Приемы и средства автоматизации форматирования

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 32Следующая ⇒

Работа со стилями. В длинных документах большинство абзацев форматируется одинаково (или существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа). Форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Текстовый процессор решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, а также путем применения наперед заданных стилей форматирования (оформления).

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу панели инструментов Стандартная. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть так же, как выбранный в качестве образца.

Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесения необходимых изменений, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу Esc.

Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов оформления абзацев (линий и рамок). Благодаря использованию стилей обеспечивается простота форматирования абзацев и заголовков текста, а также единство их оформления в рамках одного документа. Текстовый редактор поддерживает два типа стилей: стили абзаца и знаковые стили (стили символов). С помощью стилей абзаца выполняют форматирование абзацев, а с помощью знаковых стилей можно изменять оформление выделенных фрагментов текста внутри абзаца.

Работа со стилями состоит в создании, настройке и использовании стилей. Некоторое количество стандартных стилей присутствует в настройке программы по умолчанию, сразу после ее установки. Их используют путем выбора нужного стиля из раскрывающегося списка на панели управления Форматирование. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором расположен курсор). Или формат выделенного фрагмента.

С точки зрения компьютера абзацем считается фрагмент текста, ограниченный с двух сторон символами «возврата каретки» (код 13) этот код вводится в текст всякий раз, когда нажимается клавиша Enter. Этот код считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но увидеть его можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы - ¶.

Настройка стиля. Настройку стиля выполняют в диалоговом окне Стиль (Формат, Стиль). Настраиваемый стиль выбирают в списке Стили (при этом на панелях Абзац и Знаки отображаются образцы применения данного стиля). Для изменения стиля служит командная кнопка Изменить, открывающая диалоговое окно Изменение стиля. Каждый из компонентов стиля настраивается в отдельном диалоговом окне. Выбор компонента выполняют в меню, открываемом с помощью командной кнопки Формат. При проведении настройки стиля важно правильно выбрать исходный стиль. Он должен быть как можно ближе к желаемому, чтобы минимизировать количество необходимых настроек.

Создание стиля. Для создания стиля служит командная кнопка Создать в диалоговом окне Стиль (Формат, Стиль) – она открывает диалоговое окно Создание стиля. В данном окне следует:

· Ввести название нового стиля в поле Имя;

· Выбрать тип стиля (стиль абзаца или знаковый стиль);

· Выбрать стиль на котором основан новый стиль;

· Указать стиль следующего абзаца;

· Приступить к настройке элементов стиля щелчком на кнопке Формат.

Важной чертой программы является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет свести до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.

Шаблоны. Совокупность удачных стилевых настроек сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть – это шаблоны, причем некоторое количество универсальных шаблонов поставляется вместе с текстовым процессором и устанавливается на компьютере вместе с ним.

Шаблоны – это тоже документы, а точнее заготовки будущих документов. От обычных документов шаблоны отличаются тем, что в них приняты специальные меры, исключающие возможность их повреждения.

В шаблоне Word сохраняет следующую информацию:

· Внешний вид редактора, настройки панелей, меню и сочетание клавиш;

· Параметры бумажной страницы (размер, поля, ориентация…);

· Стили;

· Надписи и рисунки, которые должны появляться в документе автоматически;

· Макрокоманды.

По умолчанию Wordработает с шаблоном «Обычный», который записан в файле Normal.dot. Открывая шаблон, мы начинаем новый документ, а шаблон, использованный в качестве основы, остается в неизменном виде и пригоден для дальнейшего использования. Для использования шаблона нужно по команде Файл, Новый документ открыть диалоговое окно Создание документа, в котором можно выбрать шаблон, на базе которого будет разрабатываться документ. В этом случае документ получает несколько готовых стилей оформления, содержащихся в шаблоне.

