Порядок хранения первичных документов

 

Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет проводить контроль и анализ хозяйственной деятельности организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных (в том числе налоговых) органов.

Кроме того, соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон. Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов определяются «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06.10.2000 г (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).

Основные правила хранения документов в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вред. изм. и доп. от 30.06.2003г.) представлены в приложении Г.

После того как первичные документы отражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся документы, номера документов (с N".... по №... включительно), их количество и другие справочные сведения.

При автоматизированной форме бухгалтерского учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям - машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Оформление списка дел представлено в приложение Д.

Номер дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется и конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (текущих архивах). Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках документы должны быть переплетены. По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке. При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.

В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.[2]

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, Металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для подшиваются в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Сроки хранения бухгалтерских документов представлены в приложение Е. Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

 

Понятие документооборота

 

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;

при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;

документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к вычету);

все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;

по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).

Документооборот - движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания до сдачи в архив.

На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, маркетологи).

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность. Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Документооборот каждой организации имеет общие черты и особенности (см. приложение Ж).

Процесс документооборота осуществляется в соответствии с графиком, который составляет главный бухгалтер, и утверждает руководитель организации. Основные этапы документооборота:

составление и оформление документов;

движение документов по рабочим местам;

прием документов в бухгалтерии;

обработка документов в бухгалтерии;

сдача документов в архив.

График документооборота - схема или перечень работ по проверке и обработке документов. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота авансового отчета по организации представлен в таблице 4.

Из представленного в таблице 4 графика документооборота авансового отчета видно что, на этапе создания документа ответственный за выпуск и оформление документа является подотчетным лицом, которое должно отчитаться по подотчетной сумме в течение 3 дней, а ответственным за проверку является бухгалтер.

На этапе проверки документа подотчетное лицо представляет документ не позже 3 дней бухгалтеру, который обрабатывает документ не более 2 дней и передает в архив по истечении года.

Таблица 1 - Технология документооборота авансового отчета

№

Наименование документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка документа

Передача в архив

Количество экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок представления

Кто исполняет

Срок исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1

Авансовый отчет

1

Подотчетное лицо

Подотчетное лицо

Бухгалтер

В течение 3 дней

Бухгалтер

Подотчетное лицо

При отчете

Не позже 3 дней

Бухгалтер

Не более 2 дней

Бухгалтер

По истечении года

 

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:

оптимальное число подразделений и исполнителей, через которые должен проходить каждый первичный документ;

минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать:

улучшению всей учетной работы в организации;

повышению контрольных функций бухгалтерии.

После составления графика каждому исполнителю, участвующему в документообороте, вручается выписка из графика документооборота, где указаны:

исполнители;

наименование документов;

сроки представления документов;

подразделения организации, в которые представляются документы.

Таким образом, при составлении графика документооборота учитывают Требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении организацией.

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: