![]() |
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Должна включать в себя следующие данные: краткие сведения об исполнении или при наличии соответствующего документа ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 29. Отметка о поступлении документа в организацию. Располагается в нижней части первого листа документа и включает в себя сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, очередной порядковый номер. 30. Идентификатор электронной копии документа. Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 5.2.3. Требования к оформлению документов, изготавливаемых с применением компьютерной техники В целях повышения оперативности и качества составления документов рекомендуется сохранять в электронном виде в устройствах памяти компьютера наиболее распространенные образы форм документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то сами работники могут разработать свои трафаретные тексты или использовать типовые — шаблоны. Шаблон представляет собой электронный образ проекта документа визуально отображаемый на экране монитора компьютера в виде листа, содержащего некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, угловой штамп, шрифты и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и сохранить в устройстве памяти компьютера. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются либо в виде образа чистого листа бумаги (для внутренней документации), либо спроектированного образа бланков организации [11, 13]. Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например: Направляем справку_________________________________________ указывают, какую и о чем Приложение: на___________________ л. в__________________ экз. Начальник управления Г. Н. Ветров Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориентируют составителя документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную переменную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию. Например, в кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например при составлении приказов о командировках сотрудников, изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок. Создание шаблонов рационально построить в такой последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т. п. На его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов. Особенно облегчает компьютер составление таблиц. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5 — 92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» [39]. Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседании коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (претензии), используются цветные диаграммы. Порядок представления графического материала в документах также определен в ГОСТ Р. 1.5 — 92. Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться. Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится. Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно. Чтобы документы, выглядели однообразно оформленными, на всех компьютерах организации необходимо использовать одинаковые шрифты. Лучше всего использовать входящие в комплекс русской версии Windows шрифты Times New Roman, Courier New, которые имеются в Windows 95, 98, NT, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым. Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекоменду- ется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки. При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари (синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др.), позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выборному слову. При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее. Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например: СОГЛАСОВАНО [1.5] Руководитель организации [1-2] Л.Н.Сенявина Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора: 0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «верно», а также слов: СЛУША- ЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ; 1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте; 2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»; 5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»; 6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»; 7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания. Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — верхнее, левое, нижнее; 10 мм — правое. 8 настоящее время практически все проекты документов гото В отношении электронного документа, следуя логике, необходимо ставить на учет в регистрационном подразделении его дубликат, т. е. аутентичную по содержанию запись на машинном носителе, более позднюю по времени, чем первично подготовленный файл. Учтенный проект электронного документа, как и бумажного, докладывается руководителю либо лицом, подготовившим данный документ, либо лицом, ответственным за делопроизводство. Если руководитель удовлетворен содержанием проекта документа, то он на своем компьютере заверяет его ЭЦП, после чего сообщение (проект документа) обретает статус документа. В случае, когда руководителю одновременно докладываются бумажный и электронный проекты одного и того же документа и он подписывает бумажный проект собственноручной подписью, а электронный проект — ЭЦП, их идентичность должна заверяться начальником службы ДОУ или секретариата путем простановки заверительной надписи на бумажном документе с указанием на то, что данный документ отправлен в электронном виде и заверен ЭЦП лица, его подписавшего. