Счета синтетического и аналитического учета.

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 16Следующая ⇒

Пользователи бухгалтерской информации нуждаются в данных различной степени детализации. В зависимости от степени детализации информация делится на сводную и индивидуальную. В соответствии с таким делением информации различают синтетический и аналитический учет, который ведется на соответствующих счетах.

Счета бухгалтерского учета бывают синтетическими и аналитическими. Между этими двумя видами счетов существует тесная взаимосвязь. К одному синтетическому счету может открываться несколько аналитических счетов.

Синтетические счета (греч. – сводный, обогащенный, объединенный) содержат информацию о хозяйственных средствах, источниках их образования и хозяйственных процессах по экономически однородным группам объектов только в денежном выражении. К таким счетам, например, относятся счета " Основные средства", " Материалы", " Расчеты с персоналом по оплате труда", " Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и т.п.

Аналитические счета (греч. – разложение, расчленение, разбор) содержат более детальную информацию, раскрывающую содержание синтетических счетов, которая может быть выражена в натуральных и денежных измерителях.

Строение аналитических счетов отличается от строения синтетических, так как имеют больше колонок по дебету и кредиту для выражения большего объема информации.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами должна выражаться в следующих закономерностях:

1) оборот по дебету синтетического счета должен быть равен сумме дебетовых оборотов на аналитических счетах;

2) оборот по кредиту синтетического счета должен быть равен сумме кредитовых оборотов на аналитических счетах;

3) конечный остаток на синтетическом счете должен быть равен сумме конечных остатков на аналитических счетах.

Аналитические счета открываются не ко всем синтетическим счетам. Они необходимы в тех случаях, когда объект учета является разнородным, имеет большую номенклатуру. Например, к синтетическому счету «Материалы» открывают столько аналитических счетов, сколько имеется видов материалов. Это необходимо для того, чтобы видеть движение каждого конкретного материала. Аналогичные подробные сведения необходимы и по многим другим объектам учета: основным средствам, готовой продукции и др. к счетам, на которых отражается состояние расчетов, также открывают аналитические счета, чтобы вести подробный учет по видам должников.

По ряду синтетических счетов аналитические счета могут не вестись. Например, для счета «Касса», на котором учитывают наличные денежные средства, а рубли являются однородными объектами. Если в кассе ведется учет разнообразной валюты, то необходимо открывать аналитические счета по видам валют.

Субсчета являются промежуточной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счета.

Например, к синтетическому счету " Материалы" могут быть открыты такие субсчета, как " Сырье и материалы", " Топливо", " Тара", " Запасные части" и т.п.

В настоящее время предприятиям по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации и соответствующими организациями разрешено вводить дополнительные синтетические счета и субсчета, которые помогут лучше отражать их финансово-хозяйственную деятельность. Однако детализация учетной информации на вновь вводимых синтетических счетах и субсчетах должна вызываться потребностью системы управления, требованиями развития рыночной экономики, а также должна быть направлена на повышение контрольных и аналитических функций бухгалтерского учета.

Аналитический учет на предприятии относится к самым трудоемким участкам работы в системе бухгалтерского учета. Но наиболее сложным и огромным по объему является учет материальных ресурсов.

4.4. Классификация счетов и план счетов.

Классификация характеризует назначение и правила формирования информации на счетах и отвечает на вопрос: для чего используется тот или иной счет?

По этому признаку выделяют следующие группы счетов: основные, регулирующие, распределительные, калькуляционные, сопоставляющие, забалансовые.

Основные счета предназначены для обобщения информации об имуществе организации и его источниках. Они являются базой для составления бухгалтерского баланса. С помощью основных счетов осуществляется контроль за обеспеченностью производственного процесса необходимыми ресурсами, состоянием расчетов. Эти счета являются ведущими по отношению к другим категориям счетов. Основные счета подразделяются на счета по учету имущества (активные), источников средств (пассивные) и расчетов (активно-пассивные).

Регулирующие счета используются для регулирования оценки хозяйственных средств и источников. Счета этой группы не играют самостоятельной роли в учете, их назначение – уточнение, корректировка оценки отдельных видов имущества и его источников. Счета применяются в бухгалтерском учете параллельно с основными счетами и корректируют отражаемые суммы.

По способу уточнения основных счетов регулирующие счета подразделяются на дополнительные, контрарные, контрарно-дополнительные.

Дополнительные счета используются при дооценке объекта и имеют непосредственную связь с основными счетами. Например, «Транспортно-заготовительные расходы», «Добавочный капитал».

Контрарные счета предназначены для уменьшения оценки хозяйственных средств или источников. Они непосредственно связаны с основными счетами и всегда имеют характеристику, противоположную характеристике основного регулируемого счета. Они делятся на контрактивные и контрпассивные. Например, «Износ основных средств», «Использование прибыли».

