УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемо­стью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их раз­решению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообра­зие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к едино­образию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. До недавнего времени, например, в почтовом обращении в России насчитывалось порядка 20 типо­размеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, ме­стам расположения «окон» для указания адреса и другим призна­кам. Сейчас число типоразмеров заметно сократилось, однако не настолько, чтобы отказаться от ручной обработки корреспонден­ции и перейти на автоматизированную сортировку ее по почтовым индексам.

Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтер­ские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельнос­ти, называют унифицированной системой документации (УСД). Уни­фикация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработ­ки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.

Разработку УСД, в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (на­пример, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные уни­фицированные системы документации объединяются в свои отрас­левые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные систе­мы документации и соответствующие формы документов, разрешен­ные к применению в народном хозяйстве РФ.

Что касается управленческой документации, интересующей нас в первую очередь, то согласно Общероссийскому классификатору ОК 011—93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:

• унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации (код 0200000);

• унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);

• унифицированная система банковской документации (код 0400000);

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и орга­низаций (код 0500000);

• унифицированная система отчетно-статистической докумен­тации (код 0600000);

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);

• унифицированная система документации по труду (код 0800000);

• унифицированная система документации Пенсионного фон­да Российской Федерации (код 0900000);

• унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000);

В восьмизначном кодовом обозначении унифицированной фор­мы документа отражены следующие признаки классификации:

• первый и второй знаки (класс форм) — принадлежность уни­фицированной формы документа к соответствующей унифи­цированной системе документации (например, 02 — унифи­цированная система организационно-распорядительной документации;

• третий и четвертый знаки (подкласс форм) — общность со­держания множества форм документов и направленность их использования (например, 01 — документация по учету и распределению средств);

• пятый, шестой и седьмой знаки — регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 004 — расчетная ведомость по страховым взносам);

• восьмой знак — контрольное число.

Кодовые обозначения объектов ОКУД подлежат простановке во всех унифицированных формах документов.

Наряду с ОКУД назовем другие классификаторы, с которыми нам придется столкнуться в процессе изложения материала: Общерос­сийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Об­щероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, Унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000)

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативно­стью — за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодек­сом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике.

Унификация деловых документов осуществляется на основе стандартной графической модели построения документов. Модель представляет собой конструкционную сетку из пересекающихся под прямым углом вертикальных и горизонтальных линий, выпол­ненных с определенным шагом (2, 6 мм по горизонтали и 4, 25 мм по вертикали. Допускается использовать конструкционную сетку с шагом письма 2, 54 мм и межстрочным интервалом 4, 24 мм). Кон­струкционная сетка (рис. 1.10) позволяет по координатам точек пересечения линий определить места размещений информацион­ных элементов, из которых формируется документ (адрес, дата, текст, подпись и т. п.).

На основе конструкционной сетки для всего множества доку­ментов, используемых в той или иной сфере деятельности, созда­ется формуляр-образец, предусматривающий зоны (ячейки, прямо­угольники) размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами. Конструкционная сетка позволяет описывать документ в формализованном виде. Требования к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТ 6.10.5—87. В разработке унифицированных систем документации в народном хозяйстве на основе изложенного подхода накоплен большой опыт.

К числу методов унификации управленческой документации относятся также типизация, трафаретизация, представление доку­ментов в анкетной форме и составление документов по образцам. Типизация документов заключается в разработке для определен­ной сферы использования универсальных документальных реше­ний, которые при последующей доработке под конкретные усло­вия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации. Напри­мер, типовой договор поставки товаров, типовое положение о кан­целярии организации, типовые правила внутреннего трудового распорядка и т. п.

Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка до­кумента с заранее напечатанной частью текста и специально ос­тавленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы на­ходят широкое применение в документации по личному составу (анкеты, приказы о приеме на работу и др.).

Представление документов в анкетной форме — способ про­странственной организации словесного материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде переч­ня вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой стороны. Широкое применение анкеты находят в технике социологических исследований, при составлении сводок, оформлении заказов и т. д.

Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по ана­логии с предложенными примерами (заявление, характеристика, объяснительная записка, нотариальнозаверяемые документы и др.).

