Свойства и признаки документа

Стр 1 из 6Следующая ⇒

Т.Н. Виноградова

Т.В. Глазунова

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Учебное пособие

для студентов очной формы обучения

Омск 2007

УДК 005.912 (075)

ББК 65.050.2я73

В 49

Рецензенты: к.т.н. профессор ОмГУПС В.Г. Шахов, к.ю.н. преподаватель Омской академии МВД России Бавсун И.Г.

Учебное пособие содержит кратко изложенный курс лекций, список учебников и учебных пособий, которые позволят студентам усвоить содержание дисциплины в полном объеме при ее самостоятельном изучении.

Печатается по решению редакционно-издательского совета Омского государственного технического университета.

Редактор М.А. Блус

ИД №06039 от 12.10.2001

Сводный темплан 2007 г.

Подписано в печать 02.02.07. Формат 60х84 1/16

Бумага офсетная. Отпечатано на дупликаторе. Усл.печ.л. 4, 3. Уч.– изд.л.1, 0.

Тираж 100 экз. Заказ.

____________________________________________________________________

Издательство ОмГТУ. 644050, г. Омск, пр-т. Мира, 11

Типография ОмГТУ

ВВЕДЕНИЕ

Настоящее пособие предназначено для студентов специальности 090104 «Комплексная защита объектов информатизации» для изучения дисциплины «Документоведение».

Учебное пособие составлено в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования.

В работе сформулированы цели и задачи дисциплины «Документоведение», требования к уровню подготовки студентов, завершивших его изучение.

Пособие содержит краткое содержание конспекта лекций, контрольные вопросы по дисциплине для самоконтроля студентов, темы рефератов и необходимую для изучения предмета литературу.

В данном пособии раскрываются все вопросы, связанные с созданием и оформлением личных и служебных документов, изготовленных на различных материальных носителях и с учетом законодательной, нормативно-методической и учебной литературы. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению юридической силы документа.

Цель курса: изучение современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов, организации их движения и учета.

Задачи курса: показать взаимосвязь информации и документа, проследить эволюцию документа как носителя информации, развитие способов документирования; проанализировать функции документа и образование систем документации; сформировать у студентов рациональные подходы к организации работы с документами.

Студенты должны знать:

- нормативно-методические материалы по документированию управленческой деятельности;

- правила составления и оформления документов;

- современную технологию обработки документов.

По результатам изучения курса «Документоведение» студенты должны уметь: составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственных стандартов; организовывать контроль за сроками исполнения документов и оперативное их хранение.

РАЗДЕЛ 1. ВВЕДЕНИЕ В ДИСЦИПЛИНУ

1.1. Введение в дисциплину

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Молодому специалисту, пришедшему работать на предприятие, необходимо иметь представление не только о движении документов в организации, но и навыки и знания в области составления и оформления различной документации.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Необходимость фиксировать информацию появилась давно, и в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Для организации правильной, а главное эффективной защиты документированной информации необходимо, прежде всего, хорошо представлять сам объект защиты, его основные свойства, характеристики, особенности документирования на различных носителях. Документоведениекак наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности.

Особенно выросла роль документоведения в связи с распространением рыночных отношений и коммерческой самостоятельностью предприятий. В условиях жесткой конкуренции борьба за прибыль все больше из материальной сферы перемещается в сферу информационных технологий, за обладание информацией (кадровой, финансовой, коммерческой, технической, технологической и т.д.). В этих условиях документ выступает и как основной носитель конфиденциальной информации, и как объект информационной защиты. Знание основных правил работы с документами из удела узкого круга специалистов-делопроизводителей и архивариусов превращается в насущную необходимость практически всех работников государственных и коммерческих организаций. Неправильное оформление управленческой, кадровой, финансовой и коммерческой документации, несоблюдение режима конфиденциальности документов может обернуться тяжелыми правовыми и экономическими последствиями.

Именно по этой причине курс «Документоведение» занимает достойное место в ряду дисциплин специальности «Комплексная защита объектов информатизации».

Понятие документа

Появление документа связано с появлением начертательного способа фиксации информации, т.е. с появлением письма.

В переводе с латинского документ – «учу» или «извещаю». В России этот термин появился в XVIII веке. Пётр I перевел его как письменное свидетельство, письменный источник, доказательство, имеющее юридическую силу и юридические последствия. Подробная трактовка документа сохранилась до наших дней.

В XX веке в документе выявился управленческий аспект, который тесно связывается с информацией и её управленческой ценностью. В XX веке в связи со становлением экономики, документ стал очень важен как управленческий инструмент.

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах – ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания даёт свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна.

Эволюция понятия «документ», которое даёт документоведение следующая:

документ – материальный объект;

документ – носитель информации;

документ – документированная информация.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации выступает документ.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов – документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

ГОСТ определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве»[1].

