Деловое совещание (собрание)

Специалисты по управлению определяютделовое совещание (собрание) как форму организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. В этом виде общения сочетаются различные жанры: ораторский монолог (вступительное и заключительное слово ведущего, выступления участников, доклад), беседа (обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей при «мозговой атаке»), дискуссия.

Эффективность собрания во многом зависит от таланта организатора - от его речевого мастерства и управленческих способностей. Нередко собрания проводит сам руководитель.

 

По характеру проведения они делятся на следующие типы:

• диктаторские– главную роль играет руководитель; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственные мнения, дискуссий нет.
• автократические– разновидность диктаторских совещаний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются;
• сегрегативные– в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишенные возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому предоставлено слово;
• дискуссионные –происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учетом высказанных мнений и предложений;
• свободные –проводятся без четко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно.

В зависимости от управленческих функций различают совещания:

• по планированию(обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности организации);
• по мотивации труда(рассматриваются проблемы качества деятельности сотрудников, вопросы удовлетворенности персонала, моральное и материальное стимулирование, вопросы дисциплины и др);
• по внутриструктурной организации(обсуждаются вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий, вопросы ответственности и др.);
• по контролю за деятельностью работников(обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов заданий и пр.).

По тематике совещания бывают административные, технические, кадровые, финансовые, технологические и т.д.

В качестве основания классификации служат цели и задачи совещания.

Проблемноесовещание проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад, задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием.
Инструктивноесовещание созывается с целью доведения до подчиненных распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения.
Оперативное (диспетчерское)позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:
1)Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы.
2)Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики.
3)Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи.
4)Отобрать и принять конструктивные решения.

5)Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию. Этот тип называется конференция, или учебное собрание.
Если руководитель заинтересован в постоянных контактах с коллективом, он организует регулярные совещания. По частоте проведения собрания могут быть также разовыми и периодическими.

Подготовка совещаний.

Подготовка совещания начинается с определения его необходимости. Совещание должно проводится только тогда, когда он действительно необходимо, когда иные пути решения проблемы являются наименее эффективными.

После решения организовать коллективный процесс обсуждения уточняют его тему и цель. Путем выделения и группировки проблем разрабатывается повестка дня. Наиболее «трудные» пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее интересные - оставить в конце.

В общих чертах надо подготовить, может быть созвав для этого комиссию, проект решения. Он нередко представляет собой «вопросник», по каждому пункту которого участники в ходе собрания будут давать конкретные ответы.

Следующий шаг - определение количественного и качественного состава аудитории, подготовка участников.

Совсем не обязательно на каждое совещание приглашать руководителей всех подразделений. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.

Наилучшее время для проведения собрания, согласно эргономическим исследованиям, - это позднее утро (11 часов среды или четверга). Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.

Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении.
Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв.

Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить цель настоящего совещания, обсуждаемые проблемы, договорится о регламенте. Чтобы создать стимул для дискуссии, можно подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач.
Главная задача руководителя совещания – регулировать ход обсуждения вопросов, внесенных в повестку дня.

Одно из важнейших требований к председателю совещания - не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Должность придает словам руководителя особый вес и те из работников, кто придерживается противоположных взглядов, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству.

Если оратор выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическую оценку предложений дают или немедленно после речи, или, после высказывания всех идей. Важно втянуть в активный обмен мнениями всех присутствующих.

Следующий возможный этап совещания - принятие решений. Зачитывается заранее подготовленный проект решения, и участники совещания вносят свои коррективы, принимают его по результатам голосования.

Заканчивая собрание, руководителю следует обобщить все сказанное, сделать выводы, сформулировать принятое решение, назвать кому, что и в какие сроки поручено выполнить. Поблагодарить всех за участие в совещании.

 

Переговоры.

Переговоры - процесс поиска соглашения между людьми через согласование их интересов.

