Часть 2. Анализ использования автоматизированных рабочих мест менеджера конкретной туристской фирмы

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

2.1. Практические рекомендации по повышению эффективности использования автоматизированных рабочих мест менеджера для конкретного туристского предприятия

Главный ресурс, производимый и потребляемый современными предприятиями разного профиля и масштаба, и важный фактор повышения производительности и конкурентоспособности – это информация. Ее объем и требования к быстроте и точности ее обработки стремительно растут. Обработанная информация является не только инструментом для принятия правильных решений, но интеллектуальным капиталом, приносящим реальную прибыль.

Основу туристской индустрии составляют фирмы туроператоры (туристская организация, занимающаяся комплектацией туров) и турагенты (физическое или юридическое лицо, выступающее посредником по продаже сформированных туроператором туров) занимающиеся туристскими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы, по исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия культуры, торговли и др.).

Туризм - информационно насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны для ежедневного функционирования, как в туристской индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и передачи информации.

Общее информационное пространство турфирмы, как и любого предприятия, формируется в основном из информации, представленной в электронном и бумажном виде. В этой информации можно выделить три основных документопотока:

1. Документопоток информации, входящей в организацию из внешней среды (телефонные звонки, сообщения электронной почты, факсимильная информация, письма, договоры, контракты, газеты и журналы, рекламные объявления и т. д.). Видов информации очень много, но они естественным образом подразделяются на три основные группы:

•голосовая информация (звонки);

•электронная информация (электронная почта, факсы, запросы к базам данных);

•печатная информация, как правило, на бумаге (письма, реклама, договоры).

2.Документопоток внутренней информации, передаваемой из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции начальства, требующие ответа письма, запросы к базам данных и ответы на них, отчеты, прогнозы, электронная и факсимильная информация для удаленных отделений фирмы и т. д.). Основных информационных групп здесь две:

•электронная информация (электронная почта, сообщения, получаемые на факс-модемные платы, запросы к базам данных и ответы на них);

•печатная информация, как правило, на бумаге (приказы, отчеты, служебные записки и т. д.).

3. Документопоток исходящей информации (ответы на входящие письма, факсы, договоры, контракты, сообщения электронной почты, запросы к базам данных, прогнозы).

Устройство туристской отрасли очень похоже на организацию любой другой экономической сферы деятельности.

Однако выделяется одна особенность – связующим центром, удерживающим различных производителей в рамках туристской отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи между производителями туристских услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также в форме услуг и платежей.

Услуги (например, ночевка в гостинице, аренда автомобиля комплексные туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые в свою очередь не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам.

Можно выделить три характерные черты туризма. Во-первых, это разнообразная и интегрированная торговля услугами. Во-вторых, это комплексная услуга, как с точки зрения производителя, так и потребителя. Наконец это – информационно насыщенная услуга. Поэтому туризм как международный, так и внутренний, сфера растущего применения информационных технологий.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных информационных систем авиалиний, электронной пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не турагентами, гостиницами или авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими в комплексе. Более того, использование каждым сегментом туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из выше изложенного становится ясно, что в туристской индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.

Кроме того, отдельные компоненты туристской отрасли тесно взаимосвязаны друг с другом – ведь многие турпроизводители вертикально или горизонтально вовлечены в деятельность друг друга. Все это позволяет рассматривать туризм как высокоинтегрированную услугу, что делает его еще более восприимчивым для применения информационных технологий в организации и управлении.

Информационная технология – это представленное в проектной форме (т.е.в формализованном виде пригодном для практического использования) концентрированное выражение научных знаний, сведений и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся информационный процесс. При этом достигается экономия затрат труда, энергии или материальных ресурсов, необходимых для реализации данного процесса.

В качестве общего критерия эффективности любых видов технологий можно использовать экономию социального времени, которая достигается в результате их практического использования. Эффективность этого критерия особенно хорошо проявляется на примере информационных технологий. Какие же виды информационных технологий представляются с точки зрения этого критерия наиболее перспективными сегодня и в ближайшем будущем? Необходимость, экономии социального времени ориентирует наше внимание, в первую очередь, на технологии, связанные с наиболее массовыми информационными процессами, оптимизация которых, как представляется, и должна дать наибольшую экономию социального времени именно благодаря их широкому и многократному использованию.

Анализируя роль и значение информационных технологий для современного этапа развития общества, можно сделать вполне обоснованные выводы о том, что эта роль является стратегически важной, а значение этих технологий в ближайшем будущем будет быстро возрастать. Именно этим технологиям принадлежит сегодня определяющая роль в области технологического развития государства. Аргументами для этих выводов является ряд уникальных свойств информационных технологий, которые и выдвигают их на приоритетное место по отношению к производственным и социальным технологиям.

Внутри самого офиса предприятия может существовать своя сеть, которая получила название локальная. Локальная сеть – это сеть, обеспечивающая передачу данных между абонентами одного офиса (одной территориально компактно расположенной организации).

Построение локальной вычислительной сети организации

Вполне разумным моментом для начала построения локальной компьютерной сети является момент покупки второго компьютера. Хотя в пользу построения сети на коаксиальном кабеле вполне можно найти некоторые экономические обоснования. Но вполне реальная разница в надежности и масштабируемости сетей на витой паре и коаксиальном кабеле заставляет однозначно рекомендовать для начала автоматизации любой фирмы (т.е. любого масштаба) только витую пару. Коаксиальный кабель может рассматриваться только для модернизации уже существующих сетей или в специальных случаях (из-за проблем с совместимостью или при предельных для стандарта расстояниях). Цены на 100 Mbit сетевые платы практически сравнялись с ценами на 10 Mbit платы. Концентраторы и коммутаторы стоят подороже, но при развертывании крупной сети это оправдывает затраты на их закупку. Так что если сеть ставится заново (например, новый офис) и планируется не маленькой, то выбор, скорее всего, за двухстандартным оборудованием – 10/100 Mbit. Кстати, важно и то, что платы на 10/100, как показывает практика, несколько более надежны и просты в установке. Рекомендовать покупать чисто 100 Mbit концентраторы нельзя, так как в сети может найтись старый компьютер, или ноутбук, или принт-сервер, понимающий только 10 Mbit. Дополнительные затраты на стойки для размещения оборудования, короба для прокладки кабелей, коммутационные панели и настенные розетки обязательно окупятся надежностью работы сети. Ведь выход из строя сети – это не погасший экран монитора на одном из компьютеров. Это полный паралич офисной работы, отказ печати, почты, недоступность файлов и всех остальных компьютерных удобств. При работе в сети проблема надежности оборудования не может рассматриваться отдельно от проблемы надежного электропитания. Выбирать поставщика электроэнергии пока еще не стало общим правилом. Это можно делать только при новом строительстве или подборе нового помещения. Как правило, приходится довольствоваться тем, что есть, а улучшать ситуацию– при помощи бесперебойных источников электропитания.

В плане программного обеспечения эффективно эксплуатировать мощности компьютерной сети позволяет применение технологии «клиент-сервер».

Технология «клиент-сервер»

Системы, применяемые в туристском бизнесе, относятся к классу информационно-управляющих систем (ИУС). Основой любой ИУС является база данных – структурированное хранилище информации, необходимой для правильного функционирования системы. При построении таких систем применяется технология «клиент-сервер». В основе этой технологии лежит идея разделить ключевые функции по обработке информации между программой-приложением (клиентом) и программой управления базой данных– сервером баз данных.

Эта технология хороша тем, что между базой данных и клиентом становиться посредник - SQL – сервер. Что же такое SQL-сервер?

Начиная с 80-х гг. разрабатывается специальный язык управления базами данных - Structured Query Language(язык структурированных запросов), который в настоящее время имеет статус международного стандарта. Сегодня SQL-сервер - это программа, которая способна получать от программ-клиентов запросы, сформулированные на этом языке, и результаты их исполнения отправлять обратно клиенту.

Преимущества архитектуры " клиент-сервер":

•большинство вычислительных процессов происходит на сервере; таким образом снижаются требования к вычислительным мощностям компьютера клиента;

•снижается сетевой трафик за счет посылки сервером клиенту только тех данных, которые он запрашивал;

•упрощается наращивание вычислительных мощностей в условиях развития программного обеспечения и возрастания объемов обрабатываемых данных;

•БД на сервере представляет собой, как правило, единый файл, в котором содержатся таблицы БД, ограничения целостности и другие компоненты БД. Взломать такую БД, даже при наличии умысла, тяжело; значительно увеличивается защищенность БД от ввода неправильных значений, поскольку сервер БД проводит автоматическую проверку соответствия вводимых значений наложенным ограничениям и автоматически выполняет необходимые бизнес-правила; кроме того, сервер отслеживает уровни доступа для каждого пользователя и блокирует осуществление попыток выполнения неразрешенных для пользователя действий, например, изменения или просмотр таблиц; все это позволяет говорить о значительно более высоком уровне обеспечения безопасности БД и ссылочной и смысловой целостности информации;

•сервер реализует управление транзакциями и предотвращает попытки одновременного изменения одних и тех же данных; различные уровни изоляции транзакций позволяют определить поведение сервера при возникновении ситуаций одновременного изменения данных;

•безопасность системы возрастает за счет переноса большей части бизнес-правил на сервер; падает удельный вес противоречащих друг другу бизнес-правил в клиентских приложениях, выполняющих разные действия над БД; определить такие противоречивые бизнес-правила в приложениях клиента все еще можно, однако намного труднее их выполнить ввиду автоматического отслеживания сервером БД правильности данных.

Для реализации архитектуры применяют так называемые " промышленные" («удаленные») СУБД, такие как Borland InterBase, Oracle, Informix, Sybase, DB2, MS SQL Server.

Стандартное аппаратное обеспечение рабочего места менеджера по туризму, комплектуется элементами компьютерной и орг. техники, например:

· компьютера;

· принтера;

· сканера;

· телефона.

Общее число компьютеров зависит от числа сотрудников. Тот, кто имеет свой рабочий стол в качестве рабочего мета, вполне может быть оснащен компьютером. Офисная машина для менеджера туристической фирмы, бухгалтера, кассира, руководителя, безусловно, типичный офисный компьютер. В состав, которого входят: корпус, материнская плата, процессор, оперативная память, винчестер, CD-ROM, дисковод, видео-карта, звуковая карта, клавиатура, мышь, монитор и аудио-колонки.

В ряде случаев оснастить офис техникой целиком от одного известного производителя может оказаться весьма выгодно. Реально нет необходимости в офисном компьютере иметь многое из того, без чего домашний слабо мыслится, однако есть совершенно необходимые свойства, без которых работа менеджера становится затруднительной.

Выбор комплектующих стоит ограничить несколькими следующими установленными характеристиками.

Винчестер – для офисной машины вполне можно остановиться на Fujitsu или IBM на 7200 оборотов при минимально возможной для современного нового винчестера емкости – порядка 20 гигабайт.

С видео и звуком проблем выбора из-за интегрированной материнской платы нет.

Корпус можно взять самый недорогой, но в одной-двух машинах офиса должна быть возможность установки дополнительного трехдюймового устройства.

Память. Желательно память иметь не менее 256 Мб.

Процессор. Самый минимальный процессор, т.е. Celeron с минимальной частотой (800 – 1000).

Монитор. Принципиальное требование – разрешение 800 на 600 – сегодня уже нельзя характеризовать словами " чрезмерное", " разорительное", даже " большое". По-другому работать сегодня нельзя. На сегодняшний день 14" мониторы, просто устарели. Выбор – между недорогими моделями мониторов 15" и 17". Немаловажно и то, что фирмы-производители, плавно смещая акценты в сторону 17" моделей, начинают забывать о качестве пятнадцатидюймовых.