Контрарно-дополнительные счета предназначены для увеличения или уменьшения стоимости объектов, учитываемых на основных счетах, поэтому они не могут выполнять роль или дополнительных, или контрарных счетов. Например, переоценка материалов, которая может и увеличивать, и уменьшать стоимость материалов.

Распределительные счета (собирательно-распределительные) предназначены для сбора и последующего распределения определенной информации. Потребность в таких счетах возникает при учете затрат на производство, при целевом поступлении или расходовании средств. Особенность счетов этой категории состоит в том, что по окончании учетного периода они закрываются. Собранные на них суммы распределяются между объектами учета в соответствии с принятой базой распределения. Они включают в себя две группы счетов: производственные и накопительные (контрольные).

Производственные счета предназначены для отражения отдельных стадий кругооборота средств предприятия и учета накладных расходов, т.е. тех расходах, которые нельзя непосредственно отнести на конкретные виды продукции («Общепроизводственные расходы», «Общехозяйственные расходы» и др.). По дебету счетов собираются затраты, подлежащие распределению, по кредиту – производится списание и распределение затрат на конкретные виды продукции.

На накопительных счетах собирают информацию для последующего распределения и списания на разные счета, не относящиеся к процессу производства. С помощью этих счетов обеспечивается контроль за обоснованностью распределения расходов и доходов между отчетными периодами. Например, счет «Коммерческие расходы», «Расходы будущих периодов», «Доходы будущих периодов».

Калькуляционные счета предназначены для исчисления себестоимости выпущенной продукции, выполненных работ или оказанных услуг в отчетном периоде. Например, «Основное производство», «Вспомогательные производства» и др. Они обеспечивают контроль за рациональным расходованием ресурсов. Все счета данной группы – активные: по дебету отражают затраты на производство, а также косвенные распределенные затраты, по кредиту – стоимость готовой продукции. Особенность счетов этой группы – на них могут быть остатки, т.е. затраты, которые не вошли в стоимость продукции в данном отчетном периоде. Такие затраты называются «незавершенное производство».

Сопоставляющие счета предназначены для обобщения информации о формировании и использовании финансовых результатов деятельности организации в отчетном периоде. Например, выявление финансового результата производится путем сравнения (сопоставления) дебетовых и кредитовых оборотов на соответствующих счетах. При сопоставлении дебетовых и кредитовых оборотов выявляется прибыль или убыток. Выявленный финансовый результат далее отражается на счете 99 «Прибыли и убытки».

Забалансовые счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих организации, но временно находящихся в ее пользовании или распоряжении. Эти счета не корреспондируют с другими счетами. В них делаются односторонние записи – только по дебету (увеличение) или по кредиту (уменьшение). Например «Арендованные основные средства», «Материалы, принятые в переработку» и т.п.

ПЛАН СЧЕТОВ бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации является единым для всех организаций – юридических лиц, созданных на территории России, кроме банков и бюджетных организаций. План счетов построен на основе международных стандартов бухгалтерского учета и ориентирован на отражение хозяйственных операций, осуществляемых в рыночных условиях.

План счетов представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и коды синтетических счетов и субсчетов. Для кодирования синтетических счетов используются значения от 01 до 99, для кодирования субсчетов – от 1 до 9, для кодирования забалансовых счетов используются трехзначные коды от 001.

Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. №94н утвержден План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцию по его применению. Данный План счетов водится в действие с 1 января 2001 г. по мере готовности организации, а с 1 января 2002 г. – все без исключения.

Группировка счетов и последовательность их расположения в плане счетов основаны на экономическом содержании фактов хозяйственной деятельности, обобщаемых синтетическими позициями, и принципиально исходит из схемы кругооборота средств хозяйствующего субъекта.

План счетов содержит 8 основных разделов, причем первые 7 объединяют счета бухгалтерского баланса, а последний – счета отчета о прибылях и убытках.

Раздел 1 (01-09) «Внеоборотные активы»

Раздел 2 (10-19) «Производственные запасы»

Раздел 3 (20-39) «Затраты на производство»

Раздел 4 (40-49) «Готовая продукция и товары»

Раздел 5 (50-59) «Денежные средства»

Раздел 6 (60-79) «Расчеты»

Раздел 7 (80-89) «Капитал»

Раздел 8 (90-99) « Финансовые результаты»

Забалансовые счета характеризуют наличие имущества, не являющегося собственностью организации, но учет которого необходим.

