Специальные средства редактирования текста

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 32Следующая ⇒

Режимы вставки и замены символов. Текстовый процессор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находящиеся в точке ввода.

Текущий режим правки текста инициируется на экране индикатором Замена. В режиме замены включен индикатор ЗАМ в строке состояния окна программы, в противном случае он выключен. Двойной щелчок на этом индикаторе позволяет переключать режимы.

Средства редактирования программы включают средства автоматического поиска и замены заданных объектов или фрагментов текста.

Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. При подготовке технической документации особую роль играют смысловые синонимы к используемым глаголам. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню. Однако этот прием срабатывает далеко не для всех слов (преимущественно для глаголов в неопределенной форме). Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды строки меню Сервис, Язык, Тезаурус.

Окно Тезауруса имеет две панели. Его интересная особенность состоит в том, сто в то время, как на левой панели могут отображаться синонимы выделенного слова, на правой панели могут отображаться синонимы к выбранному синониму, то есть поиск синонимов является как бы двухуровневым. Заменяющий синоним можно выбирать как на левой панели, так и на правой. Замена производится щелчком на командной кнопке Заменить. Кроме синонимов в некоторых случаях тезаурус позволяет находить антонимы слов и связанные (как правило, однокоренные) слова.

Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор позволяет реализовать два режима проверки правописания – автоматический и командный.

Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис, Параметры, Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, - зеленым. Для того чтобы узнать характер ошибки, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на помеченном фрагменте. В зависимости от характера ошибки контекстное меню содержит пункт Орфография или Грамматика. С их помощью открывается диалоговое окно, в котором имеются элементы управления для получения более точной справки о том, какое правило нарушено, и предложены варианты исправления предполагаемой ошибки.

Встроенное автоматическое средство проверки правописания является, по существу, экспертной системой и допускает настройку. Так, например, если рекомендации экспертной системы неточны или неприемлемы, от них можно отказаться командой Пропустить (обычно такое бывает при проверке грамматики). Если же слово отмечено как орфографическая ошибка только потому, что оно отсутствует в словаре системы автоматической проверки (например, слово браузер), то его можно добавить в словарь.

Строенный словарь системы проверки правописания не подлежит правке. Все дополнения и изменения вносятся в специальный подключаемый пользовательский словарь. Каждый пользователь может создать несколько специализированных пользовательских словарей, ориентированных на различные области знаний (автомобильное дело, машиностроение, вычислительная техника). Подключение нужного словаря дл работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в раскрывающемся списке Вспомогательные словари на вкладке Сервис, Параметры, Правописание. Постепенно наполняясь конкретным содержанием, вспомогательные словари пользователя становятся мощным средством повышения производительности его труда.

В командном режиме проверка правописания выполняется независимо от установки элементов управления на вкладке Сервис, Параметры, Правописание. Запуск средства проверки выполняется командой Сервис, Правописание. Проверка начинается от начала документа и продолжается до появления первой ошибки. В тех случаях, когда пользователь отказывается от предлагаемых исправлений и дает команду Пропустить, в документе накапливается список пропускаемых слов, то есть слов и выражений, не подлежащих проверке. Для того чтобы очистить этот список и начать проверку заново, используют командную кнопку Сервис, Параметры, Правописание, Повторная проверка.

Средства рецензирования текста. Под рецензированием можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и комментирование текста. В отличие от обычного редактирования при рецензировании текста документа изменяется не окончательно – новый вариант и старый «сосуществуют» в рамках одного документа на правах различных версий.

Основным средством рецензирования является панель Рецензирование. На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных для:

· создания, просмотра и удаления примечаний;

· регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

· выбора цвета выделения примечаний;

· сохранение версий документа.

Для создания примечания служит кнопка Добавить примечание. При ее использовании последнее слово текста выделяется заданным цветом и открывается дополнительная панель для ввода текста примечания. Когда примечание создано, его можно просмотреть в форме всплывающей подсказки, если навести указатель мыши на выделенное слово. Вместе с текстом примечания отображаются сведения о том, кто его внес.

Для регистрации изменений в тексте служит кнопка Исправления. Все редактирование текста в режиме регистрации исправлений считается неавторским и выделяется особым методом (метод выделения можно задать на вкладке Исправления диалогового окна Сервис, Параметры). Прочие элементы управления данной панели позволяют выполнять переходы между исправлениями, принимать их или отвергать.

Если документ проходит многоступенчатое редактирование, часто возникает необходимость хранить его промежуточные версии. Word позволяет хранить несколько версий документа в одном файле. Это удобное средство отличается тем, что при сохранении нескольких версий (в отличии от нескольких копий) эффективно используется рабочее место на диске. Дело в том, что при сохранении очередной версии не происходит повторного сохранения всего документа – сохраняются только отличия текущей версии от предыдущей. Для сохранения текущей версии используют соответствующую кнопку на панели Рецензирование, а для загрузки одной из промежуточных версий – команду Файл, Версии.

Форматирование текста

Форматирование – изменение внешнего вида документа, при котором не изменяется его содержание. Существует два вида форматирования:

1. Прямое форматирование выделенного фрагмента текста.

2. Стилевое форматирование.

Оба эти способа не исключают, а дополняют друг друга. В Word различают форматирование отдельных символов, целых абзацев, страниц и разделов документа.

Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

· выбор и изменение гарнитуры шрифта;

· управление размером шрифта;

· управление начертанием и цветом шрифта;

· управление методом выравнивания;

· создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

· управление параметрами абзаца.

