Изменение организационной структуры. На основе проведённого анализа необходимо изменить организационную структуру

 

На основе проведённого анализа необходимо изменить организационную структуру предприятия, а именно расширить службу управления персоналом, увеличив ее на одного человека, хотя экономически эффективно на данном предприятии для 100 общей численности сотрудников иметь 3 специалистов в службе управления персоналом.

В соответствии с современными требованиями изменяем название – «отдел кадров» на «службу управления персоналом».

Расширение службы управления персоналом. Структура отдела кадров Дзержинского филиала ГП «КраиДЭО» теперь должна иметь вид: руководитель службы управления персоналом, инспектор службы управления персоналом (рисунок 4 ).

Специалист по персоналу

 

 

 

Рисунок 3.2 – Линейная структура службы управления персоналом

 

Линейная структура управления проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений.

На основе разработанной организационной структуры необходимо разработать должностные инструкции.

На данном предприятии должностная инструкция специалиста по кадрам не соответствовала перечню выполняемых обязанностей, и состояла в следующем (Приложение Е): Рассмотрим конкретно, как изменяется должностная инструкция в зависимости от основных функций системы управления персоналом.

Остановимся более подробно на тех пунктах, которые вызывают противоречие и сомнение. Согласно пункту 2.1 и 2.3 (Приложение Е) Выполняет работу по комплектованию филиала кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

Принимая на работу сотрудника, не производилась оценка личных и деловых качеств претендентов на должность.

2.15 Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

На данном предприятии не осуществлялось планирование деловой карьеры.

Разработанная нами должностная инструкция специалиста по персоналу отражена в (Приложении Ж), а акцентируем внимание на должностных обязанностях:

2.1 Возглавляет работу по комплектованию предприятия рабочими, служащими и специалистами требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе.

2.2 Определяет текущую потребности в персонале и источниках ее удовлетворения.

2.3 Принимает участие в разработке стратегии бизнеса, стратегии управления предприятием и кадровой стратегии (разрабатывает миссию, видение, философию и др.).

2.4 Разрабатывает стратегические, оперативные и текущие планы структурного подразделения.

2.5 Рассчитывает экономическую эффективность внедрения системы управления персоналом и её процессов (организационная культура, мотивация трудовой деятельности, создание оптимального социально-психологического климата и др.).

2.6 Осуществляет работу по подбору, отбору и найму персонала на основе оценки их квалификации, деловых и личных качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

2.7 Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

2.8 Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.

2.9 Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.10 Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.

2.11 При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.

2.12 Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.

2.13 Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.

2.14 Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.15 Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.

2.16 Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.

2.17 Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

2.18 Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.

2.19 Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности менеджера по подбору персонала.

2.20 Обеспечивает социальные гарантии персонала работающего на предприятии, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

2.21 Разрабатывает и принимает участие в реализации мероприятий по повышению эффективности функционирования организации.

2.22 Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Итак, специалист по персоналу должен руководить подготовкой планов основных направлений деятельности системы управления человеческими ресурсами: планирование, отбор и подбор персонала; формирование и развитие трудовых отношений; расстановка; обучение, подготовка и переподготовка; мотивация и стимулирование персонала; аттестация и оценка; карьерный рост сотрудников; организационная культура; условия труда персонала; создание оптимального социально-психологического климата; социальное, правовое, информационное обеспечение системы управления персоналом. Обеспечение служебного взаимодействия со структурными подразделениями организации.

На основании проведённого анализа мы пришли к выводу, что на данном предприятии отсутствует программа адаптации, это влечет за собой неудовлетворенность персонала условиями работы, отсутствием оптимального социально – психологического климата; при подборе персонала совершенно не обращается внимания на социально – психологические факторы, такие как совместимость управленческого звена, личности и группы, а это указывает на то, что не проводится квалифицированный подбор персонала. В связи с этим необходимо утвердить должность менеджера по подбору персонала и подобрать специалиста, отвечающего профессиональным требованиям.

Менеджеру по подбору персонала в необходимо знать организационную структуру ГП «КрайДЭО», технико-технологические особенности и потребности организации, требования к труду и этике, психологические особенности процесса первичной и вторичной адаптации. Должен уметь вести вербальный и невербальный обмен информацией. Проводить диагностирование деловых и личностных качеств кандидатов на принимаемую должность. Уметь вырабатывать стратегию, тактику и технику взаимодействия с людьми; организовывать их совместную деятельность для достижения социально – значимых целей. Прогнозировать перспективы развития кандидата на должность в данной организации.