В счетном плане сначала помещены счета активов и процессов, а затем счета обязательств и капитала. В каждом разделе объединены все счета, связанные с определенной стадией кругооборота, независимо от назначения и структуры этих счетов. Внутри разделов также соблюдается определенная последовательность в расположении счетов. В частности регулирующие счета помещены после основных счетов: счет 01 и счет 02, счет 04 и счет 05 и т.д.

Организации со специфическими хозяйственными операциями по согласованию с Минфином РФ могут вводить в План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные коды.

Предусмотренные в плане счетов субсчета используются, исходя из требований производства, анализа, контроля и отчетности. Каждая организация может уточнять содержание отдельных субсчетов, исключать или объединять их, а также вводить дополнительные субсчета, используя свободные коды.

На базе типового Плана счетов организация разрабатывает рабочий план счетов, в котором указываются синтетические счета, субсчета и аналитические счета, используемые для отражения осуществляемых хозяйственных операций.

Для отражения отраслевых особенностей деятельности организации в План счетов вносятся изменения и дополнения. Так, для предприятий АПК приказом Минсельхоза и продовольствия РФ установлено к счету 20 «Основное производство» открывать субсчета «Растениеводство», «Животноводство», «Промышленное производство» и т.д.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

5.1. Документация, её сущность и значение.

Одной из наиболее существенных особенностей бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций. Это достигается при помощи документации, являющейся источником учетной информации. Документация представляет совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

В соответствии с требованиями ст. 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Такие документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций.

Хозяйственные операции, не оформленные документально, отражению в регистрах бухгалтерского учета не подлежат.

Как элемент метода бухгалтерского учета ДОКУМЕНТАЦИЯ - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета, и контроля за ними.

Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на неё нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвующих в совершении или оформлении охватываемой им операции и тем самым подтверждающих, что она действительно имела место на предприятии.

В документах, являющихся основанием для бухгалтерских записей, содержатся сведения об уже закончившихся хозяйственных операциях. Многие из них имеют также данные, разрешающие соответствующим работникам выполнение этих операций. Это разрешение санкционируется лицом, ответственным за работу на данном участке.

Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на её совершение.

Значение документации в работе предприятий не ограничивается тем, что она служит средством обоснования учетных записей. Она, помимо этого, имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.

Посредством документации контролируется правильность совершенных операций, ведется текущей анализ выполняемой работы, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений. Следовательно, документация выполняет Контрольно-аналитические функции. Особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. При помощи документов наблюдают за правильностью действий материально-ответственных лиц (проверяют обоснованность получения и выдачи ими ценностей, соблюдение законности при совершении операций). Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности предприятия и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.

Очень велико также правовое (юридическое) значение документов. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающими между данным предприятием и другими организациями и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств. Однако должную юридическую силу документы получают только в том случае, если они составлены и оформлены с соблюдением всех предъявляемых к ним требований.

Классификация документов.

Для лучшего изучения особенностей бухгалтерских документов их необходимо классифицировать по различным признакам.

По содержанию хозяйственных операций, отражаемых в документах различают документы по учету основных средств, производственных запасов, труда, выработки и заработной платы, выхода продукции, денежных средств и расчетов.

По назначению документы подразделяют на распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления.

Распорядительные - такие документы, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции. К ним относятся: приказы, чеки, доверенности, наряды, требования, расходный кассовый ордер. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. Так, заработную плату за очередной отпуск выплачивают лишь в том случае, если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска.

Оправдательные (или исполнительные) документы подтверждают факт совершения операции, например, накладные, приемные акты, авансовые отчеты, квитанции, приходный кассовый ордер и др.

Документами бухгалтерского оформления являются документы, составляемые в бухгалтерии для упрощения или технического оформления учетной работы, например ведомость распределения накладных расходов, расчеты калькуляции, группировочные ведомости, бухгалтерские справки (составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного бухгалтерского счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибку, допущенную в учетных записях и т.п.)

Эти документы не имеют самостоятельного значения. Они играют в учете подсобную роль, являясь техническим средством, облегчающим и подготавливающим учетные записи.

Документы могут объединять признаки всех трех групп документов. Так, расходный ордер как распорядительный документ содержит приказ кассиру выдать деньги, после их выдачи и подписи получателя он становится исполнительным (оправдательным) документом, на котором составляется счетная формула. Такие документы называют комбинированными.

По порядку составления и обработки документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляют основу первичного бухгалтерского учета. С их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации. именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной операции путем предварительного наблюдения и измерения. Первичные учетные документы – формальное доказательство того, что данные операции действительно выполнены.

Сводные документы составляют на основе однородных первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами (авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и т.п.)

По месту составления и использования документы подразделяют на внешние и внутренние.

