Реквизиты первичных документов

 

Реквизиты (от лат. requisition - требуемое, нужное) - показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе.

По значению реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты должны присутствовать в каждом первичном документе. К ним относятся:

наименование документа (формы);

код формы. Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).Как правило, он печатается в правом верхнем углу бланка;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления;

личные подписи этих работников и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты могут быть включены в первичные

документы в зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации, которые дополняют или утоняют содержание определенных специфических хозяйственных операций.

К дополнительным реквизитам можно отнести:

наименования и адреса организаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка, покупателя);

указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов);

печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере, платежном поручении) и др.

По сроку действия реквизиты делятся на постоянные и переменные реквизиты.

К постоянным реквизитам относятся те, которые в рамках конкретной организации длительное время не меняются. Например, к постоянным реквизитам можно отнести:

наименование и адрес организации;

номера расчетных счетов;

табельные номера работников и др.

К переменным реквизитам относятся сведения, определяющие временное количественное и качественное содержание хозяйственных операций. Например, к переменным реквизитам можно отнести:

дату совершения хозяйственной операции;

количество отпускаемых в производство материалов;

сумму начислений заработной платы работникам и др.

Исходя из специфики отдельных документов, приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации от 03.10.2002 г. № 2-п расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

наименование расчетного документа и код формы по ОКУД;

номер расчетного документа;

число, месяц, год - цифрами в формате (ДД.ММ.ГГГГ) или число -цифрами, месяц - прописью, год - цифрами (полностью) его выписки;

вид платежа;

наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета;

наименование получателя, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета;

назначение платежа;

сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

очередность платежа;

вид операции в соответствии с «Перечнем условных обозначений (шифров) документов, проводимых по счетам в банках»;

подписи лиц и оттиск печати (в установленных случаях);

на первом экземпляре расчетного документа (кроме чека) - подписи руководителя и главного бухгалтера организации, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати.

В зависимости от места расположения реквизитов в документах, форма последних может быть:

зональной - документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя;

анкетной - предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их - один под другим, т.е. сверху вниз;

табельной - реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (например, расчетно-платежная ведомость);

комбинированной - включает в себя признаки построения ранее рассмотренных форм

Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых Объектов в документах;

простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Первичные учетные документы должны составляться своевременно, т.е. в момент совершения операции или, если это почему-то невозможно, по окончании операции.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.[2]

Формы этих документов утверждаются в составе учетной политики организации.

Бланки форм документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами (ведомствами), типографским способом.

Право подписи первичных документов

 

Перечень лиц, имеющих право подписывать документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Число таких лиц должно быть минимальным. Например, должны быть утверждены лица, имеющие право затребовать товарно-материальные ценности со склада организации и лица, разрешающие их отпуск. Образцы подписей этих лиц должны находиться у заведующего складом.

Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129 - ФЗ - документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.[2]

Образцы подписей руководителя (его заместителя), главного бухгалтера (его заместителя) заверяются нотариусом в специальной карточке, которая представляется в банк, обслуживающий организацию.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица (заместителя главного бухгалтера) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Подписывая документ, лицо, наделенное правомочием, контролирует таким путем законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: