Анализ организации общего управления в организации

Введение

Данный отчет составлен на основе данных, полученных в ходе прохождения практики в ООО «Агентство «Плюс» с 14.04.2014 по 3.05.2014 гг.

ООО «Агентство «Плюс» было создано в декабре 1998 г. И уже более 15 лет занимает значительную часть сибирского медиарынка.

ООО «Агентство Плюс» выпускает два еженедельника: «Строительство+Ремонт» и «Стройка», три глянцевых журнала: «Дом снаружи и внутри», «Особняк» и «ПРЕМИУМ», а так же специалисты агентства разработали и успешно реализовывают два сайта: sibdesigner.ru и strk.ru. Агентство имеет филиал в г. Новосибирске. Филиал выпускает журнал «Дом снаружи и внутри» (с приложением внутри «Особняк»).

Цель практики - формирование представления о работе информационного агентства, приобретение навыков работы в данной сфере, а также непосредственное знакомство с механизмами и принципами работы данной компании.

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи практики:

охарактеризовать основные направления деятельности организации;

рассмотреть организационную структуру предприятия;

определить стратегию организации;

вести дневник практики;

Во время практики была проделана следующая работа:

ознакомление с уставом предприятия;

изучение организационной структуры и кадрового состава предприятия;

- составление отчета на основе данных, полученных на предприятии и сделанных выводов.

Анализ организации общего управления в организации

Общие сведения об организации

Более 10 лет значительную часть сибирского медиарынка занимает продукция издательства ООО «Агентство «Плюс». Читателям и рекламодателям давно известны такие издания как каталог «Строительство+Ремонт», журнал для семейного чтения «Премиум», архитектурно-дизайнерский журнал «Дом снаружи и внутри», журнал о частном домостроении «Особняк».

Информационное агентство «ПЛЮС» было создано в декабре 1998 г. Его «первой ласточкой» стал каталог «Строительство + ремонт», который впервые поступил в распространение в марте 1999 года. С первого выпуска и по сей день «Строительство + ремонт» является безусловным лидером среди изданий строительного рынка. Тираж, составляющий 15 000 экземпляров бесплатно распространяется в большинстве офисных комплексов, строймаркетах, магазинах и салонах, каталог можно увидеть и получить на тематических выставках и по базе прямой курьерской доставки.

Другой продукт информационного агентства - журнал «Дом снаружи и внутри» впервые вышел в свет в декабре 2002 года. Издание приобрело круг постоянных читателей как в среде людей, интересующихся интерьером, так и среди профессионалов - архитекторов и дизайнеров.

В августе 2005 года открылась новосибирская редакция «Дом снаружи и внутри» и рекламодатели Новосибирска нашли в лице журнала канал связи со своими потенциальными потребителями.

В январе 2004 в Internet появился новый ресурс www.strk.ru «Строительство и ремонт Красноярск». На сегодняшний день этот сайт располагает самой свежей информацией в Красноярском крае о более 1500 организаций строительного направления. На сайте www.strk.ru всегда можно получить сведения о порядка 3500 товаров и услуг и информация обновляется ежедневно.

Август 2006 года для ООО «Агентство «Плюс» ознаменовался запуском нового проекта - глянцевого журнала PREMIUM. Уникальность проекта заключается во-первых, в том, что он создан в Красноярске и для красноярцев, во-вторых, речь здесь идет не только и не столько о вещах премиум-класса, сколько о таком стиле жизни, об интересных и значимых личностях, в-третьих, журнал предназначен для чтения всей семьей и затрагивает интересы представителей разных возрастов. Журнал распространяется по коттеджным поселкам г. Красноярска и пригорода и по элитным домам г. Красноярска. Целевая аудитория издания - люди успешные, состоявшиеся, с высоким уровнем дохода.