Принтер – устройство вывода информации на печать. Они подразделяются о способу печати на матричные, струйные и лазерные. При выборе принтера стоит обращать внимание на качество и скорость печати, а также на стоимость расходных материалов. Как правило, предпочтение отдают лазерным принтерам. Но если туристское предприятие планирует выпуск собственных цветных брошюр в небольшом количестве, то желательно приобрести струйный принтер.

Сканер - устройство, позволяющее вводить в компьютер образы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий или другой графической информации. Наиболее распространенными являются планшетные сканеры. Наряду с ними используются рулонные и проекционные сканеры. Основной характеристикой сканера является максимальная разрешающая способность и разрядность цвета.

Применение аппаратного обеспечения в работе менеджера туризма, позволяет ему более четко и быстро исполнять свои повседневные обязанности, обеспечивая контроль над большим объемом информации, повышая при этом скоординированность действий при работе с клиентами и партнерами. Так же аппаратное обеспечение последних лет отличается своим эргономичным внешним видом, что немаловажно для общего имиджа туристского предприятия.

Менеджер, пользующийся персональным компьютером – пользователь, который должен:

разбираться в общих чертах в устройстве персонального компьютера и сетей;

владеть программным обеспечением – это разнообразные программы, которые обеспечивают обработку и передачу информации в офисе и между субъектами рынка.

Программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер, бывает системным и прикладным. Без системного программного обеспечения (операционная система Windows для компьютеров IBM PC) компьютер не работает. Прикладное программное обеспечение, в свою очередь, может быть стандартным или специальным.

Стандартное программное обеспечение устанавливается на каждом компьютере; специальное же программное обеспечение зависит от направления деятельности фирмы и покупается в дополнение к стандартному.

Центром деловой активности любого субъекта туристского рынка является офис. Технологии работы в любом офисе делятся на FrontOfiice (фронтофисные) и BackOffice (бэкофисные). Первые технологии связаны с обслуживанием клиента, вторые - с внутренней жизнью компании, ее партнерами.

Технологии работы в офисе разнообразны (разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламах и презентациях и т. д.) и имеют специфику в зависимости от направления деятельности субъекта. Например, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента, а бэкофисные - со скрытой от постороннего глаза технологией производства, предпродажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, финансовым учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии связаны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, подтверждением брони на билеты, гостиницы, оперативным извещением об изменении условий размещения и т.д.

Раньше основными инструментами для работы в офисе были ручка, калькулятор, телефон, факс. Современные же технические средства – персональные компьютеры, связанные в локальную сеть и имеющие выход в Интернет, - позволили перейти к безбумажным технологиям обработки информации. Эти технологии обеспечивают такие преимущества, как:

• уменьшение трудоемкости обработки информации;

• защищенность и надежность хранения информации;

• мгновенная передача информации.

Однако переход на безбумажные технологии связан с определенными проблемами. В первую очередь это проблема авторизации данных, доказательства их подлинности. Переход к безбумажным технологиям требует увеличения общей культуры работы с информацией.

Необходимым условием функционирования электронного офиса (или электронного документооборота) является наличие электронных документов (или электронной информации) и программного обеспечения, которое умеет работать с ними.

Грамотный работник турбизнеса ежедневно использует многообразные виды информации: текст, звук, графику, видео, электронную почту. Информация может быть преобразована по желанию пользователя: например, материалы из базы данных могут быть вставлены в текстовый документ, а иллюстрации, подготовленные художником и связанные с текстом, оперативно появятся в итоговом документе. Разные виды информации и разные технологии работы с ней не должны влиять на удобство и быстроту обработки и передачи этой информации.

Концепция офисных информационных технологий разработана фирмой «Microsoft» - «законодателем моды» в программном обеспечении. Ею создано несколько разных пакетов Microsoft Office, которые объединяют самые популярные в мире приложения, повышающие производительность и эффективность работы. Необходимо решить, какой из пакетов Office отвечает требованиям турфирмы, какие программы из этого пакета и для решения каких задач стоит использовать.

