Деловое письмо (определение). Виды писем, выделяемые по функциональному и тематическому признаку. Общая характеристика различных видов писем по содержанию.

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами участниками социальных отношений)

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

письма-ответы – ответы на инициативные письма;

инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

одноаспектные – рассматривают один вопрос;

многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;

нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;

электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;

факсовые – отправленные по факсу

Реквизиты делового письма.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов

1)Государственный герб (для государственных предприятий);

2)эмблема организации;

3)код предприятия по ОКПО (для внутри республиканской переписки), если он есть;

4)код документа по ОКУД (если есть);

5)наименование организации (полное и сокращенное);

6)почтовый и телеграфный адреса;

7)номер телефона;

8)номер факса, телетайпа;

9)номер счета в банке;

10)дата;

11)индекс документа;

12)ссылка на индекс и дату входящего документа;

13)адресат;

14)заголовок к тексту;

15)текст;

16)подпись;

17)фамилия и телефон исполнителя.

Адрес. Если документ адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности руководителя:

Г-ну Бобылеву В.П., генеральному директору РГП " Волгааэронавигация "

Главному конструктору завода " Прогресс" канд. техн. наук Аристову А.В.

Если письмо отправляется не на имя руководителя, а другому должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном:

АОЗТ " Атлант", начальнику отдела сбыта г-ну Щеглову А.М.

Если письмо адресуется частному лицу, сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя:

443081, Самара,

просп. Карла Маркса, д.290, кв.58.

Г-же Колтуновой М.(арии) В.(икторовне)

На документах, направляемых в правительственные учреждения, почтовый адрес не указывается.

На бланке делового письма может указываться до четырех почтовых адресов. Каждый из них размещается на отдельной строке:

Генеральному директору ОАО " Авиакомпания Самара" Козлову А. Ф.

Директору по персоналу Симененко B.C. Председателю профкома Голикову В.Н.

Если письмо нужно направить более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку, в котором должен быть оформлен список получателей.

Индекс, номер письма, его условное обозначение, обычно состоит из нескольких частей: (© 02/28), где первые две части - индекс структурного подразделения - печатаются типографским способом, а порядковый номер исходящего письма: (исх. © 17) может быть вписан от руки.

Дата письма (реквизит 8) - это дата его подписания. Обозначается дата арабскими цифрами: 17.01.94. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Допускается и полное оформление даты: от 8 июня 1997 г. (словесно-цифровой способ).

Заголовок к тексту (реквизит 10) должен быть предельно кратким и емким, отражая содержание письма. Заголовок помещается слева, под угловым штампом организации и наименованием адресата. Он начинается предлогами " о", " об" и представляет собой словосочетание, формулирующее тему:

О спросе-предложении на поставку запасных частей.

О предложении издательско-полиграфических услуг.

Об отмене заказа.

Заголовок пишется с прописной буквы без кавычек.

Текст (реквизит 11) представляет собой изложение сути вопроса, или предложения, включающее мотивацию (ссылки на договоренности, постановления, документы, обстоятельства), историю вопроса, речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности, приглашение и т.п.) и заключение. Текст включает в обязательном порядке так называемую этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания с самоименованием и подписью. Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Подпись (реквизит 12) располагается под текстом и сопровождается расшифровкой - самоименованием. Если подпись лица хорошо известна адресату, то допускается отсутствие расшифровки подписи лица. Но чаще всего реквизит " подпись" состоит из наименования должности, личной подписи (факсимиле) и ее расшифровки. Если наименование должности состоит из нескольких строк, то в этом случае личная подпись и ее расшифровка размещаются на уровне последней строки.

И.о. начальника Главного

управления администрации

Самарской области (подпись) Прудникова В.А.

Если есть юридическая необходимость в двух подписях и более, то располагаются они под текстом письма в следующем порядке.

Подписи равноправных представителей размещаются на одном уровне.

Директор ТОО " Аякс"

(подпись) С.В.Блант Директор ТОО " Лада"

(подпись) С.С.Васильев

В случае подписания документа лицами, находящимися в отношениях " начальник - подчиненный", порядок расположения подписей будет соответствовать иерархическим отношениям должностных лиц:

Председатель Ученого совета

Секретарь Ученого совета (подпись) П.Н.Сергеев

(подпись) Л.Д.Сухов

Генеральный директор ОАО

" Международный аэропорт

" Самара" (подпись) В.Ф. Чернавин

Председатель профсоюзного

Комитета ОАО

" Международный аэропорт

Самара" (подпись) П.Н.Тихонова

При этом наименования должностей разделяются двумя - четырьмя интервалами.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в комиссии:

Председатель комиссии

Председатель комиссии (подпись) О.А. Иванов

(подпись) О.А. Иванов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность подписавшего письмо и его фамилия.