ООО «Агентство «Плюс» располагает собственной службой дистрибуции, благодаря этому все эти издания регулярно получают заинтересованные лица. Кроме того, ООО «Агентство «Плюс» принадлежит сеть торговых точек с журналами архитектурно-строительной тематики, которые расположены в крупных строймаркетах Красноярска. На фирменных торговых стойках представлен самый широкий ассортимент тематических изданий, способный ответить на любые вопросы искушенных потребителей. Кроме того, любая организация и частное лицо может оформить подписку на все эти журналы.

Сегодня ООО «Агентство «Плюс» - это успешная издательская группа, которая за время своего существования сформировала успешную и эффективную команду специалистов.

ООО «Агентство «Плюс» действует на основании Устава.

В настоящее время в компании трудится 60 человек.

Анализ внешней и внутренней среды

SWOT -анализ

Для анализа внешней и внутренней среды ООО «Агентство «Плюс» использован метод SWOT-анализа.

Сильные стороны ООО «Агентство «Плюс»:

организация (уровень квалификации сотрудников, их заинтересованность в развитии организации, наличие взаимодействия между отделами организациями и т.п.);

финансы (низкие издержки производства, доступность капитала, скорость оборота капитала, финансовая устойчивость предприятия, прибыльность бизнеса);

инновации (частота внедрения новых продуктов и услуг на предприятии, степень их новизны, короткие сроки окупаемости средств, вложенных в разработку новинок);

маркетинг (высокое качество услуг (как это качество оценивают потребители), известность марки, уровень цен, эффективность рекламы, репутацию предприятия, эффективность применяемой модели сбыта, высокая квалификация основного персонала);

индивидуальный подход к каждому клиенту;

стабильная клиентская база;

закрепление заказчика за определенным менеджером.

Слабые стороны ООО «Агентство «Плюс»:

текучесть кадров;

отсутствие собственного производства.

Возможности:

появление собственного производства;

появление новых продуктов;

поддержка бизнеса со стороны государства;

скидки постоянным клиентам.

Угрозы:

нестабильность экономики России;

стремительно растущий уровень конкуренции;

рост цен на рекламные услуги;

перенасыщение рынка рекламной продукции;

демпингование цен конкурентами.

Для успешного применения SWOT-анализа важно не только вскрыть возможности и угрозы, но и оценить их с точки зрения того, насколько они важны для организации. Для этого строятся матрица возможностей и матрица угроз.

Матрица возможностей:

Матрица строится следующим образом: сверху по горизонтали откладывается степень влияния возможности на деятельность организации; слева по вертикали откладывается вероятность того, что организация сможет воспользоваться возможностью.

Таблица 1. Матрица возможностей

Вероятность возникновения возможностей	Влияние
	Сильное	Умеренное	Малое
Высокая	Появление новых продуктов	Появление собственного производства
Средняя	Скидки постоянным клиентам		Поддержка бизнеса со стороны Государства
Низкая

Матрица угроз:

Сверху по горизонтали откладываются возможные последствия для организации, к которым может привести реализация угрозы; слева по вертикали откладывается вероятность того, что угроза будет реализована.

Таблица 2. Матрица угроз

Вероятность реализации угрозы	Возможные последствия
	Разрушение	Критическое состояние	Тяжелое состояние	«Легкие ушибы»
Высокая				Перенасыщение рынка рекламной продукции
Средняя		Демпингование цен конкурентами	Стремительно растущий уровень конкуренции	Рост цен на рекламные услуги
Низкая		Нестабильность экономики России

После того как конкретный список слабых и сильных сторон компании, а также угроз и возможностей составлен, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих связей составляется матрица SWOT.

Таблица 3. Матрица SWOT

	ВОЗМОЖНОСТИ появление собственного производства; появление новых продуктов; поддержка бизнеса со стороны государства; скидки постоянным клиентам.	УГРОЗЫ нестабильность экономики России; стремительно растущий уровень конкуренции; рост цен на рекламные услуги; перенасыщение рынка рекламной продукции; демпингование цен конкурентами
СИЛЫ организация; финансы; инновации; маркетинг; индивидуальный подход к каждому клиенту; стабильная клиентская база; закрепление заказчика за определенным менеджером.	СИЛЫ И ВОЗМОЖНОСТИ Уровень квалификации сотрудников и их заинтересованность в развитии организации позволит разработать и внедрить в рекламный рынок новый продукт; компания имеет стабильную клиентскую базу, что позволяет давать скидки постоянным клиентам, а также каждый клиент закреплен за отдельным менеджером; известность марки и заслуженная репутация позволяет получать поддержку бизнеса со стороны Государства.	СИЛЫ И УГРОЗЫ стремительно растущий уровень конкуренции может негативно сказаться на клиентской базе. Клиент может уйти к конкуренту, если он предоставит более выгодные условия; демпингование цен конкурентами может негативно отразиться на прибыльности компании; нестабильность экономики России может негативно сказаться на доходах рекламодателей, и вследствие на прибыльности компании.
	СЛАБОСТИ И ВОЗМОЖНОСТИ Поддержка бизнеса со стороны Государства позволит организовать собственное производство, и вследствие новые продукты	СЛАБОСТИ И УГРОЗЫ появление новых фирм на рынке, влияет на текучесть кадров в компании; т.к. у компании отсутствует собственное производство, поэтому приходиться печатать продукцию на стороне. А в связи с ростом цен на услуги и появлением новых фирм на рынке, клиент может обратиться в ту компанию, которая занимается производством на месте. И может рассчитывать на более выгодные условия;
СЛАБОСТИ текучесть кадров; отсутствие собственного производства.

Миссия

Хорошо проработанная миссия позволяет сотрудникам фирмы чувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, подчеркивает их значимость, нацеливает на достижения.

Конкретная цель или миссия организации ясна обычно с самого начала. Однако с течением времени, по мере роста организации, программа может потерять свою четкость.

Для четкого определения миссии ООО «Агентство «Плюс», необходимо четко обозначить элементы миссии, для этого необходимо уделить внимание следующим составляющим:

Таблица 4. Элементы миссии

Элемент миссии	Ключевые вопросы	Описание
		Услуга	Продукт
Товар или услуга	Вы продаете товар или услугу? Какого рода?	Разработка и проведение рекламных кампаний, проведение маркетинговых исследований, разработка фирменного логотипа, медиапланирование и размещение рекламы, разработка оригинал-макетов, организация и проведение конкурсов.	Выпуск рекламной печатной продукции, выпуск сувенирной продукции со своим логоипом.
Целевая аудитория	Кто ваши заказчики?	Организации, предприятия, дизайнеры и архитекторы г. Красноярска и красноярского края нуждающиеся в проведении рекламной компании и продвижении продукта на рынке.
Стратегический ориентир	Что вы намереваетесь продавать в будущем?	Расширение рынков сбыта, расширение спектра предлагаемых услуг, создание собственной типографии, предоставление полного спектра услуг в области маркетинга и рекламы.
Заинтересованные группы	Кто поддерживает вас в вашей деятельности?	Работники, партнеры, спонсоры, учредители, покупатели.
Основа конкурентоспособности	Почему покупатели будут пользоваться вашей услугой?	Большой опыт в сфере рекламы, индивидуальный подход к клиентам, высококвалифицированный персонал, высокое качество выполнения заказов.
Название и статус	Что за организация? Год создания	ООО «Агентство «Плюс». 1998 год.

После определения основных элементов миссии организации важно отразить основные характеристики организации в сопровождающей миссии:

1. Целевые ориентиры организации.

Цель ООО «Агентство «Плюс» - помощь фирмам в продвижении новых продуктов на рынок и закрепление позиций уже существующих продуктов. Компания стремится к расширению спектра услуг, большему охвату рынка и удобству клиентов, а также создание собственной типографии.

2. Сфера деятельности организации.

Сфера деятельности ООО «Агентство «Плюс» включает в себя рекламную деятельность, в том числе продвижение нового продукта, аналитическую и консультационную деятельность на рынке города Красноярска, а также изучение, комплексный анализ существующих новых рынков; изучение торговых марок; изучение потребителей; изучение потенциальных клиентов; изучение эффективности рекламы; изучение конкурентов.

3. Философия организации.

Философия ООО «Агентство «Плюс» базируется на следующих принципах:

работники компании являются основной ценностью и основным конкурентным преимуществом;

развитие компании неотделимо от профессионального роста ее сотрудников;

три главных плюса хорошего специалиста: ответственность, творчество, нацеленность на результат;

развивать дух стремления к новому, что даст нам возможность внедрять лучшие идеи быстрее конкурентов;

каждый клиент компании достоин индивидуального решения;

мы соблюдаем действующее законодательство.

. Возможности и способы осуществления.

ООО «Агентство «Плюс» - коллектив единомышленников, объединенных единой целью развития рынка профессиональных рекламных услуг, совершенствования бизнеса клиента, открытия новых перспектив для клиента, качественного и оптимального решения проблем клиента, продвижения проектов и бизнес-идей клиента посредством использования рекламы.

Основной инструмент деятельности ООО «Агентство «Плюс» - сотрудники организации, обладающие 3 главными плюсами специалиста: ответственность, творчество, нацеленность на результат. Также сотрудники разделяют философию ООО «Агентство «Плюс», придерживаются ценностей, принятых в организации. Отношения с клиентами носят доверительный характер. Добропорядочность и толерантность - это основные качества сотрудников. Каждый работник стремится к достижению поставленных целей, которые совпадают с долгосрочными целями организации, что формирует стабильность и уверенность в завтрашнем дне.

При формировании миссии важным является лаконичное отражение в содержании и форме изложения мисси имиджа, которым обладает организация, таким образом, чтобы динамичная конструкция была удобна для восприятия. Формулировка может быть составлена по следующей формуле:

Миссия = продукт + потребности +направление роста

Миссия ООО «Агентство «Плюс»: ООО «Агентство «Плюс» - надежный партнер в области рекламы, открывающий новые перспективы развития вашего бизнеса.

«Агентство «Плюс» - это коллектив единомышленников, способствующий совершенствованию и поднятию вашего бизнеса на новый уровень.

4.
Дерево целей

Построение дерева целей - важнейший этап внутреннего анализа. Вопросы, связанные с установлением взаимосвязи между различными целями, определением их относительной важности, нахождения путей достижения поставленной цели приобретают особое значение при принятии стратегических решений. В дереве целей цели расположены таким образом, что от низших целей можно добраться до важнейшей, учитывая при этом промежуточные. Все цели взаимосвязаны.

Таблица 5. Дерево целей

Глобальная цель	Внешние цели	Цели 2 уровня	Цели 3 уровня
Увеличение доли рынка на 5-10% за 2014 год	- Открыть филиал в г. Иркутск - сотрудничество с РА ООО «Медиа-Сервис». - Открыть свое направление наружной рекламы в г. Красноярске	- анализ рекламоактивности рынка г. Иркутска - территориальный анализ г. Красноярска (где можно установить рекламные щиты) - анализ конкурентоспособности относительно направления наружной рекламы в г. Краноярске - разработка экономически эффективной программы - собственные резервы - инвестиции - разработать систему взаимодействия рекламодатель-рекламное агентство - разработать логистические сети по доставке журнала из типографии - договор со строительной организацией - разработка концепции продвижения продукта	- увеличение каналов доставки - закуп оборудования для широкоформатной печати - участие на выставках в качестве информационного партнера - увеличение тиража печатных изданий
	Внутренние цели	Цели 2 уровня	Цели 3 уровня
	- обучение персонала - корпоративная культура - разработать бренд направления по наружной рекламе - обновление тех. базы офиса - формирование и закрепление имиджа компании	- качественное обслуживание клиентов - сотрудничество с Администрацией города. - сотрудничество со строительными компаниями - сотрудничество с дизайнерами - мониторинг компаний по обслуживанию тех. оборудования.	- сохранение постоянных клиентов (клиентская накопительная система скидок) - участие в социальных проектах - организация и проведение «Круглых столов» с представителями строительных компаний - организация и проведение конкурсов и мероприятий для дизайнеров - организация доставки журналов в администрации города - участие в субботниках и в проектах по озеленению города