Функции документа

В основу понятия «документ» положена та особенность документов, которая вытекает из общности их свойств и назначения. Функциональное назначение документов велико, так как одновременно они выполняют несколько функций. В силу своей многофункциональности документы могут выполнять одновременно несколько задач и служить различным целям.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации.

Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию – причина появления любого документа.

Коммуникативная функцияпредназначена не только для решения задачи, трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции (наряду с другими) занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, информационных центров, музеев и др.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника. Все документы с момента своего появления потенциально обладают функцией исторического источника.

С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе. Поэтому, культурная функция документа и является одной из важнейших.

Существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

С управленческой функцией тесно связана правовая функциядокумента. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения, либо прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия.

Ряд документов обладает политической функцией. Политическая функция находит своё выражение, прежде всего, в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.

К политической примыкаетидеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетенными между собой, поскольку в действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа можно разделить на:

- функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);

- функции постоянно действующие(все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

РАЗДЕЛ 2. НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЮ

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждения, организаций и предприятий требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

На основе таких документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Особенностью этого стандарта является его рекомендательный характер. И хотя стандарт не обязателен для исполнения, необходимо помнить, что единообразие оформления документации позволяет организациям, предприятиям и учреждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его следует соблюдать!

Требования к составу реквизитов определяются и другими государственными стандартами на управленческую документацию:

- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».

- ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа, и являются обязательными.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Требования к составу реквизитов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги.

Реквизит – элемент официального документа.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16– гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23– гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Для придания документам юридической силы и их идентификации служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквизиты 13, 15, 17, 18, 19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилию исполнителя, постановку документа на контроль и др.

Реквизит 20 «текст» передает основное содержание документа.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления. Схема расположения реквизитов на документах, составляющих систему организационно-распорядительной документации, позволяет максимально увеличить «полезную» площадь – место для размещения текста – основного реквизита документа. Размещение реквизитов документа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 значительно улучшает качество документов, их внешний вид.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 20;

правое поле – 10; нижнее поле – 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

2.2. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления на практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Государственный герб Российской Федерации (01)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, Ч. 1, ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация изменения Государственного герба карается законом.

Герб субъекта Российской Федерации (02)

Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03)

На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Эмблема предприятия – это символическое графическое изображение. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Код организации (04)

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти (ОКОГУ) или общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)

Регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (06)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (07)

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Наименование организации (08)

Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации. Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.

Справочные данные об организации (09)

В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно - территориального деления.

Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяются дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации – автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, номер электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Наименование вида документа (10)

Наименование вида документа регламентируется учредительными документами и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Должно отражать содержание документированного действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов кроме письма. Например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.

Дата документа (11)

Дата документа является одним их основных реквизитов, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания, для документов, принимаемых коллегиальным органом, – дата его принятия, для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 3 способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом Государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2002.

в) год, месяц, день месяца. Например: 2002.09.01.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 сентября 2002 г. в основном в документах финансового характера

Регистрационный номер документа (12)

Регистрационный номер документа или индекс проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Это условное (цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа), присеваемое ему при регистрации, который указывает место его составления (исполнения) и хранения. Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу в соответствии с принятой системой индексации и проставляется в одной строке рядом с реквизитом «Дата». Для внутренних документов (приказов, договоров) индексом является обычный порядковый номер в пределах календарного года.

Для исходящих состоит из следующих частей:

- индекс структурного подразделения, составляющего документ;

- номер дела, куда подшивается копия отправленного документа;

- порядковый номер регистрации.

Например: № 05-24/149 где 05 – номер структурного подразделения, 24– номер дела по номенклатуре, 149 – порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим образом: На № 05-134/39 от 04.12.2006. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административного - территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например: Москва; г. Омск; с. Сосновка Любинского района Омской области.

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, конкретные должностные или физические лица.

Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

- наименование учреждения, организации, предприятия (в и.п.);

- наименование структурного подразделения (в и.п.);

- указание должности получателя (в д.п.);

- инициалы и фамилия (в д.п.);

- почтовый адрес.

Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением правительства РФ от 26.09.2000 № 725.

В соответствии с правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (физическое или юридическое лицо);

- улица, № дома, № квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если письмо адресовано физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Чередову Ивану Ивановичу

ул. Н. Чернышевского, д. 45, кв. 23,

г. Омск, 644062

При направлении документа в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже, и адресование оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном, при этом инициалы должностного лица указываются перед фамилией, например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

Н.П. Громову

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должностного адресата. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

И.П. Матвееву

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям фамилии опускаются, а должности указываются обобщенно. Например:

Ректорам вузов.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н. В. Семиной

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания), а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Гриф утверждения документа (16)

12 3 4 5 6 Следующая ⇒