Структура окна Word, состав меню, панели инструментов.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

После запуска Word Вы видите на экране открытое окно приложения с элементами, типичными для всех приложений, работающих под Windows, но есть и множество специфичных для Word объектов:

· рабочая область - это та основная и пока еще свободная часть экрана, где Вы выполняете всю работу по созданию документа;

· курсор - внутри рабочей области показывает, где появится следующий вводимый символ;

· указатель мыши в виде буквы I используется для установки нового положения курсора и для выделения фрагмента набранного текста;

· маркер конца документа - отмечает конец документа внутри рабочей области, при вводе текста он перемещается вниз;

· панели инструментов ( Стандартная и Форматирования ) - помогают создавать, редактировать и форматировать документы;

· линейки - помогают устанавливать поля и отступы;

· полосы прокрутки, как и во всех приложениях Windows, позволяют добраться до тех частей документа, которые в данный момент не видны;

· строка состояния сообщает полезную информацию о том, на какой странице, в каком разделе и строке или в каком режиме Вы находитесь. и сколько всего строк в создаваемом и документе;

· мастер подсказок - сообщает полезные сведения и дает советы по работе в Word.

Обычно при открытии Word над окном документа располагаются Меню, панели Стандартная и Форматирования, а под окном - Строка состояния. Но все можно изменить и перенастроить, используя команду Параметры в меню Офис.

Кнопочная панель инструментов Стандартная содержит кнопки-пиктограммы команд, наиболее часто используемых при работе с файлами (создать, открыть, сохранить, печатать, др.) и при работе с документами (правописание, вырезать, копировать, вставить, копировать формат, масштаб, непечатаемые знаки, др.). Очень полезна кнопка Отменить позволяет отменить неправильные действия при работе с документом.

Набор кнопок-пиктограмм можно дополнять пиктограммами по собственному выбору, если обратиться к команде в меню Офис. Панель Форматирования содержит пиктограммы, позволяющие одним нажатием мышки изменить начертание (полужирное, курсивное, подчеркнутое). вид, размер и цвет шрифта, положение абзаца на странице (по центру, влево, вправо, по ширине), а также оформить списки и т.д.

Напоминаем, что необходимо и важно знать при работе с окном Word:

1. Щелчек правой кнопкой мыши или нажатие клавиш < Shift > < F10 > открывает полное меню возможностей (контекстное меню) в том месте, где щелкнуть или где находится курсор.

2. Три кнопки в верхнем правом углу окна Word:

· Свернуть в значок на панели задач

· Развернуть во весь экран (или Уменьшить - если окно развернуто)

· Закрыть программу.

3. Двойной щелчок по заголовку развернет окно во весь экран или уменьшит его, если окно развернуто.

4. Кнопки в верхнем правом углу окна Word чуть ниже предыдущих относятся только к документу (файлу).

5. Размер уменьшенного окна можно изменять перемещением обоюдной стрелки края или угла окна.

6. Если в окне есть полосы прокрутки (обычно их две - горизонтальная и вертикальная) пользуйтесь ими. Рассмотрим элементы вертикальной полосы прокрутки и их назначение:

· мышкой перетаскивать движок - самый быстрый способ перемещения по документу;

· щелкать прямо по полосе прокрутки перед или после движка - поэкранное перемещение;

· щелкать по стрелкам вверх и вниз - на краях - построчное перемещение;

· две двойных стрелочки в сомом низу ветикальной полосы прокрутки - для перехода одним щелчком на страницу вверх или вниз.

7. Переключение с кирилицы на латинский шрифт и обратно осуществляется стандартной кнопкой в правом нижнем углу экрана. Если Вы хотите выполнять это с помощью клавиатуры, то установленное сочетание клавиш для этого на незнакомом компьютере посмотрите в главном меню Windows, выполнив Пуск/Настройка/Панель управления/Клавиатура/Язык.

Настройка Word под конкретную работу:

1. Проверьте и установите требуемый размер, форму листа и поля (меню Разметка страницы ).

2. Перетащите в верхнее меню полезные для очередной конкретной работы пиктограммы.

