

    Одним из стандартных условий отгрузки продукции в рассрочку является оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре срока - количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада (переход права собственности). На основании отчета, позволяющего учитывать критический срок оплаты по выставленным счетам, сотрудники (менеджеры по продажам), ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

     Определенные сложности управления дебиторской задолженностью возникают, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением. В этом случае трудно определить, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, рекомендуется использовать метод ФИФО, т.е. считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

     Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота организации (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.

      Осуществлять контроль за поступлением платежей и ведением статистики средней просрочки по каждому дебитору позволяет отчет о списании дебиторской задолженности.

     Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности, который представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов.

       Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по организации по уже погашенным счетам, можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств, в части прогнозирования поступлений денежных средств. Для прогнозирования поступления платежей от покупателей рекомендуется использовать коэффициент инкассации дебиторской задолженности, который определяется как процент от общей суммы платежей в определенный интервал времени.

      Процесс управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики - свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Кредитная политика принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По мере необходимости кредитная политика может пересматриваться раз в квартал или раз в полгода.

      Основными целями кредитной политики являются повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж, прибыли от продаж и отдачи на вложенные средства.

       Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа.

      Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей. Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов:

1) отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т.д.);

2) определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании; рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться (например, один раз в месяц);

3) разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, т.е. определение:

- цены реализации;

- времени отсрочки платежа;

- максимального размера коммерческого кредита;

- системы скидок и штрафов.

       Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.

       На основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской задолженности менеджеры коммерческого департамента ежедневно контролируют ситуацию по расчетам. За два дня до наступления критического срока оплаты менеджер напоминает контрагенту об окончании периода отсрочки. При неоплате в срок менеджер выясняет причины нарушения критического срока оплаты, после чего ставит в известность руководителя коммерческого отдела, который дает распоряжение о прекращении отгрузок данному контрагенту.

      Финансовая служба направляет предупредительное письмо о начислении штрафа. В случае просрочки платежа более чем на 7 дней финансовая служба начисляет штраф, менеджер коммерческого отдела предпринимает все возможные меры по досудебному урегулированию проблемы, на определенном этапе юридический отдел отправляет официальную претензию заказным письмом. Если период просрочки составил более 60 дней, то организация подает иск в арбитражный суд.

      В положении по оплате труда следует обязательно разработать принципы вознаграждения менеджеров коммерческого отдела в части своевременно погашенной дебиторской задолженности и ответственность за нарушение сроков, если они превышены по их вине.

       Ключевым моментом в управлении дебиторской задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям), которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у организации будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей.

      С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, организация может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату. Когда продукция является скоропортящейся, надо использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке.

       При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение.

       Имеется много способов максимизировать доходность дебиторской задолженности и свести к минимуму возможные потери: составление счетов, перепродажу права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

       При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на “А” могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на “Б”, счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени их составления.

       Для ускорения взимания платежей можно направлять счета- фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода.

       Когда бизнес развивается пассивно, могут применяться сезонные датирования выставления счетов: предлагается продление срока платежей для стимулирования спроса среди покупателей, неспособных произвести платежи раньше, чем в конце года.

      Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя.

      Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также организации необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих организаций терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя. Для этого можно удержать продукцию или приостановить оказание услуг, пока не будут произведены платежи, и потребовать имущественный залог в поддержку сомнительных счетов (стоимость имущественного залога должна равняться или превышать остаток на счете).

      Необходимо классифицировать дебиторскую задолженность по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему от даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи. После того как будут сравнены текущие, классифицированные по срокам дебиторские задолженности с дебиторскими задолженностями прежних лет, промышленными нормативами и показателями конкурентов, можно подготовить отчет об убытках по безнадежным долгам. Отчет показывает накопленные убытки по покупателям, условиям продажи и размерам сумм и систематизированный по данным о подразделении, производственной линии и типе покупателя (например, отрасли промышленности). Потери безнадежного долга обычно выше у малых организаций.

       Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность организации противостоять этим потерям и стоимость страхования.

       При предоставлении коммерческого кредита следует оценить конкурентоспособность организации. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Например, организация может не выставлять повторно счет покупателям, которые получают скидку при оплате наличными, даже после того, как срок действия скидки истек. Но можно ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, поскольку в такие периоды организация, как продавец, имеет возможность диктовать условия.

     В целом управление дебиторской задолженностью включает:

1) анализ дебиторов;

2) анализ реальной стоимости существующей дебиторской задолженности;

3) контроль над соотношением дебиторской и кредиторской задолженностями;

4) разработку политики авансовых расчетов и предоставления коммерческих кредитов;

      Анализ дебиторов предполагает, прежде всего анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или, наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

      Анализ дебиторской задолженности и оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва но сомнительным долгам.

      Определенный интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения или по периоду оборачиваемости. Подробный анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

     На уровень дебиторской задолженности влияют следующие основные факторы:

- оценка и классификация покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности клиентов, истории кредитных отношений и предполагаемых условий оплаты;

- контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности;

- анализ и планирование денежных потоков с учетом коэффициентов инкассации.

      Оценка реального состояния дебиторской задолженности, т. е. оценка вероятности безнадежных долгов - один из важнейших вопросов управления оборотным капиталом. Эта оценка ведется отдельно по группам дебиторской задолженности с различными сроками возникновения.

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: