Порядок изъятия у организации документов

 

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю и главному бухгалтеру организации. Документы могут быть изъяты инспектором Федеральной налоговой службы РФ, который проводил проверку документов в части правильности исчисления налогов и других платежей в бюджет, в случае, если эти документы свидетельствуют о сокрытии (занижении) прибыли (доходов) или объектов налогообложения.

Изъятие документов в этом случае и оформление протокола изъятия, проводятся в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов Российской Федерации «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующие о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытия иных объектов налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан» от 26 июля 1991 года № 16/176, а именно:

. Для производства изъятия должностным лицом инспекции Министерства налоговой службы должно быть предъявлено руководству организации соответствующие постановление.

. Изъятие документов должно производиться в присутствии руководителя и главного бухгалтера или других уполномоченных на то должностных лиц; организации, при этом в ходе проведения процедуры изъятия руководитель и главный бухгалтер могут делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в протокол изъятия.

. В случае если документы, подлежащие изъятию, непригодны к осмотру, они должны быть дооформлены в присутствии должностного лица Госналогоинспекции соответственно главным бухгалтером, руководителем организации или заменяющими их должностными лицами организации.

. При проведении изъятия инспектором Федеральной налоговой службы РФ составляется опись изъятых документов, копия которой вручается главному бухгалтеру или руководителю организации (лицам, их заменяющим) подрасписку.

В случае обнаружения пропажи или гибели документов, подлежащих изъятию, необходимо сообщить об этом должностному лицу Госналогоинспекции и по его предложению (если таковое имеется) руководитель организации должен создать комиссию по расследованию причин Пропажи или гибели данных документов.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных, правоохранительных органов и органов государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Унификация и стандартизация первичных документов

первичный документ унификация учет

В настоящее время используют унифицированные, специализированные и индивидуальные формы первичных документов.

Унифицированные документы - это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Типовые унифицированные первичные документы выпускаются в альбомах, в которых формируются в разрезе однородных разделов бухгалтерского учета и имеют свой отличительный номер. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

В формах предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

управленческой документации - ОКУД;

предприятий и организаций - ОКПО;

основных фондов - ОКОФ.

В случае необходимости с целью дополнительной систематизации показателей для автоматизированной обработки данных можно вводить дополнительные коды по системе кодирования, принятой в организации.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и добавления строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Материальным носителем документа могут выступать учетный бланк или магнитный диск в зависимости от того, на бумажном или магнитном носителе зафиксирована учетная информация.

Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории Российской Федерации как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительным документом организации.

Межотраслевые унифицированные типовые формы носят межотраслевой характер и используются всеми организациями. Они утверждаются постановлениями Госкомстата Российской Федерации.[7]

Типовые унифицированные отраслевые формы являются специализированными формами документов, предназначенными для использования организациями определенных отраслей. Так, в настоящее время разработаны и утверждены Госкомстатом типовые бланки для учета:

торговых операций;

операций в организациях общественного питания;

денежных расчетов с населением с применением ККМ;

капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

работы строительных машин и механизмов;

операций на автомобильном транспорте;

сельскохозяйственной продукции и сырья.

Индивидуальные формы первичных учетных документов разрабатываются и используются в организации, имеющей специфические операции, присущие только единичному случаю. Такие формы документов должны также содержать обязательные реквизиты и быть утверждены в приказе об учетной политике организации.

Стандартизация документов - это установление единых размеров бланков однотипных документов в соответствии с постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» введены в действие 1 июля2003 года.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Первичное наблюдение - первое звено в цепочке функционирования бухгалтерского учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую получат пользователи информации. Поэтому содержанию первичного наблюдения уделяют большое внимание.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Приказом Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

2. Астахов В. П. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие. М.: ИКЦ «МарТ», 2005. 576 с.

.   Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: учебник для вузов. - Изд. 2-е, перераб., доп. - М.: МиК, 2004.

.   Бойко Т. С., Рожков Ю. В. Научные работы: учебно-методическое пособие по написанию и оформлению научных работ для студентов, магистрантов, аспирантов всех форм обучения и специальностей. Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2009. 76 с.

.   Бухарева Л.В. Городецкая М.И. Бухгалтерский учет. М.: Эксмо, 2009. 656 с.

.   Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006. 672 с.

.   Гусева Т. М., Шеина Т. Н. Основы бухгалтерского учета: Теория, практика, тесты: учебное пособие изд. 3-е, доп., перераб, / под ред. проф. В. Г. Гетьмана. - М.: МиК, 2002.

.   Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2008. 488 с.

.   Лахина Л. А. Теория Бухгалтерского учета: методические указания по выполнению курсовых работ для студентов 2-го курса специальности 090109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» всех форм обучения. Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2006. 24 с.

.   Лахина Л. А., Котлова Ю. А. Теория бухгалтерского учета. Предмет и метод бухгалтерского учета: учебное пособие. Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2006. 100 с.

.   Лахина Л.А., Котлова Ю.А. Теория бухгалтерского учёта: учебник. - Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2008. − 200 с.

.   Макальская М.Л., Фельдман И.А. Бухгалтерский учет: учебник для вузов. М.: Высшее образование, 2005. 443 с.

.   Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете / И. Б. Ланина. - 4-е изд., стер. - М.: Изд-во Омега-Л, 2006.

.   Соколова Е. С. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие. - М.: ИД ФБК - Пресс, 2002.

.   Теория бухгалтерского учета. Первичное наблюдение: учебное пособие / сост. Л. А. Лахина, О. К. Коробкова. - Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2007. − 80 с.

.   Швецкая В. М. Теория бухгалтерского учета: учебник. - М.: Дашков и К, 2006.

Приложение А

 

Рисунок 1 - Классификация бухгалтерских документов

Приложение Б

 

Таблица Б1 - Характеристика первичных документов по классификационным признакам

Наименование первичного бухгалтерского документа	Классификационные признаки первичного бухгалтерского документа
	По назначению	По степени обобщения учетной информации	По числу учитываемых позиций (операций)	По числу учитываемых позиций	По способу заполнения	По месту составления	По основанию носителя
Приходный кассовый ордер	Комбинированный	Первичный	Разовый	Однопозиционные	Ручного заполнения	Внутренний	Бумажный
Кассовый отчет	Оправдательный	Сводный	Накопительный	Многопозиционные	Ручного заполнения	Внутренний	Бумажный
Требование накладная	Распорядительный	Первичный	Разовый	Однопозиционные	Ручного заполнения	Внутренний	Бумажный

Приложение В

 

Таблица В1 - Номенклатура дел в бухгалтерии

Индекс дела (номер папок)

Наименование дела (заголовок)

Количество дел в папке

Срок хранения и номер папки по перечню

Примечания

Приложение Г

 

Таблица Г1 - Сроки хранения бухгалтерских документов

Наименование документа	Срок хранения
1	2
1. Бухгалтерские и налоговые отчеты и балансы с пояснительными записками: годовые квартальные	Постоянно 5 лет
2. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним	Постоянно
3. Протоколы по утверждению балансов: годовых квартальных	Постоянно 5 лет
4. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей	5 лет
5. Лицевые счета: рабочих и служащих получателей пенсий и пособий	75 лет 5 лет
6. Расчетно-платежные ведомости	5 лет (при отсутствии лицевых счетов - 75 лет)
7. Инвентарные карточки и книги учета основных средств	5 лет после ликвидации
8. Доверенности на получение денежных средств	5 лет
9. Гарантийные письма	5 лет
10. Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5 лет
11. Кассовая книга, оборотно-сальдовые ведомости	5 лет
12. Книги учета депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов	5 лет
13. Журналы регистрации кассовых ордеров, платежных поручений	5 лет
14. Сведения об учете задолженности по заработной плате, по удержаниям из заработной платы, о выплате отпускных пособий	5 лет
15. Документы по инвентаризации	5 лет
16. Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности	До минования надобности (но не менее 5 лет)
17. Исполнительные листы	До минования надобности (но не менее 5 лет)
18. Справки на оплату учебных отпусков и льгот по налогам	До минования надобности (но не менее 5 лет)
19. Документы по дебиторской задолженности, по недостачам, хищениям, растратам	До минования надобности (но не менее 5 лет)
20. Ауты о переоценке основных средств и расчеты по начислению износа	Постоянно
21.Паспорта сооружений	5 лет после их списания
22. Документы о проведении ревизий	5 лет
23. Акты ревизионных проверок	5 лет
24. Переписка о финансово-экономической деятельности	5 лет
25. Акты проверок правильности взимания налогов	5 лет
26. Договоры, соглашения (хозяйственные, трудовые)	5 лет по истечении срока действия договора, соглашения при условии завершения ревизий
27. Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения материально-ответственного лица
28. Образцы подписей материально-ответственных лиц	До минования надобности

 

⇐ Предыдущая1234

Поделиться: