Управляющий директор Dow Jons.

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

2. Зайдите в меню «Рассылки» и нажмите кнопку выбрать получателей. Затем пункт «Ввести новый список». Перед вами откроется окно в котором надо нажать кнопку Настройка столбцов и изменить структуру вашей базы данных, оставив следующие поля: Обращение, Имя, Фамилия, Индекс, Город, Адрес. Остальные поля надо удалить»!

3. Нажмите кнопку Создать запись и введите 5 различных клиентов. Сохраните файл под именем База данных клиентов в своей личной папке (Не путайте файл с базой данных и основной файл).

4. Теперь нажмите кнопку Выбрать получателей, а затем «Использовать существующий список» и следует выбрать файл База данных клиентов.

5. Теперь определимся с окончанием слова уважаемый или уважаемая, которое должно автоматически вставляться, в зависимости от обращения, т.е. пола клиента. Поставьте курсор после слова Уважаем. Нажмите кнопку Правила на вкладке «Составление документа и вставка полей». Выберите IF…Then…Else…

o В списке поля ввода Поле выбираем Обращение

o В списке поля ввода Оператор выбираем Равно

o В списке поля ввода Значения вводим Господин

o В списке поля ввода Вставить введте ый господин,

o В списке поля ввода В противном случае введите ая госпожа и нажмите ОК.

6. Поставьте курсор в первую строчку и нажмите кнопку Вставить поле слияния.

7. Введите Индекс, затем нажмите Enter.

8. Введите Город, затем нажмите Enter.

9. Введите Адрес, затем нажмите Enter.

10. Поставьте курсор после слов Уважаемый господин( госпожа) и вставьте поле Имя и Фамилия.

11. Теперь пора произвести слияние текста основного документа с источником данных. Для этого нажмите кнопку Просморт Результатов и стрелками изменяйте нумерацию ваших писем.

12. Нажмите кнопку Найти и объединить, затем пункт Изменить отдельные документы ( кнопка ок). Исходное письмо размножится столько раз, сколько у вас клиентов.

13. Сохраните документ под именем Рассылка.

Тема 6. Электронная форма документа. Создание экранного бланка.

Электронная форма

Электронная форма - это форма, предназначенная для просмотра и заполнения на экране компьютера с последующим сохранением и передачей в электронном виде или распечаткой на принтере.

Если нужен бланк, а существующие шаблоны не устраивают, создается форма. Форма состоит из элементов двух типов:

§ текст или рисунки, составляющие сам бланк и не подлежащие изменению,

§ поля, куда вносятся данные при заполнении формы.

Заполняемые поля бывают: текстовые различного типа, поля-флажки (для отметки крестиком или галочкой нужного варианта) и поля-списки (для выбора варианта из раскрывающегося списка).

Основой формы является таблица, т.к. она позволяет создать ровные столбцы данных и прямоугольные поля.

Создание экранной формы

Для создания экранной формы документа нужно выполнить следующие действия:

1. Создайте заголовок формы с указанием названия бланка и организации.

2. Задайте команду Таблица/Вставить таблицу.

3. В открывшемся окне диалога задайте количество столбцов и примерное число строк.

4. Измените таблицу нужным Вам образом, для этого подберите размеры столбцов и шрифта, объединяйте ячейки, если нужны широкие области, добавляйте и удаляйте столбцы, если нужно.

5. Прорисуйте элементы таблицы, используя выделение ячеек и кнопку Границы на панели инструментов.

6. Добавьте в форму заливку командой Формат/Границы и заливка.

7. Командой Вид/Панели инструментов включите кнопочную панель Формы.

8. Внесите в документ текстовые поля, щелкнув в месте вставки и нажав кнопку Текстовое поле на панели инструментов Формы и щелкнув по кнопке Параметры поля формы, определите ти их формат. Поля- флажки вставляются в форму аналогичным образом.

9. Чтобы вставить поле, содержащее раскрывающийся список, из которого пользователь будет выбирать один из вариантов ответа, щелкните по кнопке Поле со списком, затем по кнопке Параметры поля формы и в появившемся окне диалога Параметры поля со списком введите варианты данных в поле Элемент списка, нажимая кнопку Добавить после каждого нового пункта

10. Установите защиту документа, щелкнув по кнопке Защита формы.