Если документ оформлен на бланке, содержащем наименование организации, то оно не повторяется в наименовании должностного лица:

Генеральный директор (подпись) Л.Ю. Седов

Подпись является обязательным реквизитом письма. Официальное письмо без подписи юридической силы не имеет.

Факсимиле используется при рассылке письма в несколько адресов и при копировании текста письма. В этом случае на подлиннике ставится личная подпись, а на копиях - факсимиле.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, то в левом нижнем углу бланка ниже последней строки подписи делают отметку: Приложение (реквизит 13). Затем следует перечисление прилагаемых документов с указанием их названия, количества экземпляров и листов. Например:

Приложение: 1. Протокол разногласий в 1 экз.

1. Заключение комиссии о ходе ремонтных работ на 4 л. в 2 экз.

В прилагаемых документах проставляются все обязательные реквизиты.

Отметка о направлении копий в другие адреса может проставляться после подписей письма, а может быть размещена перед текстом, под адресатом письма.

Копия: Комитет по защите прав потребителей

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается в самом низу бланка, после подписей и дополнительных сообщений, например:

Минина - 32-04-53 Исп. Уколов Е. А. т. (383-2) 28-92-75.

Состав и расположение реквизитов на бланке писем предусмотрены государственными нормативами - ГОСТ 6.38-90 УСД.

Текст письма является основным реквизитом и в отличие от всех остальных реквизитов предполагает творческую работу составителя. В какой мере проявляется творческое начало, зависит от уровня стандартизации текста.

30. Письмо-запрос (особенности содержания и оформления).

Письмо-запрос - это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.

Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:

1.Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

причина обращения

В связи с неполучением счета-фактуры...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.

цель обращения

В целях скорейшего решения вопроса...

Для согласования спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

ссылки на основание для обращения

Учитывая, что производственные показатели снизились на...

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

На основании нашего телефонного разговора...

Согласно постановлению правительства...

Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

При необходимости в текст вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

2. Заключение, в котором ставятся конкретные вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Здесь в ключевую фразу письма-запроса входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа. В заключении часто используются следующие стандартные выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки...

Просим немедленно погасить задолженность за 2009 год...

Просим выслать нам (прислать) предложение на поставку...

Мы будем признательны, если...

Не откажите в любезности сообщить нам о...

Прошу Вас выслать образцы материалов... и т. п.

Одна из разновидностей писем-запросов - коммерческий запрос - документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:

В соответствии с (Протоколом о взаимных поставках на... год..., предварительной договоренностью..., телефонным разговором от... и т. п.)

На основании (Протокола..., торгового соглашения..., прейскуранта..., нашей договоренности о... и т. п.)

Согласно (Протокола..., торгового соглашения..., прейскуранта..., нашей договоренности о... и т. п.)

Ссылаясь на (протокол переговоров..., нашу договоренность..., наш телефонный разговор... и т. п.).

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов. Поэтому в конце текста письма-запроса можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:

С нетерпением ждем Вашего письма

Просим ответить по возможности скорее

Просим ответить в двухнедельный срок

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.

Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.

31. Информационное письмо (особенности содержания и оформления).

Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц.

Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Образец:

Фамилия, имя, отчество Ген. директору

. Адрес ЗАО __________________________

. Тел. 000-00-00 (наименование)

. 00.00.2004 ______________________________

. (адрес)

. Руководствуясь ст. 7 ФЗ «Об акционерных обществах», настоящим изве-

. щаю акционеров ЗАО _______________, а также само ЗАО ________________

. (наименование) (наименование)

. о намерении продать принадлежащие мне на праве собственности акции

. ЗАО _________________ третьему лицу.

. (наименование)

. Количество продаваемых акций - ____________ штук.

. Номинальная стоимость - _________ ( _______) руб.

. Вид и форма акций - ____________________________.

. Цена продажи - ________ (____) руб. за одну штуку.

. Планируемая дата заключения договора купли-продажи - ______________

. (дата)

. Срок осуществления преимущественного права приобретения акционерами

. и обществом указанных акций - _______ дней начиная с ________________.

. (дата)

. Подпись И.О. Фамилия

. Получено 00.00.2004

. Ген. директор ЗАО Подпись И.О. Фамилия

⇐ Предыдущая 1 2 34