Из дерева целей видно, какие цели стоят у агентства на первом плане и которые необходимо достичь в ближайшее время. Настоящих же целей нужно достичь через некоторое время.

5.
Маркетинговая стратегия и пути ее усовершенствования.

Зимой и летом (в разгар отпусков) спрос на рекламные услуги всегда падает. Именно в этот период реклама для ООО «Агентство «Плюс» актуальнее всего. Для продвижения рекламы в период спада «Агентство «Плюс» разрабатывает специальные предложения. Основной способ донесения этих предложений до потенциальных клиентов - крупных предприятий города - это директ-мейл.

Для отправки писем в фирменных конвертах на имя директора компаний «Агентство «Плюс» использует свои ресурсы, и развозит письма путем собственной курьерской доставки.

Еще один вид рекламы - реклама на радио и тв. Наружная реклама, заполнившая улицы российских городов многообразна и представлена самыми разными формами. Компания не несет затрат, так как сотрудничество с радиостанциями и ТВ происходит по бартеру.

Довольно обширная рекламная компания обошлась агентству по минимуму, так как ООО «Агентство «Плюс» задействовало в организации рекламной кампании собственные ресурсы, и ресурсы фирм-партнеров, с которыми давние дружеские отношения и отлаженная система взаимодействия.

В целях совершенствования системы маркетинга на предприятии рекомендуются действия по нейтрализации угроз внешней среды. Например, необходимо проводить мониторинг законодательства о рекламе и смежных сфер, в связи с постоянным ужесточением требований к рекламной продукции. Постоянную и актуальную информацию важно получать, чтобы избежать сложных ситуаций. Для оптимизации налоговых выплат возможно поддержание социальных и благотворительных акций и участие в городских социальных проектах.

ООО «Агентство «Плюс» ежегодно уже на протяжении 3 лет принимает участие в социальном проекте Администрации г. Красноярска и Эдхама Акбулатова - «Миллионному городу - миллион деревьев». Агентству выделяется земля, на которой вместе с партнерами-рекламодателями сотрудники агентства высаживают хвойные деревья. Это событие в дальнейшем освещается на ТВ и в прессе. И своего рода пиар получает не только «Агентство «Плюс», но и его партнеры-рекламодатели.

ООО «Агентство «Плюс» организует различные конкурсы для своих рекламодателей, для дизайнеров и архитекторов, таким образом формируя лояльность со стороны клиента.

Также «Агентство «Плюс» на протяжении долгого времени сотрудничает с МВДЦ «Сибирь» и ВК «Красноярская ярмарка» в качестве информационного партнера на выставках. Они же, в свою очередь, предоставляют нам площадку для проведения конкурсов, и выделяют стенды для размещения на них рекламной информации.

Для повышения эффективности внутреннего маркетинга ООО «Агентство «Плюс» рекомендуется сотрудничество с ВУЗами: проведение занятий со студентами для отбора молодых креативных кадров в агентство.

6.
Конструктивно-исполнительный период

Выявление проблем

Создание системы контроля может помочь увеличению результативности выявления проблем. Функция контроля - это аспект менеджмента, удовлетворяющий потребность организации в выявлении проблем и исправлении ситуации до того, как они перерастут в кризис. Одна из основных причин необходимости контроля состоит в том, что любая организация должна быть способна выявлять ошибки и исправлять их до того, как она помешают достижению ее целей. Каждый менеджер должен сделать контроль неотъемлемым элементом своей работы, даже если официально ему это не поручали.

