Групповое протоколирование с помощью интеллект-карт

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 10Следующая ⇒

Наравне с составлением индивидуальных интеллект-карт рекомендуется вести протокол мероприятия в виде генеральной интеллект-карты, используя для этого площадь доски, экрана или флип-чарта и разместив ее в месте, легко обозреваемом всеми участниками. Человек, обладающий соответствующими навыками, может выполнять функции группового писца и отмечать на карте всякий без исключения вклад в развитие встречи со стороны его участников.

Это позволяет избегнуть всем хорошо известной проблемы, когда заслуживающие внимания или даже блестящие идеи оказываются неотмеченными, ввиду того что традиционные методы организации групповых мероприятий и ведения протокола не всегда соответствуют реальным условиям информационного обмена в ходе мероприятия.

В коллективной интеллект-карте могут уживаться одновременно и выходные продукты «мозговой атаки», и результаты традиционного, «спокойного» процесса планирования. В качестве примера можно вспомнить интеллект-карту, составленную в ходе совещания с участием Раймонда Кина (международного гроссмейстера и кавалера ордена Британской империи 4-й степени), Анетты Кин, Ванды Норт и Тони Бьюзена. На встрече рассматривался вопрос о превращении города Симпсонс-ин-зе-Стрэнд в международный центр интеллектуальных видов спорта, об избрании его местом проведения всемирных чемпионатов по шашкам, всемирных чемпионатов по использованию ресурсов памяти, шахматных чемпионатов различного уровня, издания специальной литературы и главное – проведения Олимпийских игр по интеллектуальным видам спорта.

Подробному обсуждению были подвергнуты вопросы, касающиеся организации, финансирования и маркетинга. Результатом совещания стало учреждение шести новых состязаний по интеллектуальным видам спорта.

Особенно важным преимуществом использования интеллект-карты при проведении групповых мероприятий является то, что она формирует ясную и объективную картину в отношении того, что имело место в ходе мероприятия. Исследования показывают, что на традиционных совещаниях, заседаниях и т. п. львиная доля внимания уделяется выступающим первыми и последними по порядку, выступающим, которые обладают громким голосом, выступающим с хорошими ораторскими качествами, а также выступающим, занимающим высокую должность. Интеллект-карта позволяет навести порядок в ранжировании источников информации по истинной значимости, гарантирует должную степень объективности, при которой мнение каждого участника будет услышано, обеспечивая тем самым равное участие и стимулируя работу участников как единой команды.

Ведение групповых мероприятий с помощью интеллект-карт

Интеллект-карты находят полезное применение в качестве средства, помогающего председательствующему должным образом организовать работу в ходе группового мероприятия. Председательствующему требуется заранее оформить повестку мероприятия в виде базовой интеллект-карты и использовать ее для решения целого ряда задач одновременно, как-то: делать заметки, руководить обсуждением, отмечать ключевые моменты в ходе выступлений и прений, закладывая основу того, что позднее станет подробным протоколом мероприятия. Можно использовать цветовое кодирование для обозначения различных аспектов работы в ходе мероприятий, проблемные и заслуживающие особого внимания вопросы. Ведение группового мероприятия подобным образом можно сравнить с ролью капитана межзвездного корабля, умело ведущего его сквозь галактики идей.

Другой вариант подобного подхода предусматривает наличие лица, назначенного протоколистом-майндмапером, занимающего место, например, рядом с председательствующим, позволяя последнему непосредственно участвовать в работе собрания и одновременно обеспечивая ему возможность видеть ход собрания со стороны.

Человеком, который использовал описанный выше подход особенно успешно, являлся Брюс Джонстоун. В одном из номеров журнала «Деньги» была помещена статья о Джонстоуне, в которой, в частности, рассматривался вопрос о том, каким образом ему удалось в течение последних десяти лет обеспечивать возглавляемому им фонду среднегодовой доход в размере 21 % и быть признанным в итоге «Лучшим инвестором Америки в сфере ценных бумаг». Предлагаем вашему вниманию небольшую выдержку из указанной статьи:

Преимущества интеллект-карт для протоколирования и ведения групповых мероприятий

1. С их помощью достигается понимание каждым участником точки зрения других.

2. Вклад со стороны каждого участника помещается в единый контекст.

3. Включение вклада всех без исключения участников в состав интеллект-карты повышает рабочий настрой, энтузиазм и сотрудничество среди участников.

4. Каждый участник получает в свое распоряжение исчерпывающий протокол мероприятия, что обеспечивает осознанность принимаемых решений и запоминание надолго и хода мероприятия, и принятых решений.