11. Сохраните текст как шаблон в своей папке.

Шаблон формы готов и теперь можно использовать созданную экранную форму, заполняя ее конкретными значениями.

Использование электронной формы.

Для использования созданной электронной формы выполните следующее:

1. Выберите Файл/Создать.

2. Откройте шаблон экранной формы.

3. Дайте клиенту (соседу) заполнить форму.

4. Сохраните заполненую форму под новым именем.

5. Распечатайте ее.

Тема 7. Работа с большими документами.

Для организации сложных документов надо освоить работу со структурой документа, которая позволяет просматривать каркас текста на любом уровне. В этом режиме удобно перемещать части документа. Также важно научиться работать с главным и вложенными документами. Каждый из вложенных документов, составляющих главный, можно обрабатывать независимо и в любой момент объединить их с главным.

Создание составного документа.

Для объединение вложенных документов нужно:

1 Открыть главный документ в режиме главного документа.

2 Развернуть вложенные документы.

3 Если вложенные документы заблокированы, снять блокировку.

4 Переместить вложенный документ в тот, с которым его нужно объединить.

5 Щелкнуть значок первого документа из подлежащих объединению.

6 Нажать клавишу Shift и щелкните последний значок в группе документов, подлежащих объединению в один.

7 На панели инструментов Главный документ нажать кнопку Объединить вложенные документы.

Примечания

· При сохранении главного документа, объединенному вложенному документу автоматически присваивается имя первого из исходных документов.

· При объединении документов (например, документов A, B и C), исходные, " не объединенные" версии файлов вложенных документов (документов B и C) остаются на своих местах. При необходимости их можно удалить.

Блокировка вложенного документа.

Если вложенный документ заблокирован, его можно просматривать, но нельзя редактировать. Вложенный документ автоматически блокируется в следующих случаях: если в этот момент с ним работает другой пользователь, если вложенный документ предназначен автором только для чтения или если вложенный документ хранится в ресурсе, предназначенном только для чтения.

Как узнать, что документ заблокирован? При просмотре развернутых вложенных документов заблокированные документы обозначаются значком «Замок». (Если вложенные документы свернуты, все они изображаются как заблокированные.) Если заблокированный документ открывается в отдельном окне, в области заголовка появляется сообщение " (только чтение)".

Чтобы снять блокировку документа, выполните описанные ниже действия.

1 Откройте главный документ в режиме главного документа.

2 Разверните вложенные документы.

3 Поместите курсор в любое место вложенного документа, который требуется разблокировать.

4 На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку Блокировка документа

Оглавление.

Благодаря оглавлению можно перейти непосредственно к нужному разделу, а также составить впечатление об общей структуре документа. Если документ обладаетс структурой и в нем использовались стандартные стили заголовков, то оглавление создается без проблем. Чтобы создать оглавление в главном документе, нужно прежде всего:

* Открыть главный документ в режиме главного документа.

* Развернуть вложенные документы.

Затем:

* В документе применить встроенные стили заголовков (" Заголовок 1 - 9" ) к заголовкам, которые следует включить в оглавление.

* Щелкнуть то место документа, куда следует вставить оглавление.

* Выбрать команду Ссылки/Оглавление.

* Выбрать нужный вид оглавления из списка.

После того, как вы познакомились с теорией создания сложных больших документов, рассмотрим некоторые элементы, которые могут помочь в работе с такими документами.

Колонтитул.

Колонтитул - это текст и/или рисунок, который печатается внизу (нижний колонтитул) или вверху каждой страницы документа (верхний колонтитул). Допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц, некоторых разделов или всего документа.

Чтобы создать колонтитул нужно:

· выберите команду Колонтитулы в меню Вставка;

· введите текст или рисунок в область колонтитула или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов Колонтитулы (можно вставить номера страниц, текущую дату, текущее время,, стандартный элемент колонтитула, например должным образом отформатированный номер страницы (Стр. 1 из 10), имя файла или фамилию автора - это через список Вставить автотекст );

· по окончании нажмите кнопку Закрыть.