Помимо программ из пакета Microsoft Office, в офисе используются программы, разработанные другими фирмами, например FineReader, WinFax, WinZip. Фирмы, работающие с зарубежными партнерами, используют и программы-переводчики, такие, как Stylus, Socrat, PromPT.

Бэкофисные технологии требуют знания и применения таких программ, как бухгалтерские (наиболее популярной в области экономического программного обеспечения на рынке признана программа корпорации «1C»), программ для финансового анализа, планирования и прогнозирования – Project Expert, Forecast Expert, Marketing Expert. Возможно использование систем управления документами, систем автоматизации управления деловыми процессами и систем управления знаниями.

Комплексные программы для автоматизации бизнеса создают также российские корпорации «Парус» и «Галактика».

Итак, прикладное программное обеспечение разнообразно, его выбор определяется во многом предпочтениями самого пользователя.

Полностью освободиться от бумажных документов, используя локальную сеть и сканер, помогут программы распознавания (например, FineReader) и программы информационного менеджера Outlook. В то же время существует целый класс специального ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

СУД предназначены для создания и ведения единого электронного архива, способного аккумулировать данные любых типов, которые систематизируются с помощью гибко настраиваемых классификаторов и тематических иерархий проектов (папок). СУД обеспечивают:

• быстрый и удобный поиск информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;

• возможность работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписку документа для обработки

вне системы и возврат его в библиотеку, а также экспорт и импорт документов;

• надежность (целостность) хранения данных, быстроту отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачный доступ к информации, расположенной в различных территориально разнесенных подразделениях предприятия;

• необходимый уровень безопасности.

Современная турфирма - это сложный комплекс, ресурсами которого (материальными, информационными, человеческими и др.) необходимо управлять в реальном времени, используя оптимальную тактику и стратегию. При этом возникают задачи:

•координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины;

•своевременного получения руководством достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование.

Специальное программное обеспечение для автоматизации предприятия, создания единого электронного офиса насчитывает множество программ разного класса сложности, направленности, стоимости. Применение того или иного специального программного обеспечения зависит от специфики, направления, масштабов деятельности предприятия и многих других факторов. Названные нами некоторые классы специального программного обеспечения (СУД, САДП, системы управления знаниями) стоят больших денег и практически не применяются в туристском бизнесе.

Фирма «Microsoft» выпускает пять основных пакетов Microsoft Office2000, которые отличаются составом входящих в них программ.

Использование программ пакета Microsoft Office 2000 создает в офисе новую рабочую среду, повышает эффективность работы, которая превращается в увлекательную игру с информационными потоками.

Приложения Microsoft Office 2000 предугадывают действия пользователя, подсказывают оптимальный путь решения задачи, автоматически определяют язык вводимого текста и выбирают способ его форматирования. Подготовка, обновление, распространение документов и другие задачи, ранее требовавшие множества усилий, сегодня решаются почти автоматически. Для анализа таблиц и сводок есть инструменты анализа и отображения информации. С их помощью среди массы цифр легко находится тенденция, невидимая на первый взгляд.

Текстовый процессор Microsoft Word

Текстовый процессор - программа для ввода, редактирования, форматирования и печати любых документов, от делового письма или договора на одну страничку до многостраничного цветного среди других программ паке|та Microsoft Office, используется практически всеми сотрудниками турфирм. С ее помощью ведут деловую переписку, заполняют шаблоны нот в посольства, анкеты (на бланках посольства или в произвольной форме), ваучеры, путевки (в том числе форму ТУР-1), авиабилеты.

Уровень владения программой среди пользователей невысок - совсем немногие могут создать многораздельный и многостраничный документ (описание маршрута, например) с оглавлением, предметным указателем, рисунками, диаграммами. Редкость и совместная работа -пользователей над документом при разработке и рецензировании туристских программ.