Должен организовывать и проводить мониторинг процесса адаптации в организации, утверждать наставника, проводить разъяснительную работу в этом направлении, информировать организацию о новых сотрудниках и необходимости мероприятий по адаптации.

Разработали должностную инструкцию менеджера по подбору персонала:

1.Общие положения

1.Менеджер по подбору персонала относится к категории руководителей.

2.На должность менеджера по персоналу назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности Управление персоналом, желательно опыт кадровой работы или стажировка в системе управления персоналом государственных или коммерческих организации.

3.Менеджер по подбору персонала должен знать:

3.1 Трудовое законодательство.

3.2 Информационные базы данных рынка труда.

3.3 Технологию поиска профессий и должностей с использованием информационных систем.

3.4 Методики профотбора и технику составления тестов на профессиональную пригодность.

3.5 Методики проведения тестирования, собеседования.

3.6 Основы организации кадрового делопроизводства.

3.7 Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.

3.8 Правила внутреннего трудового распорядка.

3.9 Правила и нормы охраны труда.

4. Назначение на должность менеджера по подбору персонала и освобождение от должности производится руководителем предприятия по представлению начальника службы управления персоналом.

5. Менеджер по подбору персонала подчиняется непосредственно руководителю предприятия и начальнику службы управления персоналом.

6. На время отсутствия менеджера по подбору персонала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет начальник или инспектор службы управления персоналом.

2. Должностные обязанности менеджера по подбору персонала

Менеджер по подбору персонала:

2.1 Прогнозирует потребность в персонале различных специальностей и квалификации с учетом перспектив развития предприятия.

2.2 Осуществляет текущее (на срок до 1-2 месяцев) и перспективное (на срок до 1 года) планирование работ по привлечению, подбору и обучению персонала;

2.3 Разрабатывает карточки вакансий, в которых фиксируются следующие сведения: характер работы, квалификационные требования по должностям и профессиям, система и уровни оплаты труда, социальные гарантии, преимущества для отдельных категорий персонала, иная информация.

2.4 Составляет план-график поиска работников, необходимых предприятию.

2.5 Осуществляет поиск работников по информационным базам данных, в Интернете, посредством личных контактов.

2.6 Знакомится с резюме соискателей; встречается с соискателями; проводит собеседование с лицами, подавшими заявление; организует профессиональноеанкетирование и тестирование соискателей; изучает профессиональные и личные качества соискателей; проверяет рекомендации соискателей; изучает характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей.

2.7 Оценивает результаты собеседований и тестирования соискателей, производит отбор соискателей, соответствующих требованиям предприятия.

2.8 Представляет кандидатов на вакантные должности (свободные рабочие места) руководителям структурных подразделений (в штат которых набираются работники) для проведения переговоров, ознакомления с условиями труда и рабочим местом, принятия руководителем структурного подразделения решения: о возможности приема кандидата.

2.9 Организует оформление приема кандидата на работу; устанавливает продолжительность испытательного срока; разрабатывает программу адаптации сотрудника и её контроль, отслеживает испытательный срок и по оценке руководителя структурного подразделения (лица, которое осуществляло координацию работы и надзор за качеством работы) принимает решение о переходе на постоянные отношения с работником или об увольнении работника как не выдержавшего испытание.

2.10 Обеспечивает создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных вакансий и свободных рабочих мест (получение, введение, обработку, анализ, классификацию, оценку, сверку и хранение информации), координирует извлечение и использование информации из баз данных.

3.Права

Менеджер по подбору персонала имеет право:

3.1 Действовать от имени предприятия, представлять его интересы во взаимоотношениях с кадровыми агентствами, центрами занятости и трудоустройства, иными организациями по вопросам подбора кадров.

3.2 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.4 Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3.5 Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Ответственность

Менеджер по подбору персонала несет ответственность:

4.1 За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2 За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3 За причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Для вновь принятого сотрудника необходимо организовать рабочее место, а для этого нужно рассчитать затраты.