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем было ясно, почему оригинал подписанного документа на бумажном носителе не был отправлен адресату, а остался в деле службы ДОУ. Одной из проблем электронного документооборота является фиксация резолюций на поступивших документах. С юридической точки зрения резолюция представляет собой зафиксированное указание руководителя о той работе, которую необходимо проделать нижестоящим должностным лицам по исполнению данного документа. Чаще всего содержание резолюции состоит из двух элементов: указания на лицо (лиц), которые должны организовать работу по исполнению документа, и срок доклада о проделанной работе. В ряде случаев помимо лица, ответственного за исполнение, указываются должностные лица, которым с содержанием данного документа необходимо ознакомиться для общего сведения. Резолюции имеют важное юридическое значение. Именно по ним в дальнейшем судят о реакции руководителя на поступившую информацию или задается алгоритм дальнейших действий по реакции государственного органа на поступивший документ. В силу этого резолюцию (а чаще совокупность резолюций) необходимо признать неотъемлемой частью документа. Применительно к электронному документу по отношению к резолюциям присутствует все та же проблема удостоверения подлинности их содержания. В том случае, если в организации имеется развитая система электронного документооборота и все руководители имеют закрытые ключи ЭЦП, резолюции оформляются отдельными документами и заверяются ЭЦП лица, их наложившего. Однако в настоящее время таких организаций очень мало, поэтому целесообразно предусмотреть правило, согласно которому в случаях, когда факт исполнения резолюции на электронном документе имеет важное юридическое значение, по решению соответствующего руководителя такой документ подлежит распечатке на бумажном носителе с написанием на нем собственноручной резолюции либо резолюция к электронной записи документа оформляется на бумажном носителе. В этом случае она подлежит учету как отдельный документ. 5.2.4. Требования, предъявляемые к бланкам Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003 [47]. Общий бланк в зависимости от документов организации включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, или эмблему организации, или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа. Бланк письма включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту. Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле. Установлены два формата бланков: А4 и А5 — по ГОСТ 9327 — 66. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в Приложениях 3 и 4. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом. Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. Наименования организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом. При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля. Бланки документов должны иметь поля: левое, верхнее и нижнее — 20 мм, правое — не менее 10 мм. Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии. При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках. Бланки организации, а также бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта и др.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, актов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и пропусками для внесения переменной информации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков. Хранение гербовых бланков организуется в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, первоначально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителем организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
5.3. Особенности составления и оформления отдельных видов управленческих документов 5.3.1. Особенности составления и оформления положения (инструкции) Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности учреждения, его подразделений, должностных лиц и граждан. Инструкции издают также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Правовое положение работников учреждения регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Формуляр инструкции (положения) включает в себя следующие реквизиты: 1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания); 2 — код учреждения; 3 — код формы документа; 4 — наименование учреждения; 5 — справочные данные об учреждении; 6 — наименование документа (ИНСТРУКЦИЯ, ПОЛОЖЕНИЕ); 7 — заголовок к документу (о чем? для кого? ); 8 — дата документа; 9 — регистрационный номер документа;
10 — место составления или издания документа; 11 — гриф утверждения документа; 12 — текст документа — общие положения; структурно-должностное положение; профессиональные требования (образование, стаж работы); непосредственная подчиненность; порядок приема и увольнения; правовые и нормативные документы, определяющие служебную деятельность; основные задачи и функции; обязанности и права; ответственность; взаимоотношения и связи; оценка работы; 13 — отметка о наличии приложений; 14 — подпись; 15 — гриф согласования или визы согласования; 16 — отметка об исполнителе. 7 Бардаев Инструкции (положения) бывают типовыми или примерными, являющимися основанием для разработки индивидуальных. Их оформляют на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Текст инструкции (положения) излагают от третьего лица или в безличной форме. Все указания, формулировки инструкции (положения) выражаются распорядительными словами; они должны быть четкими, ясными, исключающими двоякость толкования и соответствующими действующему законодательству. Проект инструкции (положения) визируют должностные лица, от координации действий которых зависит введение документа в действие, и подписывают руководители подразделений. Исходя из правового статуса и постоянного срока хранения инструкцию (положение) вводят в действие только после утверждения ее соответствующим специальным распорядительным документом, в котором устанавливают срок введения, перечисляют необходимые организационные мероприятия и указывают ответственных и исполнителей. 5.3.2. Особенности составления и оформления протокола, постановления, приказа, распоряжения и указания Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на заседаниях коллегиального органа управления. По способу и полноте записи протоколы бывают стенографическими, фонографическими, конспективными и краткими — без записи содержания выступлений. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводят. Краткие протоколы ведут на оперативных производственных совещаниях, а также в случаях, когда заседания стенографируют или записывают с помощью технических средств, материалы которых, подписанные председателем и секретарем, прилагают к протоколу. При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность путем наличия в протоколе всех необходимых реквизитов, правильного их оформления и строгой достоверности информации, содержащейся в протоколе. Формуляр протокола включает в себя следующие реквизиты: 1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания); 2 — код учреждения; 3 — код формы документа; 4 — наименование учреждения; 5 — справочные данные об учреждении; 6 — наименование документа (ПРОТОКОЛ); 7 — дата документа (заседания коллегиального органа); в случае, если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала заседания и через тире дату его окончания; 8 — регистрационный номер документа; 9 — место составления или издания документа;
10 — заголовок к тексту (название протоколируемого заседания); 11 — текст документа:
• вводная часть — председатель и секретарь, их фамилии и инициалы; состав присутствующих: а) постоянные члены коллегиального органа управления (указывают в алфавитном порядке, при их отсутствии — фамилия отсутствующего и причина отсутствия; в случае, когда принятие решения требует определенного кворума, указывают, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует); б) приглашенные (с указанием учреждения, занимаемой должности, фамилии и инициалов; в случае, если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагают список или лист регистрации присутствующих): • повестка дня (вопросы повестки дня нумеруют, последовательность расположения вопросов определяют степенью их важности, указывают фамилии и инициалы докладчиков); • основная часть (строится в последовательности вопросов повестки дня): (фамилия и инициалы докладчика, краткое или полное изложение содержания выступления. Если доклад прилагают к протоколу, то делают отметку: доклад на 12 л. прилагается); ВЫСТУПИЛИ: (фамилия и инициалы выступавшего и изложение содержания выступления, вопросы к докладчику и ответы на них. Если текст выступления прилагают к протоколу, то делают отметку: выступление на 3 л. прилагается); ПОСТАНОВИЛИ: (если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то они подразделяются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами). 12 — отметка о наличии приложения; 13 — подписи председателя и секретаря. Протокол оформляют на общем бланке или на бланке конкретного вида документа. Допускается в ходе заседания вести черновик протокола, который в трехдневный срок должен быть отредактирован, уточнен, дополнен и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003. Все листы протокола, кроме первого и последнего, а также приложений к нему, на оборотной стороне заверяют подписями председателя и секретаря коллегиального органа. Решения коллегиального органа управления, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде копии или выписки из протокола, а в учреждениях, действующих на правах единоначалия, — в приказах. Формуляр выписки из протокола имеет следующие реквизиты: 1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания); 2 — наименование учреждения; 3 — справочные данные об учреждении; 4 — наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА); 5 — дата документа (заседания коллегиального органа); 6 — регистрационный номер документа; 7 — место составления или издания документа; 8 — заголовок к тексту (название протоколируемого заседания); 9 — текст документа: • вводная часть — повестка дня (вопрос повестки, по которому дела • основная часть: (информация всего раздела вопроса повестки дня, по которому делают выписку); ПОСТАНОВИЛИ: (информация постановительной части по данному вопросу); 10 — подписи председателя и секретаря; (выписку из протокола председатель и секретарь не подписывают); 11 — отметка о заверении выписки или копии. О производстве выписки (копии) с протокола делается отметка на оригинале протокола с указанием объема, адресата, даты и номера реестра, подтверждающего отправку выписки, с заверением отметки лицом, производившим выписку (копию) и проставлением даты. Примеры оформления краткого, полного протокола и выписки из протокола приведены в Приложениях 5 — 7 соответственно. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения. Согласно законам Российской Федерации «О краевом, областном Совете и краевой, областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации на правах единоначалия. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (приказ о назначении на должность). По содержанию приказы подразделяются на приказы по основной деятельности, связанные с организацией работы, порядком деятельности учреждения или его подразделений, и приказы по личному составу. Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Распоряжение является подзаконным актом и подразделяется на две группы: распоряжение общего (длительного) действия и распоряжение, касающееся конкретного вопроса или отдельного случая. Распоряжение издают правительство Российской Федерации, министерства или ведомства, администрации края, области, города, района, администрации учреждений в пределах прав, предоставленных законами Российской Федерации. Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. Указание издают при решении текущих организационных вопросов, а также им доводят до исполнителей нормативные акты. Формуляр постановления, приказа, распоряжения и указания включает в себя следующие реквизиты: 1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания); 2 — код учреждения; 3 — код формы документа; 4 — наименование учреждения; 5 — справочные данные об учреждении; 6 — наименование документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ); 7 — дата документа; 8 — регистрационный номер документа; 9 — место составления или издания документа;
10 — заголовок к тексту (кроме приказов по личному составу); 11 — адресат (для указания); 12 — текст документа: • констатирующая часть — вступление (указывают причину издания документа); доказательство (излагают основные факты); заключение (отмечают цель издания документа); • распорядительная часть — состоит из пунктов, нумеруемых араб 13 — отметка о наличии приложения; 14 — подпись; 15 — визы согласования документа; 16 — отметка об исполнителе. Примеры оформления приказа, указания и распоряжения приведены в Приложениях 8—10 соответственно. Для обеспечения юридической полноценности распорядительных документов, правильного и оперативного исполнения при подготовке их проектов должен соблюдаться ряд требований: • подготовку проектов поручают одному или нескольким подразделениям (должностным лицам), обладающим высокой компетентностью в решаемых вопросах; • определяют круг решаемых вопросов, всесторонне и детально изучают их содержание; • просматривают все ранее издававшиеся документы по данным или аналогичным вопросам; • изучают правовые и нормативные акты органов государственной власти и документы вышестоящих органов по решаемым вопросам; • назначают исполнителей (с указанием должностей, фамилий и инициалов) и реальные сроки исполнения, соответствующие объему предстоящих работ с учетом времени и способа доведения информации до исполнителей; • употребляют конкретные и понятные формулировки и цифровые данные распорядительной части, исключающие различные толкования и не противоречащие по смыслу ранее изданным распорядительным документам; • определяют потребность в материальных, финансовых и других ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий и источники покрытия соответствующих расходов. Структура текста документа должна быть простой и удобной для работы, обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. При большом объеме текста излагают лишь главные вопросы, а остальные — в приложениях. Перед подписанием проекты подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными учреждениями, подразделениями и должностными лицами учреждения, а также с юридической службой. К проектам распорядительных документов, оформляемым на общем бланке или бланке конкретного вида документа, могут прилагаться документы, обосновывающие их целесообразность, раскрывающие или дополняющие их основное содержание. В случае нарушения установленных требований при подготовке, издании и несоответствия действующему законодательству Российской Федерации, распорядительным документам вышестоящего органа данные документы теряют юридическую силу и подлежат отмене. Формуляр выписки (постановления, приказа, распоряжения и указания): 1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания); 2 — код учреждения; 3 — код формы документа; 4 — наименование учреждения; 5 — справочные данные об учреждении; 6 — наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ...); 7 — дата документа; 8 — регистрационный номер документа; 9 — место составления или издания документа;
10 — адресат (для указания); 11 — заголовок к тексту (о чем? ); 12 — текст документа:
• констатирующая часть (полностью); • распорядительная часть — выписка нужного пункта с указанием должности, фамилии и инициалов исполнителя и срока исполнения; ответственный за исполнение (должность, фамилия и инициалы лица, на которое возложен контроль); определение объема доведения документа до исполнителей; отмена ранее изданного и утратившего силу документа по данному вопросу;
13 — отметка о наличии приложения; 14 — подпись; 15 — визы согласования документа; 16 — отметка о заверении копии (выписки); 17 — отметка об исполнителе. При оформлении копий (выписок), касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия (выписка), делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии (выписки) — отметка о том, что подлинник хранится в данном учреждении. 5.3.3. Особенности составления и оформления акта, доверенности, заявления, докладной (объяснительной) записки, служебного письма Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-10; Просмотров: 1294; Нарушение авторского права страницы