Создание нового шаблона на базе шаблона. По команде Файл, Новый документ открыть диалоговое окно Создание документа, в котором следует включить переключатель Шаблон и выбрать стандартный шаблон, на базе которого он создается после настройки стилей и редактирования содержания выполняется сохранение шаблона командой. Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

Создание нового шаблона на базе документа. Если готовый документ может быть использован в качестве заготовки для создания других документов, его целесообразно сохранить как шаблон. Командой Файл, Открыть открывают готовый документ, в нем правят содержание и настраивают стили, а потом сохраняют документ как шаблон командой Сохранить как с включением пункта Шаблон документа в поле Тип файла.

6.1.10. Работа с таблицами

Для более наглядного представления информации во многих текстовых документах используются таблицы.

Создание таблицы. Поместить курсор ввода в том месте, где она должна быть расположена, и щелкнуть:

1. Щелкнуть по кнопке Добавить таблицу Стандартной панели инструментов. Появится прототип создаваемой таблицы, в котором следует указать количество строк и столбцов. Все ячейки таблицы вставляются пустыми и имеют одинаковый размер.

2. Кнопка Добавить панели инструментов Таблицы и границы.

3. Команда Таблица, Вставить Таблица.

4. Создать или, точнее, нарисовать таблицу можно с применением инструмента Нарисовать таблицу панели инструментов Таблицы и границы. Данный инструмент позволяет добавлять строки и столбцы, проводя вертикальные и горизонтальные линии. Как при рисовании карандашом на листе бумаги. Таким способом нетрудно создать таблицу любой конфигурации.

Окно Свойств таблицы. Кроме панели инструментов Таблицы и границы. В котором представлены основные инструменты для обработки таблиц, при подготовке документов используется диалоговое окно команды Таблица, Свойства таблицы. Эта команда становится доступной после вставки таблицы в документ. В этом диалоговом окне можно выполнять следующие действия:

1. Указать точные координаты таблицы на страницы и ее размеры.

2. Задать размеры столбцов, строк, ячеек.

3. Определить способ выравнивания таблицы на странице по вертикали и горизонтали.

4. Добавить обрамление и заполнение всей таблицы или отдельных ячеек.

5. Продублировать строку заголовка на каждой странице при разбивке большой таблицы на части, располагаемые на нескольких страницах.

6. Установить способ обтекания таблицы текстом и определить расстояние между таблицей и обтекающим текстом.

7. Задать режим автоматического изменения размеров ячейки при вводе текста.

8. Установить режим автоматического изменения размера символа при фиксированных размерах таблицы.

Редактирование таблицы. В редакторе Word предусмотрено несколько альтернативных способов редактирования и форматирования таблиц:

1. С помощью мыши (методом Drag and Drop – перетащить и оставить).

2. Посредством команд меню Таблица и кнопок панели инструментов Таблицы и границы.

3. С использованием команд контекстного меню таблицы.

4. Путем задания параметров таблицы в диалоговом окне Свойства таблицы.

Изменить ширину столбца с помощью мыши можно, переместив разделительную линию таблицы в нужную сторону. Более точный размер столбца задается на вкладке Столбец диалогового окна, которое открывается в результате активизации команды Свойства таблицы меню Таблица или контекстного меню таблицы.

Высота строки определяется объемом введенного текста и расстоянием между абзацами в ячейке. Высота строк, отличная от стандартной, устанавливается на вкладке Строка диалогового окна Свойства таблицы. Изменить высоту можно с помощью мыши.

Объединение нескольких ячеек:

1. Выделить ячейки.

2. команда Таблица, Объединить ячейки или путем удаления разделительных линий с помощью кнопки Ластик

Удаление группы рядом расположенных ячеек, строк, столбцов:

1. Выделить соответствующие области.

2. В меню Таблица или контекстном меню активизировать команду из подменю Удалить.

Перемещение по таблице осуществляется:

1. С помощью мыши

2. Клавишами управления курсором

3. Клавиша Tab.