Типология переговоров

 

		Переговоры
По сфере деятельности		по цели		по характеру взаимоотношений между сторонами
– дипломатические – политические – экономические – военные – производственно-технические – торговые – административные		– о заключении соглашения, договора – о продлении действующих договоренностей – о координации совместных действий – об изменениях в договоре, перераспределении взаимных обязательств – о выполнении соглашений – о нормализации отношений, снятии конфликтных моментов – для успокоения оппонентов при затягивании решения проблемы – для привлечения внимания общественности к обсуждаемым вопросам		– партнерские – конкурентные – конфронтационные

 

Важнейшая особенность переговоров заключается в том, что мнения участников частично совпадают, а частично расходятся. При полном совпадении взглядов оппонентов переговоры не нужны, необходимы совместные действия для решения поставленных задач. Если же позиции сторон диаметрально противоположны и участников общения на данный момент ничто не объединяет, за стол переговоров садиться нельзя. Нужно определенное время для сближения позиций противников и появления точек соприкосновения взаимных интересов.

Тактические приемы

1. Уход. Этот прием связан с закрытием позиции. Например, оппонент просит отложить рассмотрение вопроса, перенести его на другую встречу.

2. Затяжка. Одна из сторон по различным соображениям пытается затянуть переговоры.

3. Выжидание. Участники стараются сначала выслушать мнение оппонента, а затем уже формулировать собственную позицию.
4. Выражение согласия. Оппонент стремится подчеркнуть общность с уже высказанным мнением партнера.
5. Выражение несогласия.
6. Салями. Суть приема – медленное приоткрывание собственной позиции с целью затянуть переговоры, получить как можно больше информации от другой стороны.

Б. Приемы, относящиеся ко всем этапам, но имеющие свою специфику в применении на каждом из них
1. Пакетирование. Несколько вопросов предлагаются к рассмотрению в виде «пакета», т. е. обсуждаются не отдельные вопросы, а их комплекс.

2. Выдвижение требований в последнюю минуту. Один из участников выдвигает новые требования в самом конце переговоров, когда все вопросы уже решены.

3. Постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов.

4. Разделение проблемы на отдельные составляющие. Прием предполагает отказ от попыток решения проблемы сразу целиком.
Правила ведения.

1. Планирование переговоров - На этом этапе самое главное - сформулировать для себя свои цели. Без четкой цели обсуждение очень быстро уйдет в сторону, благодаря отвлекающим уловкам противоположной стороны, смещающей акцент с основной темы обсуждения на второстепенные. Поэтому переговорщик должен заранее определить свои цели, разбив их по трем группам:

1. Перспективные цели.
2. Вероятные цели.
3. Обязательные цели.

Перспективные цели - те, которых вы хотите достичь в идеале. Вероятные цели - менее достижимые, но все же очень желательные. Обязательные цели – те, которые в любом случае должны быть достигнуты.
На этом этапе переговоров также очень важно проанализировать возможные уступки противоположной стороны, а также подготовить ответы на вероятные возражения.
2. Установление контакта - создание атмосферы доверия.
Хочется сказать об одном из основных качеств - умении сопереживать. Сопереживание - способность понять и принять «внутренний мир» собеседника. Умение сопереживать - это умение видеть окружающий мир глазами собеседника. Если участник переговоров способен искренне сопереживать, то он сможет создать атмосферу, в которой у оппонента создается впечатление, что его понимают и ему сочувствуют.
3. Определение «правил игры»
Прежде чем предпринимать какие-нибудь шаги, нужно договориться с собеседником о том, как будут проходить ваши переговоры: в какой форме, что за чем будет следовать и, самое главное, какие критерии будут использованы, и кто их будет устанавливать.
4. Оценка партнера -на этом этапе переговоров важно определить ключевые потребности и исходную позицию противоположной стороны, прозондировать, на какие уступки он может пойти.
Главным инструментом на этом этапе является техника задавания открытых вопросов и умение слушать.
Все вопросы условно можно разбить на две группы: открытые и закрытые. Открытые вопросы эффективно стимулируют дискуссию и требуют развернутых ответов. Закрытые вопросы (требующие односложных ответов) ухудшают переговоры, приводят к агрессивной и отрицательной реакции.
5. Развитие сценария
Задача переговорщика - еще до начала разговора разработать несколько сценариев будущих переговоров. Во время установления контакта и оценки оппонента, вы должны сделать выбор сценария, и на данном этапе запустить его.
6. Ведение торга. Уступки
Нередко этот этап называют «большим ЕСЛИ» Например: «Если вы согласитесь с Х, то я соглашусь с Y». Следуя методу «если…, то…», обе стороны продвигаются по пути компромиссов к окончательному соглашению.

