Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 6

Работа с конфиденциальными документами определяется инструкциями и положениями, определяющими правила их регистрации, ознакомления и хранения. На основании нормативных актов в организациях разрабатывается перечень соответствующих документов, который вводится в действие приказом руководителя. Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и самим перечнем.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении конфиденциальной информации. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается ее руководителем. В качестве методической основы при разработке инструкции целесообразно использовать утвержденное Правительством «Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральных органах исполнительной власти» от 03.11.94 года.

Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Конфиденциально

Экз. №1

или

КТ

Экз. №1

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет большое значение в достижении цели ее защиты. Специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности, утверждают, что порядка 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме, несомненно, играют важную роль в достижении экономических успехов.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Что такое документ?

2. Каковы основные признаки и свойства документа?

3. В чем заключаются функции документа?

4. Понятие носителя информации. Машинные носители информации.

5. Что понимается под юридической силой документа?

6. Способы и средства документирования.

7. Материальные носители информации.

8. Какие нормативно-методические документы регламентируют процессы документирования?

9. Внутренняя форма документа. Формуляр-образец документа.

10. Понятие реквизита документа. Постоянные и переменные реквизиты. Обязательные реквизиты документа.

11. Требования к составлению и оформлению документов.

12. Текст документа. Форма представления текста.

13. Назовите виды бланков, применяемых организациями.

14. Назовите реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного вида документа.

15. Каковы правила оформления реквизита «Адресат»?

16. Какими способами утверждаются документы?

17. Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?

18. Указание автора и составителя документа, адресата документа.

19. Назовите особенности датировки документов.

20. Виды печатей. Служебные отметки на документе.

21. Особенности оформления наименования вида документа, заголовка к тексту.

22. Для чего необходимо согласование документа? Как оформляется гриф и виза согласования?

23. Правила оформления подписи на различных документах.

24. Каковы правила оформления приложения?

25. Какие сведения указываются в справочных данных?

26. Из чего состоит регистрационный номер исходящего документа?

27. Понятие «система документации».

28. Состав и содержание систем документации, обеспечивающих функциональную деятельность предприятия.

29. Характеристика организационно-правовых документов с точки зрения сферы действия, срока действия.

30. Формуляр организационно-правовых документов.

31. Правила составления и оформления организационно-правовых документов.

32. Назначение и состав организационно-распорядительной системы документации.

33. Перечислите этапы подготовки приказа.

34. В чем особенность составления и оформления распоряжений и указаний?

35. Назначение справочно-информационной и аналитической документации в управленческой деятельности.

36. Что отражает акт? Правила оформления актов.

37. Какие требования предъявляют к докладным и служебным запискам? В чем особенности их оформления?

38. Для чего необходим протокол? Особенности его оформления.

39. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?

40. Какие требования предъявляются к тексту письма?

41. Определение понятий «унификация документов» и «стандартизация документов».

42. Уровни унификации и стандартизации, объекты унификации и стандартизации.

43. Понятие конфиденциального документа.

44. В чем заключается особенность работы с конфиденциальными документами?

45. Назовите организационные и технологические особенности сущности конфиденциального документа.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

3. Алексенцев, А.И. Конфиденциальность делопроизводства: учеб. пособие / А. И. Алексеенцев – М.: ООО «Управление персоналом», 2003.– 200 с.

4. Андреева, В.И. Делопроизводство: практич. пособие. 8-е изд., перераб. и доп. /В.И. Андреева – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002. – 192 с.

5. Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. /Ю.М. Демин - СПб., 2004.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

7. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.

8. ГОСТ 6.10.4.84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. –М.: Изд-во стандартов, 1984.

9. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

10. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

11. ГОСТ Р 51511-2001 Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Основные положения, форма, размеры и технические требования. – М.: Госстандарт России, 2001.

12. Гражданский кодекс Российской Федерации. Официальный текст: [принят Гос. Думой Российской Федерации от 26.01.96 № 14-ФЗ]. / Кодексы РФ. – М., 2000. – Ч. 1, 2, 3.

13. Илюшенко, М.П. Документоведение. Документ и системы документации: учеб. пособие/ М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова, Я.З. Лившиц – М., 1987.

14. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов – М.-Новосибирск. 2004.

