Коммуникации с индивидуальной точки зрения.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

То, что группа может использовать коммуникации как поощрение для индивидуума, и, наоборот, наказать его лишением этой возможности, говорит о том, что коммуникации представляют определенную ценность для индивидуума. Таким образом, кроме организационных и групповых, возникают еще и личностные мотивы коммуникации. Из этих мотивов выделяют следующие: оказание влияния на других людей, снижение неопределенности (внесение ясности), обратная связь и т. д.

Проблемы повышения эффективности процесса коммуникации.

Рассматривая коммуникационные процессы и проблемы повышения их эффективности в системе управления персоналом, необходимо учитывать, что возможно сознательное искажение информации, что происходит, например, если какой-нибудь руководитель не согласен с сообщением. В этом случае он может модифицировать сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Подобные проблемы могут возникнуть при фильтрации в межуровневых коммуникациях. Искажение информации может наступить и вследствие информационных перегрузок.

Два фактора – уникальность каждого человека и способность выборочного восприятия - лежат в основе всех трудностей коммуникации, а усложняется процесс выбором средства коммуникации и внешними помехами.

Исследования показывают, что около 50 % всей передаваемой информации воспринимается неправильно. Это может возникнуть по следующим причинам:

- информация не достигла цели (не получена);

- информация была искажена отправителем или передающим;

- информация была неправильно воспринята.

Отправители сообщений могут увеличить искажение и препятствия к получению сообщения:

- использованием языковых средств, которые получатель не может понять;

- использованием языковых средств, провоцирующих эмоциональный ответ, который мешает передаче сообщений;

- неуверенностью в том, что они хотят сказать;

- тем, что плохо выражают свои мысли;

- возможным несоответствием содержания сообщения и формой его передачи (интонацией, невербальными сигналами);

- выбором неподходящего средства передачи информации;

- чрезмерной длительностью сообщения или излишней информационной насыщенностью.

Получатель может создать препятствия в коммуникации в результате:

- фильтрации информации, которая ему не нравится, либо он не понимает ее или она его беспокоит;

- искажения сообщения по разным причинам: несимпатичен говорящий, различия в классовой принадлежности, образовании, предвзятость;

- усталости, мешающей воспринимать связь, когда невозможно усвоение информации.

Перечисленные выше трудности не исчерпывают всех причин возникновения коммуникативного барьера. Но такие барьеры в коммуникации можно преодолеть. Причем менеджерам необходимо знать и соблюдать ряд правил, которые способствуют гладкому протеканию процесса коммуникации.

Отправитель информации должен придерживаться следующих рекомендаций при передаче информации:

- цель. У участников коммуникации должны быть четкие цели. Чем больше они знают, о чем хотят сообщить, тем легче другим будет понять это;

- подготовка. Необходимо продумать и проанализировать информацию, которую отправитель собирается сообщить, это повысит вероятность взаимопонимания при коммуникации;

- оформление. Важно рассмотреть общее оформление процесса коммуникации: следует ли передавать сообщение в устной, письменной форме, публично или конфиденциально, за письменным столом или в неформальной обстановке;

- помощь и советы. Надлежит определится, с кем следует посоветоваться перед тем, как начать процесс коммуникации, узнать мнение других людей по этому вопросу;

- тон. При передаче сообщения важно правильно выбрать интонации, фразеологию, скорость, языковые средства;

- предвидение. Необходимо предвидеть реакцию получателей сообщения;

- обратная связь. Следует установить обратную связь, чтобы было ясно, прошел ли процесс коммуникации успешно, достигла ли информация цели;

- поведение. Поведение должно поддерживать коммуникацию;

- слушание. Способность выслушать является важной частью процесса коммуникации. Это дает возможность менеджеру делиться опытом с теми, с кем он общается, демонстрирует желание понять других людей;

- стиль. Стиль передачи сообщения должен соответствовать целям коммуникации;

- средства. Отправителю необходимо тщательно продумать средство передачи информации, взвесив достоинства и недостатки каждого из них.

