Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Должна включать в себя следующие данные: краткие сведения об исполнении или при наличии соответствующего документа ссыл­ку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором ис­полнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию. Распола­гается в нижней части первого листа документа и включает в себя сокращенное наименование организации — получателя докумен­та, дату поступления документа, очередной порядковый номер.

30. Идентификатор электронной копии документа. Это отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страни­цы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

5.2.3. Требования к оформлению документов, изготавливаемых с применением компьютерной техники

В целях повышения оперативности и качества составления до­кументов рекомендуется сохранять в электронном виде в устрой­ствах памяти компьютера наиболее распространенные образы форм документов, которые разрабатываются в соответствии с норма­тивными документами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то сами работники могут разработать свои трафаретные тексты или использовать типовые — шаблоны.

Шаблон представляет собой электронный образ проекта доку­мента визуально отображаемый на экране монитора компьютера в виде листа, содержащего некоторый набор параметров оформ­ления документа (размер бумаги, поля, угловой штамп, шрифты

и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унифика­цию, облегчить восприятие документов. Но их надо сначала со­здать и сохранить в устройстве памяти компьютера.

При создании шаблона необходимо правильно разместить рек­визиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются либо в виде образа чистого листа бумаги (для внутрен­ней документации), либо спроектированного образа бланков орга­низации [11, 13].

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное офор­мление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, распо­ложения реквизитов. Например:

Направляем справку_________________________________________

указывают, какую и о чем

Приложение: на___________________ л. в__________________ экз.

Начальник управления Г. Н. Ветров

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые ориен­тируют составителя документа, куда и в какой последователь­ности надо вводить конкретную переменную информацию дан­ного документа. Такие поля могут выполняться скрытым тек­стом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с то­чки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по со­держанию. Например, в кадровой службе должны быть шабло­ны приказов по личному составу, например при составлении приказов о командировках сотрудников, изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа орга­низации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаб­лонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в такой последо­вательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерацию страниц и т. п. На его основе строятся бланки документов (общие для пись­ма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторять­ся во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц. Оформле­ние таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5 — 92 «Государственная си­стема стандартизации Российской Федерации. Общие требования

к построению, изложению, оформлению и содержанию стандар­тов» [39].

Значительно улучшает восприятие информации, прежде пред­ставленной в числовом выражении, ее графическое оформление в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседании колле­гиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для вос­приятия в ходе публичных выступлений, то в документах, кото­рые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступ­ления (претензии), используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах также определен в ГОСТ Р. 1.5 — 92.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут авто­матически нумероваться. Это позволяет осуществлять автомати­ческое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие табли­цы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлени­ем как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше воз­можностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Ис­пользование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных про­белов между строками текста, выделение жирным шрифтом, кур­сивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркивани­ем, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно.

Чтобы документы, выглядели однообразно оформленными, на всех компьютерах организации необходимо использовать одина­ковые шрифты. Лучше всего использовать входящие в комплекс русской версии Windows шрифты Times New Roman, Courier New, которые имеются в Windows 95, 98, NT, 2000. Эти шрифты в раз­личных сочетаниях с использованием жирного начертания, кур­сива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспе­чить достаточно разнообразное оформление документов. Для вы­деления важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделен­ный текст трудночитаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчер­кивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекоменду-

ется по завершении создания документа запустить проверку грам­матики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари (синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др.), позволяющие мо­ментально просмотреть соответствующую статью словаря к вы­борному слову.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать сле­дующее.

Текст документов на бланках формата А4 печатается через пол­тора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстро­чных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО

[1.5]

Руководитель организации

[1-2]

Л.Н.Сенявина

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя меж­строчными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уров­не последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в кон­це заголовка не ставят.

При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:

0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «заго­ловок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии при­ложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «от­метка об исполнении документа и направлении его в дело», наи­менования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласо­вания», заверительной надписи «верно», а также слов: СЛУША-

ЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫ­ВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 — после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 — после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

3 — после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов;

4 — после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 — после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утвержде­ния» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 — после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 — после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафа­ретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший ос­нованием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печа­тают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм — верхнее, левое, нижнее; 10 мм — правое.

8 настоящее время практически все проекты документов гото­
вятся путем формирования файла (т. е. электронного образа про­
екта документа), а уже затем распечатываются. Однако статус про­
екта документа они получают с момента учета бумажного вариан­
та.

В отношении электронного документа, следуя логике, необхо­димо ставить на учет в регистрационном подразделении его дуб­ликат, т. е. аутентичную по содержанию запись на машинном но­сителе, более позднюю по времени, чем первично подготовлен­ный файл.

Учтенный проект электронного документа, как и бумажного, докладывается руководителю либо лицом, подготовившим дан­ный документ, либо лицом, ответственным за делопроизводство. Если руководитель удовлетворен содержанием проекта докумен­та, то он на своем компьютере заверяет его ЭЦП, после чего сообщение (проект документа) обретает статус документа.

В случае, когда руководителю одновременно докладываются бумажный и электронный проекты одного и того же документа и

он подписывает бумажный проект собственноручной подписью, а электронный проект — ЭЦП, их идентичность должна заверять­ся начальником службы ДОУ или секретариата путем простанов­ки заверительной надписи на бумажном документе с указанием на то, что данный документ отправлен в электронном виде и за­верен ЭЦП лица, его подписавшего. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем было ясно, почему оригинал подписанного документа на бумажном носителе не был отправлен адресату, а остался в деле службы ДОУ.

Одной из проблем электронного документооборота является фиксация резолюций на поступивших документах. С юридической точки зрения резолюция представляет собой зафиксированное ука­зание руководителя о той работе, которую необходимо проделать нижестоящим должностным лицам по исполнению данного доку­мента. Чаще всего содержание резолюции состоит из двух элемен­тов: указания на лицо (лиц), которые должны организовать работу по исполнению документа, и срок доклада о проделанной работе. В ряде случаев помимо лица, ответственного за исполнение, ука­зываются должностные лица, которым с содержанием данного до­кумента необходимо ознакомиться для общего сведения.

Резолюции имеют важное юридическое значение. Именно по ним в дальнейшем судят о реакции руководителя на поступив­шую информацию или задается алгоритм дальнейших действий по реакции государственного органа на поступивший документ. В силу этого резолюцию (а чаще совокупность резолюций) необ­ходимо признать неотъемлемой частью документа.

Применительно к электронному документу по отношению к ре­золюциям присутствует все та же проблема удостоверения подлин­ности их содержания. В том случае, если в организации имеется раз­витая система электронного документооборота и все руководители имеют закрытые ключи ЭЦП, резолюции оформляются отдельны­ми документами и заверяются ЭЦП лица, их наложившего. Однако в настоящее время таких организаций очень мало, поэтому целесооб­разно предусмотреть правило, согласно которому в случаях, когда факт исполнения резолюции на электронном документе имеет важ­ное юридическое значение, по решению соответствующего руково­дителя такой документ подлежит распечатке на бумажном носителе с написанием на нем собственноручной резолюции либо резолюция к электронной записи документа оформляется на бумажном носите­ле. В этом случае она подлежит учету как отдельный документ.

5.2.4. Требования, предъявляемые к бланкам

Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке уста­новлены ГОСТ Р 6.30-2003 [47].

Общий бланк в зависимости от документов организации вклю­чает в себя реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъек­та РФ, или эмблему организации, или товарный знак (знак об­служивания), наименование организации, место для даты, место составления или издания документа.

Бланк письма включает в себя реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные дан­ные об организации. При необходимости проставляются ограни­чительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает в себя следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код орга­низации, место составления или издания документа. Можно сде­лать отметки для границ документа, проставления его регистра­ционного номера, указания места составления или издания доку­мента, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Установлены два формата бланков: А4 и А5 — по ГОСТ 9327 — 66. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в Приложениях 3 и 4.

На бланках документов реквизиты заголовочной части распо­лагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка рек­визита начинается от левой границы площади) способом.

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

Наименования организации (полное, сокращенное или аббре­виатура), вышестоящих органов, а также структурного подразде­ления должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структур­ного подразделения допускается печатать и типографским, и ма­шинописным способом.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наи­менование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля: левое, верхнее и ниж­нее — 20 мм, правое — не менее 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бу­маге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной поли­графии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основа­ния смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. До­пускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для про­бивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты блан­ка должны быть продублированы на этих языках.