15. Кудряев, В. А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 1999.–592 с.

16. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005. – 504 с.

17. Кузнецова, Т.В. Составление и оформление служебных документов: практич. пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Т.В. Кузнецова – М.: ЗАО «Бизнес-Школа «Интел-Синтез», 1999.– 224 с.

18. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова – Ростов н/Д., 2002.

19. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавина – Ростов н/Д., 2004.

20. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Официальный текст. [принят Гос. Думой Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ]. – М., 2006. – 22 с.

21. О государственной тайне. [принят Гос. Думой Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 – ФЗ] // Российская газета, 28.12.2002.

22. Об электронной цифровой подписи. [принят Гос. Думой от 10 января 2002 года № 1-ФЗ] // Российская газета, 12.01.2002.

23. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / М.А. Подобед, Н.Р. Усманова – М., 2002.

24. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности / М.Ю. Рогожин – СПб., 2004

25..Сиганова, Т.В. Делопроизводство: метод. указания / Т.В. Сиганова – ОмГТУ, 2004. – 60 с.

26. Солодов, С.Л. Документоведение и защита информации: учеб. пособие / С.Л. солодов, А.А. Шулик; под ред М.Ю.Монахова; – Владим. Гос. Ун-т. Владимир, 2005. – 165 с.

27. Спивак, В.А. Делопроизводство / В.А. Спивак – СПб: Питер, 2003. – 208 с.

28. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: практич. пособие /М.В. Стенюков – М.: «Изд-во ПРИОР», 2003.–112 с.

29. Стенюков, М.В. Делопроизводство в управлении персоналом / М.В. Стенюков, В.М. Пустозерова – М.: «Изд-во ПРИОР», 2001. – 112 с.

30. Чувенков, А.Ю. Правила оформления документов: комм. к ГОСТ Р 6.30-2003 / А.Ю. Чувенков, В.Ф. Янковая – М., 2004.

СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ

Аудиовизуальный документ –документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Бланк документа– набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Видеограмма документа – изображение документа на экране электро-лучевой трубки.

Внешние признаки документа – признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)– это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.

Делопроизводство – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии закономерности образования документов; способы их создания; становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98); информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.

Документ на машинном носителе – это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Машиночитаемый текст – документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Нормативные документы – документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Официальные документы – документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Подлинник документа –первый или единичный экземпляр официального документа.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.д.), присущий тому или иному виду письменного документа; обязательный элемент оформления официального документа.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ 51141-98).

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Стандарт– нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.

Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………….............................
РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ………………………………
1.1. Введение в дисциплину………………………………………………..
1.2. Понятие документа…………………………………………………….
1.3. Функции документа……………………………………………………
1.4. Свойства и признаки документа………………………………………
1.5. Способы и средства документирования……………………………...
1.6. Материальные носители документной информации………………...
РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ
ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЮ…………………..
2.1.Требования к составу реквизитов……………………………………...
2.2. Правила оформления отдельных реквизитов………………………...
2.3. Схемы расположения реквизитов……………………………………..
2.4. Формуляр-образец документа…………………………………………
РАЗДЕЛ 3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………
РАЗДЕЛ 4. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ……………………………...
4.1. СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1.1. Назначение и состав организационно-правовой документации….
4.1.2. Составление и оформление отдельных видов
организационно-правовых документов…………………………………...
4.2. СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.2.1. Назначение и состав распорядительной документации…………...
4.2.2. Составление и оформление распорядительных документов……...
4.3. СИСТЕМА СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 4.3.1. Назначение и состав справочной документации…………………..
4.3.2. Составление и оформление справочно-информационных
документов………………………………………………………………….
4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических
Документов………………………………………………………………….
РАЗДЕЛ 5. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ…………………...
РАЗДЕЛ 6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ…………………..
6.1. Организация и технологические особенности сущности
конфиденциального документа……………………………………………
6.2. Работа с документами, содержащими конфиденциальные сведения………………………………………………
7. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ…………………………………..
8. СЛОВАРЬ ОСНОВНЫХ ТЕРМИНОВ…………………………………

[1] ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

[2] Федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» Принят Государственной Думой 9 июля 2004 года № 98-ФЗ

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 56