Данные обычно вводятся в ячейки последовательно. Переходить от ячейки к ячейке в направлении от начала таблицы к концу можно посредством нажатия клавиши Tab, в обратном направлении – Shift+Tab.

Если нажать Tab в последней ячейке таблицы автоматически добавится еще одна строка с таким же числом ячеек.

Форматирование таблицы. Таблица форматируется:

1. Посредством команд меню Формат.

2. С применением панели инструментов Форматирование.

По команде Таблица, Автоформат таблицы таблица будет оформлена автоматически. Эта команда открывает диалоговое окно, в котором выбирается вариант форматирования.

По умолчанию толщина разделительных линий таблицы составляет 1, 5 пункта. Пользователь может изменять тип и толщину контурных линий. Различные варианты обрамления таблицы позволяют создавать:

1. Панель инструментов Таблицы и границы.

2. Команда Формат, Границы и заливка.

По умолчанию текст в таблице выравнивается по левому и по верхнему краям ячейки одновременно. Тип выравнивания можно изменять как по вертикали, так и по горизонтали.

Управление сменой страниц

В процессе подготовки многостраничных документов переход на новую страницу выполняется автоматически, после заполнения текущей страницы. Разрывы страниц в этом случае называются автоматическими (необязательными или мягкими). В процессе редактирования и форматирования редактор постоянно выполняет разбивку на страницы в фоновом режиме.

Если какую-либо страницу необходимо завершить в определенном месте, следует вставить принудительный (обязательный или жесткий) разделитель. Для этого используется команда Вставка, Разрыв или сочетание клавиш Ctrl+Enter.

При оформлении текста документа в несколько колонок для перехода из одной колонки в другую используется команда Вставить, Разрыв, Конец колонки.

Разделы

С помощью редактора можно разделить документ на части, или разделы и отформатировать различные разделы по-разному. Вставить конец раздела можно, используя команду Вставить, Разрыв. Каждый раздел документа можно начинать:

1. С новой страницы.

2. С новой четной/нечетной страницы.

3. С текущей страницы.

Электронные таблицы Excel

Excel относится к программным продуктам, которые известны под названием электронные таблицы.

Электронная таблица (ЭТ)– это интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов. Область, находящаяся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. В ячейке могут находится число, текст или формула, с помощью которой осуществляются вычисления, относящиеся к одной или нескольким ячейкам. Ячейки можно копировать, перемещать, а также изменять их содержимое. При изменении содержимого ячейки производится автоматический пересчет содержимого всех ячеек, использующих в формулах измененную ячейку. На основе групп ячеек создаются диаграммы, сводные таблицы и карты.

Для управления электронными таблицами используется специальный комплекс программ – табличный процессор. Его функции: создание, редактирование электронных таблиц, оформление и печать; создание многотабличных документов, объединенных формулами; построение диаграмм; работа с ЭТ как с базой данных, сортировка и фильтрация данных; статистическая обработка данных; решение оптимизационных задач, решение экономических задач типа «что – если» путем подбора параметров.

Особенности интерфейса

Большинство элементов окна программы являются типичными для всех приложений пакета MS Office. рассмотрим только те, которые характерны для данного приложения (рис.6.4.).

Строка формул. Располагается ниже панелей инструментов. В ней производится обработка содержимого ячеек. Она разделена на три части.

Первая из них, расположенная справа, служит для отображения содержимого текущей ячейки и его редактирования. Данные ячеек можно редактировать либо в строке формул, либо в ячейке. Для установки режима редактирования в строке формул следует:

1. Нажать клавишу F2.

2. Щелкнуть мышью в правой части этой строки.

Чтобы задать режим редактирования в ячейке, необходимо сделать на ней двойной щелчок мышью, после чего в ячейке появится курсор ввода.

Вторая часть строки формул содержит кнопки, с помощью которых осуществляется обработка содержимого ячейки:

1. Кнопка Отмена применяется для отмены последнего действия (это можно сделать и с помощью клавиши Esc).