Бланки организации, а также бланки конкретных видов доку­ментов (бланк приказа, бланк акта и др.) изготавливаются только типографским способом, а компьютерная техника используется для изготовления бланков для писем и общих бланков. Это оправдано в случае составления данного вида документа более 200 раз в год. Для документов постоянного применения (например, договоров, ак­тов) могут быть изготовлены бланки с трафаретным текстом и про­пусками для внесения переменной информации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] бланки с воспроизве­дением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической про­дукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков. Хра­нение гербовых бланков организуется в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гер­бовых бланков возлагают на подразделение организации, ответ­ственное за делопроизводство. Лица, первоначально ответствен­ные за учет, использование и хранение бланков, назначаются рас­порядительным документом руководителем организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых блан­ков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О про­веденных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты кото­рого оформляют актом и доводят до сведения руководителя орга­низации.

 

5.3. Особенности составления и оформления отдельных видов управленческих документов

5.3.1. Особенности составления и оформления положения

(инструкции)

Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их под­разделений.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности учреждения, его подразделений, должностных лиц и граждан.

Инструкции издают также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов.

Правовое положение работников учреждения регламентирует­ся должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Формуляр инструкции (положения) включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ИНСТРУКЦИЯ, ПОЛОЖЕНИЕ);

7 — заголовок к документу (о чем? для кого? );

8 — дата документа;

9 — регистрационный номер документа;

 

10 — место составления или издания документа;

11 — гриф утверждения документа;

12 — текст документа — общие положения; структурно-должностное положение; профессиональные требования (образование, стаж работы); непосредственная подчиненность; порядок приема и увольнения; пра­вовые и нормативные документы, определяющие служебную деятель­ность; основные задачи и функции; обязанности и права; ответствен­ность; взаимоотношения и связи; оценка работы;

13 — отметка о наличии приложений;

14 — подпись;

15 — гриф согласования или визы согласования;

16 — отметка об исполнителе.

7 Бардаев

Инструкции (положения) бывают типовыми или примерны­ми, являющимися основанием для разработки индивидуальных. Их оформляют на общем бланке или бланке конкретного вида документа.

Текст инструкции (положения) излагают от третьего лица или в безличной форме. Все указания, формулировки инструкции (по­ложения) выражаются распорядительными словами; они должны быть четкими, ясными, исключающими двоякость толкования и соответствующими действующему законодательству. Проект ин­струкции (положения) визируют должностные лица, от коорди­нации действий которых зависит введение документа в действие, и подписывают руководители подразделений.

Исходя из правового статуса и постоянного срока хранения инструкцию (положение) вводят в действие только после утверж­дения ее соответствующим специальным распорядительным до­кументом, в котором устанавливают срок введения, перечисляют необходимые организационные мероприятия и указывают ответ­ственных и исполнителей.

5.3.2. Особенности составления и оформления протокола, постановления, приказа, распоряжения и указания

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопро­са и принятия решения на заседаниях коллегиального органа уп­равления.

По способу и полноте записи протоколы бывают стенографи­ческими, фонографическими, конспективными и краткими — без записи содержания выступлений.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоко­лы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указы­вают в текстовой части повестку дня, фамилии выступавших, темы выступлений и принятые решения. Полные тексты выступлений не приводят. Краткие протоколы ведут на оперативных производ­ственных совещаниях, а также в случаях, когда заседания стеног­рафируют или записывают с помощью технических средств, ма­териалы которых, подписанные председателем и секретарем, при­лагают к протоколу.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юри­дическую полноценность путем наличия в протоколе всех необхо­димых реквизитов, правильного их оформления и строгой досто­верности информации, содержащейся в протоколе.

Формуляр протокола включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ПРОТОКОЛ);

7 — дата документа (заседания коллегиального органа); в случае, если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала засе­дания и через тире дату его окончания;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

 

10 — заголовок к тексту (название протоколируемого заседания);

11 — текст документа:

 

• вводная часть — председатель и секретарь, их фамилии и инициалы; состав присутствующих: а) постоянные члены коллегиального органа уп­равления (указывают в алфавитном порядке, при их отсутствии — фами­лия отсутствующего и причина отсутствия; в случае, когда принятие ре­шения требует определенного кворума, указывают, сколько человек дол­жно присутствовать и сколько присутствует); б) приглашенные (с указа­нием учреждения, занимаемой должности, фамилии и инициалов; в слу­чае, если число приглашенных превышает 15, то к протоколу прилагают список или лист регистрации присутствующих):

• повестка дня (вопросы повестки дня нумеруют, последовательность расположения вопросов определяют степенью их важности, указывают фамилии и инициалы докладчиков);

• основная часть (строится в последовательности вопросов повестки дня):
СЛУШАЛИ:

(фамилия и инициалы докладчика, краткое или полное изложение содержания выступления. Если доклад прилагают к протоколу, то дела­ют отметку: доклад на 12 л. прилагается);

ВЫСТУПИЛИ:

(фамилия и инициалы выступавшего и изложение содержания вы­ступления, вопросы к докладчику и ответы на них. Если текст выступле­ния прилагают к протоколу, то делают отметку: выступление на 3 л. при­лагается);

ПОСТАНОВИЛИ:

(если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то они подразделяются на пункты, нумеруемые арабскими цифрами).