Некоторые средства могут при этом использоваться как вспомогательные, например, визуальные средства могут сопровождать устную коммуникацию.

Процесс общения является двусторонним, поэтому и отправитель, и получатель сообщения должны предпринять некоторые конструктивные шаги по совершенствованию процесса коммуникации:

- необходимо осознавать свои собственные предубеждения и предрассудки, которые могут вызвать помехи и постараться нейтрализовать их влияние на процесс коммуникации;

- уделять пристальное внимание сообщению;

- использовать невербальные сигналы, чтобы показать свое отношение к информации;

- реагировать на сообщение спокойно, избегая проявления эмоций;

- поддерживать обратную связь, чтобы уточнить значение сообщения и показать, что оно понято.

Коммуникации в процессе управления.

Сегодня коммуникации имеют огромное значение. Технократический менеджмент прошлого стремился сохранить свои корпоративные цели, миссии, планы в строжайшем секрете. Сейчас, напротив, мы видим, как открытость, особенно на Западе, становится чрезмерной. Коммуникации приобрели для делового развития значение в силу двух причин:

- лидеры получают информацию посредством общения со своим окружением и внутри своих организаций. Достаточно часто пути эффективного делового развития могут быть найдены внутри самой организации;

- коммуникации представляют собой, пожалуй, наиболее действенный инструмент достижения высокой эффективности разрабатываемой стратегии.

Рассмотрим, какие коммуникации возникают внутри организаций.

Важнейшим механизмом управления является общение. Специфической формой общения считается форма управленческого общения.

Выделяют следующие формы управленческого общения:

- субординация - общение между руководителем и подчиненным. В основу положены административно-правовые нормы;

- служебно-товарищеская - общение между руководителем и его коллегами. В основе - административно-моральные нормы;

- дружеская - общение между самими руководителями, между ними и работниками. В основе - морально-психологические нормы.

Искусное использование этих форм позволяет руководителю усилить эффект личной самопрезентации путем преднамеренного использования различных механизмов.

Ученые отмечают, что обмен информацией в организации можно улучшить путем:

- создания системы обратной связи;

- совершенствования структуры организации;

- регулирования информационных потоков.

- развития навыков умения руководителей осуществлять межличностные коммуникации, которые являются, по мнению Г. Минцберга, нервными центрами организации.

Коммуникации подразумевают двусторонний поток информации, когда одна сторона получает информацию и отвечает на нее незамедлительно или по прошествии некоторого времени.

При передаче информации, исходящей от высших менеджеров, необходимо обеспечить:

- высокое качество сообщений как по форме, так и по содержанию;

- выбор достойного посредника для передачи сообщения (обычно это президент компании).

При передаче стратегически важного сообщения разным группам адресатов следует соответствующим образом варьировать и формулировать его. Обычно руководитель исполнительного аппарата выступает в качестве посредника.

Один из способов сделать стратегию понятной персоналу - перевести ее в оперативные термины. Эффективность коммуникаций можно повысить и путем предоставления более или менее подробной информации одной и той же группе адресатов в различные временные интервалы.

Одной из наиболее распространенных ошибок в организации является практика чрезмерных коммуникаций, осуществляемых в неподходящее для этого время.

В ходе работы служащие компании безусловно должны регулярно получать ту или иную информацию. Но плохо, когда информации слишком много, она поступает слишком быстро и нет возможности воспринять ее.

В настоящее время коммуникации располагают огромным арсеналом средств, но ни одно из них, не может сравниться по своей действенности с личным обращением менеджера. Поэтому способность и искусство общения, коммуникабельность стали одним из основных черт настоящего лидера и менеджера.

Можно привести следующие примеры средств, используемых для коммуникаций: лекции, семинары, циркуляры, документация, учебные программы, дискуссии, видеозаписи, приемы, газетные статьи, обучение руководящего состава, видеоконференции, с использованием средств мультимедиа.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