2. Активизировав кнопку Ввода, мы подтверждаем корректность введенных данных (ее действие аналогично нажатию клавиши Enter).

3. Кнопка функции позволяет активизировать Мастер функций, предназначенный для ввода и редактирования формул.

Рис.6.4. Интерфейс окна Excel

В третьей части строки формул, расположенной слева, находится поле имен. В нем указывается адрес активной ячейки или размер выделенного диапазона. Запись 2Rx3C указывает, что на рабочем листе выделено две строки и три столбца. Если для некоторых диапазонов ячеек заданы имена, они отображаются в списке имен, которое открывается щелчком на кнопке со стрелкой, находящейся справа от этого поля.

Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами. Листы могут быть следующих типов:

· Рабочий лист – самый распространенный лист, который обычно имеют в виду, говоря об электронной таблице

· Лист модуля – на этом листе пишутся программы Visual Basic for Applications

· Лист диалогового окна – на этом листе создаются диалоговые окна

· Лист диаграмм – на этом листе с помощью мастера диаграмм можно строить диаграммы.

По умолчанию рабочая книга содержит три рабочих листа, но их количество можно изменять. Листы рабочей книги помечены ярлычками внизу рабочего окна.

Рис.6.5. Элемент интерфейса

Перемещаться по рабочему листу можно с помощью мыши, полос прокрутки и с использованием клавиатуры (клавиши-стрелки, клавиш < Page Up> и < Page Down> и их различные комбинации.

Адресация ячейки. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, являющиеся основной единицей хранения данных. На активном рабочем листе одна ячейка является активной, она выделена черной рамкой. Перемещение рамки по рабочему листу осуществляется мышью или клавишами ¯ ®. Каждая ячейка на активном рабочем листе определяется своим адресом, состоящим из имени столбца и номера строки, например F56. Ячейка на неактивном листе идентифицируется именем листа и ее адресом на листе, например Лист2! D3

Существует другой способ адресации ячейки – по имени. Имя или адрес активной ячейки выводится в поле имен, которое расположено у левого края строки формул.

Для присвоения имени активной ячейке выберите команду Вставка, Имя, Присвоить и в поле ввода Имя открывшегося диалогового окна Присвоить Имя ввести новое имя ячейки, например Первая_ячейка. Имя активной ячейке можно присвоить и непосредственно, введя его в поле имени. Адресация ячейки по имени абсолютна, поэтому при ссылке на ячейку по имени на неактивном рабочем листе нет необходимости указывать имя этого листа.

Виды вводимых данных

В ячейку можно вводить текст, числа (даты, время) и формулы. При вводе данные появляются в активной ячейке и отображаются в строке формул. В ячейку можно ввести текст длиной до 32000 алфавитно-цифровых символов. Числа – это константы, состоящие из цифр. Целые (1, 2, 4…), вещественные (12, 45) и в экспоненциальном виде (1, 23Е+08). Даты представляются последовательностью чисел 8/12/99, 8.12.99, 8-дек-99. По умолчанию отсчет дат ведется с 1 января 1900г. по 31 декабря 2078 г. Формат времени 14: 30: 09, 2: 25 РМ.

Одно из важнейших средств в Excel – формулы, которые могут быть простыми и сложными, но главное заключается в том, что в них могут содержаться ссылки на данные, хранящиеся в других ячейках рабочего листа. A1=5, A2=10, A3=A1+A2. Когда значения в ячейках А1 и А2 изменятся автоматически изменится и результат вычисления формулы. Excel автоматически располагает в ячейке формулу, если значение в ячейке начинается со знака равенства (=), знака (+) или минус (-). Активная ячейка и строка формул отображают формулу при ее вводе, но после нажатия < Enter> ячейка отобразить результат вычисления, а если сделать ее активной в сроке формул будет показана сама формула.

⇐ Предыдущая 4 5 6 7 8910 11 12 13 Следующая ⇒