12 — отметка о наличии приложения;

13 — подписи председателя и секретаря.

Протокол оформляют на общем бланке или на бланке конк­ретного вида документа. Допускается в ходе заседания вести чер­новик протокола, который в трехдневный срок должен быть от­редактирован, уточнен, дополнен и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 — 2003.

Все листы протокола, кроме первого и последнего, а также приложений к нему, на оборотной стороне заверяют подписями председателя и секретаря коллегиального органа.

Решения коллегиального органа управления, зафиксированные в протоколе, доводят до исполнителей в виде копии или выписки из протокола, а в учреждениях, действующих на правах единона­чалия, — в приказах.

Формуляр выписки из протокола имеет следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — наименование учреждения;

3 — справочные данные об учреждении;

4 — наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

5 — дата документа (заседания коллегиального органа);

6 — регистрационный номер документа;

7 — место составления или издания документа;

8 — заголовок к тексту (название протоколируемого заседания);

9 — текст документа:

• вводная часть — повестка дня (вопрос повестки, по которому дела­
ют выписку);

• основная часть:
СЛУШАЛИ:

(информация всего раздела вопроса повестки дня, по которому дела­ют выписку);

ПОСТАНОВИЛИ:

(информация постановительной части по данному вопросу);

10 — подписи председателя и секретаря;

(выписку из протокола председатель и секретарь не подписывают);

11 — отметка о заверении выписки или копии.

О производстве выписки (копии) с протокола делается отмет­ка на оригинале протокола с указанием объема, адресата, даты и номера реестра, подтверждающего отправку выписки, с завере­нием отметки лицом, производившим выписку (копию) и про­ставлением даты.

Примеры оформления краткого, полного протокола и выпис­ки из протокола приведены в Приложениях 5 — 7 соответственно.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и не­которыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

Согласно законам Российской Федерации «О краевом, об­ластном Совете и краевой, областной администрации» и «О ме­стном самоуправлении» постановление определено как право­вой акт, издаваемый главой администрации на правах единона­чалия.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия в целях раз­решения основных задач, стоящих перед данным органом.

По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие оп­ределенные сферы общественных отношений, и актом примене­ния норм права (приказ о назначении на должность). По содержа­нию приказы подразделяются на приказы по основной деятель­ности, связанные с организацией работы, порядком деятельно­сти учреждения или его подразделений, и приказы по личному составу.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу или государственному органу компетенции, име­ющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Распоряжение является подзаконным актом и подразделяется на две группы: распоряжение общего (длительного) действия и распоряжение, касающееся конкретного вопроса или отдельного случая.

Распоряжение издают правительство Российской Федерации, министерства или ведомства, администрации края, области, го­рода, района, администрации учреждений в пределах прав, пре­доставленных законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического харак­тера, а также по вопросам, связанным с организацией исполне­ния приказов, инструкций и других правовых актов.

Указание издают при решении текущих организационных воп­росов, а также им доводят до исполнителей нормативные акты.

Формуляр постановления, приказа, распоряжения и указания включает в себя следующие реквизиты:

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

 

10 — заголовок к тексту (кроме приказов по личному составу);

11 — адресат (для указания);

12 — текст документа:

• констатирующая часть — вступление (указывают причину издания документа); доказательство (излагают основные факты); заключение (от­мечают цель издания документа);

• распорядительная часть — состоит из пунктов, нумеруемых араб­
скими цифрами, имеет повелительную форму изложения и начинается
распорядительным глаголом: в постановлении — ПОСТАНОВЛЯЮ, в
приказе — ПРИКАЗЫВАЮ, в распоряжении — ПРЕДЛАГАЮ, в указа­
нии — ПРЕДЛАГАЮ (когда исполнителя нельзя обязать к выполнению
действий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой долж­
ности), ОБЯЗЫВАЮ (во всех остальных случаях); действия, которые
необходимо предпринять, с указанием должности, фамилии и ини­
циалов исполнителя и срока исполнения; ответственный за исполне­
ние (должность, фамилия и инициалы лица, на которое возложен
контроль за исполнением документа); определение объема доведения
документа до исполнителей (в части касающейся или в полном объе­
ме); отмена ранее изданных и утративших силу документов по данно­
му вопросу;

13 — отметка о наличии приложения;

14 — подпись;

15 — визы согласования документа;

16 — отметка об исполнителе.