3. Включите в меню необходимые панели инструментов Офис\Параметры Word, например, Рисование, Обрамление, Формы, Разработчик и др.

4. Определите папку, которой постоянно пользуетесь.

5. Установите флажки на Отображать подсказки и Включить сочетания клавиш;

6. Установите флажок Границы области текста так, чтобы видеть границы форматирования, особенно при наличии таблиц

7. Для ускорения прокрутки текста (особенно с рисунками) установите флажок Черновик.

Создание, открытие и сохранение документа.

Когда Word начинает работать он сразу создает новый документ с именем Документ1.docx на базе шаблона Normal. Создать новый документ можно также в окне папки или в окне Word командой Файл/Создать или с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов.

Если вы хотите продолжить работу с уже созданным ранее документом, то его следует открыть командой Файл/Открыть или щелчком по кнопке Открыть на панели инструментов. И в том и в другом случае будет открыт доступ к файлам и папкам из окна Открытие документа с возможностью поиска, выбора, предварительного просмотра и открытия нужного документа.

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте. Имена файлам присваивайте смысловые, чтобы и всегда можно было легко понять содержание файла по его названию. Для сохранения документа с определением места хранения выберите команду Файл/Сохранить как…

Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах. В редакторе Word можно открывать документы, созданные в других программах, работать с ними и сохранять их в исходном формате. Документ можно сохранить на узле FTP в Интернете. Для этого необходимо иметь доступ к Интернету либо через поставщика услуг Интернета, либо через сеть интранет, а также права на сохранение файлов на узле FTP.

В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов, если включено автосохранение. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с установленной частотой. Если при включенном автосохранении программа Word перестала реагировать на Ваши действия (зависла) и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.

Чтобы выйти из среды Word, откройте меню Файл и выберите Выход или просто щелкните по кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна Word. Если Вы попытаетесь выйти из Word, не сохранив сделанные в документе изменения, Word спросит, хотите ли Вы сохранить их. Как правило, это нужно сделать, поэтому щелкните на Да. Если Вы не совсем уверены, лучше щелкнуть на Отмена и проверить все еще раз, чем выбрать Нет и, возможно, потерять результаты работы. Несохраненный материал восстановить труднее, чем удаленный.

Основные понятия и правила работы в текстовом редакторе.

Начинающим полезно запомнить сразу и навсегда, работа по созданию текстового документа на компьютере с установленным приложением Word принципиально отличается от работы по созданию такого же текстового документа на электрической пишущей машинке. Забудьте все, к чему вы, может быть, уже привыкли. Действуйте только по правилам Word и успех Вам будет обеспечен, если даже в начале что-то покажется сложным.

Правило первое - нажимайте клавишу < Enter > только в конце абзаца. Переход на новую строку текста в Word осуществляется автоматически. Абзацем в Word считается заголовок, подзаголовок, элемент списка и, конечно, абзац в обычном понимании.

Правило второе - не пытайтесь выровнять границу начала абзаца и колонки текста с помощью пробелов. Это очень непрофессионально! Начало абзаца можно устанавить, по горизонтальной линейке форматирования, колонки - с помощью табуляторов. Но есть и другие возможности.

И вот вы в нетерпении уже начали набирать текст и сделали ошибку. Как быть? Запомните, чтобы стереть только что введенный неверный символ используйте клавишу < Bacspace >. Она удаляет символ слева от курсора. Если ошибка обнаружилась чуть позднее, то можно установить курсор (щелкнув мышью в нужном месте) справа от ошибочно введенного символа и нажать клавишу < Bacspace > или слева - и тогда нажать клавишу < Delete >. Аналогично можно удалить и неправильно введенное слово - делайте то же самое только при нажатой клавише < Ctrl >. При создании простых документов удобнее пользоваться режимом Разметка страницы, тогда по линейке форматирования можно установить поля и границы абзацев.

Для ускорения работы лучше в начале набрать текст, затем выполнить проверку правописания, после чего заняться форматированием, а потом, если требуется вставлять рисунки, диаграммы и другие графические объекты.

Для набора заглавной буквы набирайте ее при нажатой < Shift >, для набора ВСЕХ БУКВ ЗАГЛАВНЫМИ нажми клавишу < CapsLock >.