Унификация в документировании может быть как самостоя­тельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработ­ке оптимальных правил и требований по составлению, оформле­нию, документооборту и архивному хранению документов, приня­тых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установ­ленном порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта России (ГОСТ Р) или стандарта организации (по традиции стандарты низовых организаций, пред­приятий, фирм обозначаются аббревиатурой СТП — стандарт предприятия).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32—91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)* или на их элементы (например, ГОСТ 9327— 60. Бумага потребительская. Форматы), так и унифицированные си­стемы документации, например, унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации (УСОРД).

Национальные стандарты (ГОСТ Р, а также разрешенные к при­менению ГОСТ) действуют на территории Российской Федерации без каких-либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в Рос­сии могут разрабатываться и применяться организациями в следу­ющих случаях:

• для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран, стандартов на­учно-технических, инженерных обществ и различных обще­ственных объединений, СТП других организаций;

• на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственные процессы (работы).

Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой нацио­нальную систему стандартизации. Вопросы государственного управ­ления стандартизацией в РФ, включая координацию деятельности федеральных органов управления, взаимодействие с органами вла­сти субъектов РФ, осуществляет Федеральное агентство по техни­ческому регулированию и метрологии, образованное на базе Гос­стандарта России.

 

СИСТЕМА ОРД

Организационно-распорядительная деятельность в управлении заключается главным образом в разработке и реализации управлен­ческих решений, документируемых в ОРД. Организационно-рас­порядительная документация является наиболее широко исполь­зуемым видом управленческой документации.

ГОСТ Р 51141—98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного доку­мента, в котором фиксируют решение административных и органи­зационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреж­дений, предприятий, организаций, их подразделений и должност­ных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены ос­новные виды документов данной группы):

— организационную документацию (учредительные договоры, ус­тавы, положения, правила, штатные расписания, инструк­ции);

— распорядительную документацию (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

— информационно-справочную документацию, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

— оперативно-информационную (письма, телефонограммы, фак­сы и т. п.);

— справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по лично­му составу (персоналу): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществля­ется в соответствии с ГОСТ Р 6.ЗО—2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Госу­дарственного Герба Российской Федерации. Правильно оформлен­ные реквизиты организационно-распорядительных документов гаран­тируют их юридическую силу.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 при подготовке и оформ­лении ОРД используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика / код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа).

Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных органи­зационно-управленческих ситуациях может быть различным.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и пере­менные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторя­ются на бланках документов, переменные наносятся непосред­ственно в процессе составления конкретного документа.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа Стандартом предусматривается два варианта бланков — угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. Сочета­ния зон в совокупности образуют формуляр документа.

Использование пунктирных линий для обозначения зон разме­щения реквизитов символизирует возможность некоторого пере­мещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ зон рек­визитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования говорит о нежелательности пере­мещения границы размещения реквизитов 28, 29, 30 и о необхо­димости четкого размещения данной зоны в пределах разумного отклонения в сторону увеличения от размера, предусмотренного стандартом (не более 2—4 мм).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения рек­визитов, условно разделяют на три части: служебное поле докумен­та, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в сред­ствах хранения. Поле для размещения штампов располагается в ле­вом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верх­ней его части при продольном варианте бланка документа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

 

⇐ Предыдущая13141516171819202122Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. D.3. Системы эконометрических уравнений
2. I.Расчет подающих трубопроводов системы горячего водоснабжения при отсутствии циркуляции.
3. III. Системы теплоснабжения и отопления
4. IV. Движение поездов при неисправности электрожезловой системы и порядок регулировки количества жезлов в жезловых аппаратах
5. V1: 2. Основные этапы становления и развития финансовой системы России
6. V2: 2.1 Становление и развитие финансовой системы России до сер. ХIХ в
7. VII. Системы программирования
8. А. Терминология и терминологические системы родства
9. Абсолютная чувствительность сенсорной системы
10. Автоматизированные диагностические системы
11. Автоматизированные информационные поисковые системы.
12. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ НА РАЗНЫХ УРОВНЯХ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