Примеры оформления приказа, указания и распоряжения при­ведены в Приложениях 8—10 соответственно.

Для обеспечения юридической полноценности распорядитель­ных документов, правильного и оперативного исполнения при подготовке их проектов должен соблюдаться ряд требований:

• подготовку проектов поручают одному или нескольким под­разделениям (должностным лицам), обладающим высокой ком­петентностью в решаемых вопросах;

• определяют круг решаемых вопросов, всесторонне и детально изучают их содержание;

• просматривают все ранее издававшиеся документы по дан­ным или аналогичным вопросам;

• изучают правовые и нормативные акты органов государствен­ной власти и документы вышестоящих органов по решаемым воп­росам;

• назначают исполнителей (с указанием должностей, фамилий и инициалов) и реальные сроки исполнения, соответствующие объему предстоящих работ с учетом времени и способа доведения информации до исполнителей;

• употребляют конкретные и понятные формулировки и циф­ровые данные распорядительной части, исключающие различные толкования и не противоречащие по смыслу ранее изданным рас­порядительным документам;

• определяют потребность в материальных, финансовых и дру­гих ресурсах для проведения предусматриваемых мероприятий и источники покрытия соответствующих расходов.

Структура текста документа должна быть простой и удобной для работы, обеспечивать логическое развитие темы правового

регулирования. При большом объеме текста излагают лишь глав­ные вопросы, а остальные — в приложениях.

Перед подписанием проекты подлежат обязательному согласо­ванию со всеми заинтересованными учреждениями, подразделе­ниями и должностными лицами учреждения, а также с юриди­ческой службой.

К проектам распорядительных документов, оформляемым на общем бланке или бланке конкретного вида документа, могут прилагаться документы, обосновывающие их целесообразность, раскрывающие или дополняющие их основное содержание.

В случае нарушения установленных требований при подготов­ке, издании и несоответствия действующему законодательству Российской Федерации, распорядительным документам вышесто­ящего органа данные документы теряют юридическую силу и под­лежат отмене.

Формуляр выписки (постановления, приказа, распоряжения и указания):

1 — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъек­та Российской Федерации, или эмблема учреждения, или товарный знак (знак обслуживания);

2 — код учреждения;

3 — код формы документа;

4 — наименование учреждения;

5 — справочные данные об учреждении;

6 — наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ...);

7 — дата документа;

8 — регистрационный номер документа;

9 — место составления или издания документа;

 

10 — адресат (для указания);

11 — заголовок к тексту (о чем? );

12 — текст документа:

 

• констатирующая часть (полностью);

• распорядительная часть — выписка нужного пункта с указанием должности, фамилии и инициалов исполнителя и срока исполнения; ответственный за исполнение (должность, фамилия и инициалы лица, на которое возложен контроль); определение объема доведения доку­мента до исполнителей; отмена ранее изданного и утратившего силу до­кумента по данному вопросу;

 

13 — отметка о наличии приложения;

14 — подпись;

15 — визы согласования документа;

16 — отметка о заверении копии (выписки);

17 — отметка об исполнителе.

При оформлении копий (выписок), касающихся личных прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия (вы­писка), делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой

копии (выписки) — отметка о том, что подлинник хранится в данном учреждении.

5.3.3. Особенности составления и оформления акта,

доверенности, заявления, докладной (объяснительной)

записки, служебного письма

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Any и его производные имеют другое значение в утвердительном предложении.
2. Hе откладывай на завтра то, что ты отложил вчера на сегодня.
3. I. Отправление поезда с железнодорожной станции на перегон
4. I.Расчет подающих трубопроводов системы горячего водоснабжения при отсутствии циркуляции.
5. II. Движение поездов на однопутных перегонах
6. II. Движение поездов по перегонам, имеющим путевые посты (блок-посты)
7. II. Особые предписания в отношении внебрачного ребенка и его матери
8. II. Философия Древнего Востока
9. III. Компетенции обучающегося, формируемые
10. III. Компетенции обучающегося, формируемые в результате
11. III. Оказание помощи остановившемуся на перегоне поезду локомотивом сзади идущего поезда
12. III. Разделение рабочего дня на части