7. Завершение переговоров, когда все проблемы разрешены, подведите итог тем позициям, по которым вы достигли соглашения, и завершите сделку.

 

Речевой имидж.

Под вербальным имиджем понимается мнение о человеке на основе восприятия его речи или мнение, формируемое в процессе речевого общения.

Влияет на формирование:

1) умение в ходе судебного следствия ставить допрашиваемым лицам разумные вопросы, ответы на которые работают только на позицию допрашивающей стороны;

2) умение говорить в суде с участием присяжных заседателей, т.е. выступать перед ними с живой, свободной речью, а не " по бумажке";

3) понятность, правильность, логичность, благозвучность, уместность, искренность и точность речи адвоката.

Существует два вида слушания – нерефлексивное и рефлексивное.
Нерефлексивное слушание представляет собой первый этап овладения техникой слушания, т.е. представляет собой внимательное молчание без вмешательства в речь собеседника или с минимальным вмешательством.
При нерефлексивном слушании контакт с собеседником поддерживается невербально и простейшими фразами, например: «Да», «понимаю», «угу», «почему» и т.д. Нерефлексивное слушание очень часто единственное, что необходимо собеседнику, поскольку каждый хочет быть прежде всего услышанным. Нерефлексивное слушание уместно в следующих случаях:
– если собеседник хочет высказать свою точку зрения;
– если собеседник говорит о своих проблемах;
– в напряженных ситуациях;
– при разговоре с вышестоящим по должности (если, например, вас критикует начальник).
Таким образом, нерефлексивное слушание применяется, в основном, для недискуссионных разговоров, либо при угрозе возникновения конфликтной ситуации. Особенно важно умение слушать для руководителей.

Рефлексивное слушание – вид слушания, который предполагает, помимо вслушивания в смысл произносимого, расшифровку закодированного в речи истинного сообщения и отражение мнения собеседника.
Рефлексивное слушание предполагает использование следующих приемов поддержки собеседника:
– выяснение, уточнение: «я не понял», «повторите еще раз…»,
– парафраз, то есть повторение слов собеседника своими словами, чтобы удостоверится, что вы его правильно поняли: «вы считаете, что…», «другими словами…»;
– отражение чувств: «Мне кажется, Вы чувствуете…», «Понимаю, Вы сейчас разгневаны…»;
– побуждение: «ну и….», «что дальше…»;

Требования к облику оратора

Особенностью психологии аудитории является то, что слушатели - это одновременно и зрители. Оратор только появляется на трибуне, а слушатели уже оценивают его, обмениваются друг с другом критическими замечаниями. Одежда выступающего должна соответствовать характеру обстановки, в которой произносится речь, быть опрятной и аккуратной.

Аудитория внимательно следит также за поведением оратора во время речи. Лишние, механические движения выступающего отвлекают внимание слушателей, становятся предметом обсуждения аудитории. Обращают внимание слушатели и на позу лектора. Иные ораторы, добравшись до трибуны, ложатся на нее, раскачиваются то вправо, то влево, переминаются с ноги на ногу, топчутся на месте. Все это отрицательно действует на слушателей, не способствует установлению контакта с оратором.

Слушателям далеко не безразлично, куда смотрит оратор. Нередко можно наблюдать такую картину: делает начальник доклад, выступает на собрании и смотрит куда угодно, только не на слушателей.

Бывает еще хуже: выступающий смотрит на аудиторию, как в пустое пространство, смотрит отсутствующим взглядом. Правда, зрительный контакт со слушателями вовсе не означает, что нужно все время стараться смотреть на всех и каждого. Но если во время речи медленно переводить взгляд с одной части аудитории на другую, то можно создать впечатление хорошего зрительного контакта со слушателями.

 

⇐ Предыдущая123456789

Поделиться:

Популярное:

1. Деловое общение: определение, виды и их специфика
2. Деловое письмо (определение). Виды писем, выделяемые по функциональному и тематическому признаку. Общая характеристика различных видов писем по содержанию.
3. Манипулирование собранием или совещанием