РЕДАКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. КОРРЕКТУРНЫЕ ЗНАКИ

Служебные документы имеют не только практическое назначение, но и юридическое значение. Для того, чтобы документ соответствовал такому назначению, его необходимо тщательно отредактировать по существу, проверить стилистику и орфографию. Следует проверить правильность его составления.

В процессе оформления документов на всех стадиях их подготовки возникает необходимость исправления ошибок, выделения отдельных элементов текста, включения в текст или удаления из него отдельных фраз, слов, букв. Для указания места и характера корректировки текста используется система графических знаков.

Приведем начертание и назначение некоторых корректурных знаков, применяемых при правке черновиков документов или при их перепечатке.

Знак Z ставится для обозначения начала абзаца (" красная строка" ).

Знак указывает на необходимость ликвидации абзаца. Левый конец знака при этом ставится в начале фразы, которая должна быть отнесена в продолжение предыдущего абзаца.

Знак означает необходимость внесения пропущенной буквы (например, ).

Знак служит для указания на необходимость внесения пропущенного слова или нескольких слов (например: документ составлен ошибок).

Знаки указывают на необходимость удаления лишнего слова или части текста.

Знак....... служит для восстановления ошибочно зачеркнутого слова или фразы.

Знак применяется для разъединения по ошибке слитно напечатанных слов (например, знак разъединения).

Знаки применяются для указания на перестановку слова или группы слов из одной строки в другую. При этом переносимые слова обводятся " кружком", а стрелка указывает на место переноса.

Знак указывает на необходимость уничтожения пробела между словами (например, большие пробелы между словами в строке убирают знаком).

Знак ¯ применяют для указания на необходимость уничтожить знак или букву (например, лишние буквы в середине слов вычеркивают соединения).

È È È È — знак, указывающий на необходимость убрать разрядку (слова, напечатанные в разрядку, восстанавливают).

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Управление организацией обеспечивается огромным количе­ством документированной информации. Все документы, обращаю­щиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности доку­ментов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают де­сятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая дея­тельность, фиксируемая главным образом организационно-распоря­дительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД отно­сится также подсистема кадровой документации с соответствующи­ми видами и разновидностями документов.

Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно, как, на­пример, документация по бухгалтерскому учету или даже техноло­гическая документация, все виды документов так или иначе име­ют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного ис­полнения содержащегося в документе указания.

Приведем ниже классификацию документов, используемых в гой или иной мере каждой организацией независимо от ее мас­штабов и отраслевой специфики.

По видам деятельности документы организации подразделяют­ся на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным эбразом, организационно-распорядительных документов), полич­ному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статисти­ческие, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изоб­ретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, гра­фики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, слу­жебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, техничес­кие условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации документы бывают: ( письменные (рукописные, машинописные, типографские, подго­товленные на множительных аппаратах, электронные), графичес­кие и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материаль­ным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на докумен­ты, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривает­ся один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Докумен­ты с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служеб­ного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в част­ности, содержащие коммерческую тайну).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и не­действительные. Недействительным документ становится в резуль­тате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на сроч­ные и несрочные. Срочными являются документы со сроком ис­полнения, установленным законом и соответствующими правовы­ми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавли­вают руководителем организации.

По стадиям подготовки документы подразделяются на чернови­ки и подлинники (оригиналы). Черновик— документ, подготов­ленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой доку­мент) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными тре­бованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выпис­ки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспро­изведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дуб­ликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные об­ращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоян­ного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сро­ком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информацион­ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц., Индивидуальные документы по содержанию являются специфи­ческими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический про­цесс, типовые правила внутреннего, распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.

Анкета — способ представления унифицированной части тек­ста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная инфор­мация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представлен­ный в виде таблицы, обладает большой информационной емкос­тью, позволяет строго классифицировать и кодировать информа­цию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный харак­тер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вто­ричные.

Первичный документ содержит исходную информацию, кото­рая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

⇐ Предыдущая12131415161718192021Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. II. Идентификационные признаки сравниваемых объектов.
2. VI. Сигнальные указатели и знаки на железнодорожном транспорте
3. XVII. ЗНАКИ «ВОРОШИЛОВСКИЙ СТРЕЛОК»,
4. Административно-юрисдикционный процесс: понятие, признаки, принципы. Административно-юрисдикционные производства.
5. Базанова А. Е. Литературное редактирование: Учеб. пособие. — Ч. 1. — М.: Изд-во РУДН, 2006 — 105 с.
6. Билет № 20. Вопрос 1. Основные признаки предприятия. Классификация предприятий.
7. Биологические и хозяйственно - полезные признаки сельскохозяйственной птицы.
8. Бланки документов. Потребительские форматы.
9. В зависимости от того, какие стороны идентифицируемого объекта характеризуют признаки, они могут быть
10. Ввод и редактирование данных
11. Вексель как средство расчетов и кредитования. Понятие, признаки, виды. Вексельная ответственность. Протест векселя.
12. Виды официальных дипломатических документов.