Заключение

Рыночная экономика в нашей стране и в мире в целом не стоит на месте, продолжаются процессы ее развития и совершенствования, изменяются социально-политические условия во внутренних и международных масштабах, появляются новые технологии и средства рекламы. Все это ведет к тому, что организация рекламной деятельности также претерпевает некоторые изменения, органично вплетаясь в сферу маркетинга и экономики. Следовательно, исследования в данной области можно продолжать так же долго, сколь долго рыночные отношения будут развиваться.

С целью наиболее эффективного решения стратегических задач в области рекламы необходимо четкое представление о бизнесе и особенностях товара, знать сильные и слабые стороны компании, обладать информацией о рынке - знать возможности которые он предлагаем, и представлять себе проблемы деятельности на этом рынке. Необходимо четко спланировать рекламную кампанию в отношении сроков средств рекламы, задействованных в кампании, рекламного бюджета и т.д.

Характерной чертой современной рекламы является приобретение её новой роли в результате вовлечения в процесс управления производственно-сбытовой деятельности промышленных и сервисных фирм.

Реклама требует больших денег, которые легко растратить впустую, если фирма не сумеет точно сформулировать задачу, примет недостаточно продуманные решения относительно рекламного бюджета, обращения и выбора средств рекламы, не сумеет произвести оценку результатов рекламной деятельности.

На примере анализа ООО «Агентство «Плюс» посредством метода SWOT-анализа, стали очевидными слабые и сильные стороны компании, а также возможности и угрозы, которые лежат «на поверхности». Данный метод легко выявляет те недостатки, которые знакомы управленческому составу фирмы и позволяет систематизировать и обобщить информацию, что позволяет взглянуть на ситуацию в целом, не теряясь в отдельных аспектах.

Была рассмотрена организация рекламной деятельности рекламного агентства и даны рекомендации по продвижению услуг.

Для любой организации, действующей в условиях рынка актуальна сегодня проблема выживаемости и обеспеченности непрерывности развития. В зависимости от складывающихся условий и обстоятельств эта проблема решается различными организациями по-своему, но в основе ее лежит кропотливая и трудоемкая работа по созданию и реализации конкурентных преимуществ.

Компании необходимо провести маркетинговое исследование среди физических и юридических лиц, для того, чтобы определить потребности и возможности существующих и потенциальных клиентов.

Следует пересмотреть список оказываемых услуг и выяснить, какие услуги пользуются популярностью и приносят прибыль компании, а какие уже «отжили свое» и нуждаются в корректировке или ликвидации. Это, прежде всего, позволит сократить неоправданные расходы.

Необходимо повышать профессиональный уровень служащих компании, т.е. отправлять их на всевозможные лекции, семинары, курсы повышения квалификации, для того, чтобы они знали обо всех изменениях, новшествах и могли к ним приспосабливаться и использовать их в своей работе. А это в свою очередь даст компании возможности для развития и процветания.

Список использованной литературы

1. Алешина И.В, Маркетинг для менеджеров: Учебное пособие. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2007. - 456 с.

2. Басовский Л.Е. Маркетинг: Курс лекций. М.: ИНФРА-М, 2008. - 219 с.

3. Галенко В.П., Страхова О.А., Файбушевич С.И. Как эффективно управлять организацией? - М.: Бератор, 2013.

4. Голубков Е.П. Маркетинг: Стратегии, планы, структуры. - М.: Дело, 2005. - 192 с.

5. Гольман И.А., Добробаненко Н.С. Практика рекламы. Калининград 2006. - 186 с.

6. Котлер Ф. Основы маркетинга /Пер с англ. - М.: Прогресс, 2003. - 561 с.

7. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы менеджмента. СПб., «МиМ», 2003.-145 с.

8. Маркова В. Маркетинг услуг. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 320 с.

9. Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса «Найм персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия [Текст]. - 2009. - №7.

10.Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса «Найм персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия [Текст]. - 2009. - №8.