Внешними называют документы, которые составляются за пределами хозяйства, а используются в хозяйстве, например, счет-фактура, полученный от поставщиков для оплаты, накладные на поступившие в хозяйство ТМЦ.

Внутренние документы составляются и исполняются в самом хозяйстве, например, наряды, ведомости расхода кормов, расчетно-платежные ведомости, кассовые ордера.

По объему информации или количеству операций различают документы разовые и накопительные.

Разовыми считают документы, которые отражают одну операцию или несколько однородных, совершенных одновременно. К разовым можно отнести кассовые ордера, акты приема грубых и сочных кормов, счета-фактуры, акты на оприходование приплода животных.

Накопительными называют документы, в которых в хронологическом порядке в течение определенного периода регистрируются (накапливаются) однородные и постоянно повторяющиеся операции, например, ведомости расхода кормов, лимитно-заборные карты, журналы учета надоя молока, табель учета рабочего времени. Накопительные документы облегчают учет и сокращают количество разовых документов.

Классификация документов помогает всесторонне рассмотреть и изучить каждый документ, раскрыть его функции. Например, расходный кассовый ордер, который по содержанию служит документом учета денежных средств, по назначению является распорядительным и по мере его использования переходит в исполнительный и бухгалтерского оформления, по месту составления - внутренним, по объему - простым и по способу отражения операции - разовым.

5.3. Требования к содержанию и оформлению документов.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Каждый документ должен давать сведения, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственной операции (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 " О первичных учетных документах" ).

Сведения об операции, внесенные в документ, составляют его содержание и называются реквизитами.

Реквизиты зависят от характера хозяйственной операции и назначения документа. Например, в расходном кассовом ордере должно быть указано, кому надлежит выплатить деньги, какую сумму, за что или на какие цели; в наряде следует отразить, когда выполнялась работа, где (на каком участке), кто её выполнял, объем работы, расценки и начисленную сумму в порядке оплаты труда и т.п.

Количество и состав реквизитов разных документов могут быть различными. Однако некоторые из них являются общими для всех бухгалтерских документов.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При отсутствии хотя бы одного из указанных общих и обязательных реквизитов бухгалтерский документ теряет свою юридическую силу и не может служить основанием для проведения или подтверждения совершения хозяйственной операции.

По состоянию на сегодняшний момент Госкомстатом РФ разработаны и утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии. Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28 января 2002 г. N 5 " Об утверждении дополнений к указаниям по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России" (с изм. и доп. от 21 января 2003 г.), организациям предоставлено право вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, кроме форм по учету кассовых операций.

Основное требование, предъявляемое к документации, - полнота характеристики операции и краткость её изложения. Для выполнения этого требования, а также для сокращения и облегчения учетной работы в практике, как правило, применяются типовые формы документов.

При документации операций следует соблюдать определенные правила, требующие:

Ø составления документов в момент совершения операции на основе достоверных данных, полученных в результате наблюдения;

Ø составления документов при помощи счетно-пишущих машин, а при отсутствии их - от руки темными чернилами, ясным, разборчивым почерком, без помарок. Некоторые документы, например денежные и банковские, заполняются только чернилами от руки или на пишущей машинке;

Ø соблюдения установленных типовых форм документов и реквизитов;

Ø изложения содержания хозяйственных операций в документах с исчерпывающей точностью и предельной ясностью, исключающими двусмысленное толкование;

Ø применения только общепринятых сокращений слов и названий;

Ø четкого и разборчивого написания количественных и стоимостных показателей операций с указанием денежных сумм цифрами и прописью;

Ø полного заполнения всех реквизитов типовых форм документов. При отсутствии надобности в тех или иных показателях соответствующие строки и графы документа прочеркиваются;

Ø заверения документов подписями только уполномоченных на то лиц.

Строгое соблюдение этих правил позволяет избежать возможных ошибок, недоразумений и злоупотреблений. Необходимо учитывать, что ответственность за достоверность содержащихся в первичных документах сведений возлагается на лиц, составивших и подписавших их.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы же, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем организации и главным бухгалтером. В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Первичные учетные и сводные документы могут составляться в равной степени как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов. Осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

В документе не должно быть никаких подчисток, помарок и ошибок. При наличии их документ считается недействительным. Ошибки в документах исправляются в установленном порядке.

Неправильно написанные цифры или слова исправляют путем зачеркивания их и написания над ними правильного числа или слова. Излишне написанные текст или цифры аккуратно зачеркивают. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Такой способ исправления ошибок называется корректурным.

Документ с ошибкой, полученный от другой организации, подлежит возврату, для исправления не допускается. При обнаружении ошибок документ составляется заново.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