Рабочие системы знания и автоматизации делопроизводства

Рабочие системы знания (KWS) и автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на тактическом и функционально-оперативном уровнях управления организацией.

Ключевые вопросы управления знаниями:

· Как формировать и актуализировать знания?

· Как сделать знания используемыми?

· Как измерить знания?

· Как оценить людей, владеющих знаниями?

· Как мотивировать владельцев знаний?

· Как заставить сотрудников делиться знаниями?

· Как выявить скрытые знания и поставить их на службу бизнесу?

Рабочие системы знания используют разнородные, многопрофильные данные различной степени формализации. Их цель - аккумулировать знания и опыт, сформировать " рабочее" знание для сопровождения основной деятельности и для получения дополнительных оригинальных знаний, необходимых для выполнения, например, перепроектированных бизнес-процессов или для формирования подхода при оценке нестандартной ситуации, а также находить новые области применения для уже использованных данных. Они способствуют систематизации данных и созданию новых знаний. Задача руководителя подразделения KWS - гарантировать, чтобы новые знания и технический опыт были востребованы и должным образом интегрированы в бизнес. Рабочие места KWS выполняются в виде научных или инженерных АРМов (Workbench, Workstation) и являются частью КИС. Работники знания - высококвалифицированные специалисты с широким научным и техническим кругозором и хорошей профессиональной подготовкой.

Несколько примеров известных программных продуктов по формированию и управлению корпоративными знаниями:

· продукт Microsoft SharePoint Portal как средство управления знаниями (www.microsoft.ru);

· продукт Система формирования и управления знаниями Excalibur Retrieval Ware группы компаний АСК (http: //www.ask.ru);

· линейка продуктов eDOCS компании Hummingbird (www.hummingbird.ru).

Пользователи системы автоматизации делопроизводства работают с почти формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне, а также делопроизводство и документооборот, которые образуют подсистему документационного обеспечения (ДОУ) на уровне организации (Рис.30). Это менеджеры среднего звена, делопроизводители, технологи, разработчики и т.д. Решения являются в большой степени структурированными, и поэтому результаты легко прослеживаются. Локальные и сетевые OAS имеют развитый графический интерфейс, позволяющий успешно работать сотруднику с минимальной информационной подготовкой.

Рис.30. Подсистема документационного обеспечения

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и реквизитами учетно-контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, принятыми в России и в организации. Подсистемы документооборота обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально отражающими и обеспечивающими управленческие процессы.

Основные задачи подсистемы ДОУ применительно к программным системам автоматизации управленческой деятельности:

· документирование - создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность (подготовка, оформление, согласование и изготовление);

· разработка правил и организация документооборота - обеспечение поиска, движения, хранения и использования документов;

· систематизация архивного хранения документов - определение правил отбора, систематизации, хранения данных и информации, поиск в базах и хранилищах данных и использование для поддержки принятия управленческих решений и производственных процедур.

Функции корпоративной автоматизированной подсистемы документационного обеспечения управления:

· организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

· подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблонами, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет документов;

· использование унифицированных форм представления и обработки документов;

· обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации и с внешней средой;

· своевременное обеспечение сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов, решений и поручений руководства организации;

· проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;

· обеспечение защиты процессов документооборота и делопроизводства;

· формирование отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах, их местонахождении и состоянии их исполнения.

Примеры фирм и программных продуктов, реализующих подсистему ДОУ:

· компания Lotus (дочерняя компания корпорации IBM) имеет 10-летнюю историю работы на российском рынке с продуктами, реализующими ДОУ в среде Notes - многие российские партнеры Lotus создали собственные корпоративные приложения в среде Notes, которые автоматизируют сложные процессы делопроизводства и работы с документами;

· среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать продукты Босс-Референт (АйТи), семейство продуктов Золушка и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), CompanyMedia и OfficeMedia (ИнтерТраст);

· основными известными игроками российского рынка ДОУ, помимо партнеров Lotus, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело) и ряд других поставщиков.

⇐ Предыдущая13141516171819202122Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. D.3. Системы эконометрических уравнений
2. I.Расчет подающих трубопроводов системы горячего водоснабжения при отсутствии циркуляции.
3. III. Разделы, изученные ранее и необходимые для данного занятия (базисные знания)
4. III. Системы теплоснабжения и отопления
5. IV. Движение поездов при неисправности электрожезловой системы и порядок регулировки количества жезлов в жезловых аппаратах
6. V1: 2. Основные этапы становления и развития финансовой системы России
7. V2: 2.1 Становление и развитие финансовой системы России до сер. ХIХ в
8. VII. Системы программирования
9. А. Терминология и терминологические системы родства
10. Абсолютная чувствительность сенсорной системы
11. Автоматизированные диагностические системы
12. Автоматизированные информационные поисковые системы.