Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии 


СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА, ЕГО СОСТАВЛЕНИЕ




И ОФОРМЛЕНИЕ

Типы и виды документов, их классификация

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управ­ления, можно классифицировать по различным основаниям [8]:

• происхождению;

• способу документирования;

• месту составления;

• количеству отражаемых вопросов;

• ограничению доступа;

• способу изложения;

• форме представления;

• степени подлинности;

• сроку хранения;

• сфере деятельности;

• способу передачи.

Рассмотрим типы документов подробнее.

Типы документов

Происхождение документов.По происхождению различают до­кументы:

• личные;

• официальные.

Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей и офици­альными документами не являются. Официальный документ созда­ется юридическим или физическим лицом с обязательным оформ­лением и удостоверением в установленном порядке [48]. Среди офи­циальных документов выделяют группу личных: удостоверяющих лич­ность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и т.д. Делопроизводственные служ­бы, как правило, работают только с официальными документами.

Способ документирования.По способу документирования раз­личают документы:


• рукописные — текстовые;

• графические — документы, фиксирующие информацию по­средством изображения объекта;

• фотодокументы;

• фотодокументы — звуковые документы;

•кинодокументы;

•видеодокументы;

 

• документы, созданные с помощью компьютерной техники. Место составления.По месту составления различают документы:

• входящие — поступившие;

• исходящие — отправляемые из организации;

• внутренние — создаваемые и используемые для обеспечения
внутренних связей данной организации.

Совокупность этих документов образует документооборот орга­низации.

Количество отражаемых вопросов.По количеству затронутых вопросов документы бывают:

• простыми;

• сложными.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. При­мером простых документов является письмо. Сложные документы включают в себя несколько вопросов. Они могут касаться несколь­ких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоко­лы, постановления, решения.

Ограничение доступа.В соответствии со ст. 9 [63] к части инфор­мации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа.

По ограничению доступа документы подразделяются:

• на общедоступные — содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию;

• конфиденциальные — содержат сведения ограниченного рас­пространения;

• секретные — содержат сведения, относящиеся к государствен­ной тайне.

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна — защища­емые государством сведения в области его военной, внешнеполи­тической, экономической, разведывательной, контрразведыватель­ной и оперативно-розыскной деятельности, распространение ко­торых может нанести ущерб безопасности Российской Федера­ции». Указом Президента РФ определен Перечень сведений кон­фиденциального характера [69], законодательно определено и понятие «коммерческая тайна» [61].

Документы, содержащие сведения, относящиеся к государ­ственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по


степеням секретности, или конфиденциальности. Такие докумен­ты снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Сек­ретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна». Процедуры подготовки, оформления, ис­пользования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное конфиденциаль­ное делопроизводство. И специалистам аппарата управления, и работникам службы ДОУ для работы с такими документами тре­буется особое разрешение.

Способ изложения.По способу изложения текста документы бывают:



• индивидуальными;

• трафаретными;

• типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде свя­занного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального до­кумента готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленче­ской задачи. Эти документы пишутся традиционным литератур­ным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста форма­лизована, в них используются заранее подготовленные стандарт­ные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося тек­ста и пропуски для заполнения переменной информации. Наибо­лее известными видами таких документов являются анкета и справ­ка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная информация вписывается от руки. Вариант использования трафа­ретного текста — это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования од­нотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, ти­повые договоры). В документоведении метод типизации использу­ется при разработке типовых форм документов и типовых тек­стов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Форма представления.По форме представления документы под­разделяются:

• на подлинники (оригиналы);

• копии;

• дубликаты.

Подлинник официального документа — это первый (или еди­ничный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.


6 Бардаев



Синонимом подлинника является оригинал. Подлинники доку­ментов могут быть в виде черновиков и беловиков. Согласно [43] беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ (может быть изготов­лен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием докумен­та, может содержать только текст документа и не обладает юри­дической силой.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называют­ся умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юри­дической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизво­дит содержание документа и все его внешние признаки — содер­жащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная ко­пия изготавливается на копировальной технике, с использовани­ем фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией яв­ляется второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название та­ких копий — отпуск. Свободная копия создается на пишущих ма­шинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «под­пись» и содержит следующие элементы: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения. Допускается заверение копии документа печатью, оп­ределяемой по усмотрению организации.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроиз­водящий текст или изображение архивного документа, но с ука­занием его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, дела и листа.

ГОСТ 6.10.4 —84 [36] определяет, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись доку­мента на машинном носителе, содержащая указания, что этот документ является подлинником, а копией — документ, перепи-


санный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по со­держанию и содержащий указание, что этот документ является копией. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дуб­ликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного доку­мента (диплома, аттестата, паспорта). В управленческой практике дубликат создается также в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сто­рон, например дубликат сертификата, грузовой квитанции или накладной. Дубликат выдается тем же учреждением, где был со­здан подлинник.

Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Степень подлинности.По степени подлинности документы мо­гут быть:

• подлинными;

• подложными (фальсифицированными).

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки, свидетель­ствующие о подлинности документа, являются и основными объек­тами фальсификации. Поэтому все документы в момент их предъяв­ления проходят процедуру аутентификации — подтверждения подлинности, по результатам которой принимается решение о признании документа подлинным с той или иной степенью веро­ятности, так как принятие правильного решения зависит как от технических возможностей средств аутентификации и опыта лица принимающего решение, так и от технических возможностей и мастерства фальсификаторов, а также качества совершенной под­делки. Как правило, заключение о гарантированной подлинности того или иного ценного документа можно получить после прове­дения соответствующих экспертиз в специализированной экспер­тной организации.

Фальсифицированные документы появились, как только доку­мент стал использоваться для доказательства тех или иных фак­тов, например фальшивые расписки, подложные завещания. Наи­более часто встречаются следующие способы подделки докумен­тов: подлог — замена одного документа другим; интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа; подделка от­дельных слов и реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).


Подлинность документа, полученного с помощью автоматизи­рованной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном зако­нодательством Российской Федерации. Юридическая сила доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентифика­цию подписи, и соблюдении установленного режима их исполь­зования. Право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Срок хранения.По срокам хранения документы подразделяют­ся на следующие:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).

Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации в обла­сти архивного дела (Федеральным архивным агентством) и зак­репляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. Так, для управленческих документов в настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвер­жденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Сфера деятельности. Взависимости от сферы деятельности офи­циальные документы подразделяются на следующие:

• управленческие — организационные, распорядительные, ин­формационно-справочные;

• технические —научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.

Организационные документы служат правовой основой деятель­ности организации. Они обеспечивают реализацию функций орга­низации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Распорядительные документы предназначаются для регулиро­вания деятельности организации, реализации управленческих ре­шений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержания,


средств и способов осуществления основной деятельности орга­низации, обеспечение ее финансовыми, трудовыми, материаль­ными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руко­водителя организации к ее структурным подразделениям и работ­никам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности в соответствии с целями и задачами организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управ­ления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Процесс подготовки и принятия обоснованных управленческих решений невозможен без правильной оценки ситуации, т.е. без знания реального состояния управляемого объекта и состояния органа управления. Это знание получается в результате сбора, об­работки и анализа объективных и достоверных сведений, содер­жащихся в информационно-справочных документах, выполняю­щих роль аналогично информационному каналу обратной связи кибернетических систем.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информационного обмена системы управления снизу верх — от исполнителя к руководителю, от структурного подраз­деления к руководителю организации. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-распорядитель­ным документам. Документы этой группы не содержат поруче­ний, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуж­дающие принимать определенные решения, иначе говоря, ини­циируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Поэтому основное назначение информа­ционно-справочных документов — обеспечить процесс управле­ния оперативной и достоверной информацией, необходимой ру­ководству организации для выработки и принятия оптимального (наилучшего) либо рационального (приемлемого) решения в кон­кретных условиях сложившейся ситуации.

Техническая документация возникает в процессе проектирова­ния зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследова­ний, организации промышленного производства, во время осу­ществления съемочно-геодезических работ, геологических изыс­каний. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке техниче-


ской документации. С техническими документами все больше ста­ли иметь дело работники делопроизводства, органов научно-тех­нической информации, ведомственных архивов.

Техническая документация — это система текстовых и графи­ческих документов, содержащих информацию о технических из­делиях, технических и технологических процессах, утвержденных установленным порядком.

Наиболее широко известна научно-исследовательская, конст­рукторская, технологическая, проектно-сметная документация.

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных науч­но-технических разработок, отображает теоретическое и практи­ческое решение научно-технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

К конструкторской документации относятся графические и тек­стовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, прием­ки, эксплуатации и ремонта.

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в ком­плексе определяют процесс изготовления изделий промышлен­ного производства или процесс сооружения объектов капиталь­ного строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организа­ции производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспо­соблений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

Проектно-сметная документация создается при решении воп­роса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капиталь­ного строительства. Проектно-сметная документация для строи­тельства характеризует вид строительства, внешний вид и техни­ко-экономические показатели объекта, архитектурные и техно­логические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяет­ся на проектную документацию по планировке и застройке горо­дов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническо­му, транспортному строительству.

Способ передачи.По способу передачи документов различают:

• письма;

• телеграммы;


• телефонограммы;

• телексы;

• факсограммы и др.