Если набрали не в том регистре - не стирайте, выделите неправильно набранное и нажмите < Shift> < F3 >.

Точка в русском регистре вводится удобно клавишей " /" (рядом с правой клавишей < Shift > ). Запятая - та же клавиша, при нажатой клавише < Shift >.

Помните - в Word все изменения в тексте - вставка символов, содержимого Буфера обмена, рисунков, автотекста происходят от того места, где установлен курсор.

Табуляция - клавиша < ТаЬ > перемещает текст от курсора вправо.

Изменить вертикальное выравнивание текста на странице можно командой меню Файл/Параметры страницы - вкладка Макет в поле Вертикальное выравнивание.

Проверка правописания.

Текстовой процессор word существенно облегчает создание грамотных и литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста. Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или неправильное словосочетание - зеленной линией.

Если в набранном тексте все слова оказываются подчеркнутыми красной волнистой чертой, то в меню Сервис/Язык/Выбрать язык надо щелкнуть Русский/По умолчанию/ОК. Если подчеркнуты красной волнистой чертой отдельные слова, то это или орфографическая ошибка, или таких слов в компьютерном словаре нет. Если отдельные места или все предложение подчеркнуты зеленой волнистой чертой, то возможна синтаксическая ошибка или неточность.

Избавиться от ошибки просто - щелкнуть правой кнопкой мыши по волнистой линии (или нажать < F7> ), открывается конкретное меню с возможными вариантами исправлениями ошибки. Остается выбрать один из предложенных компьютером вариантов или же исправить " вручную".

Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово правильное, но отсутствует в словаре программы. Оно будет считаться правильным для всех последующих документов.

В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе обычно трудно самой предложить правильный способ исправления ошибки. В этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое по мнению программы, оказалось нарушенным.

Провести проверку правописания после создания документа позволяет командная кнопка Правописание. Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяет ее исправить.

Значок книги в строке состояния указывает на состояния режима проверки правописания. Если значок помечен крестиком, значит, проверка не проводилась или были обнаружены ошибки. При отсутствии ошибок используется «галочка».

Литературное редактирование качества текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу. Обычно для этой цели используется словарь синонимов. Программа word содержит команду Сервис/Язык/Тезаурус, выполняющую те же функции.

В диалоговом окне Тезаурус слово, которое указывал курсор, помещается в список Синонимы для. Поле Значения содержит варианты значения слова. Поле со списком Замена синонима содержит найденные синонимы. Выбрав подходящий синоним и щелкнув на кнопке Заменить, можно заменить слово, входящее в исходный текст. Кнопка Поиск позволяет производить поиск синонимов к синонимам, что расширяет круг доступных слов.

Программа может указывать на предложения, безупречные с грамматической точки зрения, но неудачные литературно, например, содержащие слишком много существительных или глаголов. Разумеется, предложить надежный автоматический способ устранения подобных недостатков программа не может.

Если при наборе текста вас раздражает появление красных и зеленых подчеркиваний, можно отменить автоматическую проверку орфографии и грамматики. Для этого в меню Сервис/Правописание щелкните кнопку Параметры и в открывшемся окне Правописание снимите флажки Автоматически проверять орфографию и …грамматику. Но не полагайтесь на свою абсолютную грамотность и внимательность и сразу после набора текста документа все-таки осуществите проверку, используя команду Сервис/Правописание.

Режимы работы с документом.

Документ в Word можно просматривать в четырех режимах в зависимости от того, что вы собираетесь делать.

Веб - документ наиболее удобен для чтения документа с экрана, на экране вы увидите структуру документа, позволяющую легко перемещаться из одного его места в другое. Документ, напечатанный из режима электронного документа, будет сильно отличаться от своей экранной версии. Чтобы уменьшить отличия, перед печатью перейдите в обычный режим.

Режим разметки позволяет просмотреть документ том виде, в котором он будет напечатан на принтере. Этот режим использует больше системных ресурсов, что может привести к более медленной прокрутке, особенно если в документе содержится много рисунков и сложного форматирования. Открывается по умолчанию.