 

Таблица 4 - Расчет затрат на подбор и введение в должность менеджера по персоналу

Статьи расходов	Сумма в тыс. рублей
Кадровое агентство	30000
Объявление в СМИ	1500
Заработная плата	200000
Компьютер	25000
Телефон	2000
Орг. техника	7500
Канцелярские принадлежности	500
Стол	3500
Стул	2000
Итого	272000

 

Рекомендации по внедрению программы адаптации

 

Цель программы адаптации:

Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:

- достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки;

- уменьшение количества возможных ошибок связанных с освоением функциональных обязанностей

Стадии адаптации персонала:

Этап 1. Знакомство с производственными особенностями организации, включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом, корпоративными особенностями, этикой, правилами поведения т. д.

Этап 2. Практическое знакомство нового сотрудника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. Непосредственный руководитель проводит ознакомление новичков с предприятием и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами, объясняет задачи и требования, предъявляемые к работе, вводит работника в рабочую группу, поощряет помощь новичкам со стороны наставников.

В обязательном порядке производятся инструктаж по технике безопасности и охране труда.

В ходе проведения программы ориентации должны затрагиваться следующие вопросы:

1. Общее представление о предприятии:

· цели, приоритеты, проблемы;

· традиции, нормы, стандарты;

· услуги и ее потребители, стадии доведения услуг до потребителя;

· разнообразие видов деятельности;

· организационная структура предприятия;

· информация о руководителях.

2. Политика организации:

· принципы кадровой политики;

· принципы подбора персонала;

· направления профессиональной подготовки и повышение квалификации;

· содействие работникам в случае привлечения их к судебной ответственности;

· правила пользования телефоном внутри предприятия;

· правила использования различных режимов рабочего времени;

· правила охраны коммерческой тайны и технической документации.

3. Оплата труда:

· нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;

· оплата выходных, сверхурочных.

4. Дополнительные льготы:

· страхование, учет стажа работы;

· пособия по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по болезням в семье, в случае тяжелых утрат, пособия по материнству;

· поддержка в случае увольнения или ухода на пенсию;

· возможности обучения на работе;

· наличие столовой;

· другие услуги организации для своих сотрудников.

5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:

· места оказания первой медицинской помощи;

· меры предосторожности;

· предупреждение о возможных опасностях на производстве;

· правила противопожарной безопасности;

· правила поведения при несчастных случаях и порядок оповещения о них.

6. Служба быта:

· организация питания;

· наличие служебных входов;

· условия для парковки личных автомобилей;

7. Экономические факторы:

· стоимость оборудования;

· ущерб от прогулов, опозданий, несчастных случаев.

После прохождения общей программы ориентации может быть проведена специальная программа, в которой могут быть затронуты следующие вопросы:

1. Функции подразделения:

· цели и приоритеты, организация и структура;

· направления деятельности;

· взаимоотношения с другими подразделениями;

· взаимоотношения внутри подразделения.

2. Рабочие обязанности и ответственность:

· детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;

· разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

· нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

· длительность рабочего дня и расписание;

· дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).

3. Требуемая отчетность:

· виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

· отношения с местными и общегосударственными инспекциями.

4. Процедуры, правила, предписания:

· правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;

· поведение в случае аварий, правила техники безопасности, информирование о несчастных случаях и опасности;

· охрана и проблемы, связанные с воровством;

· отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;

· правила поведения на рабочем месте;

· вынос вещей из подразделения;

· контроль за нарушениями;

· перерывы (обед);

· телефонные переговоры личного характера в рабочее время;

· использование оборудования;

· контроль и оценка исполнения.

Этап 3. Действенная адаптация. Для повышения эффективности действенной адаптации новичку назначается наставник.

Этап 4. Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации, он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе.

Наставничество рассматривается, как комплекс мероприятий направленных на ускорение процесса обучения нового сотрудника основным навыкам профессии, развитие его способности самостоятельно и качественно выполнять возложенные на него задачи по занимаемой должности.

Система мотивации наставника

1.При условии, если новый сотрудник успешно проходит испытательный срок, то наставник получает дополнительное вознаграждение в размере 1500 рублей.

2.Выявлена неудовлетворительная работа наставника – лишение премии в размере 1000 рублей.