Закладки

применяются для перехода в нужное место документа, для пометки документа с целью его использования в перекрестной ссылке или для пометки диапазона страниц с целью его использования в предметном указателе. С помощью закладок можно помечать выделенный текст, рисунки, таблицы и другие элементы.

На экране закладки отображаются в квадратных скобках, которые видны при установленном флажке Показывать и не выводятся при печати документа.

Чтобы вставить закладку, выделите элемент, который нужно пометить, а затем выберите команду Закладка в меню Вставка. Выберите имя закладки в списке или введите его в поле Имя закладки. Для перехода к закладке выберите команду Перейти в меню Правка.

Сноска

Сноска -это примечание, ссылка к слову, выражению, или по ходу изложения текста, располагаемая или внизу страницы, или в конце документа (концевая сноска). Для создания сноски задайте команду Ссылки/Сноска/Обычная или Концевая. После этого введите текст сноски в область сносок, т.е. внизу страницы или в конце документа. Для возврата в основной текст щелкните его.

Ссылки.

Перекрестные ссылки очень полезны для больших документов, т.к. помогают организовать информацию. Они используются для ссылки на элементы, расположенные в другом месте документа. Ссылки автоматически обновляются при изменениии документа. Перекрестные ссылки создаются для заголовков стандартных стилей, сносок, закладок, названий или пронумерованных абзацев.

Перекрестные ссылки могут быть созданы только на вложенные документы, включенные в состав одного главного документа.

Для создания перекрестной ссылки нужно:

· Ввести в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка, например: " Для получения подробных сведений см.".

· Выбрать команду Перекрестная ссылка в меню Ссылки.

· Из списка Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок главы или таблицы.

· Из списка Вставить ссылку на выберите данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.

· Из списка Для какого/какой. .. выберите элемент, на который следует сослаться. Так, если из списка Тип ссылки выбран Заголовок, а документ имеет шесть заголовков, выберите заголовок, на который следует сослаться.

· Нажмите кнопку Вставить.

·Если вместо текста виден непонятный текст типа {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT}, значит, включен режим отображения кодов полей, а не значений полей. Чтобы увидеть значения полей, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите команду Коды/значения полей в контекстном меню.

·Для организации перехода к элементу ссылки в пределах одного документа установите флажок Вставить как гиперссылку. Если элемент, на который надо сослаться, находится в другом документе, необходимо, чтобы оба документа были компонентами главного документа.

Для создания перекрестной ссылки выберите команду Перекрестная ссылка в меню Вставка. Установите флажок Вставить как гиперссылку, чтобы позволить читающим документ пользователям переходить к упоминаемому элементу.

Предметный указатель.

Предметный указатель - используется для ускорения поиска нужной информации в документе. Для создания предметного указателя в главном документе нужно:

· выделить текст, который следует использовать в качестве элемента предметного указателя или, чтобы ввести произвольный текст в качестве элемента указателя, щелкнуть то место, куда требуется вставить элемент указателя.

· нажать клавиши < Alt> < Shift> < X>.

· ввести или изменит текст в поле Основной элемент, чтобы создать основной элемент указателя

· ввести текст в поле Дополнительный, чтобы создать дополнительный элемент указателя. ( Чтобы добавить элемент третьего уровня, в поле Дополнительный введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие, а затем - текст элемента третьего уровня.).

· нажать кнопку Пометить. (Чтобы отметить все вхождения указанного текста в документе, нажмите кнопку Пометить все. )

До окончания пометки всех элементов указателя диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым. Если нажата кнопка Пометить все, будет помечено первое вхождение указанного текста (с учетом регистра букв) в каждом абзаце.

·Все отмеченные элементы указателя вставляются в виде полей

{XE}, оформленных скрытым текстом. Если поля {XE} не видны на экране, нажмите кнопку Непечатаемые символы.

После того, как помечены все элементы предметного указателя в документе, нужно:

· Щелкнуть место вставки предметного указателя в документе

· Выбрать команду Ссылки/Предметный указатель.

· Выбрать нужный вид указателя из списка Вид.

Чтобы создать перекрестные ссылки и указатели в главном документе, нужно прежде всего:

· Открыть главный документ в режиме главного документа.

· Развернуть вложенные документы.

· Поместить курсор туда, где предполагается вставка

⇐ Предыдущая 1 2 34