Электронные таблицы Microsoft Excel

Microsoft Excelдругая популярная в туристских фирмах программа. С ее помощью проводят разнообразные расчеты с целью принятия на их основе решений. Excel предлагает для этого не только множество встроенных функций (финансовые, статистические и т. д.), но и иные методы обработки, такие, как консолидация данных. Расчеты и оценки дополняются модулем деловой графики, позволяющим быстро и наглядно представить табличные данные в виде всевозможных диаграмм, снабдив их выразительными элементами оформления. Используется Microsoft Excel в основном специалистами высшего и среднего управленческого звена (бухгалтеры, менеджеры по направлениям).

Средство подготовки презентаций PowerPoint

Тот, кто заинтересован в красочной и образной подаче своих турпродуктов клиентам, всерьез занимается рекламой, знает, насколько удобна и полезна программа PowerPoint. К сожалению, мало кто знает и использует эту прекрасную программу - обычно два-три человека в фирме.

Персональный информационный менеджер Outlook

Это настольная система управления информацией, мощный и удобный инструмент для операций с почтовыми сообщениями и организации работы (назначение и планирование встреч, контроль выполнения, заданий и т. д.). В распоряжений пользователя Outlookнаходятся средства: электронной почты, календарного планирования, ведения заданий, поручений, контактов, а также составления расписаний. Проста навигация по интересующей информации, можно делать ссылки на почтовые ящики, Web-серверы, вести календарь, списки заданий и контактных лиц, почтовые папки, документы. Все действия пользователя, его телефонные звонки, отправка почты и т. д. учитываются в журнале Outlook Journal, так что поиск документов и сообщений электронной почты можно осуществлять, базируясь на информации об их последнем использовании, не задумываясь об имени файлов и их местоположении.

Система управления базами данных (СУБД) Access

В туризме используются всевозможные базы данных, лежащие в основе информационных систем. На основе СУБД Access возможно построение:

систем анализа и систем принятия маркетинговых решений;

электронных справочников по областям деятельности (законы, страны, отели, маршруты), других систем.

Менеджеры турфирм обычно используют готовые базы данных (по странам, клиентам, авиарейсам и т. д.), вводя или изменяя информацию в них. Проектированием баз данных занимаются редко, так как проектирование БД– сложная работа, требующая знаний профессионала-программиста. Недаром СУБД Access входит в профессиональную поставку пакета Microsoft Office, а ее использование и, тем более, проектирование свидетельствуют о высокой квалификации пользователя.

Это ПО применяется в работе любых офисов, в том числе и туристских. Причем одно ПО используется для автоматизации фронтофисных работ, другое - для бэкофисных.

Программы перевода печатных документов в электронные. Обеспечить электронный документооборот возможно лишь при автоматизированном вводе информации. Для этого нужны сканеры, цифровые фото- и видеокамеры. Основным способом перевода документов из бумажной формы в электронную является сканирование. В результате сканирования создается графический образ документа. Преобразование графического образа в текстовый документ выполняют программным путем. Для этого применяют специальные программы распознавания образов. Одной из самых популярных программ является FineReader 7.0, которая работает с многоязычными текстами и разными шрифтами. Вслед за сканированием и распознаванием документов, написанных на иностранных языках, следует операция автоматического перевода текста.

Графические редакторы. Являются не заменимыми программами, в случае, если предприятие желает моделировать и создавать самостоятельно свои рекламные буклеты. Эти программы делятся на векторные (CorelDRAW 11) и растровые (Photoshop 7.0) графические редакторы. Векторные – это те редакторы, где элементом изображения является линия. Данный редактор применяется для чертежей, простейших рисунков и анимации. Растровый редактор – это редактор, где базовым элементом является точка (пиксель). Данный редактор применяется для корректировки изображения, наложения всевозможных фильтров.