Требования, предъявляемые к наставнику:

· высокие профессиональные знания, умения и навыки;

· знание стандартов и правил необходимой специализации;

· стабильность показателей в работе;

· способность и готовность делиться опытом;

· системность представления о своем участке работы и работы смежных подразделений;

· хорошие коммуникативные навыки;

· гибкость в общении

· высокие морально-нравственные качества.

Плюсы наставничества:

· активное участие в развитии своего коллектива;

· повышение авторитета и статуса в коллективе;

· рост личной удовлетворенности за счет успешного выполнения профессиональных функций;

· личное саморазвитие (получение новых знаний, навыков и умений в процессе наставничества).

Нами разработана программа адаптации управленческого персонала.

Плюсы такой программы адаптации для нового сотрудника заключаются в следующем:

· получение полной информации, требуемой для эффективной работы;

· снижение уровня неопределённости и беспокойства;

· снижение психологического напряжения (появляется чувство защищённости);

· развитие личных качеств (уверенности в себе, самоуважение, особенно по мере повышения профессионального уровня и способностей);

· развитие навыков и умения за счет усвоения чужого опыта;

· повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к предприятию в целом;

· освоение новых норм организационной культуры и правил поведения;

· выстраивание системы взаимодействия с коллегами;

· уменьшение вероятности конфликтов (наставник помогает вникнуть в тонкости работы и отношения в коллективе);

· получение эффективной обратной связи от наставника и менеджера по подбору персонала по итогам испытательного срока.

Положительные стороны программы адаптации для предприятия:

· создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;

· выявление недостатков существующей на предприятии системы подбора персонала;

· развитие управленческих компетенций наставника и менеджера по подбору персонала;

· обоснование кадровых решений в отношении, как новичка, так и наставника после окончания адаптационного периода;

· формирование положительного отношения к обучению;

· уменьшение времени необходимого для адаптации нового сотрудника;

· уменьшение затрат на выпуск продукции;

· увеличение прибыли предприятия.

В целом можно говорить об эффективности программы адаптации работника на предприятии. За короткое время он осваивает оборудование, руководящую документацию. Все это позволяет работнику быстро влиться в производственный процесс и адаптироваться в коллективе.

Таблица 5. – График внедрения проекта в 2011 г. на предприятии Дзержинский филиал ГП «КрайДЭО»

№	Проектные рекомендации	Мероприятия	Ответственные за исполнение и сроки для внедрения мероприятия
1	Повысить роль службы управления персоналом в организации	Специалист службы управления персоналом должен участвовать в разработке стратегии бизнеса, стратегии системы управления и кадровой стратегии.	Директор предприятия и Специалист службы управления персоналом (согласование с высшим руководством условии изменения стратегии) 2011 г.
2	Изменение названия «отдела кадров» на «службу управления персоналом»	Привести в соответствие деятельность службы управления персоналом современным требованиям по управлению человеческими ресурсами	Специалист службы управления персоналом январь 2011 г.
3	Изменить организационную структуру службы управления персоналом	Ввести дополнительно одну должность менеджера по подбору персонала	Директор филиала и специалист службы управления персоналом февраль 2011 г.
4	Разработка и утверждение должностных инструкций	Разработать должностные обязанности специалистов в области управления персоналом по основным направлениям деятельности	Специалист службы управления персоналом март 2011 г.
5	Размещение в СМИ информации об открытой вакансии менеджера по подбору персонала	Подготовить необходимую информацию об открытой вакансии менеджера по подбору персонала, выделив требования к кандидату	Специалист службы управления персоналом апрель 2011 г.
6	Разработка и утверждение программы адаптации и положения о наставничестве	Разработать программу адаптации персонала, положение о наставничестве	Специалист службы управления персоналом май 2011 г.
7	Четкое формулирование и разъяснение коллективу целей филиала	Разъяснить коллективу цели организации: стратегические, долгосрочные и текущие	Директор, руководители структурных подразделений июнь 2011 г.
8	Развитие организационной культуры	Уточнить философию, миссию, видение, традиции, обычаи	Директор, менеджер по подбору персонала июль 2011 г.
9	Наглядная агитация	Подготовить необходимую документацию информационного содержания (плакаты, стенды)	Менеджер по подбору персонала август 2011 г.
10	Информирование сотрудников о внедрении программы адаптации персонала	Провести инструктаж о разработанной системе адаптации персонала	Менеджер по подбору персонала, руководители подразделений, наставники сентябрь 2011 г.

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: