СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА, ЕГО СОСТАВЛЕНИЕ

Стр 1 из 4Следующая ⇒

И ОФОРМЛЕНИЕ

Типы и виды документов, их классификация

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям [8]:

• происхождению;

• способу документирования;

• месту составления;

• количеству отражаемых вопросов;

• ограничению доступа;

• способу изложения;

• форме представления;

• степени подлинности;

• сроку хранения;

• сфере деятельности;

• способу передачи.

Рассмотрим типы документов подробнее.

Типы документов

Происхождение документов. По происхождению различают документы:

• личные;

• официальные.

Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей и официальными документами не являются. Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке [48]. Среди официальных документов выделяют группу личных: удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и т.д. Делопроизводственные службы, как правило, работают только с официальными документами.

Способ документирования. По способу документирования различают документы:

• рукописные — текстовые;

• графические — документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта;

• фотодокументы;

• фотодокументы — звуковые документы;

•кинодокументы;

•видеодокументы;

• документы, созданные с помощью компьютерной техники. Место составления. По месту составления различают документы:

• входящие — поступившие;

• исходящие — отправляемые из организации;

• внутренние — создаваемые и используемые для обеспечения
внутренних связей данной организации.

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Количество отражаемых вопросов. По количеству затронутых вопросов документы бывают:

• простыми;

• сложными.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают в себя несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

Ограничение доступа. В соответствии со ст. 9 [63] к части информации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа.

По ограничению доступа документы подразделяются:

• на общедоступные — содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию;

• конфиденциальные — содержат сведения ограниченного распространения;

• секретные — содержат сведения, относящиеся к государственной тайне.

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации». Указом Президента РФ определен Перечень сведений конфиденциального характера [69], законодательно определено и понятие «коммерческая тайна» [61].

Документы, содержащие сведения, относящиеся к государственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по

степеням секретности, или конфиденциальности. Такие документы снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна». Процедуры подготовки, оформления, использования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное конфиденциальное делопроизводство. И специалистам аппарата управления, и работникам службы ДОУ для работы с такими документами требуется особое разрешение.

Способ изложения. По способу изложения текста документы бывают:

• индивидуальными;

• трафаретными;

• типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известными видами таких документов являются анкета и справка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная информация вписывается от руки. Вариант использования трафаретного текста — это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры). В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Форма представления. По форме представления документы подразделяются:

• на подлинники (оригиналы);

• копии;

• дубликаты.

Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

6 Бардаев

Синонимом подлинника является оригинал. Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков. Согласно [43] беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и содержит следующие элементы: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения. Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, но с указанием его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, дела и листа.

ГОСТ 6.10.4 —84 [36] определяет, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указания, что этот документ является подлинником, а копией — документ, перепи-

санный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по содержанию и содержащий указание, что этот документ является копией. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа (диплома, аттестата, паспорта). В управленческой практике дубликат создается также в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сторон, например дубликат сертификата, грузовой квитанции или накладной. Дубликат выдается тем же учреждением, где был создан подлинник.

Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Степень подлинности. По степени подлинности документы могут быть:

• подлинными;

• подложными (фальсифицированными).

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки, свидетельствующие о подлинности документа, являются и основными объектами фальсификации. Поэтому все документы в момент их предъявления проходят процедуру аутентификации — подтверждения подлинности, по результатам которой принимается решение о признании документа подлинным с той или иной степенью вероятности, так как принятие правильного решения зависит как от технических возможностей средств аутентификации и опыта лица принимающего решение, так и от технических возможностей и мастерства фальсификаторов, а также качества совершенной подделки. Как правило, заключение о гарантированной подлинности того или иного ценного документа можно получить после проведения соответствующих экспертиз в специализированной экспертной организации.

Фальсифицированные документы появились, как только документ стал использоваться для доказательства тех или иных фактов, например фальшивые расписки, подложные завещания. Наиболее часто встречаются следующие способы подделки документов: подлог — замена одного документа другим; интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа; подделка отдельных слов и реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).

Подлинность документа, полученного с помощью автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Срок хранения. По срокам хранения документы подразделяются на следующие:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).

Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации в области архивного дела (Федеральным архивным агентством) и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. Так, для управленческих документов в настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Сфера деятельности. В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на следующие:

• управленческие — организационные, распорядительные, информационно-справочные;

• технические —научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Распорядительные документы предназначаются для регулирования деятельности организации, реализации управленческих решений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержания,

средств и способов осуществления основной деятельности организации, обеспечение ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности в соответствии с целями и задачами организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Процесс подготовки и принятия обоснованных управленческих решений невозможен без правильной оценки ситуации, т.е. без знания реального состояния управляемого объекта и состояния органа управления. Это знание получается в результате сбора, обработки и анализа объективных и достоверных сведений, содержащихся в информационно-справочных документах, выполняющих роль аналогично информационному каналу обратной связи кибернетических систем.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информационного обмена системы управления снизу верх — от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к руководителю организации. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Поэтому основное назначение информационно-справочных документов — обеспечить процесс управления оперативной и достоверной информацией, необходимой руководству организации для выработки и принятия оптимального (наилучшего) либо рационального (приемлемого) решения в конкретных условиях сложившейся ситуации.

Техническая документация возникает в процессе проектирования зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследований, организации промышленного производства, во время осуществления съемочно-геодезических работ, геологических изысканий. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке техниче-

ской документации. С техническими документами все больше стали иметь дело работники делопроизводства, органов научно-технической информации, ведомственных архивов.

Техническая документация — это система текстовых и графических документов, содержащих информацию о технических изделиях, технических и технологических процессах, утвержденных установленным порядком.

Наиболее широко известна научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная документация.

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных научно-технических разработок, отображает теоретическое и практическое решение научно-технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

К конструкторской документации относятся графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организации производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

Проектно-сметная документация создается при решении вопроса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства. Проектно-сметная документация для строительства характеризует вид строительства, внешний вид и технико-экономические показатели объекта, архитектурные и технологические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяется на проектную документацию по планировке и застройке городов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническому, транспортному строительству.

Способ передачи. По способу передачи документов различают:

• письма;

• телеграммы;

• телефонограммы;

• телексы;

• факсограммы и др.

5.1.2. Виды документов

Под видом документов понимается наименование совокупности документов, выполняющих однородные функции. Наименование конкретного документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным соответствующим классификатором, например для управленческих документов — Общероссийским классификатором управленческой документации.

Наиболее распространенные виды документов, обслуживающих сферу управления:

• организационные;

• распорядительные;

• информационно-справочные;

• научные (научно-исследовательские);

• конструкторские;

• технологические;

• проектно-сметные.

Организационные документы. К организационным (организационно-правовым) документам относятся следующие виды документов:

• устав организации;

• положение об организации;

• инструкция;

• договор;

• штатное расписание;

• регламент работы организации и др.

Устав — свод правил, регистрирующих деятельность организаций (учреждений), обществ и граждан; их взаимоотношения с другими учреждениями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности организации (учреждения), его подразделений, должностных лиц и граждан.

Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Распорядительные документы. К распорядительным документам относятся:

• постановление;

• приказ;

• распоряжение;

• указание.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов.

Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся:

• акт;

• доверенность;

• протокол;

• заявление;

• служебное письмо;

• записка;

• доклад;

• справка и др.

Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные факты и события.

Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (организацией) другому лицу для представительства перед третьим лицом.

Научные (научно-исследовательские) документы. Основными видами научно-исследовательской документации являются:

• итоговые и этапные отчеты о научно-исследовательских (НИР), опытно-конструкторских (ОКР) работах;

• технические задания на НИР (ОКР);

• монографии, диссертации и отзывы на них;

• заключения, отзывы и рецензии о НИР (ОКР);

• аннотации на научно-исследовательские работы;

• планы-проспекты и т.д.

Отчет о НИР — научно-технический документ, который содержит систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывает состояние научно-технической проблемы, процесс и (или) результаты научного исследования

Техническое задание на НИР — основной технический документ, устанавливающий комплекс требований к содержанию, выполнению, объему и срокам выполнения НИР (составной части НИР).

Конструкторские документы. К конструкторским документам относятся графические и текстовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

ГОСТ 2.102 — 68 устанавливает следующие виды конструкторских документов:

• чертеж детали, сборочный, общего вида, теоретический, га
баритный, монтажный, чертеж-схема;

. техническое описание; . спецификация;

• пояснительная записка;

• ведомость и др.

Чертеж детали — конструкторский документ, который содержит изображение детали и сведения, необходимые для ее изготовления: размеры, тип материала, требования к термообработке до заданной прочности (кг/мм²), чистоте обработки поверхности, классу точности и допуски.

Сборочный чертеж: — конструкторский документ, в котором представлено изображение сборочной единицы в виде, позволяющем судить о расположении и взаимной связи ее составных частей и обеспечивающем возможность осуществления сборки и контроля. На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соединения или расположения составных частей изделия, если они не оформлены в виде специальных документов, а также показываются крайние положения перемещающихся частей конструкций.

Чертеж общего вида — конструкторский документ, в котором содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, текстовая часть и надписи, необходимые для понимания конструктивного устройства этого изделия, а также взаимодействия его основных составных частей и принципа работы. На чертежах общих видов помещаются технические характеристики.

Теоретический чертеж — конструкторский документ, определяющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей.

Габаритный чертеж: — конструкторский документ, содержащий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров.

На монтажном чертеже также приводится контурное изображение изделия и данные, необходимые для его установки (монтажа).

Чертеж-схема — конструкторский документ, содержащий упрощенное изображение машин, механизмов, установок, дающее общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основным видом чертежной документации, составляемой при разработке электротехнических изделий, проектов механизации и автоматизации производственных циклов и процессов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета.

Техническое описание — конструкторский документ, в котором содержатся сведения о наиболее характерных особенностях данного изделия; приводятся его основные показатели; описываются назначение конструкции, устройство и работа его отдельных частей.

Спецификация — конструкторский документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

Пояснительная записка — текстовой технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснование принятых технических и технико-экономических решений.

Ведомости — списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам. Согласно ГОСТ ЕСКД (Единая система конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий, ведомости технических документов, вошедших в состав технического предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы, разработанные для данного изделия, ведомости согласования применения изделий и др.

Технологические документы. К основным видам технологических документов относятся:

• технологическая карта;

• заводской регламент;

• схема технологического процесса;

• чертежи и др.

Технологическая карта — технологический документ, в котором дается подробное описание и приводятся расчеты всех производственных операций, необходимых для изготовления изделия.

Заводской регламент — технологический документ, в котором описываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы, которые должны протекать для получения изготовляемого продукта.

Схема технологического процесса — технологический документ, схематично отображающий последовательность выполнения технологический операций по изготовлению изделия (продукта).

Проектно-сметные документы. К основным видам проектно-сметной документации относятся:

• генеральный план;

• чертежи фасадов, планов, разрезов здания;

• паспорта проектов; •рисунки;

• пояснительные записки;

• эскизы, расчеты, схемы;

• картографические документы;

• сметы.

Генеральный план — технический документ, на котором в контурах вида сверху представлено изображение всего участка строительства, а также размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и топографическое состояние места строительства.

Для строительства какого-либо объекта промышленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чертежи деталей. К общим относятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания.

Общий чертеж (план, разрез) — технический документ, в котором указывается расположение оборудования, инженерных коммуникаций, взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры.

Чертеж детали — технический документ, в котором указываются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и спецификации.

Эскизами, или кроками, называются чертежи, выполненные от руки обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черновиками, содержание которых потом переносится на ватман с помощью чертежных инструментов.

Паспорт проекта — технический документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и сообщаются основные технические показатели.

Пояснительная записка — технический документ, содержащий сведения о назначении проектируемого объекта, его внешнем виде, внутреннем устройстве, характерных особенностях, основных технических показателях, а также о назначении, внутреннем устройстве и работе его отдельных частей, особенностях их конструкции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение экономических, общественных и других условий и предпосылок создания объекта, аргументация выбора данного варианта проектирования и строительства.

В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций, гидротехнических и др.) входят картографические документы: топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов, местности.

К проектной документации всегда прикладываются сметы, которые хотя и не являются техническими документами в собственном смысле слова, но необходимы, так как ни одна стройка невозможна без предварительного установления финансовых затрат. Сметная документация (генеральная, рабочая смета, калькуляция) составляется на основе единичных расценок строительных работ и других нормативных материалов, установленных соответствующими ведомствами.

5.2. Общие требования к составлению и оформлению

документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные документы.

ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления,

место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536.

5.2.1. Формуляр документа и его составные части. Понятия «реквизит», «формуляр»

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить полезную площадь, т. е. место для размещения текста — основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы обеспечивают эргономичность документов — легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

В соответствии с установленными требованиями каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). В ГОСТ Р 51141 — 98 [43] дается следующее определение: реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе, что в совокупности составляет его формуляр. Таким образом, формуляр документа — это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

В основу унификации и стандартизации положен принцип создания общей модели построения всех документов системы документации. Такие графические модели построения документов получили название «формуляр-образец». Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В соответствии с принципом многомодельности (см. гл. 1) для каждого вида документов в зависимости от его назначения разрабатывается типовой формуляр.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют официальный бланк документа.

12 3 4 Следующая ⇒