Программы-переводчики. Являются хорошими помощниками в сфере международного туризма. Одной из наиболее популярных специализированных программ перевода текстов с английского на русский и наоборот является программа Promt 2000. Есть программы-переводчики с английского, немецкого, французского и других языков на, русский и обратно (Stylus, Socrat). Часто такие программы комплектуются специализированными словарями по разным областям человеческой деятельности. В связи с тем, что качество автоматического перевода текстов не всегда является достаточным, программы автоматического перевода имеют встроенные средства для ручного редактирования и возможность сохранения документов в файлах многочисленных форматов. Это позволяет продолжить работу над документами с помощью других программ.

Программы-архиваторы. Архивирование - это упаковка (сжатие) информации с целью уменьшения ее размера. Архивирование используют при хранении программных продуктов на дисках и при передаче информации по сетям. В России распространены программы ARJ, WinZip.

Программы для рассылки факсов. Это программы FaxLine или WinFax.

Системы управления документами (СУД). Наиболее известны системы американской фирмы «PC DOCS, Inc.» DOCS Open, DOCS Fusion. Эти корпоративные системы управления документами и создания корпоративного электронного архива и документооборота реализуют полный спектр функций по обработке документов на крупных и средних предприятиях любого профиля деятельности, отличаются функциональной полнотой, мощью и простотой эксплуатации.

Системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП), или workflow-системы:

Staffware – один из лидеров среди систем в области управления деловыми процессами. Заложенные возможности системы обеспечивают простую интеграцию ее с любыми распределенными прикладными системами.

WorkRoute - первая отечественная система автоматизации деловых процессов, контроля исполнения и создания единого информационного пространства предприятия. Единственная российская workflow-система, получившая признание во всем мире и встроенная как в западные системы управления документами, так и в отечественные системы управления предприятием.

Documentum (производство американской компании «Documentum») - мощная корпоративная система управления документами и потоками документов, автоматически отслеживающая все изменения в документах и соответствующих атрибутах. Система Documentum основывается на обобщенной концепции документа-объекта (ДО, docobject), в которую помимо привычных для СУД электронных файлов, образов бумажных документов, мультимедиа-данных (звук, видео) и идентифицирующих их атрибутов включены связанные с документом бизнес-процессы, внешние ссылки, представления и прочие параметры. Documentum оперирует корпоративными динамично изменяющимися знаниями.

Программы для финансового анализа и планирования

Успех фирмы на рынке определяется, с одной стороны, хорошим представлением о ней, а с другой стороны, знанием потенциальный возможностей и тенденций развития самой фирмы.

Особенно важны показатели развития фирмы, ее финансово-хозяйственной деятельности - платежеспособность, рентабельность и др. Сегодня существует ряд программ, которые помогут отследить динамику и структуру изменения расчетных показателей финансово-хозяйственной деятельности, проанализировать эти показатели по мере накопления информации последовательных учетных периодов в базе данных фирмы или в ее информационной системе.

Большая часть информации, необходимой для решения маркетинговых задач, тоже черпается из единой базы данных, накапливаемой в фирме. Так, например, на основе данных о сбыте, которые фиксируются отделом продаж, возможен детальный анализ сегментов рынка, каналов реализации. На основе этого анализа принимаются решения о работе с регионами в зависимости от их перспективности, даются оценки каналов сбыта, определяется популярность тех или иных услуг.

Сегодня наиболее часто используются программы PRO-Invest, разработанные специалистами компании «Pro-Invest Consulting», которая с 1994 г. начала оказывать клиентам услуги по подготовке бизнес-планов, соответствующих международным требованиям, а теперь оказывает и консультационные услуги в области менеджмента и развития бизнеса:

•Project Expert - для планирования и анализа инвестиционных проектов, подготовки бизнес-планов и оценки стоимости компании;

•Forecast Expert - для прогнозирования в области финансов, производства, маркетинга;

•Audit Expert - для анализа финансового состояния предприятия;

•Marketing Expert - для разработки стратегического плана маркетинга;

•Marketing GEO - система поддержки принятия решений на всех этапах разработки стратегического и тактического планов маркетинга и контроля за их реализацией. Но программы группы Project не полностью отражают специфику деятельности туристского предприятия.

⇐ Предыдущая 12