Настройка шрифта. При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду следующие обстоятельство, что выбор гарнитуры шрифта действует на выделенный текстовый фрагмент. Если ни один фрагмент не выделен, он действует на весь вводимый текст до очередной смены гарнитуры.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат, Шрифт). Данное окно имеет три вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация.

На вкладке Шрифт выбирают:

· Гарнитуру шрифта;

· Его размер (измеряется в полиграфических пунктах 1 пт=0, 376 мм);

· Вариант начертания;

· Цвет символов;

· Наличие подчеркивания;

· Характер видоизменения.

При выборе гарнитуры шрифта следует иметь в виду, что существует две категории шрифтов: с засечками и без засечек (рубленые). Характерными представителями первой категории являются шрифты семейства Times, а второй категории – шрифты семейства Arial. Шрифты, имеющие засечки, легче читаются в больших текстовых блоках – их рекомендуется применять для оформления основного текста.

Шрифты, не имеющие засечек, рекомендуется использовать для заголовков в технических текстах, а также для оформления дополнительных материалов (врезок, примечаний и прочего).

Большинство гарнитур шрифтов являются пропорциональными. Это означает, что и ширина отдельных, и расстояние между соседними символами не являются постоянными величинами и динамически меняются так, чтобы сопряжение символов было наиболее благоприятным для чтения.

Особую группу представляют так называемые моноширинные шрифты. В них каждый символ вместе с окаймляющими его интервалами имеет строго определенную ширину. Такие шрифты применяют в тех случаях, когда надо имитировать шрифт пишущей машинки, а также при вводе текстов, представляющих листинги программ. Характерными представителями таких шрифтов являются шрифты семейства Courier.

При выборе размера шрифта руководствуются назначением документа, а также вертикальным размером печатного листа. Для документов, имеющих формат типографской книжной страницы, обычно применяют шрифт размером 10 пунктов. Для документов, готовящихся для печати на стандартных листах формата А4 (210х297 мм), выбирают размер 12 пунктов. При подготовке документов, предназначенных для передачи средствами факсимильной связи, применяют увеличенный размер – 14 пунктов (факсимильные документы часто воспроизводятся с искажениями, и увеличенный размер шрифта улучшает удобство их чтения).

Интервал между символами задается путем выбора одного из трех значений (Обычный, Разреженный, Уплотненный) на вкладке Формат, Шрифт, Интервал (нередко используется в заголовках).

Эффекты анимации используются очень редко и только при подготовке электронных документов, распространяемых в формате текстового процессора. В печатных документах эти эффекты невоспроизводимы, а в Web-документах их нет смысла применять, так как они пока не поддерживаются Web-браузерами.

Настройка метода выравнивания. Редактор поддерживает четыре типа выравнивания:

· По левому краю (все строки абзаца начинаются с одной и той же позиции, i.e. левый край абзаца образует вертикальную линию;

· По центру (строки располагаются симметрично относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы. Такое выравнивание нередко применяют для заголовков);

· По правому краю;

· По ширине.

Выбор метода выполняют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или из раскрывающегося списка Формат, Абзац, Отступы и интервалы, Выравнивание. Избранный метод действует на текущий и последующие вводимые абзацы.

Настройка параметров абзаца. Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры абзаца:

· Величина отступа слева (от левого поля);

· Величина отступа справа (от правого поля);

· Величина отступа первой строки абзаца («красна строк»);

· Величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Роль отбивок между абзацами, как и роль отступа первой строки абзаца, состоит в том, чтобы визуально выделить абзацы. При этом следует помнить, что эти средства несовместимы. То есть, применяя отступ первой строки абзаца, не следует применять отбивки между абзацами, и наоборот. Комбинация этих стилей допускается только для маркированных и нумерованных списков (основной текст оформляется с отступом первой строки, а списки – без него, нос отбивкой между абзацами).

Абзац можно выделить, создав для него рамку или цветной фон с помощью команды Формат, Границы и заливка или кнопки панели инструментов Форматирование Внешние границы.

Средства создания маркированных и нумерованных списков. Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так представляют инструкции (описания порядка действий), наборы поясняющих утверждений, перечни предметов или объектов.

Word поддерживает два вида списков – маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нумерованные списки, где пункты последовательно нумеруются.

Для создания списков нужно сначала выполнить настройку, затем вход в список и вход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат, Список. Данное окно имеет три вкладки: Маркированный список, Нумерованный список, Многоуровневый список. В качестве элементов управления здесь представлены образцы оформления списков. Для выбора нужно достаточно щелкнуть на выбранном образце. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать как вид, так и положение маркеров ли номеров, а также пунктов списка.

Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный список, содержащий до девяти уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно.

Вход в список может осуществляться автоматически или по команде. Чтобы автоматически создать маркированный список, достаточно начать запись строки с ввода символа «*». По завершении строки и нажатии клавиши Enter символ «*» автоматически преобразуется в маркер, а на следующей строке маркер будет установлен автоматически. Для автоматического создания нумерованного списка достаточно начать строку с цифры, после которой стоят точка и пробел, например «1. ». этот метод позволяет начать нумерацию с любого пункта (не обязательно с единицы).

Для создания списка по команде служат кнопки Маркеры и Нумерация, расположенные на панели Форматирование. Нумерованный список легко превратить в многоуровневый. Для перехода на более низкий уровень служит кнопка Увеличить отступ на панели Форматирование. Для возврата на более высокий уровень служит кнопка Уменьшить отступ.

Для завершения маркированного или нумерованного списка и выхода из режима его создания достаточно по завершении ввода последней строки дважды нажать клавишу Enter.

⇐ Предыдущая 3 4 5 6 789 10 11 12 Следующая ⇒