Создание и внедрение подчиненных отчетов

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3

Вывод в отчете детальных данных из нескольких таблиц, связанных отношением один-ко-многим, не представляет особого труда. Вы можете внедрять в область данных создаваемого отчета подчиненные отчеты для вывода нескольких детальных строк из таблицы или запроса, находящегося на стороне " многие" по отношению к текущей строке в области данных.

Для создания подчиненного отчета в окне базы данных выделите подчиненную таблицу или запрос и выберите пункт Отчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов. В окне диалога Новый отчет выберите любой пункт и откройте отчет в нужном режиме. Обычно в подчиненном отчете не бывает колонтитулов.

Откройте основной отчет, т.е. тот, в который вы хотите внедрить подчиненный отчет, в области данных создайте элемент управления типа " подчиненный отчет". В качестве значения свойства Объект-источник введите имя отчета, который нужно внедрить, задайте связанные поля, т.е. выберите значения свойств Основные поля и Подчиненные поля. Кроме того, нужно установить для свойств расширение и сжатие значение Да, чтобы Access мог расширять или сжимать подчиненный отчет. Чтобы настроить размер внедренного отчета, выберите команду Формат4Размер4По размеру данных для этого элемента.

Упростить внедрение подчиненного отчета можно с помощью Мастера подчиненных отчетов и форм. Все необходимые параметры Мастер запрашивает в ходе диалога. Чтобы начать работу Мастера нажмите кнопку , а затем кнопку на панели элементов.

Настройка отчетов

Чтобы изменить размер выделенного элемента управления, можно воспользоваться маркерами изменения размера, находящимися на сторонах, в нижних углах и в правом верхнем углу. Для перемещения невыделенного элемента управления используйте указатель мыши.

Если элемент управления имеет присоединенную надпись, она перемещается вместе с ним. перемещать элемент управления и присоединенную надпись можно независимо друг от друга с помощью маркеров перемещения, расположенных в левых верхних углах элемента управления и надписи.

Для вывода данных с помощью отчетов мы должны быть уверены, что элементы управления имеют достаточный размер для размещения данных. В Access есть такая команда, подбирающая размер надписей в соответствии с длиной и высотой текста - Формат - Размер - По размеру данных.

Для выравнивания элементов управления по краям или узлам сетки в меню Формат существует команда Выровнять.

Просмотр готового отчета

Режим предварительного просмотра предназначен для того, чтобы посмотреть как будет выглядеть отчет на печати, т.е. редактирование в этом режиме невозможно. Окно предварительного просмотра можно расширить, чтобы вывести на экран большую часть отчета. Для перемещения по окну можно использовать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, различные масштабы.

Для просмотра других страниц отчета пользуйтесь полем номера страницы и кнопками перехода, которые расположены в нижней части окна просмотра.

Окно просмотра также позволяет просмотреть несколько страниц одновременно с помощью кнопки Несколько страниц.

Задания для самостоятельной работы

5.1. Открыть базу данных, созданную на предшествующих лабораторных работах

5.2. Создать отчет №1 для таблицы Студенты;

– В окне БД перейти на вкладку Отчетыи нажать кнопку Создать;

– В качестве таблицы для создания отчета указать таблицу Студенты;

– Выбрать режим создания-Мастер отчетов;

– На первом шаге Мастера отчетов включить в отчет поля Фамилия Имя Факультет Курс Группа Стипендия;

– На втором шаге задать уровень группировки - по полю Факультет;

– На третьем шаге указать порядок сортировки записей в отчете: в первую очередь по полю Курс, во вторую - по полю Фамилия;

– Нажать кнопку Итоги1/4 и выбрать в качестве итога сумму по полю Стипендия;

– На четвертом и пятом шагах выбрать стиль оформления отчета;

– На последнем шаге указать имя отчета «Начисление стипендий по факультетам».

5.3 Просмотреть отчет на экране, анализируя его содержимое (группировка записей, вид итогов, элементы страницы отчета и т.д.).

5.4Перейти в режим Конструктора данного отчета (нажав кнопку Конструктор на панели инструментов) и произвести в отчете следующие изменения:

– Отредактировать подпись в примечании группы Факультет таким образом, чтобы она приняла вид:

Итого стипендий по факультету [Название факультета]

– Удалить название итогового поля Sum;

– Перенести само итоговое поле на уровень его подписи.

5.5Отредактированный отчет вновь просмотреть на экране и сохранить под именем Начисление стипендий.

6. Создать отчет № 2 на основе запроса Данные для отчета по успеваемости:

– В качестве режима создания выбрать Мастер отчетов;

– На первом шаге Мастера выбрать все поля исходного запроса для включения в отчет;

– На втором шаге выбрать тип представления данных - по таблице Студенты;

– На третьем шаге добавить уровень группировки по полю Номер зачетки;

– На четвертом шаге указать сортировку по полю Предмет и Вид итогов - Среднее (Avg) по полю Оценка;

– На последующих шагах Мастера задать стиль оформления отчета и его название Результаты экзаменационной сессии.

6.1Просмотреть отчет на экране, проанализировать его содержание (группировка, итоговые поля, области отчета).

6.2Перейти в режим Конструктора для данного отчета и отредактировать его так, чтобы:

– В примечании группы заголовок был таким:

Средний балл за текущую сессию;

– Результат в итоговом поле находился непосредственно рядом с заголовком.

6.3Добавить новое вычисляемое поле Надбавка. Для этого

– В области верхнего колонтитула разместите надпись Надбавка;

– В области данных разместите свободное поле и удалите присоединенную надпись для него;

– Вызовите окно свойств и с помощью пунктов Построителя выражений Функции управления в строке Данные введите =IIf([Avg- Оценка]=5; 150; IIf([Avg-Оценка]> 4 Or [Avg-Оценка]=4; 100; 50)), т.е. надбавка начисляется в зависимости от результатов сессии.

6.4Добавьте в базовый запрос Данные для отчета по успеваемости. Поле Стипендия.

6.5 Добавьте новое поле Удержания, учитывая что удерживается 10% от значения Стипендии

6.6 Для значения Свойства Не выводить повторы полей Номер студенческого билета, Фамилия и установите Да.

6.7 В окне сортировки и группировки по полю Оценка задайте группировку по полному значению и Сортировку по убыванию, а для поля Стипендия группировку по интервалу 10 и сортировку по возрастанию.

6.8 Создать ленточный автоотчет по таблице Экзамены и сохранить его с именем Экзамены

6.9 Создать ленточный автотчет по таблице Студенты.

6.10 Отрыть его в режиме Конструктора и отредактировать его следующим образом:

– На панели элементов включить режим мастера и нажать кнопку Подчиненная форма/отчет;

– Укажите указателем мыши место для размещения подчиненного отчета в области данных;

– На первом шаге Мастера создания Подчиненных форм и отчетов для определения нового объекта укажите отчет Экзамены

– На втором шаге самостоятельно укажите поле связи “Номер студенческого билета”

– На 3 шаге сохраните подчиненный отчет с именем Результаты экзаменов

– Отредактируйте полученный отчет таким образом, чтобы все данные о студенте разместились на 1 листе.

⇐ Предыдущая 1 23