5. Использование интеллект-карт – столь эффективного средства коммуникации – приводит к тому, что проводимые с их помощью групповые мероприятия занимают нередко в пять раз меньше времени, нежели проводимые традиционным образом.

6. Увеличивается вероятность достижения поставленных в ходе мероприятия целей.

Напутственные слова

Как известно, большинство собраний, совещаний, деловых встреч и иных групповых мероприятий такого рода включают в свой регламент выступления или презентации. В следующей главе мы рассмотрим, как посредством презентаций (и не только) интеллект-карты расширяют ваши возможности в ознакомлении людей с вашими идеями и в преподнесении информации (в бизнесе и не только).

Глава 26

ПРЕЗЕНТАЦИИ

Презентации – перед малой или большой аудиторией, по радио или телевидению – являются неотъемлемой частью деловой жизни. Тем не менее многие люди испытывают безотчетный страх перед публичными выступлениями, приравнивая его к тому, как другие боятся пауков, змей, войны и даже смерти! В настоящей главе разговор пойдет о том, как интеллект-карта способна помочь в преодолении этого страха и научить вас готовить и преподносить информацию ясно, образно и с успехом для себя. Приводятся также примеры того, как не следует готовить выступления и презентации!

Использование интеллект-карт при подготовке презентации

Бизнес находится в гораздо более близких отношениях со сферой образования, нежели принято думать. В обеих сферах деятельности центральным элементом выступает обмен информацией. И любой процесс информационного обмена включает передачу и прием информации.

Таким образом, процесс подготовки деловых презентаций на основе интеллект-карт практически не отличается от процесса подготовки, например ответа на экзамене с помощью тех же интеллект-карт (см. главу 22). Много схожего можно также обнаружить с подготовкой интеллект-карт, посвященных самоанализу и разрешению проблемных ситуаций (см. главы 18 и 19).

• После того как с центральным образом покончено, первым шагом является упражнение на «извержение» любых идей, которые немедленно приходят в голову в связи с выбранной темой.

• Следующим шагом является организация главных и второстепенных ветвей с внесением дополнительных ключевых слов, приходящих в голову по мере формирования структуры презентации. Поскольку на обсуждение в ходе презентации каждой из тем, обозначенных ключевыми словами, у вас уйдет не менее одной минуты, имеет смысл принять за правило не включать более 50 ключевых слов и образов в интеллект-карту из расчета на одночасовую презентацию.

• Проведя повторную ревизию, следует избавиться от малосущественной информации или неубедительных фактов. На этом этапе следует посредством, например, кодов отметить моменты своей презентации, когда вы планируете использовать слайды, видеоматериалы, сослаться на других авторов, привести конкретные примеры и т. п.

• Теперь подумайте, в каком порядке вы собираетесь переходить в процессе презентации от одной главной ветви к другой, и соответствующим образом их пронумеруйте.

• Наметьте продолжительность презентации по каждой из главных ветвей, после чего подготовку презентации можно считать завершенной.

Интеллект-карта в сравнении с линейными методами подготовки публичных выступлений

Линейные методы подготовки публичных выступлений имеют ряд недостатков:

• Поскольку выступающие вынуждены заглядывать в текст, они постоянно теряют зрительный контакт с аудиторией.

• По той же причине язык жестов у выступающих крайне беден, не обеспечивает должной эмфазы на ключевых аспектах.

• Письменный язык весьма отличен от разговорного. «Грамматически безупречный» стиль, свойственный письменному языку, не отвечает целям публичного выступления и почти наверняка ведет к притуплению интереса у аудитории. Интеллект-карта, однако, позволяет выступающему поддерживать идеальный баланс между живостью разговорной речи и структурой и содержанием заранее продуманных идей. Эта мощная комбинация является ключом к успешной презентации.

• Заготовленное заранее выступление по определению оказывается устаревшим к моменту его озвучивания. В результате выступающий почти не имеет возможности реагировать на возможные изменения в реальной обстановке, например, вносить поправки в свою речь в свете замечаний, сделанных другими выступающими.

• По прошествии 20 минут внимание слушателей, по крайней мере тех, которые занимают первые 30 рядов аудитории, как правило, обращено не на содержание выступления, а на то, сколько страниц осталось прочесть выступающему!

• Слепой зависимости от буквы текста, который нельзя сиюминутно исправить, свойственны скрытые опасности.

• Поскольку выступающий четко следует заготовленному ранее тексту, ему нелегко ориентироваться в реальном масштабе времени и тем самым уложиться в отведенный ему срок.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8910 Следующая ⇒