Структура позволяет работать со структурой документа: просматривать создавать и изменять ее. Режим структуры необходим для организации и доработки при работе с большими документами, когда нужно видеть весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Удобно начинать работу над большим документом с создания плана.

Установить нужный режим можно через команду Вид, либо кнопками в левом нижнем углу окна документа.

Черновик предназначен для быстрой работы с документами, в которых много схем и графических объектов.

В любом режиме возможно изменение масштаба изображения соответствующей кнопкой на панели инструментов Стандартная.

Редактирование документа.

Под редактированием понимают изменение уже существующего документа.

При редактировании возможно копирование, вырезание, перемещение и удаление фрагментов текста. Все эти действия выполняются над выделенным фрагментом текста.

Основные способы выделения фрагментов текста:

· Щелчок мышью слева от текста выделяет строку текста;

· Двойной щелчок слева от текста выделяет абзац;

· Перемещение мышки слева от текста вверх или вниз выделяет построчно от положения курсора;

· Двойной щелчок по слову выделяет слово;

· Щелчок при нажатой < Ctrl > выделяет предложение;

· Щелчок мышью в тексте и, не отпуская ее, перемещение в нужном направлении выделяет любой фрагмент текста;

· Для выделения всего документа нажать < Ctrl> < A >.

При копировании или вырезании фрагментов текста (или рисунков) они попадают в Буфер обмена (в оперативной памяти компьютера). Содержимым Буфера обмена можно пользоваться многократно и в любом документе (программе), но только до отключения компьютера. Пиктограмма Вставить автоматически заменяет выделенный фрагмент последним фрагментом из Буфера обмена.

Основные способы копирования:

· Команда меню Правка/Копировать;

· Щелчком по пиктограмме на панели инструментов Копировать;

· Нажать < Ctrl> < С >;

· Через контекстное меню;

· Перетаскиванием мышью при нажатой клавише < Ctrl >.

Основные способы вырезания:

· Команда меню Правка/Вырезать

· Щелчком по пиктограмме на панели инструментов Вырезать (ножницы);

· Нажать < Ctrl> < Х >;

· Через контекстное меню;

· Перетаскиванием мышью выделенного фрагмента.

Чтобы вставить текст из буфера обмена, нужно щелкнуть мыщью в месте вставки, затем воспользоваться одним из способов:

· Команда меню Правка/Вставить

· Щелчком по пиктограмме на панели инструментов Вставить (кейс);

· Нажать < Ctrl> < V >;

· Через контекстное меню;

Поиск и замена.

Поиск и замена. Эту команду удобно использовать, если нужно заменить многократно использованный в документе фрагмент текста. Для этого нужно выбрать команду Правка/Заменить (или нажать < F5> или < Ctrl> < H > ). В открывшемся окне в поле Найти введите текст, подлежащий замене, а в поле Заменить на введите нужный текст и щелкните кнопку Заменить или Заменить все. Если поиск или замену нужно выполнить не по всему тексту, то предварительно выделите нужный фрагмент.

Чтобы только найти некоторый фрагмент текста, используйте команду Правка/Найти.

Можно искать текст по варианту оформления (форматирования). Для этого в окне Найти и заменить щелкнуть кнопку Больше затем Формат и выбрать нужные форматы.

Расстановка переносов.

Переносы в тексте можно расставлять принудительно или автоматически. Автоматическая расстановка переносов устанавливаетсяследующим образом:

1. Выберите меню Разметка страницы, а затем — команду Расстановка переносов.

2. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов.

3. В поле Ширина зоны переноса слов укажите интервал, который следует оставлять между концом последнего слова строки и правым полем страницы.

4. Чтобы уменьшить количество переносов, сделайте зону переноса более широкой. Чтобы уменьшить неровность края правого поля страницы, сделайте зону переноса более узкой.

5. · Чтобы отказаться от автоматической расстановки переносов в нескольких абзацах текста, выделите текст, выберите команду Абзац в меню Формат, выберите вкладку Положение на странице, а затем установите флажок Запретить автоматический перенос слов.

Можно расставлять переносы принудительно, щелнув по кнопке Принудительно в окне Расстановка переносов. А можно вообще не думать о переносах, перенося слова целиком.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