5.1.2. Виды документов

Под видом документов понимается наименование совокупно­сти документов, выполняющих однородные функции. Наимено­вание конкретного документа должно соответствовать видам до­кументов, предусмотренным соответствующим классификатором, например для управленческих документов — Общероссийским классификатором управленческой документации.

Наиболее распространенные виды документов, обслуживающих сферу управления:

• организационные;

• распорядительные;

• информационно-справочные;

• научные (научно-исследовательские);

• конструкторские;

• технологические;

• проектно-сметные.

Организационные документы.К организационным (организаци­онно-правовым) документам относятся следующие виды доку­ментов:

• устав организации;

• положение об организации;

• инструкция;

• договор;

• штатное расписание;

• регламент работы организации и др.

Устав — свод правил, регистрирующих деятельность организа­ций (учреждений), обществ и граждан; их взаимоотношения с дру­гими учреждениями и гражданами, права и обязанности в опреде­ленной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности организации (учреждения), его подразделений, дол­жностных лиц и граждан.

Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об уста­новлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.


Распорядительные документы. Краспорядительным докумен­там относятся:

• постановление;

• приказ;

• распоряжение;

• указание.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и не­которыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях раз­решения основных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу или государственному органу компетенции, име­ющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического харак­тера, а также по вопросам, связанным с организацией исполне­ния приказов, инструкций и других правовых актов.

Информационно-справочные документы.К информационно-справочным документам относятся:

• акт;

• доверенность;

• протокол;

• заявление;

• служебное письмо;

• записка;

• доклад;

• справка и др.

Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждаю­щий установленные факты и события.

Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (организацией) другому лицу для представительства перед третьим лицом.

Научные (научно-исследовательские) документы.Основными видами научно-исследовательской документации являются:

• итоговые и этапные отчеты о научно-исследовательских (НИР), опытно-конструкторских (ОКР) работах;

• технические задания на НИР (ОКР);

• монографии, диссертации и отзывы на них;

• заключения, отзывы и рецензии о НИР (ОКР);

• аннотации на научно-исследовательские работы;

• планы-проспекты и т.д.


Отчет о НИР — научно-технический документ, который со­держит систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывает состояние научно-технической проблемы, про­цесс и (или) результаты научного исследования

Техническое задание на НИР — основной технический доку­мент, устанавливающий комплекс требований к содержанию, выполнению, объему и срокам выполнения НИР (составной ча­сти НИР).

Конструкторские документы.К конструкторским документам относятся графические и текстовые документы, которые в отдель­ности или в совокупности определяют состав и устройство изде­лия и содержат необходимые данные для его разработки или из­готовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

ГОСТ 2.102 — 68 устанавливает следующие виды конструктор­ских документов:

• чертеж детали, сборочный, общего вида, теоретический, га­
баритный, монтажный, чертеж-схема;

. техническое описание; . спецификация;

• пояснительная записка;

• ведомость и др.

Чертеж детали — конструкторский документ, который содер­жит изображение детали и сведения, необходимые для ее изго­товления: размеры, тип материала, требования к термообработке до заданной прочности (кг/мм2), чистоте обработки поверхно­сти, классу точности и допуски.

Сборочный чертеж: — конструкторский документ, в котором представлено изображение сборочной единицы в виде, позволя­ющем судить о расположении и взаимной связи ее составных ча­стей и обеспечивающем возможность осуществления сборки и кон­троля. На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соедине­ния или расположения составных частей изделия, если они не офор­млены в виде специальных документов, а также показываются край­ние положения перемещающихся частей конструкций.

Чертеж общего вида — конструкторский документ, в котором содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, тек­стовая часть и надписи, необходимые для понимания конструк­тивного устройства этого изделия, а также взаимодействия его основных составных частей и принципа работы. На чертежах об­щих видов помещаются технические характеристики.

Теоретический чертеж — конструкторский документ, опреде­ляющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей.

Габаритный чертеж: — конструкторский документ, содержа­щий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров.


На монтажном чертеже также приводится контурное изобра­жение изделия и данные, необходимые для его установки (монта­жа).

Чертеж-схема — конструкторский документ, содержащий уп­рощенное изображение машин, механизмов, установок, дающее общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основным видом чертежной документации, составля­емой при разработке электротехнических изделий, проектов ме­ханизации и автоматизации производственных циклов и процес­сов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета.

Техническое описание — конструкторский документ, в котором содержатся сведения о наиболее характерных особенностях дан­ного изделия; приводятся его основные показатели; описываются назначение конструкции, устройство и работа его отдельных ча­стей.

Спецификация — конструкторский документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

Пояснительная записка — текстовой технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разраба­тываемого изделия, а также обоснование принятых технических и технико-экономических решений.

Ведомости — списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам. Согласно ГОСТ ЕСКД (Единая си­стема конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий, ве­домости технических документов, вошедших в состав техническо­го предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы, разработанные для данного изде­лия, ведомости согласования применения изделий и др.

Технологические документы.К основным видам технологиче­ских документов относятся:

• технологическая карта;

• заводской регламент;

• схема технологического процесса;

• чертежи и др.

Технологическая карта — технологический документ, в кото­ром дается подробное описание и приводятся расчеты всех произ­водственных операций, необходимых для изготовления изделия.

Заводской регламент — технологический документ, в котором описываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы, которые должны протекать для получения изготовляемого продукта.


Схема технологического процесса — технологический документ, схематично отображающий последовательность выполнения тех­нологический операций по изготовлению изделия (продукта).

Проектно-сметные документы. К основным видам проектно-сметной документации относятся:

• генеральный план;

• чертежи фасадов, планов, разрезов здания;

• паспорта проектов; •рисунки;

• пояснительные записки;

• эскизы, расчеты, схемы;

• картографические документы;

• сметы.

Генеральный план — технический документ, на котором в кон­турах вида сверху представлено изображение всего участка стро­ительства, а также размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и то­пографическое состояние места строительства.

Для строительства какого-либо объекта промышленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чер­тежи деталей. К общим относятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания.

Общий чертеж (план, разрез) — технический документ, в ко­тором указывается расположение оборудования, инженерных ком­муникаций, взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры.

Чертеж детали — технический документ, в котором указыва­ются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и специфика­ции.

Эскизами, или кроками, называются чертежи, выполненные от руки обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черно­виками, содержание которых потом переносится на ватман с по­мощью чертежных инструментов.

Паспорт проекта — технический документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и сооб­щаются основные технические показатели.

Пояснительная записка — технический документ, содержащий сведения о назначении проектируемого объекта, его внешнем виде, внутреннем устройстве, характерных особенностях, основных тех­нических показателях, а также о назначении, внутреннем устрой­стве и работе его отдельных частей, особенностях их конструкции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение эконо­мических, общественных и других условий и предпосылок созда­ния объекта, аргументация выбора данного варианта проектиро­вания и строительства.


В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций, гидротехнических и др.) входят картографические документы: топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов, местности.

К проектной документации всегда прикладываются сметы, которые хотя и не являются техническими документами в соб­ственном смысле слова, но необходимы, так как ни одна стройка невозможна без предварительного установления финансовых зат­рат. Сметная документация (генеральная, рабочая смета, кальку­ляция) составляется на основе единичных расценок строитель­ных работ и других нормативных материалов, установленных со­ответствующими ведомствами.

5.2. Общие требования к составлению и оформлению

документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (органи­заций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законода­тельных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих до­кументов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляет­ся на основе принципа добровольного применения стандартов. Од­нако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему де­лопроизводства, способствует их оперативной обработке и испол­нению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудни­ков. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет со­здавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-рас­порядительной документации. Документы, входящие в эту систе­му, применяются в учреждениях и организациях всех уровней уп­равления, направлений деятельности и форм собственности. В со­став системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и ин­формационно-справочные документы.

ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] определяет состав реквизитов органи­зационно-распорядительных документов, правила их оформления,


место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Госу­дарственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536.

5.2.1. Формуляр документа и его составные части. Понятия «реквизит», «формуляр»

Государственные стандарты предназначены также для обеспе­чения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить полезную площадь, т. е. место для размещения текста — основного реквизита документа. Создан­ные в соответствии с требованиями стандарта документы обеспе­чивают эргономичность документов — легко воспринимаются че­ловеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирова­ния, условий работы управленческого аппарата.

В соответствии с установленными требованиями каждый доку­мент состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). В ГОСТ Р 51141 — 98 [43] дается следующее оп­ределение: реквизит документа — обязательный элемент оформ­ления официального документа.

Государственным стандартом установлен не только состав рек­визитов, но и зоны и последовательность их размещения на доку­менте, что в совокупности составляет его формуляр. Таким обра­зом, формуляр документа — это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определен­ным образом.

В основу унификации и стандартизации положен принцип со­здания общей модели построения всех документов системы доку­ментации. Такие графические модели построения документов по­лучили название «формуляр-образец». Наличие формуляра, уста­новленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.


В соответствии с принципом многомодельности (см. гл. 1) для каждого вида документов в зависимости от его назначения разра­батывается типовой формуляр.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обя­зательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся посто­янные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют официальный бланк докумен­та.





Рекомендуемые страницы:


Читайте также:



Последнее изменение этой страницы: 2016-04-10; Просмотров: 890; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2021 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.062 с.) Главная | Обратная связь